L'archivage numérique dans la sphère publique, les enjeux d'une législation annoncée - Pedrouzo, Géraldine Bachoué (Revue française d'administration publique, 2014)
Le projet de loi sur le patrimoine annoncé par le chef de l’État devrait contenir un volet consacré aux archives publiques numériques. Il était temps car, faute de mieux, c’est le régime juridique applicable aux archives publiques sur support « papier » qui est mis en œuvre, ce qui place les personnes publiques dans une position délicate. La réforme à venir est donc l’occasion de saisir les enjeux juridiques de l’archivage numérique dans la sphère publique. Entre système sécurisé, contraintes techniques, restrictions budgétaires, mutualisation, partenariats et répartition des compétences, le numérique impose de réfléchir à une réglementation et un mode de gouvernance adaptés.

Accompagner et former l’administration cantonale vaudoise dans la mise en place d’une gouvernance de l’information: quelles stratégies et recommandations de formation ? - Hart, Manon (Haute école de gestion de Genève, 2021)
Quelles stratégies de formation pourraient être mises en œuvre pour former et accompagner l’administration cantonale vaudoise dans l’acquisition de compétences en gouvernance de l’information dans le cadre de la transition numérique initiée par le Conseil d’État? Il s’agit d’un enjeu important pour les Archives cantonales vaudoises (ACV), puisqu’il fait partie intégrante de leurs missions. Dans ce contexte, elles ont souhaité avoir des recommandations de stratégies de formation sur le court, moyen et long terme pour :(1) augmenter leur offre de formation continue et (2) diversifier leurs approches de formation et d’accompagnement auprès des entités versantes. Afin de les concevoir, 4 étapes ont été effectuées. Premièrement, un état de la littérature a été réalisé autour de la thématique : former les entités versantes au Records management. Nous avons pu voir que la relation de collaboration qui se construit entre les archivistes et les collaborateurs est primordiale, car elle donnera plus de poids aux futures actions de formation. Deuxièmement, en nous aidant de la technique des personas, nous avons défini 4 profils : le collaborateur, le responsable, le préposé et l’informaticien. Puis, nous avons analysé ces profils et avons défini des objectifs pédagogiques pour chacun d’entre eux. Ceux-ci déclinent les connaissances à acquérir idéalement dans le domaine et sur le long terme. Nous les avons regroupés en 7 modules thématiques, dans le but de mettre en lumière une base de connaissances commune à assimiler par tous les collaborateurs. En parallèle, ils ont ensuite été déclinés en 26 sous modules pour permettre aux ACV d’individualiser et d’approfondir les contenus des formations pour les profils qui en ont le besoin. Ces derniers pourront servir —sur le long terme —de squelette pour la proposition de formation sur mesure. Troisièmement, nous avons mené une enquête sur les pratiques de professionnels en gouvernance de l’information. L’enquête s’est organisée autour de 2modalités : la passation d’entretiens et la diffusion d’un questionnaire. Cela nous a permis de révéler des éléments indispensables pour la réussite de tels projets: communiquer sans jargon archivistique, écouter et comprendre les réalités du terrain, et mettre à disposition des outils de communication illustrés, accessibles et sous des formes variées. L’enquête a enfin été l’occasion de mettre à l’épreuve les différentes parties de ce travail. Quatrièmement, nous avons mis au point un panorama des outils et activités pédagogiques qui pourront être utilisés lors de formations pour mettre en valeur les contenus et les rendre plus interactives et pratiques. Une sélection de ces méthodes pédagogiques a été présentée dans un livrable organisé en fonction du temps à accorder pour leur conception. Les éléments récoltés tout au long de ces étapes nous ont permis de constituer des stratégies de formation adaptées aux ACV et à chacun des profils de collaborateurs. Il s’agissait ainsi de conceptualiser des stratégies qui permettent à la fois de distinguer les différentes temporalités et les étapes pour leur réalisation. Le livrable expose donc, sous la forme d’un document illustré et synthétique, un concept de formation en 2 axes : la mise en place d’une Foire Aux Questions (FAQ) et d’un dispositif de formation hybride.
Keywords: Administration; Archives cantonales; Formation; Gouvernance; Suisse