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Le visage de la dématerialisation n'est pas figé. Pour éviter d'adopter aujourd'hui dans son projet des lignes directrices ou des spécificités qui seraient rapidement obsolètes, mieux vaut avoir en vue les tendances lourdes qui se dessinent. En voici sept.
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Dans notre société numérique, un nouveau défi préoccupe les archivistes et les autres professionnels de la conservation de l'information : pérenniser à long terme des données numériques se caractérisant par une nature éphémère. Dans ce contexte, la pérennisation consiste à garantir l'authenticité, l'intégrité, la fiabilité et l'exploitabilité des données. L'outil principal pour conserver ce support de l'information est la métadonnée, c'est-à-dire la " donnée sur la donnée ". Cette définition...
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Réussir un projet de dématérialisation suppose de prendre en compte des facteurs très divers, de l'existant documentaire au réseau informatique, en passant par la réglementation. Voilà six points repère pour partir sur de bonnes bases.
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Les nouvelles situations de travail, engendrées par les TIC sont porteuses de mutations socio-organisationnelles comme des formes nouvelles de gestion des connaissances au sein des entreprises et dans les communautés de pratiques.
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L'optimisation de la consommation de papier, d'une part, et les processus de dématérialisation des documents, d'autre part, représentent des chantiers importants pour des directions des achats, à la fois en termes de coûts mais aussi de démarche RSE.
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Le numérique modifie la nature physique des documents. Bouleverse la production, la conservation, la description et la communication des informations. Crée de nouvelles demandes à l'endroit des archives et en favorise de nouveaux usages. Et appelle une nouvelle organisation des services d'archives et un nouveau métier. Comment veiller à la conservation de l'information et en garantir la qualité dans l'environnement numérique ? Comment débroussailler le maquis des technologies et des termes qui le flanquent ? Que disent le droit et les normes ? Qu'apportent les nouveaux outils ?
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Chemmer parmi la multitude d'offres de gestion de contenu web peut être un vrai casse-tête tant le secteur, en continuelle évolution, bouillonne. Analyser ses besoins tout en opérant une veille stratégique sur les fonctionnalités des différentes solutions est indispensable pour faire le bon choix.
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Une stratégie de dématérialisation est définie. Reste maintenant à mettre en œuvre l'opération. La réussite du projet dépend, en grande partie, de la prise en compte, le plus tôt possible. de l'ensemble des éléments à considérer.
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Après avoir brossé un tableau des fondements légaux et réglementaires de la gestion des archives au Québec et à l’Université de Montréal en comparaison avec ce qui se fait à l'Université de Genève, l'auteur présente le concept d’archives associées et développe quelques idées sur l’intérêt qu’il y a d’acquérir ces archives pour compléter la mémoire institutionnelle. L'auteur poursuit en examinant les liens possibles entre les professions d'archiviste et de bibliothécaire au Québec. Elle...
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Les services d'archives sont de plus en plus nombreux à faire appel aux internautes pour indexer leurs fonds. Cette indexation collaborative obéit à des règles différentes selon les départements et est en passe de devenir un mode de coproduction entre archivistes et citoyens.
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L’Association des archivistes français a le plaisir de vous proposer une édition enrichie et mise à jour du petit guide Les archives électroniques. Par son format, la collection « Les petits guides des archives », pilotée par le centre de formation de l’AAF, vise à répondre de manière concrète aux enjeux contemporains qui sont ceux de notre profession. La première édition de ce petit guide, publiée en 2014, a rencontré un vif succès. Depuis, la réflexion sur l’archivage...
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Ce guide a été conçu pour offrir aux professionnels des archives et à toute personne engagée dans des projets d’archivage électronique une approche méthodologique, étape par étape : de l’identification des données à archiver à la conception des systèmes d’archivage électronique en passant par l’accompagnement de projets informatiques du point de vue de la gestion du cycle de vie des données et de leur archivage. lundi 3 novembre 2014 Une publication de l’Association des archivistes...
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Ce guide a été conçu pour offrir aux professionnels des archives et à toute personne engagée dans des projets d’archivage électronique une approche méthodologique, étape par étape : de la définition de la stratégie d’archivage électronique la mieux adaptée à son contexte à la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) en passant par toute la chaîne de traitement des archives (évaluation, collecte, pérennisation). Une bibliographie sélective ainsi qu’un glossaire complètent l’ouvrage.
