Recommandations et mise en place d’une procédure pour le traitement de fonds hybrides (papier et électroniques) pour les Archives de l’Etat du Valais à partir du traitement d’un fonds d’archives privées - Abreu Teixeira, Raquel (Haute école de gestion de Genève, 2024)
e travail de Bachelor aborde la gestion des archives hybrides aux Archives de l’État du Valais. Les AEV ont pour mission de collecter, classer, conserver et rendre accessibles les documents liés à l’histoire du canton du Valais, quel qu’en soit leur support. Face à la diffusion numérique croissante, il est temps pour l'institution de mettre à jour ses pratiques archivistiques. Les AEV doivent repenser leurs méthodes de gestion des archives pour traiter efficacement les fonds hybrides, qui mêlent documents papier et électroniques. Bien qu'une procédure existe, ce travail vise à élaborer une procédure formelle et des recommandations pratiques basées sur un cas concret. Cette démarche inclut une réflexion théorique, une analyse pratique des procédures actuelles des AEV et des recommandations. Les objectifs principaux sont de réaliser un état de l'art sur le traitement des fonds hybrides, analyser la procédure actuelle des AEV, ajuster cette procédure en alignement avec les standards actuels et formuler des recommandations concrètes pour améliorer la gestion des fonds hybrides. La méthodologie combine une revue exhaustive de la littérature, des entretiens avec des représentants d'autres institutions archivistiques, et une étude de cas pratique sur le fonds des Caves du Manoir, une salle de spectacles à Martigny. La revue de la littérature distingue entre archives analogiques, électroniques et hybrides, en soulignant les spécificités liées à chaque type de support. Des entretiens menés avec plusieurs institutions archivistiques révèlent des pratiques et défis variés dans la gestion des archives hybrides. L’analyse de la procédure existante aux AEV décrit un processus en 10 étapes, allant de la réception des fonds à leur traitement final. Une étude de cas sur le fonds des Caves du Manoir illustre l'application pratique de cette procédure. Le travail propose également des diagrammes de flux pour modéliser chaque étape du processus ayant pour but la compréhension et l'exécution des différentes phases de traitement des fonds hybrides. Enfin, les recommandations pour l’archivage hybride s'inspirent d'articles spécialisés, suggérant l'application des mêmes règles de conservation pour les documents papier et électroniques, et l'utilisation d'un référentiel unique pour faciliter leur traitement. Les recommandations spécifiques pour le fonds des Caves du Manoir incluent des critères d’évaluation pour la conservation ou la suppression des fichiers, en tenant compte de leur pertinence historique, de leur état physique et de leur valeur archivistique.
Keywords: Traitement

Vrac numérique : comment mettre de l'ordre - Magazine Archimag numéro 342 - Archimag (Archimag, 2021)
L’entassement croissant et pas toujours cohérent de documents sur les serveurs est un phénomène qui touche les entreprises comme les administrations. Quelle est l’origine de ce vrac numérique ? Comment se manifeste-t-il ? Quelle est son ampleur ? Pour faire face, à quelle théorie archivistique peut-on se rattacher ? En pratique, une méthode rigoureuse permet de le résorber. De plus, différentes sortes d’outils logiciels sont à disposition pour cette gestion. Retour d’expérience au ministère des Armées.
Keywords: Gestion de l’information; Information; Numérique; Traitement; Tri

Mémoires végétales informatisées - Mériaux, Maëlle (Les Cahiers du numérique, 2016)
À l’ère du numérique, nous posons la question des banques d’archives orales en ligne, dans la transformation des modalités de transmission des savoirs et savoir-faire dits « traditionnels ». Notre étude porte sur la base de données de l’association Dastum, dont l’objectif est la sauvegarde et la transmission du patrimoine oral de la Bretagne historique. Nous y avons traité l’insertion du fonds d’archives orales de C. Auray, produites de 1996 à 2000 dans le Morbihan, sur la thématique de la médecine vétérinaire populaire. Avec la banque d’archives orales en ligne, la transmission n’est plus individuelle mais devient plurielle. La segmentation et le classement des archives orales permettent leur examen critique mais instituent dans le même temps une hiérarchisation des savoirs. Ce sont pour finir les conditions de la transmission qui sont questionnées, pour tendre vers une contextualisation des données plutôt que leur validation.

