La gestion des documents et des archives à la Ville de Gatineau : de la fusion de 2002 à aujourd’hui, une expérience humaine et professionnelle enrichissante - Savoie, Bernard (Archives, 2010)
Lors des fusions municipales, le suivi du transfert des documents tant actifs, semi-actifs qu’historiques ainsi que la préparation du personnel « fusionné » ont engendré leur lot de défis pour les archivistes. Dans cet article, Bernard Savoie rappelle les étapes, les contraintes ainsi que les aspects bénéfiques de la fusion en 2002 de la Communauté urbaine de l’Outaouais avec cinq villes pour créer la Ville de Gatineau. Parmi les actions qui se sont avérées efficaces notons la création d’un comité de gestion documentaire un an avant la fusion, la collaboration du Service de l’informatique pour une mise en commun des connaissances et une meilleure planification des projets et la tenue de sessions de formation organisées par les archivistes auprès du personnel impliqué dans la gestion des documents. Depuis la fusion, la Ville de Gatineau utilise la version Web d’un logiciel de gestion documentaire et des archives historiques ; permettant ainsi de desservir tous les services quel que soit leur emplacement géographique. Si la fusion documentaire s’est relativement bien déroulée, il reste encore des défis à relever : gestion des fichiers numériques, application des règles du nouveau calendrier de conservation (incluant l’élimination des documents à détruire) ; création de règles de conservation pour les bases de données en usage ; et gestion des archives définitives.

Bref portrait de la gestion des documents et des archives à la Ville de Montréal - Robert, Mario; Lebel, Marc (Archives, 2010)
Dans cet article, les auteurs présentent la Division de la gestion des documents, des archives et de l’accès à l’information de la Ville de Montréal et son contexte organisationnel. Cette présentation se base sur le modèle d’analyse d’une firme-organisation élaboré par Yvan Allaire et Mihaela Firsirotu (École des sciences de la gestion de l’UQAM) et adapté par Renée Bédard, professeure à HEC Montréal. À partir de ce modèle, les auteurs présentent les produits et services offerts par la Division ; les moyens utilisés pour répondre aux besoins des clientèles ; les compétences du personnel ; l’expertise et la réputation de la Division ; les technologies disponibles et le programme de gestion de la performance en pratique à la Ville de Montréal. Toujours selon le modèle Allaire et Firsirotu, les auteurs poursuivent leur présentation en énonçant les éléments externes (la société, l’histoire de l’entreprise et les contingences) et les éléments internes (le management, la culture de l’organisation et le personnel en place) influençant les activités de la Division. Pour conclure, les auteurs identifient les points forts de celle-ci (sa notoriété auprès des dirigeants de la Ville, ses liens avec les chercheurs et le milieu universitaire, la diversité de ses archives, son personnel qualifié et son utilisation des ressources technologiques) ainsi que ses faiblesses (désuétude de certaines infrastructures technologiques, délais de conservation trop longs, absence d’un programme d’acquisition des publications numériques, etc.). Le texte est complété d’annexes présentant, entre autres, le modèle d’analyse Allaire et Firsirotu, le plan général de classification, des organigrammes, quelques statistiques sur la gestion des documents et sur l’application de la Loi sur l’accès et la liste des expositions virtuelles développées par la Ville et des médias sociaux utilisés par la Division.

La mémoire utile, fond et forme au menu des années 2000 - Minotto, Claude (Archives, 2017)
À l’occasion du 50e anniversaire de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal, Claude Minotto, son ancien directeur nous livre ses réflexions. Il nous présente d’abord un bref plaidoyer en faveur de la diversité, car à ses yeux, une fois les conditions de préservation assurées, l’important est l’utilité de ce qui est conservé. Il utilise l’expression qui sert d’entête au site Internet de la DGDA comme préambule à la présentation de divers défis qu’ont amené les changements technologiques de la première décennie des années 2000 à la discipline archivistique. Monsieur Minotto partage ensuite quelques anecdotes issues de ses années en tant que directeur de la DGDA afin d’illustrer l’importance des relations de cette dernière avec les autres entités de l’Université de Montréal. Il termine en soulignant différentes réalisations de l’équipe de la DGDA au cours de sa direction et confirme, en conclusion, la nécessité de préserver « la mémoire utile » et ce, peu importe le support et les évolutions technologiques. On the occasion of the 50th anniversary of the Division of Records Management and Archives of the University of Montreal, former director Claude Minotto shares his reflections. First he presents a plea on behalf of diversity, because in his eyes, once the conditions for preservation are in place, the important thing is to use what has been conserved. He uses the expression that is on the home page of the Division’s website as a preamble to the presentation on various challenges that technological change brought about in the discipline of archival science during the first decade of the new century. Mr. Minotto then shares several anecdotes from his years as director, with the goal of illustrating the importance of relations between the Division and the other units of the University of Montreal. He ends by highlighting various accomplishments of the Division’s team and affirms, in conclusion, the importance of preserving the useful memory regardless of material medium or technological evolution.

