Qu’est-ce que la substitution ? Les copies numériques ont-elles la même valeur juridique que les documents originaux ? - Archives de l'État (Belgique) (Archives de l'État en Belgique, 2022)
La substitution est le remplacement de documents analogiques (papiers) originaux par des copies électroniques, pour lesquelles la valeur probante est conservée. Le cadre légal pour la substitution est formé par les dispositions du livre XII, titre 2 du Code de droit économique (en abrégé : C.D.E.), insérées par la loi du 21 juillet 2016, mieux connue sous le nom de Digital Act. Cette loi complète le Règlement européen du 23 juillet 2014 relatif à l’identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur (Règlement e-IDAS) au niveau belge avec un cadre juridique pour l’archivage électronique. La loi introduit un service de confiance pour l’archivage électronique « qui consiste en la conservation de données électroniques ou la numérisation de documents papiers ». Dans l’art. XII.N1 (Annexe I) du C.D.E., les exigences auxquelles les procédures de numérisation doivent se soumettre sont énumérées. Le service peut être proposé par un prestataire de services de confiance au sens du Règlement e-IDAS ou exploité pour compte propre par une instance publique ou par une personne physique ou morale. Les deux types d’archivage – par un fournisseur de services ou par archivage interne – peuvent recevoir un statut de qualification et bénéficier de ce fait d’une présomption d’intégrité et de conformité.
Keywords: Archivistique; Belgique; Loi; Numérique; Substitution

Processus de planification stratégique de la SNPD - Stratégie nationale de numérisation du patrimoine documentaire (SNPD) (2021)
Le Comité de direction de la Stratégie nationale de numérisation du patrimoine documentaire (SNPD) entame un processus de planification stratégique. Cet exercice a pour but de parfaire la mission et la vision de la SNPD, en plus d’actualiser son ambitieux mandat communautaire datant de 2016. Le processus de planification stratégique nous permettra d’orienter les priorités de la SNPD, qui reposent sur les besoins de la communauté. Nous serons également en mesure, grâce à ce processus, de définir des initiatives et des projets à court et long terme pour la SNPD, puis d’élaborer la structure organisationnelle tournée vers l’avenir de la SNPD. Cet exercice de planification stratégique repose sur le plan d’affaires que la SNPD a publié en 2018. Il tient compte de l’évolution continuelle dans le domaine du patrimoine documentaire canadien numérisé. Il s’agit d’un processus de co-création itératif.
Keywords: Canada; Numérisation; Patrimoine

Numériser pour jeter ses archives papier ? Pas si simple - Weiss, Bénédicte (Les Echos, 2021)
Plusieurs normes encadrent la réalisation des copies numériques fidèles et fiables des documents papier. Leur respect permet, in fine, de se débarrasser des originaux papier. L'accélération de la numérisation des documents des entreprises du fait de la pandémie de Covid-19 n'induit pas forcément la fin du papier. Disposer d'une copie numérique ne suffit en effet pas toujours à supprimer l'original. Plusieurs normes s'imposent, en particulier pour les documents à valeur probatoire, comme les contrats. La fidélité de la copie doit être reconnue par le propriétaire de l'original, sur le fond comme sur la forme. Autrement dit, toutes les données et les spécificités doivent être reprises dans le double digitalisé. Si elles ne le sont pas, il lui faut pouvoir expliquer pourquoi.
Section: PME Régions
Keywords: Authenticité; Dématérialisation; Numérisation

Numérisation mutualisée des actes d'état civil pour le département de l'Oise - Jost, Clémence (Archimag)
L’Association pour le développement et l’innovation numérique des collectivités (Adico) a piloté avec Numerize un important projet de numérisation mutualisée d’actes d’état civil dans le département de l’Oise. Entre 2017 et 2019, près de 700 000 actes ont été numérisés pour 254 collectivités.
Keywords: Dématérialisation; France; Numérisation; État civil

