Dématérialisation et pérennité de l'information - Archimag (Serda, 2016)
À la question de l’entreprise digitale, la dématérialisation apporte bon nombre de réponses. Côté technologies, cela se traduit par la remarquable tenue du marché français du management de l’information, secteurs de la dématérialisation-gestion de contenu et de l’archivage en tête. Sur le terrain juridique, les obstacles à la dématérialisation sont levés un à un, l’entreprise est donc libre de conduire sa dématérialisation - elle y a tout intérêt. Ce guide de 96 pages propose de nombreux retours d’expérience pour réussir sa transition digitale : dématérialisation du courrier, des factures, de la signature, du bulletin de salaire, du dossier santé, etc. Au sommaire de ce guide de 92 pages : 1. Les fondamentaux de la dématérialisation Le marché de la dématérialisation en France Droit : papier ou numérique, je supprime, j’archive ou je jette ? La dématérialisation en quelques mots Repères : organisations qui comptent...et salons de référence 2. Stratégie Gouvernance Normes et standards de la démat Tendances à suivre 3. Mise en oeuvre Réussir sa réinformatisation Sécuriser sa démat 4. Les types de dématérialisation Workflow, BPM Dématérialisation courrier Dématérialisation facture fournisseur Dématérialisation bons de commande, bons de livraison Dématérialisation des contrats Dématérialisation du bulletin de paie et RH Dématérialisation de la signature Dématérialisation de la santé 5. Solutions et services Panorama des prestataires Tableaux de présentation des logiciels : plus de 100 critères Outils : 130 scanners passés à la loupe 6. Archivage et cloud Archivage électronique versus cloud Cloud : le marché Coffre-fort électronique Panorama des prestataires Retours d’expérience

Réduire les silos d’information – Bilan d’expérience au Cirque du Soleil avec la gestion électronique des documents - Dufresne, Marie-Claire; Gratton, Evelyne (Archives, 2016)
Les silos d’information peuvent être considérés comme un frein autant qu’un levier à l’accessibilité. Dans le cas du Cirque du Soleil, présenté ici par Marie-Claire Dufresne et Evelyne Gratton, le roulement de personnel ainsi que le manque de suivi et des habitudes de partage d’information ont causé la création de nombreux silos qui devinrent un problème de communication de l’information au sein de l’entreprise. Cet article expose la stratégie employée dans le développement d’un outil de gestion électronique des documents, projet mené par l’équipe de gestion documentaire, afin de répondre aux besoins en termes de partage d’information et de suivi des versions. Ce projet devait tenir compte du contexte particulier du Cirque du Soleil, de ses nombreux spectacles et utilisateurs situés sur plusieurs continents et du grand nombre de documents produits. Le déploiement s’est déroulé sur plusieurs mois et a exécuté un processus de consultation auprès des différents secteurs suivi de conception de prototypes. L’approche par unité sectorielle a été privilégiée afin que l’outil rencontre leurs besoins. Les auteures présentent, en guise d’exemple, le processus au sein des Ateliers de costumes. La gestion de l’information et l’implantation de solutions qui prennent en compte le contexte de sa création permettent d’éviter les silos tout en amenuisant leurs désavantages. La mise en place de telles solutions soutient la cohérence et la concertation au sein de l’entreprise, même dans un cas aussi particulier qu’est le Cirque du Soleil.