Transformation de l'administration publique vers le numerique et gestion documentaire : Revue de littérature et réflexion sur l'avenir - Caron, Daniel J. (ENA, 2021)
La gestion documentaire joue un rôle central dans le fonctionnement des administrations publiques. Que ce soit pour des raisons de fonctionnement interne, de prestation de services ou encore d’exercice de la démocratie à travers l’accès aux documents, les données et la documentation sont des éléments cruciaux en appui direct à ce fonctionnement. Largement documentée, cette contribution a été mise à mal par le développement de supports technologiques sophistiqués et très puissants en termes de capacité de connectivité et de calculabilité. Le développement de la bureautique et aujourd’hui de supports dits intelligents rend le travail de documentation plus ardu et moins prévisible même si les attentes et les besoins sont souvent les mêmes. C’est l’aspect de la raréfaction de cette documentation qui pose assurément un des plus grands problèmes lequel avait été résolu, du moins en grande partie, par les pratiques documentaires d’avant la révolution technologique. Avec les nouvelles technologies et la création d’un environnement de travail numérique, plusieurs enjeux sont réapparus. Qu’il s’agisse de la qualité ou de l’authenticité de l’information, de son partage ou de son accessibilité, de sa protection, sa destruction ou son archivage durable; de nouvelles approches et solutions sont requises pour assurer que la documentation continue à servir les organisations publiques et les citoyens qui en dépendent. Le présent rapport s’interroge sur les progrès accomplis du côté de la gestion documentaire en lien avec les avancées de l’organisation numérique. On constate que si des progrès ont été accomplis et particulièrement en ce qui a trait au passage à une documentation électronique, il reste beaucoup à faire pour passer en mode numérique. Le rapport fait des propositions pour faire progresser cette contribution. Ces propositions touchent les compétences numériques, la reconnaissance de pratiques numériques et la nécessité de revoir l’instrumentation et l’encadrement qui gouvernent la manière dont l’information et les données sont créées, utilisées et gérées.

Exigences de base pour les archives numériques à long terme - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2018)
Cet article résume la genèse, la mission et les activités du CECO. Il présente les expériences et l'état du portefeuille de projets en 2012.

Valorisation numérique des patrimoines - Association des Villes et Pays d’art et d’histoire et des Sites patrimoniaux (2017)

Le soin des supports d’enregistrement audio, vidéo et de données - Iraci, Joe (Institut canadien de conservation, 2017)

Rapport final : Sommet sur la valeur des bibliothèques, des archives et des musées dans un monde en mouvement - Bibliothèque et Archives Canada (BAC) (Bibliothèque et Archives Canada, 2016)
À nous la rue, Sommet sur la valeur des bibliothèques, des archives et des musées dans un monde en mouvement, a rassemblé des praticiens et des experts dans le but d'évaluer la valeur sociale et économique des bibliothèques, des archives et des musées (BAM), de partager des résultats de recherche et de discuter de collaborations, d'innovations et de partenariats futurs. Le profil des participants était très varié, l'événement réunissant notamment un député, des sous-ministres, des présidents-directeurs généraux, des présidents, des directeurs généraux, des bibliothécaires, des conservateurs, des archivistes, des économistes, des artistes, des acteurs et de nombreux autres – ce qui a contribué à enrichir les discussions sur ce sujet vital. Le Sommet d'une durée d'un jour et demi, tenu les 5 et 6 décembre 2016, a accueilli près de 300 participants. L'événement a également été diffusé en direct sur le Web et il a été visionné par 330 personnes. Les conférenciers, les panélistes et les modérateurs représentaient six organismes fédéraux, onze organisations publiques, privées ou indépendantes et quatre organisations internationales (de Grande-Bretagne, de Nouvelle-Zélande, de Suisse et des États-Unis). Le Sommet était composé de trois ateliers principaux pendant lesquels des conférenciers ont discuté de divers aspects relatifs à la valeur des BAM, de partenariats non traditionnels, d'innovations, de défis et de projets futurs. La liste complète des conférenciers, des panélistes et des modérateurs est reproduite à l'annexe A.

Stratégie canadienne de numérisation du patrimoine documentaire - Bibliothèque et Archives Canada (BAC) (Bibliothèque et Archives Canada, 2016)
Le patrimoine documentaire constitue une pierre angulaire dans toutes les sociétés démocratiques et représente une ressource essentielle sous-jacente aux domaines économique, social, légal et culturel, en plus d’être une source d’innovation. En tirant parti des technologies numériques, les institutions de mémoire peuvent donner un accès immédiat à leurs collections à un auditoire quasi illimité. Partout dans le monde, ces institutions reconnaissent l’importance de mettre leurs collections en ligne et elles élaborent des stratégies visant à numériser leurs collections analogiques en collaborant entre elles, ainsi qu’avec des organismes sans but lucratif et le secteur privé.

