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Les règles de base décrivent de manière détaillée toutes les fonctions d’un service d’archives et tous les espaces nécessaires à son bon fonctionnement. La prise en compte de ces consignes est la condition essentielle pour que le visa technique, nécessaire à l’obtention d’une subvention de la part de l’Etat, soit délivré par le Service interministériel des Archives de France (SIAF). La cinquième révision de 2023, en réponse au contexte prégnant de la transition écologique et du développement durable, met l’accent sur le renforcement des qualités passives des bâtiments d’archives. Les changements majeurs concernent principalement les locaux ouverts au public, les magasins et les locaux spécifiques. Les premiers chapitres mettent en exergue les questions relatives au choix du terrain, au calcul de la capacité de conservation (Chapitre 2) ainsi qu’une présentation des différents types d’espaces et de circulations (Chapitre 3). Afin de répondre à la profonde mutation que connaissent les locaux recevant du public, ceux-ci doivent désormais être davantage modulables et adaptables (Chapitre 4). Les expositions font par ailleurs l’objet de recommandations nouvelles sur le contrôle du climat se reportant désormais sur les vitrines. Les magasins d’archives doivent être aveugles dans l’optique de cadrer à leur seule fonction de conservation. L’ajout dans ces pages d’une partie sur les dispositifs architecturaux vertueux, qui mettent en avant les qualités de l’enveloppe extérieure grâce à l’isolation par l’extérieur, la « double peau » et les brise-soleils, est à noter (Chapitre 5). Des recommandations quant à l’environnement climatique, et plus précisément la baisse des taux de brassage et de renouvellement de l’air, ont été introduites. D’autres modifications sont également à signaler, comme la mise en dépression de la quarantaine ou la possibilité d’utiliser des réfrigérateurs ménagers pour la conservation froide des collections audiovisuelles de petit volume qui le nécessitent (Chapitre 6). Les chapitres suivants sont dédiés aux contraintes techniques, comme l'éclairage (Chapitre 7) et les revêtements des sols et des murs (Chapitre 8). Enfin les deux derniers chapitres détaillent les consignes à respecter en matière de sûreté des archives (Chapitre 10) et de sécurité incendie, avec notamment des précisions sur l’obligation ou non de désenfumage des magasins (Chapitre 9).