Reconnaissance et classification d’images de documents - Augereau, Olivier (Bordeaux 1, 2013)
Ces travaux de recherche ont pour ambition de contribuer à la problématique de la classification d’images de documents. Plus précisément, ces travaux tendent à répondre aux problèmes rencontrés par des sociétés de numérisation dont l’objectif est de mettre à disposition de leurs clients une version numérique des documents papiers accompagnés d’informations qui leurs sont relatives. Face à la diversité des documents à numériser, l’extraction d’informations peut s’avérer parfois complexe. C’est pourquoi la classification et l’indexation des documents sont très souvent réalisées manuellement. Ces travaux de recherche ont permis de fournir différentes solutions en fonction des connaissances relatives aux images que possède l’utilisateur ayant en charge l’annotation des documents.Le premier apport de cette thèse est la mise en place d’une méthode permettant, de manière interactive, à un utilisateur de classer des images de documents dont la nature est inconnue. Le second apport de ces travaux est la proposition d’une technique de recherche d’images de documents par l’exemple basée sur l’extraction et la mise en correspondance de points d’intérêts. Le dernier apport de cette thèse est l’élaboration d’une méthode de classification d’images de documents utilisant les techniques de sacs de mots visuels.

L'archivage pour les photographes du numérique - Jolivalt, Bernard (Pearson, 2013)

Le plan de classement des documents dans un environnement électronique : concepts et repères - Collet, Aude (La Gazette des archives, 2012)

Un exemple de valorisation partagée : la presse syndicale étudiante grenobloise - Boulenc, Anne; Chalier, Caroline; Legois, Jean-Philippe (La Gazette des archives, 2011)

Typologie des dossiers des organisations: analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique - Gagnon-Arguin, Louise; Mas, Sabine (Presses de l'Université du Québec, 2011)
Les documents produits ou reçus par les organisations, qu’ils soient sous forme analogique ou numérique, sont placés dans des dossiers. Ce premier niveau de classement sert généralement de base à la classification, d’où l’importance de le gérer avec soin. C’est dans cet esprit que le présent ouvrage, faisant suite à la Typologie des documents des organisations, propose une analyse détaillée des principaux dossiers de gestion d'une organisation, soit : • les dossiers constitutifs • les dossiers de réunion • les dossiers de direction • les dossiers des relations de travail • les dossiers des ressources humaines • les dossiers des communications • les dossiers des ressources financières • les dossiers juridiques • les dossiers des ressources mobilières et immobilières Les auteures définissent le contexte de création de ceux-ci, justifie leur rôle, analyse leur contenu, propose des métadonnées et indique le temps à allouer à leur conservation. L'étudiant en archivistique, l'archiviste et le gestionnaire de documents y trouveront un outil indispensable de traitement de l'information.

Classification des documents numériques dans les organismes: impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage - Mas, Sabine (Presses de l'Université du Québec, 2011)
Peu d’employés utilisent le schéma de classification institutionnel pour organiser les documents numériques se trouvant sur leur poste de travail. La plupart privilégient des systèmes de classification plus « personnels » qui répondent davantage à leurs besoins quotidiens qu’à la vision de leur milieu de travail. La mémoire institutionnelle est-elle mise en péril par cette autogestion ? Aucune recherche n’avait été menée à ce jour afin de vérifier dans quelle mesure les schémas de classification personnels permettent, sinon facilitent, le repérage des documents numériques par des tiers, dans le cadre d’un travail collaboratif par exemple ou lorsqu’il s’agit de reconstituer un dossier. Après avoir présenté les assises théoriques de la classification documentaire et de la classification archivistique, l’auteure présente les caractéristiques d’une vingtaine de modèles de classification personnels. Elle expose ensuite les résultats d’une simulation réalisée dans un environnement contrôlé vérifiant l’efficacité du repérage selon ces modèles. Unique ouvrage à aborder l’étude de la classification en milieu de travail, il sera particulièrement utile aux responsables de la gestion de l’information qui ont à concevoir et mettre à jour des plans de classification tant sur support papier que dans un contexte numérique, de même qu’aux étudiants en gestion de l’information.

