Du papier au numérique : l’épopée de la gestion documentaire à l’Assemblée nationale - Fortier, Marie-Andrée; Guillemette, France; Falardeau, Marise (PREMIÈRE LECTURE, 2023)
Si la gestion documentaire peut paraître un sujet rébarbatif, elle n’en est pas moins le témoin important de l’évolution d’une organisation. Lorsqu’elle est opérée de façon saine et efficace, elle permet de structurer l’information et d’en gérer la durée de conservation en respectant les lois et les règlements en vigueur. À l’occasion des 40 ans de l’adoption de la Loi sur les archives, cet article présente l’histoire de la gestion documentaire à l’Assemblée nationale, de ses débuts jusqu’à la prise en charge des documents électroniques, et souligne le travail de l’équipe chargée de cette mission.
Keywords: Archives nationales; Gestion documentaire; Québec

Archives judiciaires : Vers une dématérialisation totale ? - Association des archivistes francophones de Belgique (2023)
Ce lundi 31 juillet, plusieurs médias relaient une information importante concernant la gestion des archives judiciaires. Nous pouvons lire notamment qu’à l’avenir, les archives papier des Cours et des Palais de Justice vont peu à peu disparaitre. En effet, une proposition de loi du ministre de la Justice Vincent Van Quickenborne a été approuvée ce 20 juillet par le Conseil des Ministres. Elle a pour objectif d’adapter le cadre légal à la digitalisation de la Justice et cela concerne entre autres les archives. Lors d’une visite de presse au Palais de Justice de Bruges, le ministre de la Justice s’est notamment exprimé à ce sujet : « À partir du 1ᵉʳ janvier 2024, grâce à une nouvelle loi, les archives devront être conservées sous forme numérique. Les archives comme celle-ci, ici à Bruges, appartiendront progressivement au passé », dit-il face aux archives sous format papier. Le reportage dépeint une situation alarmante pour les archives papier : des kilomètres d’archives s’entassant à même le sol, des sous-sols regorgeant d’archives, une conservation dans des conditions difficiles (humidité, moisissures, etc.) et un manque de place. Pour rappel, ces dernières doivent parfois être conservées légalement jusqu’à trente ans.
Section: Non classé
Keywords: Législation

Publication du « Guide d’aide à la sélection des métadonnées pour l’archivage numérique des dossiers d’autorisation d’urbanisme ». - FranceArchives (FranceArchives, 2023)
Guide d’aide à la sélection des métadonnées pour l’archivage numérique des dossiers d’autorisation d’urbanisme
https://francearchives.gouv.fr/fr/file/5896d327b984836730eac4cc3db6de7b3cc2806a/20230801_guide_aide_metadonnee_archivage_V1.0.pdf https://francearchives.gouv.fr/fr/file/040ce67ed17bed3cb762c8889359230166f6ee16/DGPA_SIAF_2023_009.pdf
Keywords: Législation; Urbanisme

Collecte des archives - textes de référence de portée générale - FranceArchives (FranceArchives, 2022)
Pour connaître le contexte général de gestion des archives dans l’administration publique, il convient de se tourner prioritairement vers le Référentiel général de gestion des Archives publié en octobre 2013 par le Comité interministériel des Archives de France. La méthodologie utilisée par l’administration des Archives de France pour décider de la conservation définitive ou de la destruction d’un document ou d’une donnée produite par l’administration est exposée dans le Cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publié en juillet 2014. A noter : ce cadre remplace également par une méthode statistique unique toutes les anciennes méthodes d’échantillonnage préconisées dans les instructions en vigueur.
Keywords: Archives nationales; Collecte; Loi; Support