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Cartier, François. Le traitement des fonds d’archives. La problématique des documents informatiques. [Présentation PowerPoint], 2011. Bien qu’ils ne soient pas encore très présents dans les fonds d’archives que nous traitons, les documents nés sous format numérique commencent à apparaître dans les boîtes que nous ouvrons : une disquette par ici, un cédérom par là et pourquoi pas un disque dur au grand complet! Habitués que nous sommes à traiter les documents dits « traditionnels », nous...
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La valeur juridique des archives électroniques d’entreprise constituées de scans de documents papier, ainsi que leurs conditions d’archivage, feront l’objet de cet article. Des réponses concrètes seront fournies aux questions pratiques. Une entreprise peut-elle recourir à l’archivage électronique? L’archive électronique suffit-elle, ou faut-il conserver la version papier du document ? L’entreprise est-elle autorisée à archiver elle-même ses documents ou doit-elle recourir aux services d’un...
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Le standard d'échange de données pour l'archivage modélise les différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l'archivage de données. Ces transactions sont au nombre de six : le transfert, la demande de transfert, la modification, l'élimination, la communication et la restitution. Les acteurs sont eux au nombre de cinq : le service producteur, le service versant, le service d'archives, le service de contrôle et le demandeur d'Archives. Ce standard définit...
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Cet article présente le projet Hippocampe mis en oeuvre par l’équipe du Service de la gestion de documents et des archives (SGDA) de l’Université de Montréal et dont l’objectif est de mettre graduellement en place un système de gestion électronique de documents (GED) dans les différentes unités académiques et administratives de l’établissement. Le projet inclut également l’introduction de la numérisation sérielle de masse au SGDA dans le but de traiter différentes séries documentaires...
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L’archivage est indispensable même dans le numérique. L’archivage public est un élément clé de la continuité de l’État. Sans archivage numérique public, nous risquons un « Alzheimer d’Etat ». Faire de l’archivage numérique nécessite de réconcilier la nanoseconde avec le siècle, le flux et la preuve. Le programme interministériel d’archivage numérique VITAM a été lancé en 2015 pour apporter une réponse aux grands acteurs de l’archivage. Au cœur du programme, se trouve le développement d’un...
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Les ports de plaisance ont eux aussi des besoins en matière de dématérialisation ! Le port de Bonifacio, le plus visité de Corse avec pas moins de 11 000 escales par an, a fait appel à Sages Informatique pour la dématérialisation de ses archives grâce à la solution de GED Zeendoc. Angélique Longo, agent administratif du port de Bonifacio, explique comment la capitainerie a pu moderniser son système d’archivage et gagner de la place pour son équipe. Avec une équipe de 9 personnes en hiver et...
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Le programme de sauvegarde du patrimoine du CIO – Patrimonial Assets Management (PAM) – s’est achevé en 2014, après sept années d’un travail méticuleux de numérisation, de restauration, d’indexation et de publication. Ce travail effectué par une équipe de 40 spécialistes a été couronné par le prix « Judges Prize» au prestigieux salon de l’audiovisuel de l’International Broadcasting Convention 2015 (IBC), ainsi que par le prix «meilleur projet de conservation des archives» de la Fédération internationale des archives de télévision (FIAT) en octobre 2015.
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La diffusion, en France, de la notion de Patrimoine Culturel Immatériel a suivi deux voies simultanées. Un mouvement « top-down » de mise en œuvre de la Convention de l’Unesco (2003) par le ministère de la Culture à travers la création d’un inventaire et par la mobilisation des dispositifs jusqu’alors dédiés au patrimoine ethnologique. Envisagée comme un levier par les communautés de praticiens, la Convention a également généré un mouvement « bottom-up » : candidatures sur les listes de...
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Le dépôt légal inscrit les bibliothèques nationales dans une triple mission : la collecte, la conservation et la diffusion. Or, le dépôt légal a été pensé et légalisé dans une période pré-numérique, de sorte que le dispositif législatif gagnerait à être repensé pour s’adapter à la nouvelle réalité. Nous avons voulu expliquer comment se fait le dépôt légal des publications numériques et proposer certains éléments de réflexion qui pourraient nourrir l’élaboration de nouveaux textes sur le...
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Les 12e Rencontres annuelles de la section Archives départementales de l’Association des archivistes français se sont tenues à Reims en mai 2014 sur le thème « Le contrôle scientifique et technique en questions ». Ce thème s’inscrivait dans un contexte particulier, entre une complexité administrative croissante face au développement de l’externalisation et de la dématérialisation et une actualité brûlante avec le projet de réorganisation...
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