De la modélisation à l'exploitation des documents à structures multiples - Djemal, Karim (Toulouse 3, 2010)
Avec l'évolution des nouvelles technologies de l'information et de la communication, les documents papier ont laissé la place aux documents numériques. On considère de plus que le document n'est plus vu comme un tout, ni comme un bloc monolithique, mais comme un ensemble organisé d'entités. Exploiter ces documents revient à identifier et retrouver ces entités. Ces dernières sont reliées par des relations permettant de donner une " forme " au document. Plusieurs types de relations peuvent apparaître, de sorte à ce que plusieurs " formes " d'un même document émergent. Ces différentes matérialisations d'un même document sont liées à des usages différents d'un même document et sont primordiales pour une gestion optimale et partagée des fonds documentaires. Les travaux présentés dans cette thèse visent à faire face aux défis de représentation des différentes matérialisations d'un document au travers de la représentation de ses entités et de leurs relations. Si ces matérialisations sont traduites par des structures, les enjeux concernent la représentation des documents à structures multiples. Nos travaux portent essentiellement sur la modélisation, l'intégration et l'exploitation des documents à structures multiples : (1) Proposition d'un modèle de documents multistructurés. Ce modèle intègre deux niveaux de description : un niveau spécifique permettant de décrire chaque document au travers des entités qui le composent et un niveau générique permettant de définir des typologies de documents au travers du regroupement de structures similaires. (2) Proposition des techniques d'extraction de structure (implicite ou explicite) d'un document (niveau spécifique) et de classification de cette structure par rapport à des structures communes (niveau générique). L'algorithme de classification proposé intègre un calcul d'une distance dite " structurelle " (comparaison d'arbres et de graphes). Cette démarche de classification est associée à une démarche de vérification de la " cohésion " des classes et de réorganisation éventuelle des classes perturbées. (3) Proposition de techniques d'exploitation des documents à partir de leurs structures et de leur contenu : (a) une recherche de documents qui permet de restituer des granules documentaires selon des critères de recherches basés sur la ou les structures et/ou le contenu ; (b) une analyse multidimensionnelle qui consiste à analyser et visualiser les informations documentaires selon plusieurs dimensions (de structures et/ou de contenu). Pour valider nos propositions, nous avons développé un outil d'aide à l'intégration et à l'analyse de documents à structures multiples, intitulé MDOCREP (Multistructured DOCument REPository). Cet outil assure d'une part, l'extraction et la classification des structures de documents, et d'autre part, l'interrogation et la restitution multidimensionnelle des documents à partir de leurs différentes structures.

Le b.a.-ba de la gestion des archives pour les organismes publics décentralisés et pour les sociétés à but non lucratif - Sauvageau, Caroline (2010)

Le Guide de gestion des archives d’entreprises - Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ); Réseau des services d'archives du Québec (2009)
Un nouvel outil précieux pour les entreprises et les centres d’archives Le Réseau des services d’archives du Québec (RAQ) et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) sont fiers de vous annoncer la parution de la nouvelle édition du Guide de gestion des archives d’entreprises. Cet ouvrage de 120 pages, conçu avant tout à l’intention des gestionnaires d’entreprises, s’adresse aussi à tout centre d’archives. Il comprend toute l’information requise pour gérer efficacement les documents administratifs et les archives. Richement illustré, ce guide pratique a pour objectif d’aider les organismes, quelle que soit leur taille, à préserver et à mettre en valeur leur patrimoine. Les entreprises qui souhaitent mettre en œuvre le programme de gestion des documents et des archives suggéré dans ce guide en tireront de nombreux bénéfices : accès facilité aux données, efficacité administrative accrue à tous les paliers de l’organisation et pérennité assurée de l’image de marque. Le contenu et la facture graphique de cet outil pratique, d’abord édité par le RAQ en 2003, ont fait l’objet d’une mise à jour exhaustive. Le guide tient aussi compte de l’évolution de l’environnement législatif au cours des six dernières années, notamment en ce qui concerne la gestion des documents numériques. Cette publication s’adresse aux petites, moyennes et grandes entreprises du Québec ainsi qu’à tout organisme à but lucratif ou non.