La gestion documentaire : un défi de taille pour les organismes fransaskois - Bernatchez, Marie-Lou (L'Eau vive - Actualité fransaskoise, 2021)
À l’ère du numérique, les modes de préservation des archives sont bouleversés. C’est dans ce contexte d’urgence et dans le souci d’informer les communautés que le Centre des archives fransaskoises a offert deux demi-journées de formation aux organismes fransaskois les 8 et 10 juin. Une vingtaine d’organismes ont pris part à l’événement organisé à l’occasion de la Semaine internationale des archives. « L’enjeu est important », souligne le directeur général de la Société historique de la Saskatchewan (SHS), Alexandre Chartier. « Il faut comprendre que chaque document a une certaine valeur, donc une trace de notre présence. Quand on parle d’archives, il s’agit d’un document qui n’a plus de valeur administrative ou qui ne sert plus dans le présent, mais qui est une trace d’histoire », ajoute le responsable. Avant d’offrir la formation, la SHS avait sondé les organismes fransaskois, ce qui a permis de noter des lacunes dans la gestion des documents. « Il y a effectivement un besoin au niveau de la gestion des archives : comment les organiser, les nommer et facilement les retrouver. Il y a beaucoup de défis de ce côté. La pandémie a également accentué un retard déjà présent dans l’archivage », précise le directeur.
Keywords: Archivage; Archiviste; Formation

La gestion des archives dans le secteur médical à l’ère numérique - Banat-Berger, Françoise; Meissonnier, Antoine (Médecine & Droit, 2015)
En droit français, le terme d’« archives » recouvre une réalité très large qui ne se limite ni aux documents anciens, ni aux dossiers papier : les données informatiques contenues dans les systèmes d’information d’un service ou échangées par télé-procédures, les fichiers bureautiques, les courriels, en somme, tout le patrimoine informationnel, dématérialisé ou non, des organisations, constituent, dès leur création, des archives. Comme, depuis la loi no 2000-230 du 13 mars 2000, l’écrit électronique a la même force de preuve qu’un écrit papier, chaque organisation a un besoin accru de garantir l’intégrité de ses données numériques qui pourront être produites devant un tribunal en cas de contentieux. La garantie de la fiabilité, de l’exactitude et de l’authenticité des données devient, dans ce cadre, cruciale pour toute organisation. En outre, la lisibilité de l’information numérique, condition sine qua non de futures recherches, dépend étroitement de solutions techniques sans cesse menacées par l’obsolescence. Du fait de l’informatisation accrue des établissements de santé, le secteur médical est particulièrement concerné par la question de la gouvernance de l’information. Les risques inhérents à la médecine humaine nécessitent une traçabilité des actes réalisés afin de garantir la fiabilité de l’ensemble des processus. À ces exigences, s’ajoutent celles dues au caractère public d’une large partie des missions du domaine de la santé. De ce fait, ce secteur se trouve soumis à plusieurs législations, aux périmètres différents, qui encadrent la gestion de l’information et qui sont décrites dans cet article. Il commence par rappeler les principes législatifs régissant la gestion des archives dans le secteur public, puis aborde la question particulière de l’encadrement de la gestion de l’information dans le secteur médical et enfin consacre une partie spécifique au cadre de la dématérialisation. Une annexe dresse un état des textes définissant à la date de l’article le cycle de vie des informations médicales dans le secteur public.

Référentiel général de gestion : Pourquoi les archives sont-elles un atout de modernisation pour votre administration? - Comité interministériel aux Archives de France (Archives de France, 2013)
Douze ans après la circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'État, le développement des technologies de l'information numérique, la dématérialisation croissante des procédures et l'émergence de nouveaux usages de l'information à l'ère d'internet nécessitaient de donner un cadre général à la gestion de l'information dans l'ensemble des services publics ainsi que le préconisaient l'audit demodernisation relatif à l'archivage réalisé en 2007 et le rapport de Maurice Quénet sur l'avenir des Archives de France de 2011.

Préfets 3.0 : du dictionnaire biographique imprimé aux données structurées en ligne - Bourdic, Maiwenn (Archives nationales, carnet de recherche)
Les dossiers de carrière des préfets conservés aux Archives nationales (archives du ministère de l’Intérieur, sous-série F/1BI et versements d’archives contemporaines) ont fait l’objet dans les années 1980 et 1990 de publication, par les Archives nationales, de deux dictionnaires biographiques, … Continuer la lecture →
Keywords: Accès à l'information; Analogique; Exploitation des archives; Format; Numérique; Web