Lignes directrices sur les formats de fichier à utiliser pour transférer des ressources documentaires - Bibliothèque et Archives Canada (BAC) (2015)
Les présentes lignes directrices donnent des conseils sur les formats de fichier des ressources documentaires à valeur continue (RDVC) transférées à Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

À la fine pointe du monde numérique : possibilités pour les institutions de la mémoire collective au Canada - Conseil des académies canadiennes (Le comité d’experts sur les institutions de la mémoire collective et la révolution numérique, Conseil des académies canadiennes., 2015)
Le Canada est maintenant une société numérique. Des décennies d’évolution des technologies numériques ont modifié nos modalités d’interaction, la quantité de contenu culturel que nous créons et échangeons, et les méthodes que nous employons pour créer et échanger ce contenu. Cette réalité a de profonds effets sur la manière dont les institutions de la mémoire collective, telles que les bibliothèques, les centres d’archives et les musées, gèrent l’héritage documentaire du Canada pour les générations futures. En effet, le volume même du contenu numérique produit exige de nouvelles manières de localiser, de tenir à jour et de consulter les collections numériques qui doivent exister parallèlement au besoin continu de préserver le contenu non numérique.

Projet de recommandation révisé concernant la préservation et l'accessibilité du patrimoine documentaire à l'ère du numérique - UNESCO (UNESCO, 2015)

MEDONA - Modélisation des échanges de données pour l'archivage NF Z44-022 - Association française de normalisation (AFNOR) (2014)
Le présent document apporte un cadre normatif pour les différents échanges d'informations (données comme métadonnées) entre le Service d'archives et ses partenaires. Les échanges entre plusieurs services en charge des archives (services intégrés dans les organisations, services publics d'archives, prestataires d'archivage) sont également concernés. La présente norme définit des diagrammes d'activités et des modèles de données selon le formalisme UML. Les échanges se traduisent par des messages formalisés par des schémas XML. La norme apporte des éléments utiles pour la construction d'applications ou de modules complémentaires aux applications existantes en amont et en aval des messages. Elle indique en particulier les informations nécessaires que ces applications doivent gérer. Ces informations seront utilisées pour générer ou recevoir les messages, par mise en correspondance entre le modèle de données des applications et les schémas XML.

Lignes directrices concernant les formats de fichier pour la préservation et l’accès à long terme - Bibliothèque et Archives Canada (BAC) (Gouvernement du Canada, 2014)
Bibliothèque et Archives Canada. Lignes directrices concernant les formats de fichier pour la préservation et l’accès à long terme. La version 2014 25 p. remplace la version 1.0. 2010 Ce document cerne et décrit les formats numériques que BAC recommande pour la préservation à long terme et l’accès à l’information numérique. BAC a élaboré ces lignes directrices à l’intention d’un vaste public, notamment les secteurs public, privé et universitaire. Qu’il s’agisse d’un ministère du gouvernement qui produit un budget ou d’un citoyen qui assure l’édition de ses ouvrages, ce document sert à indiquer quels formats de fichier numérique conviennent le mieux à la préservation et à l’accès à long terme. Pour aller directement au but, le tableau 3 de la page 10 indique les formats de fichier recommandés ou acceptables pour le transfert. https://www.bac-lac.gc.ca/fra/services/gestion-ressources-documentaires-gouvernement/lignes-directrices/Pages/lignes-directrices-formats-fichier-transferers-ressources-documentaires.aspx

Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation : Quels critères de décision ? - Service interministériel des Archives de France (2014)
L’objectif de ce vade-mecum est de donner une liste de critères à examiner avant d’autoriser ou non la destruction de documents sur support papier ayant été numérisés dans le cadre du cadre réglementaire régissant notamment l'écrit numérique (voir annexe 2)

Le traitement des archives numériques d’architectes - SIAF; Cité de l’architecture et du patrimoine; PASS Technologie (2014)
La présente synthèse comprend donc des préconisations sur les formats, la structure interne et le traitement des fichiers Arc+, la gestion et la description des dossiers, ainsi qu’une évaluation du temps de traitement. Une première conclusion de l’étude est qu’on ne peut se contenter de conserver les fichiers d’origine. Une triple conservation est donc proposée : dans le format originel, dans un format de consultation et dans un format de réutilisation du contenu. Les formats préconisés ici, respectivement PDF/A-2 et DXF 2013 (et/ou DWG), peuvent être considérés comme des solutions qui devraient être valables pour la majorité de la production architecturale des années 1980 et 1990. Les fichiers convertis doivent ensuite faire l’objet d’une validation de la conformité du format par rapport à sa spécification. Les tests menés ont enfin permis d’évaluer un temps de traitement complet (sélection, conversion et description des fichiers) de dix mois à temps plein, sachant que le traitement n’a porté que sur les fichiers considérés comme indispensables (10%), les autres fichiers étant des doublons ou des éléments repris dans des présentations.

