Du papier au numérique : l’épopée de la gestion documentaire à l’Assemblée nationale - Fortier, Marie-Andrée; Guillemette, France; Falardeau, Marise (PREMIÈRE LECTURE, 2023)
Si la gestion documentaire peut paraître un sujet rébarbatif, elle n’en est pas moins le témoin important de l’évolution d’une organisation. Lorsqu’elle est opérée de façon saine et efficace, elle permet de structurer l’information et d’en gérer la durée de conservation en respectant les lois et les règlements en vigueur. À l’occasion des 40 ans de l’adoption de la Loi sur les archives, cet article présente l’histoire de la gestion documentaire à l’Assemblée nationale, de ses débuts jusqu’à la prise en charge des documents électroniques, et souligne le travail de l’équipe chargée de cette mission.
Keywords: Archives nationales; Gestion documentaire; Québec

Histoire de l'AAS (1997-2022) - Coordination dans le domaine de l’archivage électronique - Coutaz, Gilbert (arbido, 2022)
Les préoccupations liées à la dématérialisation des sources et à la gestion informatique des données vont s’imposer depuis le début des années 2000. L'AAS et son groupe de travail «Archivage des documents électroniques», avec le soutien déterminant de la CDA, ont dû réagir rapidement et solidairement. L’originalité de leur démarche est la création, en 2004, du Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO-KOST): une entreprise commune des Archives suisses.
Keywords: Archivage électronique; Associations professionnelles; Histoire; Institution; Organisation professionnelle

Quelles archives numériques pour les historiens d’entreprise ? - Alonzo, Anne; Holgado, Sandra; Scaglione, Marc (Association des archivistes français, 2020)
La conférence de clôture du congrès international d’histoire des entreprises a fait émerger le thème de la maîtrise de l’environnement de production documentaire dans le contexte de dématérialisation pour les chercheurs anciens comme nouveaux. Dans ce débat, nous ne souhaitons pas nous attarder sur le côté technique et les outils mais bien sûr la constitution des gisements de données, la collecte et l’accès à ces données. Nous avons souhaité nous emparer de cette question à travers trois exemples de groupes industriels français de niveau international avec une triple maturité : transition numérique, pratique archives et pratique des chercheurs. Nous avons fait dialoguer trois professionnels expérimentés qui ont bien voulu partager leurs constats. Ils brosseront leur parcours et leur contexte. Ils abordent ensuite la question de la production et du rôle de l’archiviste, qui est positionné beaucoup plus fortement en amont, au stade même de la production ; celle-ci devient à la fois massive, potentiellement exhaustive (presque à la folie) à des niveaux parfois inimaginables, beaucoup plus riche, sous des formats complexes à gérer, avec une notion de dossier très malmenée, totalement éclatée dans certains cas. Cela met l’archiviste dans la situation de devoir reconstituer des dossiers et pose des questions déontologiques. Le législateur a prévu des garde-fous (RGPD) qu’il convient de maîtriser et de bien interpréter pour ne pas se retrouver avec un appauvrissement de certains ensembles. Nous avons souhaité également nous mettre à la place du chercheur dont le parcours est rendu plus complexe tandis que l’archiviste est renforcé dans son rôle d’intermédiaire essentiel. Fréquemment déjà dans les entreprises, y compris pour les archives « papier », les instruments de recherche ne sont pas mis à la disposition directe des chercheurs, car ils peuvent contenir des informations confidentielles ou s’insèrent dans un système global d’information à l’accès restreint. Les comités d’histoire peuvent jouer un rôle aux côtés de l’archiviste en étant autant de facilitateurs pour comprendre la construction des gisements de sources.
Keywords: Archives d'entreprise; Archives institutionnelles; Archives numériques; Instrument de recherche

Le Goût de l’archive à l’ère du numérique - Muller, Caroline; Claver, Frédéric (Entre-Temps, 2018)
En 1989, Arlette Farge publie Le goût de l’archive. Elle décrit ce qu’historiens et historiennes vivent en centre d’archives : une relation très intime à nos sources primaires – relation indirecte aux personnages du passé, des élites ou du peuple, que l’on s’approprie physiquement – à la fois par la commande et le dépouillement des « boîtes » d’archives – et intellectuellement – par la prise de note. Cette relation intime s’inscrit dans un espace particulier, le centre d’archives. Malgré toutes les différences d’un centre à l’autre, nous y fixons des rites (notre place préférée, notre rythme préféré, etc.). Cette relation intime, ces rites, sont des éléments déterminants de notre travail et conditionnent pour partie l’interprétation de nos sources et, ainsi, le récit du passé que nous en tirons. Traduit en plusieurs langues, ce livre a eu un succès international rare. Près de trente ans après la publication du Goût de l’archive, si la numérisation massive des données est, aujourd’hui, très loin de concerner toutes nos sources, si les administrations, entreprises, associations ou particuliers sont encore loin d’une production exclusivement numériques de leurs documents – nos sources futures –, la mise en données des archives présentes et futures avance à très grand pas et bouleverse notre relation à nos sources. De plus en plus, nous consultons non des boîtes de papier commandées dans un centre d’archives, mais des PDFs en ligne, des bases de données constituées par nous, pour nous ou que nous détournons parfois de leur usage d’origine. Nombreux sont les corpus désormais constitués, exclusivement ou non, directement à partir de nos ordinateurs personnels, et, dans certains cas, à partir de serveurs bien plus puissants à même de gérer des quantités inédites de sources, qu’elles aient été numérisées ou qu’elles soient nées numériques. Les séjours en centres d’archives se sont transformés, par l’introduction de nouvelles médiations entre nous et nos sources : celle de l’appareil photo, celle de l’ordinateur et de ses logiciels, très variés, que nous utilisons.
Keywords: Archives; Numérique; Recherche

Les Archives nationales du Sénégal d’hier à aujourd’hui : problématique de la conservation - Diallo, Ndéye Marème (Comma, 2016)
Les Archives du Sénégal forment un complexe documentaire car, en plus du service d’archives, elles abritent une bibliothèque administrative et juridique qui assume les missions de bibliothèque nationale et de centre national ISSN, et un centre de documentation à vocation administrative et juridique. De plus, elles conservent les patrimoines communs de l’A.O.F. et de la Fédération du Mali. Cependant, cette institution, malgré l’importance des fonds qu’elle conserve, est forcée d’interrompre les versements car elle ne dispose toujours pas d’un bâtiment dédié. Par ailleurs, la gestion des archives dans les services et établissements publics de l’Etat a connu de très grandes mutations du fait du développement des technologies de l’information ayant engendré une dématérialisation croissante des procédures et l’émergence des nouveaux usages de l’information à l’ère d’internet. L’année 2006 a vu naître et se déployer l’intranet gouvernemental où, un flux toujours non quantifié d’informations administratives transite, et aucune politique de gestion n’est appliquée à cette masse documentaire pour sa conservation pérenne. Cette nouvelle donne induit dans nos services d’archives la révision du cadre général de la gestion de l’information ou tout au moins sa redéfinition. Le présent article se propose d’analyser les facteurs bloquants d’une bonne politique de conservation et de proposer des pistes pour un dénouement de cette situation ô combien inquiétante pour la sauvegarde de l’histoire institutionnelle de notre pays.