International Council on Archive - Publication, Records in Contexts 1.0 - Almeras, Clemence (ICA, 2024)
Publication des trois premières parties de la norme de description archivistique Records in Contexts, version 1.0 : RiC-FAD, RiC-CM et RiC-O
Keywords: Description archivistique; Norme de description

Publication des trois premières parties de la norme de description archivistique Records in Contexts, version 1.0 : RiC-FAD, RiC-CM et RiC-O - Conseil International des Archives, Clemence (ICA, 2024)
Publication des trois premières parties de la norme de description archivistique Records in Contexts, version 1.0 : RiC-FAD, RiC-CM et RiC-O Le Groupe d’experts sur la description archivistique (EGAD) de l’ICA a le plaisir d’annoncer la publication de la version 1.0 des trois premières parties de la norme de description archivistique Records in Contexts : Records in Contexts-Foundations of Archival Description (RiC-FAD), Records in Contexts-Conceptual Model (RiC-CM), et Records in Contexts-Ontology (RiC-O). Le travail sur la quatrième et dernière partie, Records in Contexts-Application Guidelines (RiC-AG), a commencé. La version 1.0 de RiC-FAD, RiC-CM et RiC-O constitue la première version stable et complète des trois premières parties de RiC. Il s’agit donc d’une étape majeure dans le développement de cette norme. RiC étend et remplace les quatre normes publiées par l’ICA : la norme générale et internationale de description archivistique (ISAD(G)) ; la norme Internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les Archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles (ISAAR(CPF)) ; la norme internationale pour la description des fonctions (ISDF) ; et la norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives (ISDIAH). Ces quatre normes antérieures resteront disponibles. La version 1.0 apporte quelques changements par rapport aux versions 0.2. Ces changements sont basés sur les nombreux retours (165 commentaires) de la communauté professionnelle ainsi que sur de nouvelles réflexions du groupe EGAD. Les commentaires de la communauté archivistique et les décisions prises par le groupe EGAD à leur sujet seront publiés sur le dépôt GitHub du groupe ICA-EGAD au début de l’année 2024 (https://github.com/ICA-EGAD). Les Fondations de la Description archivistique prennent la suite du document intitulé Introduction to Archival Description, dont le contenu a été légèrement révisé.
Keywords: Description; Normes

Records in Contexts : un nouveau modèle de description archivistique - FranceArchives (FranceArchives, 2022)
Elaboré depuis 2013 par le Groupe d’experts sur la description archivistique (EGAD) du Conseil international des Archives (ICA), Records in Contexts (RiC) est un nouveau standard pour les archives, destiné à remplacer les quatre normes actuelles : ISAD-G, ISAAR (CPF), ISDF et ISDIAH publiées entre 1994 et 2008. Il s’agit d’un modèle unique orienté entités-relations, destiné à augmenter la cohérence entre les différents éléments de la description archivistique. Il permet ainsi une description plus fine et détaillée des archives. Qu'est-ce que Records in Contexts ?
Keywords: Archivistique; Description; Normes

Records in Contexts - Modèle conceptuel | International Council on Archives - EGAD - Expert Group on Archival Description (Conseil International des Archives, 2021)
Records in Contexts-Conceptual Model (RiC-CM) est un modèle conceptuel de haut niveau qui a pour principal objet l’identification et la description intellectuelles des archives, des agents qui ont créé ou qui utilisent ces archives ou que ces archives concernent, et des fonctions de ces agents, que ces archives facilitent et documentent. RiC-CM est la deuxième partie de la norme Records in Contexts, qui inclut actuellement également une introduction (Records in Contexts-Introduction to Archival Description, RiC-IAD) et une ontologie (Records in Contexts-Ontology, RiC-O).