Numérisation des archives du Bureau politique du parti communiste de Belgique - Belot, François (Contemporanea, 2020)
François Belot, Centre des Archives du Communisme en Belgique (CArCoB) Le CArCoB entame la numérisation des archives du parti communiste de Belgique : dans un premier temps, ce sont celles du Bureau politique (1945-1988) qui seront traitées par la société française Arkhênum. Le Bureau politique (BP), constitué dès la fondation du parti en 1921, est son organe principal de direction. Entre deux congrès, il est l’organe exécutif par excellence. Il se réunit chaque semaine et veille à l’exécution des décisions du Congrès national et du Comité central (CC), il prépare les réunions du CC et exerce la direction de la presse du parti, de la fraction parlementaire et de toutes les instances du parti. Le BP fonctionne sous la direction du président et sous la surveillance du CC. Au fil de la lecture des procès-verbaux se dessine l’évolution des orientations de la politique du parti communiste, depuis l’explosion de son succès électoral lors de l’immédiat après-guerre jusqu’à la chute de son rayonnement dans les années 1980. Au cours de cette période, le parti fait face aux évènements de la Guerre froide jusqu’à la « détente » (1963-1979), et prend part à tous les conflits sociaux qui secouent la Belgique. Ces papiers permettent d’apprécier les débats qui animent les dirigeants et, en rapportant leurs paroles, dressent une image vivante de chacun d’eux. Ils constituent donc un outil incontournable pour enrichir l’approche prosopographique du personnel dirigeant du PCB. En outre, ils donnent la possibilité d’appréhender, autrement qu’avec les statistiques des membres, les forces réelles du parti, notamment à travers l’implantation de celui-ci au sein des entreprises et des régions. Il constituera également un matériau essentiel pour progresser dans l’utilisation de l’autre source très riche que constituent les PV du Comité Central.

Lignes directrices sur la numérisation - Bibliothèque et Archives Canada (Bibliothèque et Archives Canada, 2020)
Lignes directrices sur la numérisation- Bibliothèque et Archives Canada
Last Modified: 2020-05-20

Les déficits plombent le virage numérique de BAnQ - Lalonde, Catherine, Éric Desrosiers (Le Devoir, 2021)
Sans un solide coup de barre, BAnQ continuera de s’enfoncer de plus en plus dans les déficits.
Keywords: Bibliothèque nationale; Numérique; Québec

La numérisation et l’ouverture à la recherche de l’état civil : un arrêté royal tant attendu. Quelles en sont les implications ? - Archives de l'État (Belgique) (Archives de l'État en Belgique, 2021)
L’assouplissement de l’accès aux registres de l’état civil (loi du 21 décembre 2018) est très positif pour la recherche généalogique. Le délai de 100 ans a été réduit à 75 ans pour les actes de mariage et à 50 ans pour les actes de décès. Découvrez en pratique quelles en sont les implications. Ces derniers mois, il y a eu beaucoup de questions concernant la publication retardée d’un arrêté d’exécution relatif (1) aux copies et aux extraits des actes de l’état civil et (2) à la consultation à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques. L’arrêté royal tant attendu a été publié au Moniteur belge ce 31 mars 2021. Néanmoins, mettre en ligne des millions d’actes de l’état civil de la période 1920-1970 demandera du temps. Des registres en deux exemplaires Les registres de l’état civil sont dressés en deux exemplaires : l’original de la commune et le double du tribunal de première instance (en tant que copie de sécurité). C’est ce deuxième exemplaire qui doit, à terme, être transféré aux Archives de l’État, qui le mettent ensuite à disposition par voie numérique (autrefois sur microfilm). Lors de l’introduction de l’état civil numérique en avril 2019, il a été décidé d’accélérer le transfert aux Archives de l’État des doubles conservés dans les tribunaux de première instance. La mise en œuvre de cette décision est toutefois un travail de longue haleine : cela représente en effet 15 kilomètres linéaires d’archives qui doivent être conditionnées et déménagées (et même décontaminées dans certains cas). Ces derniers mois, quelques tribunaux ont déjà transféré des registres de la période 1919-1969, mais ce n’est qu’un modeste début de cette opération de grande envergure. Ensuite, il faudra encore scanner les documents. La mise en service de trois nouveaux ateliers de scanning (à Beveren, Louvain et Mons), en collaboration avec la Genealogical Society of Utah et explicitement prévus pour l’état civil, a accusé un retard de près d’un an, en raison de la crise du COVID-19.
Keywords: Accès aux archives; Belgique; Loi; Numérisation; État civil