Gestion du courrier électronique: Lignes directrices à l’intention des hauts fonctionnaires - Archives provinciales du Nouveau-Brunswick (2012)

Guide méthodologique pour le choix de formats numériques pérennes dans un contexte de données orales et visuelles - Archives de France (2011)
Plus que quiconque, les chercheurs et les informaticiens sont tous les jours confrontés au progrès des technologies de l’information. Depuis le début des années 1960 jusqu’à aujourd’hui, c’est de façon régulière et cyclique qu’une nouvelle génération technologique succède à l’ancienne. Ce dynamisme est certes le signe très positif d’un secteur d’activité toujours en plein essor, mais il se paie chèrement en retour dès qu’on se place dans une perspective de préservation de l’information sur le long terme. Progrès et obsolescence technologiques sont évidemment les deux faces d’une même médaille.

PDF/A: validateurs - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2010)
Le format PDF/A est très répandu dans les archives et est un format d’archivage incontesté. Mais il se pose de plus en plus souvent la question de savoir quand un PDF/A est vraiment un PDF/A, quelles ressources permettent de le vérifier et pourquoi les validations ne peuvent pas donner des résultats stricts. Ce récapitulatif des différents programmes de validation des fichiers PDF/A pourra servir d’aide aux Archives à deux égards: premièrement, il montre quels validateurs existent pour la conversion de fichiers en PDF/A au stade actuel des connaissances; deuxièmement, il peut servir de base à une première évaluation par les différentes Archives.

La notion de genre(s) : un outil transférable pour l'évaluation des documents numériques. - Michel, Karin (2009)
Dans le contexte du numérique, un document ne se trouve plus être un objet fixe et stable. Les informations échangées via les technologies de l’information, avec l’usage de plus en plus répandu des outils collaboratifs et des réseaux sociaux, tendent à rapprocher les ressources produites, bien qu’inscrites sur un support, davantage de la tradition orale (non fixité apparente de la forme et du contenu), que de l’imprimé, qui a historiquement fixé les formes et le contenu en raison de l’héritage technique de la procédure d’impression. Après avoir rapidement parlé du concept de document, nous avons rapidement passé en revue quelques lectures sur le concept de genre. Nous avons ainsi constaté que les genres prenaient en compte le contenu mais aussi la structure rhétorique alliant forme et contenu selon une approche rappelant les bases de la diplomatique.

NF Z42-013 : Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes - Association française de normalisation (AFNOR) (2009)
Le présent document fournit un ensemble de spécifications techniques et de mesures organisationnelles à mettre en oeuvre pour l'enregistrement, l'archivage et la communication de documents numériques afin d'assurer la lisibilité, l'intégrité et la traçabilité de ces documents pendant la durée de leur conservation et de leur utilisation. Il concerne les documents figés et donc ne s'applique pas aux systèmes qui donnent aux utilisateurs la possibilité de substituer ou de modifier des documents après leur enregistrement. Les documents numériques peuvent, soit résulter d'un processus de numérisation à partir de documents sur support papier ou de microformes, soit résulter de la conversion d'un contenu sonore ou audiovisuel analogique, soit être produits directement par un processus informatique. Les documents sonores, les séquences vidéo et les plans ou dessins en deux ou trois dimensions ainsi que les radiographies médicales entrent dans le champ d'application du présent document.

Écrire un cahier des charges de numérisation : guide technique - Direction des archives de France (2008)
Le Guide prend en compte la numérisation en mode image de documents variés : texte, documents iconographiques, cartographiques, microfilms. Les conseils sont adaptés en fonction de la taille des documents, de leur forme (registres, feuillets isolés...). Par contre, la numérisation de l'audiovisuel n'est pas abordée, ni celle des objets en trois dimensions. La conversion en mode texte (océrisation, saisie manuelle) de documents textuels numérisés en mode image n’est pas non plus traitée. Le Guide s'applique au processus de numérisation proprement dit, de la préparation des documents à la fourniture des images et aux contrôles, mais pas aux phases ultérieures que sont l'intégration des images dans une application de consultation (informatisation) et dans un système de stockage pour conservation.