Bref historique des grandes réalisations de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal (1966-2016) - Lespérance, Michel (Archives, 2017)
L’auteur résume les réalisations du Service des Archives de l’Université de Montréal depuis sa création en 1966 jusqu’à nos jours en faisant ressortir le rôle marquant des personnes qui se sont succédées à la direction dans le développement de l’archivistique au Québec, de l’appui apporté à cette évolution par les secrétaires généraux au fil des ans et surtout la qualité du travail accompli par tous les membres du personnel qui y ont œuvré. The author summarizes the achievements of the Archives Service of the University of Montreal, from its creation in 1966 to the present time, emphasizing the significant role of its directors in the development of archival science in Quebec, as well as the support through the years of that development by the general secretaries, and especially the quality of work accomplished by everyone who has worked there.

Les activités du service des archives de la Ville de Trois-Rivières - Lamy, Céline (Archives, 2010)
Fondée en 1634, Trois-Rivières fusionne avec cinq municipalités en juillet 2001. L’auteure dresse un portrait succinct des différents gardiens des archives, depuis le premier conseil municipal de juillet 1845, avant de s’attarder au développement du service des archives en abordant notamment l’analyse des besoins en 1995 qui, par ses conclusions, a jeté les bases du système de gestion documentaire. Doté d’un logiciel de gestion de documents commercial, le service des archives implante la gestion documentaire auprès des unités administratives en organisant des sessions de formation et en rédigeant des normes et procédures. Si les fusions offrent l’avantage d’acquérir des espaces de rangement et de regrouper les archives historiques des six municipalités en un seul lieu, elles obligent également une mise à niveau du personnel des services administratifs de la nouvelle ville. Le service des archives de Trois-Rivières offre actuellement un système de gestion documentaire centralisé et bénéficie des avantages d’un conseil municipal sans papier. À l’image de nombreux services d’archives, celui de Trois-Rivières fait face à plusieurs défis : gestion électronique des documents, préservation des archives historiques et numérisation de séries de documents.

La fonction « archives » à l’UNESCO, entre exemplarité et controverses (1947-1971) - Grailles, Bénédicte (La Gazette des archives, 2013)

La place de la gestion des connaissances dans les projets archivistiques - Gaiffe, Cécile (Papyrus, Université de Montréal, 2014)
Ce travail tente une présentation des avantages que peut apporter la gestion des connaissances dans le cadre de projets institutionnels de gestion des archives. Il y est fait état de plusieurs projets archivistiques actuels, de la description des outils et méthodes mobilisés dans les transferts de savoirs et de la forme de la documentation qui en résulte. Il est question de comprendre dans quelle mesure le champ d'études de la gestion des connaissances sert et nourrit la discipline archivistique.

La gestion des archives de la Ville de Brossard - Couture, Cynthia (Archives, 2010)
Cynthia Couture présente les activités et défis de l’unité de la gestion de documents et des archives de la ville suite à l’épisode des fusions et défusions municipales, et ce, dans un contexte de changement de personnel au sein de l’équipe du service. Après un survol de l’historique de la jeune municipalité de Brossard et de son service d’archives, l’auteure décrit les ressources documentaires que gère ce dernier, les outils de traitement et de gestion utilisés (plan de classification, base de données, etc.), la clientèle qu’il dessert, puis elle accorde une attention particulière aux défis du service, soit le repérage des documents « avant, pendant et après les fusions », le transfert de connaissances et l’amorce du développement du projet de GID. On résume les différentes étapes de l’instauration du système, la planification à envisager et les nombreux défis à relever.

La gestion de documents à l’arrondissement de Saint-Laurent - Chevrier, Josée (Archives, 2010)
La paroisse de Saint-Laurent obtient son statut de ville en 1893 pour finalement devenir, le 1er janvier 2002, un arrondissement de Montréal suite aux fusions municipales. Après avoir relaté les origines et l’histoire de la Ville de Saint-Laurent, l’auteure dresse un portrait de l’évolution des activités du Service de la gestion des documents depuis sa fondation jusqu’à aujourd’hui. Les décennies 1980 et 1990 s’imposent comme celles de la création du calendrier de conservation, du développement d’un système informatique maison permettant une gestion multidisciplinaire (notamment gestion du calendrier et des délais de conservation, gestion du dépôt des documents semi-actifs, liste de déclassement, prêt des dossiers) et de la valorisation des archives historiques grâce à la conception d’un premier répertoire numérique et d’un album souvenir. Les années 2000 sonnent le glas du système informatique maison et annoncent de grands bouleversements pour l’équipe de gestion documentaire avec les fusions municipales. Cependant, leurs répercussions n’ont pas empêché le personnel d’aller de l’avant avec deux projets de gestion électronique des documents (l’un ayant achoppé, le second est en cours de réalisation), une plus large diffusion des archives historiques via Internet et la décentralisation de la gestion documentaire au moyen d’un logiciel d’une firme privée.

