L’élaboration et l’implantation d’un cadre de classification pour la gestion des documents numériques et sur support papier de la Ville de Brossard - Couture, Cynthia (Archives, 2009)
Avec l’avènement des documents numériques, un service de documents et d’archives doit dorénavant développer un outil convivial permettant de les classer avec efficacité. Après une présentation de l’historique du Service de gestion des documents et des archives de la Ville de Brossard et des répercussions de l’épisode « fusion-défusion » municipale des dernières années, Cynthia Couture explique l’élaboration et l’implantation du cadre de classification des documents numériques et papiers de la Ville de Brossard. De cette expérience, l’auteure évoque les étapes de création du cadre de classification, les outils d’implantation utilisés et les contraintes inhérentes au projet. Appuyé d’exemples et d’annexes, l’article offre des pistes au lecteur sur le « nommage » des fichiers, sur le vocabulaire à utiliser à cet effet et sur l’approche à adopter auprès des employés pour assurer le succès du projet d’implantation d’un cadre de classification adapté aux documents papiers et numériques.

La mémoire corporative de la Ville de Laval : d’hier à demain ! - Beaupré, Linda (Archives, 2010)
Dans cet article l’auteure introduit son sujet par un rapide historique suivi d’une présentation des plus récentes réalisations de la Division gestion documentaire de la Ville de Laval relativement à la gestion des documents et des archives dont elle a la garde. Soutenue par une politique culturelle adoptée par la Ville en 2006 et consciente des besoins grandissant en terme de gestion des documents, la Division a notamment élaboré une Politique de gestion intégrée des documents (GID) en 2008. Découlant de cette politique, plusieurs outils de traitement et de gestion des archives ont été développés ou sont en cours d’élaboration, notamment : un nouveau plan de classification corporatif constitué de rubriques génériques et spécifiques et un calendrier de conservation reflétant la réalité des unités administratives et couvrant plusieurs supports de conservation (papier, disque optique, microfilm, disque magnétique, film, etc.). À ces outils de travail s’ajoutent ceux spécifiquement adaptés aux besoins de gestion des documents actifs, par la préparation d’une arborescence des répertoires électroniques pour les documents technologiques ; ceux adaptés aux besoins des documents semi-actifs, par le développement d’un outil informatique permettant de maximiser et d’uniformiser la gestions des documents semi-actifs ; et, finalement, ceux adaptés aux besoins des archives historiques par la rédaction du Guide des archives municipales antérieures à la création de la Ville de Laval.

Les activités du service des archives de la Ville de Trois-Rivières - Lamy, Céline (Archives, 2010)
Fondée en 1634, Trois-Rivières fusionne avec cinq municipalités en juillet 2001. L’auteure dresse un portrait succinct des différents gardiens des archives, depuis le premier conseil municipal de juillet 1845, avant de s’attarder au développement du service des archives en abordant notamment l’analyse des besoins en 1995 qui, par ses conclusions, a jeté les bases du système de gestion documentaire. Doté d’un logiciel de gestion de documents commercial, le service des archives implante la gestion documentaire auprès des unités administratives en organisant des sessions de formation et en rédigeant des normes et procédures. Si les fusions offrent l’avantage d’acquérir des espaces de rangement et de regrouper les archives historiques des six municipalités en un seul lieu, elles obligent également une mise à niveau du personnel des services administratifs de la nouvelle ville. Le service des archives de Trois-Rivières offre actuellement un système de gestion documentaire centralisé et bénéficie des avantages d’un conseil municipal sans papier. À l’image de nombreux services d’archives, celui de Trois-Rivières fait face à plusieurs défis : gestion électronique des documents, préservation des archives historiques et numérisation de séries de documents.