Création et gestion de contenu numérique - Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP) (2005)

Guide pour la mise en oeuvre de la DTD EAD 2002 au Centre historique des Archives nationales (CHAN) - Clavaud, Florence (2004)

Jeu-questionnaire sur la protection de la vie privée - Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (2004)

Guide de mise en place des métadonnées pour les ressources Web du gouvernement du Canada - Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (Bibliothèque et Archives Canada (BAC), 2004)

La gestion des documents numériques des établissements universitaires du Québec : état de situation et planification stratégique - Gareau, André (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ), 2004)

Préservation numérique à l'intention des musées : recommandations - Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP) (2004)

Préservation numérique : pratique exemplaire à l'intention des musées - Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP) (2004)

Courrier électronique : ce qu'il faut conserver ou supprimer - Archives provinciales du Nouveau-Brunswick (2002)
Ce que vous devez conserver : Documents gouvernementaux -Ce que vous devez supprimer : Papier de corbeille - Quels messages électroniques dois-je conserver ?

Stratégie globale pour la conservation à long terme des documents électroniques en Suisse - Association des archivistes suisses (AAS) (2002)

Comment prendre soin de l'information numérique - Institut canadien de conservation (ICC) (2002)

Étude sur la production de CD-ROM dans les musées - Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP) (2002)

Préservation de l'information numérique - Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP) (2002)

CRGI : Métadonnées - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Direction du dirigeant principal de l'information (Gouvernement du Canada, 2001)

CRGI : Politiques, normes et lignes directrices - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Direction du dirigeant principal de l'information (Gouvernement du Canada, 2001)

Les formulaires électroniques et les téléprocédures dans l'administration publique québécoise - Rapport de synthèse du groupe de travail - Secrétariat du Conseil du Trésor du Québec (2001)

Mémoire du Groupe des responsables de la gestion des documents du Gouvernement du Québec en collaboration avec l'Association des archivistes du Québec transmis à la Commission parlementaire de l'économie et du travail concernant l'avant-projet de loi : Loi sur la normalisation juridique des nouvelles technologies de l'information - Groupe des responsables de la gestion des documents du Gouvernement du Québec (2000)

L'archivage des fichiers électroniques - Conchon, Michèle (Direction des Archives de France (DAF), 1999)

Approche à la gestion de l'information sur Internet et Intranet pour assurer l'accès à long terme et la reddition de comptes - Groupe de travail sur les réseaux internet et intranets (1999)
Forum sur la gestion de l'information

La protection du document électronique : aspects techniques et juridiques - Parent, Richard (1999)

Constance la première migration technologique - Teil, Jean-Pierre (Direction des Archives de France (DAF), 1999)

Guide d'imagerie numérique : numérisation de l'information consignée sur des supports traditionnels - Bélanger, Micheline (Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), 1998)

Systèmes de gestion des documents - Cleveland, Gary (Bibliothèque et Archives Canada (BAC), 1997)

Rapport final du Comité Alarm Conseil Provincial des bibliothèques publiques (PPLB) - Alliance des bibliothèques des archives et de la gestion des documents (1996)

Étude de faisabilité de la conversion technique des documents informatiques - Archives nationales du Québec, Cogni Case inc (1996)

L'informatique au service des instruments de recherche dans les archives : Une étude RAMP - Kitching, Christopher (UNESCO, 1991)

Guide Méthodologique. Les outils de conversion vers le format PDF : traitement de texte, dessins techniques, édition scientifique - NUMEN; SIAF; HUMANUM; CINES; GM; OCPDF
L’archivage de fichiers numériques requiert l’utilisation de formats de fichiers pérennes. Le format PDF est un des formats les plus répandus. Le SIAF (Service Interministériel des Archives de France) et la TGIR HumaNum (UMS CNRS 3598, anciennement le TGE Adonis) ont souhaité initier une étude sur ce format afin de conseiller les utilisateurs qui souhaiteraient utiliser ce format. Mais, pour un néophyte, le domaine seul du PDF est complexe à comprendre dans toutes ses spécificités et ses nuances.

Conditions requises pour évaluer et maintenir l'authenticité des documents d'archives électroniques - Project, Interpares
Les conditions requises identifiées dans ce document se divisent en deux catégories : conditions qui confirment la présomption de l'authenticité des documents d'archives électroniques avant qu'ils soient versés aux archives définitives et confiés au conservateur, et conditions qui régissent la production des copies authentiques des documents d'archives électroniques après leur versement aux archives définitives.

Rapport du Groupe de travail sur la stratégie - Project, Interpares