La mémoire locale d’une ville internationale : les Archives de la Ville de Genève - Burgy, François; Ciana, Zavier; Davier, Jacques; Grange, Didier (Archives, 2010)
Créée officiellement en 1842, ce n’est qu’en 1986 que la Ville de Genève se dote d’un service d’archives qui gère aujourd’hui plus de trois kilomètres de documents. Les quatre archivistes à l’emploi de la Ville de Genève résument ici l’historique et les fonctions qu’ils exercent, la législation encadrant la pratique archivistique municipale, les outils de gestion pour les archives courantes et intermédiaires ainsi que la description, le traitement, la diffusion et la numérisation des archives historiques. Les obstacles, passés et récents, qui ponctuent le travail des archivistes sont également abordés : personnel administratif réfractaire aux pratiques de gestion des archives courantes et intermédiaires, calendrier de conservation peu convivial, méthodes de travail individualistes et manque de ressources humaines et financières. Malgré ces contraintes, le bilan du service des archives depuis 1986 demeure positif à l’aube de son 25e anniversaire de fondation.

L’apport de François Beaudin: la mise en place du rapport Deschênes - Baillargeon, Diane (Archives, 2017)
Ce texte présente les années charnières du Service des archives de l’Université de Montréal, débutant lorsque François Beaudin arrive à la direction du service en avril 1972. Il hérite alors d’une situation décriée par son prédécesseur, Luc-André Biron, dans un mémoire déposé à la Commission conjointe du Conseil de l’Université et de l’Assemblée universitaire. Le rapport de la Commission, préparé par le juge Deschênes, en accepte les principales recommandations donnant un nouveau souffle au Service. S’appuyant sur ces recommandations, François Beaudin transformera le Service des archives en profondeur durant son court mandat de quatre ans : création de la Commission des archives, embauche de personnel qualifié qui feront leur marque sur la scène archivistique, approbation des premières règles de conservation, mise en place de dépôt de documents semi-actifs, etc. The text discusses a key period for the Archives Service of the University of Montreal, beginning when François Beaudin became director in April 1972. He inherited a situation that had been described as problematic by his predecessor, Luc-André Biron, in a brief to the Joint Council of the University and the University Assembly. The Commission’s report, prepared by Judge Deschênes, accepted the main recommendations, thereby giving fresh life to the Service. Based on these recommendations, François Beaudin transformed the Service in depth during his short four-year period in office.He created the Archives Commission, hired qualified staff who would make a mark on the archival scene, approved the first conservation calendars, and put in place a system for depositing semi-active documents, among other measures.

Introduction à l’histoire de la gestion des archives à Londres (Royaume-Uni) : le développement du London Metropolitan Archives - Avery, Nicola; Jenkins, Deborah (Archives, 2010)
Les auteurs relatent la longue tradition qui caractérise la gestion des archives produites par les différents organismes ayant gouverné et administré la capitale britannique depuis 1430. Aujourd’hui dépositaire de ces archives, le London Metropolitan Archives (LMA) a le mandat de gérer les archives du plus ancien district (la Cité) et la documentation se rapportant à l’ensemble de la région du Grand Londres. Les défis à relever sont immenses et complexes à plusieurs niveaux. Par exemple, le LMA s’est donné le mandat d’uniformiser les différents systèmes de catalogage, de référence et de classification hérités de ses prédécesseurs de manière à faciliter le repérage de l’information parmi les 83 kilomètres de documents répartis parmi les 6000 fonds et collections. La délégation de nombreux pouvoirs en 1986 aux 32 districts (boroughs), composant la région du Grand Londres, puis la fusion du LMA en 2004 avec le Corporation of London Records Office ont largement modifié les mandats du LMA quant à la gestion des archives départementales, intermédiaires et historiques. Les auteurs présentent par la suite le cadre légal auquel le LMA est soumis à savoir la législation régissant les types de documents recueillis et la législation relative à l’accès à l’information. En guise de conclusion, les auteurs font état des défis auxquels le LMA, comme beaucoup d’autres services d’archives, est confronté, par exemple : les changements technologiques, les nouvelles structures administratives, les coupures budgétaires et les services à prioriser.