Bulletin d’information francophone sur l’EAD numéro 36 - Direction des Archives de France (2009)

Faire un répertoire ou un inventaire simple en EAD, Description archivistique encodée, version 1.1 manuel d'encodage juin 2005-octobre 2009 - Association française de normalisation (AFNOR) (Archives de France, 2009)

1001 stratégies… pour nommer ses fichiers et dossiers numériques - Maltais, Corine; Lemieux, Nadine (2009)
Corine Maltais et Nadine Lemieux. « 1001 stratégies… pour nommer ses fichiers et dossiers numériques ». 1001 Trucs, Archives au présent. Cet article, publié en mai 2009, propose une stratégie de nommage des fichiers visant à faciliter la gestion, le repérage, l’utilisation et le tri des documents. Les auteures offrent des conseils faciles à appliquer et issus des normes internationales lorsqu’il est temps de donner des titres à nos fichiers et dossiers.

Règles pour la description des documents d’archives - Bureau canadien des archivistes (2008)

ISDIAH : Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives - Conseil international des archives (ICA); Comité des normes et bonnes pratiques (2008)
Cette norme donne des règles générales pour la normalisation de descriptions d’institutions conservant des fonds d’archives, permettant ainsi : - une orientation pratique sur l’identification des institutions de conservation, lescontacts à prendre, l’accès aux collections et les services disponibles, - la production d’annuaires et/ou de listes d’autorité d’institutions de conservation,- l’établissement de relations avec les listes d’autorité des bibliothèques et des muséeset/ou l’élaboration d’annuaires communs d’institutions patrimoniales au niveaurégional, national et international, et - la production de statistiques sur des institutions de conservation, au niveau régional,national ou international. Ces descriptions peuvent être utilisées :a. pour décrire des institutions en tant qu’unités au sein d’un système de descriptionarchivistique ;b. pour servir de points d’accès normalisés pour les institutions de conservation, ausein d’un annuaire, d’un système ou réseau d’information archivistique ; et/ouc. pour documenter les relations entre les institutions et entre ces entités et les archivesqu’elles détiennent. Le principal objectif de la norme est de faciliter la description des institutions dont lafonction principale est de conserver des archives et de rendre ces descriptionsaccessibles au grand public. Mais d’autres entités comme des institutions culturelles(bibliothèques, musées), des entreprises, des familles ou des individus peuvent détenirdes archives. Il est possible d’appliquer cette norme, ou un sous-ensemble appropriéde ses éléments, à toutes les entités donnant accès aux archives qu’elles détiennent.

Une nouvelle norme internationale pour décrire les fonctions des producteurs d'archives : ICA-ISDF - Sibille-De Grimoüard, Claire; Baroan-Dioumency, Padré (Comma, 2008)
Le principal objectif du classement et de la description archivistiques est de préserver le contexte de production, la valeur de preuve et l'authenticité des archives. Les notices d'autorité conformes à ISAAR(CPF) permettent de collecter toute information importante sur les producteurs d'archives, collectivités, personnes ou familles. L'élaboration de descriptions séparées mais liées des archives et de leurs producteurs permet ainsi le développement de systèmes d'information dynamiques et multidimensionnels. Les fonctions sont souvent transférées d'une collectivité à une autre. Il sera donc beaucoup plus difficile pour les utilisateurs de reconstituer le contexte de production des archives, s'ils n'ont à leur disposition que des notices d'autorité décrivant des producteurs ayant exercé la měme fonction. Des descriptions séparées mais liées de fonctions peuvent ětre utilisées en conjonction avec des descriptions conformes à ISAD(G) et des notices d'autorité conformes à ISAAR(CPF) permettant ainsi un meilleur accès aux descriptions des documents et de leurs producteurs dans les systèmes de description archivistique. Cette approche constitue la base de la nouvelle norme internationale pour la description des fonctions.

ISDF : Norme internationale pour la description des fonctions - Conseil international des archives (ICA); Comité des normes et bonnes pratiques (2007)
La présente norme fournit les lignes directrices pour la description des fonctions des collectivités associées à la production et à la gestion des archives. Le terme de « fonction » est employé dans la présente norme pour désigner non seulement les fonctions mais aussi toute subdivision d’une fonction, telle que sousfonction, procédure opérationnelle, activité, tâche, transaction ou tout autre terme employé au niveau international, national ou local. L’analyse des fonctions des collectivités est importante car elle sert de base à de nombreuses activités de gestion des archives. En général, les fonctions sont reconnues comme plus stables que les structures administratives, qui sont souvent fusionnées ou transférées lors de réorganisations. Les fonctions conviennent donc bien pour servir : - de base au classement et à la description des archives - de base à l’évaluation des archives - d’outil pour la recherche et l’analyse des archives.

