La valorisation dans les archives cantonales et communales de Suisse: pratiques actuelles, enjeux et bénéfices - Torello, Laure (Haute école de gestion de Genève, 2019)
La première partie de ce travail dresse un panorama des nombreuses pratiques de valorisation en oeuvre actuellement dans les archives et les outils utilisés pour soutenir ces pratiques. Il en ressort tout d’abord que les pratiques traditionnelles sont toujours d’actualité, mais que les archives ont également investi les possibilités offertes par les nouvelles technologies et le Web. De plus, si les enjeux liés à ces pratiques de valorisation sont nombreux, les bénéfices à en retirer pour les services d’archives le sont tout autant, puisqu’elles permettent, en plus de mettre en valeur les fonds d’archives, de se rapprocher des usagers et d’apporter de la visibilité au rôle des archives et des archivistes. La deuxième partie se focalise sur les archives cantonales et communales de Suisse. Les données présentées ont été recueillies d’une part lors d’entretiens avec neuf professionnels travaillant dans différentes archives cantonales et communales. D’autre part, une analyse de type quantitative sur un panel composé de 38 archives a également été menée. Les entretiens ont d’abord permis de déterminer un axe fort de valorisation pour chacune des archives étudiées : projets novateurs, établissements de partenariats, création d’un poste de médiateur et responsable de la communication ou encore développement d’un pôle de valorisation particulier. De plus, ces entretiens ont mis à jour un certain nombre d’obstacles et de craintes qui constituent un frein à la valorisation des documents. À côté des classiques manques de temps et de moyens, ressortent notamment le manque d’intérêt, l’appréhension que la valorisation des documents n’entraîne un retard dans le traitement des fonds ou un nombre trop important de sollicitations de la part des usagers. L’analyse des sites internet institutionnels, des rapports annuels et de la présence des archives sur les réseaux sociaux a ensuite permis de déterminer les types de pratiques de valorisation mis oeuvre dans les archives cantonales et communales de Suisse, mais aussi d’évaluer le degré d’investissement des outils de valorisation offerts par le Web. Cette analyse quantitative met tout d’abord en évidence que pour l’heure, la valorisation des documents ne constitue de loin pas un ensemble de pratiques institutionnalisées et que ces archives peinent à s’approprier les potentialités du Web

La salle de lecture virtuelle en service d’archives publiques: définition, considérations et implications pour les archives cantonales vaudoises - Donius, Christelle (Haute école de gestion de Genève, 2020)
Ce travail a été réalisé dans le cadre d’un mandat confié par les Archives cantonales vaudoises (ACV). Alors que ce service d’archives publiques ambitionne de rendre disponible en ligne son important volume de documents numérisés, il souhaite aussi accompagner cette fonctionnalité d’outils et de prestations permettant de transposer au web ce qui est proposé en salle de lecture. Ce travail débute par une exploration théorique du sujet, suivie d’une étude de cas appliquée aux sites web de cinq services d’archives publiques. Cela a permis d’établir une définition du concept, de son périmètre et des fonctionnalités et services qui lecomposent. Il s’agit d’un système de services et fonctionnalités qui accompagne l’utilisateur pour qu’il puisse mener ses recherches de manière autonome. Cette ambition est servie par la mise à disposition d’outils et d’informations, tout en autorisant leprise de contact avec un archiviste en cas de besoin. Les commandes de documents ou reproductions y sont également traitées de manière intégrée.Le travail se poursuit avec une analyse des questions de la diffusion et de la consultation des documents analogiques et numériques aux ACV afin de déterminer dans quel contexte s’inscrit son projet de salle de lecture. Les prestations principales y sont déjà assurées sur leur site web, à l’exception de la consultation des documents numérisés. En parallèle, les usagers du service d’archives ont été interrogés sur leurs pratiques actuelles et leurs attentes concernant l’offre en ligne, par la diffusion d’un questionnaire en ligne.L’ensemble de la démarche aboutit à proposer aux ACV des recommandations sous la forme de points d’attention qui s’appliquent autant à la conduite du projet qu’aux caractéristiques d’implémentation des fonctionnalités et services de la prestation.

Cartographie des processus pour un projet de dématérialisation au sein de l'Office cantonal des bâtiments de Genève - Topalian, Franck (Haute école de gestion de Genève, 2020)
L'office cantonal des bâtiments de Genève (OCBA) va implémenter le concept de Smart Office avec l’objectif de s’approcher d’un bureau sans papier. En effet, l’office, pilote du programme Agilis, a inscrit ce changement dans son propre projet de déménagement prévu en 2022 sur le site PAV Pointe Nord. Pour cela, la dématérialisation, enjeu stratégique capital, est en cours de mise en œuvre sous toutes ses formes. Au sein d'une organisation imposante composée de six directions hiérarchiques chapeautées par une direction générale, la pluridisciplinarité des métiers et la diversité des procédures façonnent une riche et standardisée cartographie de processus. Toutefois, cette évolution vers un modèle de cyberadministration n’est pas sans soulever quelques défis attenants à son environnement réglementaire, à la nature publique de ses archives et à leurs systèmes de gestion. La nature de ce mandat est à la fois un travail pratique et appliqué à l'OCBA ayant un rapport direct avec le Records Management. Le but est de fournir un état des lieux global de l'office et de créer une méthodologie à partir de l'analyse détaillée d’un service, celui de la gérance, qui serait applicable pour les autres directions, avec, une synthèse portant sur des recommandations en vue de la dématérialisation, en plus d’un calendrier de conservation. Tout d’abord, l’état des lieux, basé sur diverses méthodes de récolte d’information, dont un sondage en ligne, a dressé le constat que l'office s’est doté d'outils technologiques développés en même temps que les changements organisationnels et les processus. D'une part, il peut compter sur Optimiso, un référentiel numérique, conforme aux normes en vigueur, dénombrant près de deux cents procédures documentées. D’autre part, il dispose de SharePoint 2019, vaste plateforme collaborative de gestion documentaire, performante et incontournable à l’OCBA. Parallèlement, l’état des lieux a mis en lumière quelques points faibles : existence de doubles classements (papier et numérique), pratique du papier même si elle décroit, hétérogénéité des lieux de stockage des documents et absence de véritable outil de RM. Ensuite, menée dans le respect des bonnes pratiques normatives, l’analyse détaillée du service de la gérance dévoile une étude méthodologique approfondie axée sur la revue de son contexte, et sur les analyses fonctionnelles et séquentielles de ses processus. L’identification de la typologie des documents et du contexte de leur création a facilité l’élaboration d’un plan de classement intégré et des durées de conservation au sein de cet environnement hybride. En outre, des recommandations ont été formulées pour améliorer la transition numérique de l’office. En lien avec la numérisation du courrier papier et la dématérialisation des processus, certaines sont relatives aux pratiques documentaires, d’autres d’ordre organisationnel, décisionnel ou technologique. Alors que la pandémie de Covid-19 a épisodiquement accéléré la dématérialisation à l’Etat de Genève, ces recommandations sont inhérentes aux enseignements tirés lors cette parenthèse, aux retours d’expérience d’autres institutions similaires et à l’ensemble des constats et résultats d’analyse compilés durant le mandat. Enfin, les perspectives tentent de positionner la maturité de l’OCBA en matière de gouvernance de l’information avant qu’il ne soit emporté par la vague du tout-numérique à laquelle il se destine