La gestion documentaire : un défi de taille pour les organismes fransaskois - Bernatchez, Marie-Lou (L'Eau vive - Actualité fransaskoise, 2021)
À l’ère du numérique, les modes de préservation des archives sont bouleversés. C’est dans ce contexte d’urgence et dans le souci d’informer les communautés que le Centre des archives fransaskoises a offert deux demi-journées de formation aux organismes fransaskois les 8 et 10 juin. Une vingtaine d’organismes ont pris part à l’événement organisé à l’occasion de la Semaine internationale des archives. « L’enjeu est important », souligne le directeur général de la Société historique de la Saskatchewan (SHS), Alexandre Chartier. « Il faut comprendre que chaque document a une certaine valeur, donc une trace de notre présence. Quand on parle d’archives, il s’agit d’un document qui n’a plus de valeur administrative ou qui ne sert plus dans le présent, mais qui est une trace d’histoire », ajoute le responsable. Avant d’offrir la formation, la SHS avait sondé les organismes fransaskois, ce qui a permis de noter des lacunes dans la gestion des documents. « Il y a effectivement un besoin au niveau de la gestion des archives : comment les organiser, les nommer et facilement les retrouver. Il y a beaucoup de défis de ce côté. La pandémie a également accentué un retard déjà présent dans l’archivage », précise le directeur.
Keywords: Archivage; Archiviste; Canada; Formation

L’épopée des Belges en Perse : la digitalisation d’archives privées au service de la recherche - Habibi, Sacha (ABHC BVNG, 2021)
Peu de gens savent que l’Iran (qui s’appelait la Perse jusqu’au milieu des années trente) a sollicité, dans la première moitié du 20e siècle, le soutien de fonctionnaires belges pour l’aider à moderniser son administration. C’est pour mettre ces anonymes de l’histoire en lumière que le site internet Histoire des Belges en Perse a été conçu. Outre des éléments de contexte, des informations biographiques et des renvois bibliographiques destinés au plus grand nombre, les chercheurs y trouveront un ensemble de sources issues des archives personnelles d’une petite dizaine de ces fonctionnaires expatriés.

Comment la numérisation et la gestion documentaire peuvent se mettre au service de l’optimisation de la relation client - Archimag (Archimag, 2021)
À une époque où les clients multiplient les canaux de contact, exigent disponibilité et rapidité de la part des services clients et sont prêts à se tourner vers la concurrence à la moindre anicroche dans leur parcours, comment fluidifier et surtout optimiser cette relation client et en faire un avantage concurrentiel ? C’est à cet enjeu majeur que répond Vivetic Group. Les clients interagissent aujourd’hui quotidiennement avec les marques et les entreprises, que ce soit sur site, sur le web, sur les réseaux sociaux, par téléphone ou via une plateforme e-commerce. Avec la concurrence et la prolifération des offres, ils ont tendance à comparer et attendent des marques un service irréprochable.
Keywords: Gestion documentaire; Numérisation

Archives: relever le défi de la numérisation - Zra, Dieudonné (Cameroon Radio Television, 2021)
C’est l’une des préoccupations soulevées par les experts à l’occasion de la journée internationale des Archives célébrée ce 9 juin 2021. Du latin « archivum », les Archives désignent l’ensemble des documents, discours, actes, recueils, bref la mémoire collective, relatifs à l’histoire d’un peuple. Elles servent de base à la postérité pour mener la recherche, enrichir la connaissance et mieux construire l’avenir. À l’image des autres pays du monde, le Cameroun observe la journée y relative ce 9 juin 2021, sous le thème: « Renforcer les archives en situation de crise pour une meilleure gouvernance ». Selon le ministre des Arts et de la Culture, Pierre Ismaël Bidoung Mkpatt qui lançait les festivités ce mercredi au musée national, cette thématique interpelle les différents acteurs à plus de « résilience pour faire face à la difficile conjoncture que traverse ce sous-secteur ».
Section: A lire
Keywords: Cameroun; Numérisation

Archivage numérique des documents en Afrique : quels en sont les défis ? - Assaleh, Hamed; Foly, Claude (BBC News Afrique, 2022)
La numérisation des archives est un procédé électronique qui permet d'obtenir une version numérique des archives physiques. Elle aboutit à une dématérialisation des ressources en question. Des projets sont en cours dans certains pays d’Afrique afin de relever les défis de l’archivage numérique.
Keywords: Afrique; Archivage numérique; Archives; Numérisation