Contexte Archivistique Encodée (EAC) : Dictionnaire des balises - Archives de France (2006)
Le 2 août 2013, la Société des archivistes américains (SAA) a publié une nouvelle version du schéma EAD (version beta), avec un appel à commentaires de deux mois (la date limite de réception des commentaires a été fixée au 1er octobre 2013). La version définitive du schéma devrait être rendue disponible début 2014.

De la description séparée à plat à la description hiérarchique à plusieurs niveaux - Conne, Olivier (Arbido, 2006)

De la politique de gestion à la pratique des normes de description : de l'importance de la description et des inventaires - Coutaz, Gilbert (Arbido, 2006)

Les fonds : du respect au réseau, expériences au Centre historique des Archives nationales - Auzel, Jean-Baptiste (La Gazette des archives, 2005)

La seconde édition de la norme ISAAR (CPF) - Sibille-de Grimoüard, Claire (La Gazette des archives, 2005)

Description Archivistique Encodée (EAD) : Dictionnaire des balises - Archives de France (2004)
Le 2 août 2013, la Société des archivistes américains (SAA) a publié une nouvelle version du schéma EAD (version beta), avec un appel à commentaires de deux mois (la date limite de réception des commentaires a été fixée au 1er octobre 2013). La version définitive du schéma devrait être rendue disponible début 2014.
Version française de la norme EAD.

Guide pour la mise en oeuvre de la DTD EAD 2002 au Centre historique des Archives nationales (CHAN) - Clavaud, Florence (2004)

ISAAR(CPF): Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles. Deuxième édition - Conseil international des archives (ICA) (2004)

ISAAR (CPF) : Norme Internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les Archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles (2e éd.) - Conseil international des archives (ICA); Conseil international des archives (ICA) (2004)
La présente norme fournit les lignes directrices pour lapréparation de notices d’autorité qui offrent ladescription d’entités (collectivités, personnes ou familles) associées à la production et à la gestion desarchives. Les notices d’autorité peuvent être utilisées : pour décrire une collectivité, une personne ou une famille, en tant qu’unité à l’intérieur d’unsystème d’information archivistique ; pour contrôler la création et l’utilisation de points d’accès dans les descriptions archivistiques ; pour apporter des informations sur les relations entre différents producteurs d’archives, entre cesentités et les archives ou d’autres ressources qu’elles produisent ou qui les concernent. La description des producteurs d’archives est uneactivité essentielle des archivistes, que ceux-citravaillent dans un environnement manuel ou informatisé. Cette activité requiert une documentation complète et régulièrement mise à jour, sur le contexte de production et d’utilisation des documents, en particulier sur leur provenance. La norme qui accompagne celle-ci, ISAD(G):Norme générale et internationale de description archivistique, prévoit l’intégration de cette information sur le contexte dans la description même desarchives (à quelque niveau que ce soit). L’ISAD(G) reconnaît aussi la possibilité de gérer cette information contextuelle hors de la description et de la relier aux autres éléments servant à ladescription.

Indexation, structuration et encodage des fonds iconographiques le fonds Léon Lefebvre de la Bibliothèque municipale de Lille - Marie, Didier (École nationale supérieure des sciences de l'information et des bibliothèques (ENSSIB), 2004)

Analyser la note de contenu normalisée. Rapport d'étape sur un projet de recherche comparant l'application des règles des quatre normes de description pour les archives - Caya, Marcel (Archives, 2003)

Tableau de concordance entre les RDDA et EAD - Comité canadien de description archivistique (CCDA) (Conseil canadien des archives (CCA), 2003)
Ce tableau de concordance a été élaboré dans le but de fournir des lignes directrices générales concernant l'utilisation de la norme EAD en tant que format d'échange de données ou de structure de données pour les RDDA. Ce document ne devrait pas être utilisé indépendamment de la documentation officielle de la norme.

Quelle indexation pour une bibliothèque spécialisée ? Le cas de la bibliothèque de l'Institut français d'architecture - Nieszkowska, Ewa Zofia (École nationale supérieure des sciences de l'information et des bibliothèques (ENSSIB), 2003)
Les bibliothèques spécialisées françaises utilisent des vocabulaires d'indexation et thésaurus variés. La bibliothèque de l'Institut français d'architecture a le projet de normaliser son catalogue et d'y améliorer l'accès par sujet. Dans ce but, les outils d'indexation existants, les conditions et les conséquences d'un changement du système actuel ont été étudiés.

