Archiver, et après? - Chabin, Marie-Anne (Djakarta, 2007)

ISDF : Norme internationale pour la description des fonctions - Conseil international des archives (ICA); Comité des normes et bonnes pratiques (2007)
La présente norme fournit les lignes directrices pour la description des fonctions des collectivités associées à la production et à la gestion des archives. Le terme de « fonction » est employé dans la présente norme pour désigner non seulement les fonctions mais aussi toute subdivision d’une fonction, telle que sousfonction, procédure opérationnelle, activité, tâche, transaction ou tout autre terme employé au niveau international, national ou local. L’analyse des fonctions des collectivités est importante car elle sert de base à de nombreuses activités de gestion des archives. En général, les fonctions sont reconnues comme plus stables que les structures administratives, qui sont souvent fusionnées ou transférées lors de réorganisations. Les fonctions conviennent donc bien pour servir : - de base au classement et à la description des archives - de base à l’évaluation des archives - d’outil pour la recherche et l’analyse des archives.

La presse au quotidien : les collections des Archives des villes de La Louvière et de Verviers - Delplancq, Thierry (Archives et bibliothèques de Belgique (ABB), 2007)

Les archives du Monastère des Ursulines de Québec - Fortier, Marie-Andrée (La Chronique, 2007)

Politique sur la gestion de l'information - Gouvernement du Canada (2007)

Le service des archives et de gestion des documents de l'Université du Québec à Montréal - Huot, Christiane (La Chronique, 2007)

La fonction « archives » à l'hôpital - Kervegant, Marie-Laure (La Gazette des archives, 2007)

Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles - Mas, Sabine (Université de Montréa, 2007)
Les employés d’un organisme utilisent souvent un schéma de classification personnel pour organiser les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct, ce qui suggère la difficulté pour d’autres employés de repérer ces documents et la perte possible de documentation pour l’organisme. Aucune étude empirique n’a été menée à ce jour afin de vérifier dans quelle mesure les schémas de classification personnels permettent, ou même facilitent, le repérage des documents électroniques par des tiers, dans le cadre d’un travail collaboratif par exemple, ou lorsqu’il s’agit de reconstituer un dossier. Le premier objectif de notre recherche était de décrire les caractéristiques de schémas de classification personnels utilisés pour organiser et classer des documents administratifs électroniques. Le deuxième objectif consistait à vérifier, dans un environnement contrôlé, les différences sur le plan de l’efficacité du repérage de documents électroniques qui sont fonction du schéma de classification utilisé. Nous voulions vérifier s’il était possible de repérer un document avec la même efficacité, quel que soit le schéma de classification utilisé pour ce faire. Une collecte de données en deux étapes fut réalisée pour atteindre ces objectifs. Nous avons d’abord identifié les caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques de 21 schémas de classification utilisés par des employés de l’Université de Montréal pour organiser et classer les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct. Par la suite, nous avons comparé, à partir d'une expérimentation contrôlée, la capacité d’un groupe de 70 répondants à repérer des documents électroniques à l’aide de cinq schémas de classification ayant des caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques variées. Trois variables ont été utilisées pour mesurer l’efficacité du repérage : la proportion de documents repérés, le temps moyen requis (en secondes) pour repérer les documents et la proportion de documents repérés dès le premier essai. Les résultats révèlent plusieurs caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques communes à une majorité de schémas de classification personnels : macro-structure étendue, structure peu profonde, complexe et déséquilibrée, regroupement par thème, ordre alphabétique des classes, etc. Les résultats des tests d’analyse de la variance révèlent des différences significatives sur le plan de l’efficacité du repérage de documents électroniques qui sont fonction des caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques du schéma de classification utilisé. Un schéma de classification caractérisé par une macro-structure peu étendue et une logique basée partiellement sur une division par classes d’activités augmente la probabilité de repérer plus rapidement les documents. Au plan sémantique, une dénomination explicite des classes (par exemple, par utilisation de définitions ou en évitant acronymes et abréviations) augmente la probabilité de succès au repérage. Enfin, un schéma de classification caractérisé par une macro-structure peu étendue, une logique basée partiellement sur une division par classes d’activités et une sémantique qui utilise peu d’abréviations augmente la probabilité de repérer les documents dès le premier essai.

Problématique de l’organisation et du repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles - Mas, Sabine; Gagnon-Arguin, Louise (Archives, 2007)
Dans cet article, les auteures dévoilent les résultats d’une étude sur l’organisation, le classement et le repérage des documents administratifs électroniques par le personnel oeuvrant dans un environnement non contrôlé. Après avoir résumé l’état actuel des recherches dans ce domaine, les auteures se penchent sur les caractéristiques de l’organisation et du classement des documents électroniques dans un contexte décentralisé et exposent les facteurs (humains, documentaires et institutionnels) qui influencent le mode de fonctionnement du personnel administratif. Elles abordent ensuite le lien théorique entre schémas de classification et repérage, puis les facteurs qui influencent la qualité du repérage. Les auteures présentent finalement la méthodologie, les objectifs et les résultats de leur recherche basée à la fois sur différents schémas de classification et l’analyse sémantique, afin de vérifier le succès, la rapidité et l’efficacité du repérage des documents électroniques.

Documents et connaissances - Senécal, Sylvain (Archives, 2007)
La gestion documentaire n’est pas une finalité en tant que telle ; elle est un processus de soutien à l’efficacité de l’organisation. Elle n’est toutefois pas la seule à prétendre à ce rôle. La gestion des connaissances, au premier chef, est aussi une discipline qui, pour être différente, n’en est pas moins corollaire à la gestion documentaire. Les documents ne sont-ils pas véhicules de la connaissance ? Et pourtant, le document est pratiquement absent de la littérature sur la gestion des connaissances. Au mieux, le document y est perçu comme simple véhicule communicationnel de la connaissance. Il y a certainement lieu de s’interroger sur les conditions de rapprochement de telles pratiques afin d’atteindre une plus grande efficacité dans l’action. L’auteur s’emploie à brosser un court tableau de la gestion des connaissances, de ses aspects stratégiques et ensuite à montrer quel regard elle porte sur la gestion documentaire. Ce faisant, il tente de relever la complémentarité de ces pratiques qui ne peut trouver, ultimement, ses racines que dans des notions bien comprises de document, de connaissance et d’information.