Caractéristiques de schémas de classification personnels des documents administratifs électroniques : éléments d'analyse et de discussion - Mas, Sabine (Documentation et bibliothèques, 2009)
Les employés d'un organisme utilisent souvent un schéma de classification personnel pour organiser les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct, ce qui suggère la difficulté pour d'autres employés de repérer ces documents et la perte possible de documentation pour l'organisme. Le premier objectif de notre recherche doctorale était de décrire les caractéristiques de 21 schémas de classification utilisés par des employés de l'Université de Montréal pour organiser et classer des documents administratifs électroniques. La caractérisation de schémas de classification personnels nous a permis d'approfondir notre connaissance des schémas de classification personnels sur les plans structurel, logique et sémantique. Les résultats révèlent plusieurs caractéristiques communes à une majorité de schémas de classification personnels dont leur macrostructure étendue, leur structure peu profonde, complexe et déséquilibrée, le regroupement par thème, l'ordre alphabétique des classes. L'identification de traits communs suggère un certain décalage entre les caractéristiques des schémas de classification personnels et les caractéristiques des schémas de classifications institutionnels, conçus par des professionnels de la gestion des documents et des archives. Ce décalage permet de mieux comprendre la réticence de certains employés à utiliser les schémas de classification institutionnels pour l'organisation des documents administratifs électroniques qui sont sous leur contrôle direct.
Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED)

Apprentissage de similarités pour l'aide à l'organisation de contenus audiovisuels - Philippeau, Jérémy (Toulouse 3, 2009)
Dans une optique d'adaptation aux nouveaux usages de consultation d'archives audiovisuelles, nous souhaitons aider un utilisateur issu du grand public à organiser des contenus audiovisuels, c'est-à-dire les classifier, les caractériser, les identifier ou les ordonner. Pour ce faire, nous proposons d'utiliser un vocabulaire autre que ce que l'on pourrait trouver dans une notice documentaire de l'Ina, afin de répondre à des envies qui ne sont pas facilement définissables avec des mots. Nous avons conçu pour cela une interface graphique qui s'appuie sur un formalisme de graphe dédié à l'expression d'une tâche organisationnelle. La similarité numérique est un bon outil au regard des éléments que nous manipulons, à savoir des objets informationnels présentés sur un écran d'ordinateur et des valeurs descriptives de " bas niveau " audio et vidéo extraites de manière automatique. Nous avons choisi de prédire la similarité entre ces éléments grâce à un modèle statistique. Parmi les nombreux modèles existants, la prédiction statistique basée sur la régression univariée et fondée

Problématique de l’organisation et du repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles - Mas, Sabine; Gagnon-Arguin, Louise (Archives, 2007)
Dans cet article, les auteures dévoilent les résultats d’une étude sur l’organisation, le classement et le repérage des documents administratifs électroniques par le personnel oeuvrant dans un environnement non contrôlé. Après avoir résumé l’état actuel des recherches dans ce domaine, les auteures se penchent sur les caractéristiques de l’organisation et du classement des documents électroniques dans un contexte décentralisé et exposent les facteurs (humains, documentaires et institutionnels) qui influencent le mode de fonctionnement du personnel administratif. Elles abordent ensuite le lien théorique entre schémas de classification et repérage, puis les facteurs qui influencent la qualité du repérage. Les auteures présentent finalement la méthodologie, les objectifs et les résultats de leur recherche basée à la fois sur différents schémas de classification et l’analyse sémantique, afin de vérifier le succès, la rapidité et l’efficacité du repérage des documents électroniques.

Adobe Acrobat : vers la gestion documentaire d'un fonds électronique - Labarbe, Valérie (Institut national des techniques de la documentation (INTD), 2003)

Représentation des connaissances et convergence numérique : le défi de la complexité. - Cotte, Dominique (Document Numérique, 2000)

Organiser et classer des informations sur un site Intranet - Courchay, Karine (Institut national des techniques de la documentation (INTD), 2000)

L'importance des annotations : application à la classification des documents du web - Denoue, Laurent (Document Numérique, 2000)

Prolégomènes à la gestion des documents administratifs électroniques - Saulnier, Carole (Archives, 1997)

La classification des documents informatiques dans un environnement bureautique - Université du Québec à Montréal (UQAM) - Service des archives et de gestion des documents (1996)

Les documents informatiques: pour une classification efficace - Vigneau, André (Archives, 1996)

Programmation des classements et mise en oeuvre des instruments de recherche : le fruit d'une expérience - Collin, Hubert (La pratique archivistique française, 1993)

Un modèle généralisé pour le classement de documents multimédia - Limame, Mohamed (Université de Paris 7, 1988)