Information sur le Web : vers une classification universelle - Benhatta, Dalila (Archimag, 2002)

Modifications à la norme EAD (Encoded Archival Description) et ses conséquences sur l'application des RDDA - Comité canadien de description archivistique (CCDA) (Conseil canadien des archives (CCA), 2002)

Intégration d'Unicode : conception d'un agent de recherche d'information sur internet - Giguet, Emmanuel (Document Numérique, 2002)

L'indexation aux Archives nationales du Québec - Cadieux, Hélène (Archives, 2001)

Guide d'utilisation du Dublin Core - Hillmann, Diane (2001)

ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique : adoptée par le Comité sur les normes de description, Stockholm, Suède, 19-22 septembre 1999 (2000)

La description aux Archives nationales du Québec - Cadieux, Hélène (Archives, 2000)
Les auteurs décrivent l'implantation des Règles pour la description des documents d'archives (RDDA) et de la base de données Pistard aux Archives nationales du Québec (ANQ). Après avoir fait état du contexte particulier des ANQ, ils présentent différents outils développés par le personnel pour faciliter l'harmonisation des pratiques dans l'institution. Il s'agit d'un guide d'application des RDDA aux ANQ, dans lequel on retrouve les choix institutionnels et l'interprétation des règles; de grilles d'analyse qui permettent d'identifier et de mettre en ordre les informations correspondant aux éléments de la zone 7 des RDDA; de directives particulières de descriptions et d'un aide-mémoire qui permet d'assurer un contrôle de la qualité des descriptions.

ISAD(G): Norme générale et internationale de description archivistique (2e éd.) - Conseil international des archives (ICA) (2000)
La présente norme fournit les lignes directrices pour la description archivistique. Elle doit être utilisée soit en relation avec les normes nationales existantes, soit comme point de départ pour le développement de normes nationales. L'objet de la description archivistique est d’identifier et d’expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives, en vue de faciliter leur accès. Cet objectif est réalisé par la création de représentations précises et pertinentes, organisées en conformité avec des modèles pré-établis. Les procédures liées à la description peuvent commencer lors de la création des archives - ou même avant - et se poursuivre durant la vie de celles-ci. Ces procédures permettent de mettre en place les contrôles intellectuels nécessaires pour assurer la pérennité d'une description fidèle, intelligible et exploitable. Des éléments d'information spécifiques sont enregistrés à chaque étape de l'existence des documents d'archives (c'est-à-dire leur création, leur évaluation, leur collecte, leur conservation, leur classement) lorsque le document doit être, d'une part, conservé et contrôlé de manière sûre, d’autre part, communiqué au bon moment à tous ceux qui ont le droit de le consulter. La description archivistique, au sens large, recouvre chaque élément d’information quelle que soit l'étape au cours de laquelle cet élément est identifié ou établi. A chaque étape, l'information sur les documents reste dynamique et peut être sujette à modification à la lumière d'une connaissance plus précise de son contenu ou du contexte de sa création. L’informatique, en particulier, peut permettre d’intégrer ou de sélectionner des éléments d’information au fur et à mesure des besoins, et de les mettre à jour ou de les modifier. Même si les règles qui constituent la présente norme sont d’abord conçues pour la description d’archives destinées à la conservation définitive, elles peuvent être appliquées à des étapes antérieures. La présente norme comprend des règles générales pour la description archivistique qui peuvent être appliquées indépendamment de la forme ou du support matériel des documents. Les règles données dans cette norme ne fournissent pas d'instruction sur la description des documents particuliers tels que les sceaux, les enregistrements sonores, ou les plans. Des manuels précisant les règles de description pour ces documents existent déjà. La présente norme peut être utilisée en lien avec ces manuels, afin de permettre une description appropriée de ces document particuliers. Les présentes règles générales pour la description archivistique font partie d'un processus qui a pour objectif: a. d'assurer la rédaction de descriptions compatibles, pertinentes et explicites ; b. de faciliter la recherche et l'échange d'informations sur les archives ; c. de permettre l'utilisation de données d'autorités communes ; d. de rendre possible l'intégration de descriptions provenant de différents lieux de conservation dans un système d'information unifié.