La salle de lecture virtuelle en service d’archives publiques: définition, considérations et implications pour les archives cantonales vaudoises - Donius, Christelle (Haute école de gestion de Genève, 2020)
Ce travail a été réalisé dans le cadre d’un mandat confié par les Archives cantonales vaudoises (ACV). Alors que ce service d’archives publiques ambitionne de rendre disponible en ligne son important volume de documents numérisés, il souhaite aussi accompagner cette fonctionnalité d’outils et de prestations permettant de transposer au web ce qui est proposé en salle de lecture. Ce travail débute par une exploration théorique du sujet, suivie d’une étude de cas appliquée aux sites web de cinq services d’archives publiques. Cela a permis d’établir une définition du concept, de son périmètre et des fonctionnalités et services qui lecomposent. Il s’agit d’un système de services et fonctionnalités qui accompagne l’utilisateur pour qu’il puisse mener ses recherches de manière autonome. Cette ambition est servie par la mise à disposition d’outils et d’informations, tout en autorisant leprise de contact avec un archiviste en cas de besoin. Les commandes de documents ou reproductions y sont également traitées de manière intégrée.Le travail se poursuit avec une analyse des questions de la diffusion et de la consultation des documents analogiques et numériques aux ACV afin de déterminer dans quel contexte s’inscrit son projet de salle de lecture. Les prestations principales y sont déjà assurées sur leur site web, à l’exception de la consultation des documents numérisés. En parallèle, les usagers du service d’archives ont été interrogés sur leurs pratiques actuelles et leurs attentes concernant l’offre en ligne, par la diffusion d’un questionnaire en ligne.L’ensemble de la démarche aboutit à proposer aux ACV des recommandations sous la forme de points d’attention qui s’appliquent autant à la conduite du projet qu’aux caractéristiques d’implémentation des fonctionnalités et services de la prestation.

Cartographie des processus pour un projet de dématérialisation au sein de l'Office cantonal des bâtiments de Genève - Topalian, Franck (Haute école de gestion de Genève, 2020)
L'office cantonal des bâtiments de Genève (OCBA) va implémenter le concept de Smart Office avec l’objectif de s’approcher d’un bureau sans papier. En effet, l’office, pilote du programme Agilis, a inscrit ce changement dans son propre projet de déménagement prévu en 2022 sur le site PAV Pointe Nord. Pour cela, la dématérialisation, enjeu stratégique capital, est en cours de mise en œuvre sous toutes ses formes. Au sein d'une organisation imposante composée de six directions hiérarchiques chapeautées par une direction générale, la pluridisciplinarité des métiers et la diversité des procédures façonnent une riche et standardisée cartographie de processus. Toutefois, cette évolution vers un modèle de cyberadministration n’est pas sans soulever quelques défis attenants à son environnement réglementaire, à la nature publique de ses archives et à leurs systèmes de gestion. La nature de ce mandat est à la fois un travail pratique et appliqué à l'OCBA ayant un rapport direct avec le Records Management. Le but est de fournir un état des lieux global de l'office et de créer une méthodologie à partir de l'analyse détaillée d’un service, celui de la gérance, qui serait applicable pour les autres directions, avec, une synthèse portant sur des recommandations en vue de la dématérialisation, en plus d’un calendrier de conservation. Tout d’abord, l’état des lieux, basé sur diverses méthodes de récolte d’information, dont un sondage en ligne, a dressé le constat que l'office s’est doté d'outils technologiques développés en même temps que les changements organisationnels et les processus. D'une part, il peut compter sur Optimiso, un référentiel numérique, conforme aux normes en vigueur, dénombrant près de deux cents procédures documentées. D’autre part, il dispose de SharePoint 2019, vaste plateforme collaborative de gestion documentaire, performante et incontournable à l’OCBA. Parallèlement, l’état des lieux a mis en lumière quelques points faibles : existence de doubles classements (papier et numérique), pratique du papier même si elle décroit, hétérogénéité des lieux de stockage des documents et absence de véritable outil de RM. Ensuite, menée dans le respect des bonnes pratiques normatives, l’analyse détaillée du service de la gérance dévoile une étude méthodologique approfondie axée sur la revue de son contexte, et sur les analyses fonctionnelles et séquentielles de ses processus. L’identification de la typologie des documents et du contexte de leur création a facilité l’élaboration d’un plan de classement intégré et des durées de conservation au sein de cet environnement hybride. En outre, des recommandations ont été formulées pour améliorer la transition numérique de l’office. En lien avec la numérisation du courrier papier et la dématérialisation des processus, certaines sont relatives aux pratiques documentaires, d’autres d’ordre organisationnel, décisionnel ou technologique. Alors que la pandémie de Covid-19 a épisodiquement accéléré la dématérialisation à l’Etat de Genève, ces recommandations sont inhérentes aux enseignements tirés lors cette parenthèse, aux retours d’expérience d’autres institutions similaires et à l’ensemble des constats et résultats d’analyse compilés durant le mandat. Enfin, les perspectives tentent de positionner la maturité de l’OCBA en matière de gouvernance de l’information avant qu’il ne soit emporté par la vague du tout-numérique à laquelle il se destine

La gouvernance des documents électroniques dans l’administration cantonale genevoise : genèse et mise en œuvre - Dunant Gonzenbach, Anouk (Revue électronique suisse de science de l'information (RESSI), 2013)
Les ressources documentaires d’une institution permettent sa bonne gouvernance. Les documents papier sont adéquatement gérés et conservés dans l’administration cantonale genevoise, mais les processus de travail changent profondément : les projets de cyberadministration se multiplient et les documents électroniques sont de plus en plus utilisés dans les transactions. Il était donc nécessaire de poser le cadre général d’une bonne gestion des documents électroniques au sein de l’Etat. Première synthèse de ce projet que nous poursuivons, cet article en expose la genèse et les principales étapes. Il présente le document Politique de gouvernance des documents électroniques dans l'administration genevoise, fruit de la collaboration entre les Archives d’Etat de Genève et la Direction générale des systèmes informatiques de l'Etat ainsi que les grands axes de la gestion des documents électroniques définis par cette Politique. Il fait également le point sur les questions relatives à la valeur probante du document électronique.