Vers une internationalisation du vocabulaire professionnel ? La terminologie archivistique à la lumière de trois concepts fondamentaux - étudiants du master « Archives » de l’université d’Angers (Association des archivistes français, 2020)
L’objet de cet article est d’examiner, à travers six revues, Comma – la revue du Conseil international des archives –, Archivaria et Archives – revues canadienne et québécoise –, The American Archivist , Archival Science et International Journal on Recorded Information – revues américaines – et La Gazette des archives, les usages en termes de terminologie archivistique pour désigner les notions suivantes : « records management », « respect des fonds » et « registratur ». Existe-t-il une acculturation, une intégration dans la langue nationale, une traduction ou au contraire un rejet des termes étrangers ? À travers le vocabulaire, existe-t-il volonté de normalisation des pratiques ou de comparaison des pratiques ? Dans ce domaine, les enjeux symboliques sont importants. Le choix du mot dans une langue et non de sa traduction est aussi une reconnaissance de paternité ou du moins de spécificités. Deux attitudes semblent se dégager, avec d’un côté des revues anglophones qui privilégient systématiquement la version anglaise quitte à gommer les spécificités étrangères et de l’autre des revues qui ménagent une variété d’expressions en fonction des réalités décrites, comme dans Comma où les auteurs conservent la version du terme relative à leur langue, l’expliquent, la définissent ou la complètent par d’autres traductions.
Keywords: Archivistique; Normalisation; Standards

Normalisations, standardisations, modélisations : acculturations professionnelles ou uniformisations identitaires ? - Grailles, Bénédicte (La Gazette des archives, 2020)
La norme a pour objectif d’harmoniser des pratiques ou d’aligner des techniques. Instrument d’influence porté par des réseaux, elle a envahi à divers degrés la pratique archivistique, son outillage intellectuel et technique. Son objectif est d’harmoniser donc d’uniformiser. De quelle manière provoque-t-elle un recul des pratiques nationales ? Plusieurs constats peuvent être dressés : d’abord une accélération et une densification non seulement des normes mais de l’intérêt que les professionnels lui portent en France dans les années 2000, l’importance des échanges professionnels à l’échelle transnationale comme facteur déclenchant, un déséquilibre entre les différents acteurs de la normalisation au profit essentiellement d’institutions américaines, une irruption d’acteurs non archivistes sur le terrain de l’archivistique. Si l’ensemble de ces constats dessine un contexte favorable à l’acculturation archivistique, on observe néanmoins des stratégies de résistance, au premier rang desquels on trouve la norme juridique et une assimilation privilégiée des normes qui peuvent être modelées et adaptées aux pratiques nationales. Pour autant la standardisation des concepts et des vocabulaires agit lentement et en profondeur et tend à écrêter toute position originale.
Keywords: Identité; Standards; mondialisation

Normalisation internationale, enjeux archivistiques nationaux : concilier l’irréconciliable - Maday, Charlotte (La Gazette des archives, 2020)
L’engagement de l’Association des archivistes français (AAF) dans la construction de lignes directrices pour le métier des archives s’est, entre autres, matérialisé dans sa participation aux comités de normalisation nationaux pour la construction de normes volontaires. Parmi ces comités, la Commission nationale 46-11, dédiée aux archives et documents d’activité, est présidée par l’AAF depuis 2014. Cette présidence assure l’association d’être également représentée dans les instances miroir internationales, et plus particulièrement dans l’Organisation internationale de normalisation (ISO). Les textes relatifs à la gestion des documents d’activité sont en effet composés en totalité de textes issus de la réflexion internationale, résultant de la mise en commun des pratiques métiers des pays participants. La naissance d’un texte normatif est donc le fruit d’un consensus décisionnel issu d’un ensemble de pratiques communes. Ce travail ne s’accomplit cependant non sans heurts ni anicroches ; les enjeux de pouvoir, le lobbyisme et les absences de représentation peuvent aussi affaiblir ce consensus et réduire la portée et l’adoption du contenu des textes dans la pratique. Nous inviterons donc le lecteur à découvrir le travail de construction d’une norme, de l’idée vers l’adoption du texte définitif, des enjeux et du travail toujours fragile de recherche du consensus pour parvenir à un texte opérationnel.
Keywords: Archivage des données; Collecte; Données ouvertes; Gestion des documents; Information; Normalisation; Standards; Web

Normes internationales et influence française - Sibille-de Grimoüard, Claire (La Gazette des archives, 2020)
La normalisation, si elle a encore une dimension hexagonale, se construit de plus en plus au niveau international. Depuis la fin des années 1990, la communauté archivistique française s’est progressivement impliquée dans le processus de normalisation à l’échelle internationale, consciente que la participation à des groupes d’experts venant du monde entier est l’occasion de croiser les pratiques mais aussi de valoriser l’archivistique française et ses spécificités. La diversité des projets en cours et des domaines investis montrent que la France, de spectatrice, est devenue contributrice, voire actrice, de l’appareil normatif à l’international. Rejoindre les comités et instances de normalisation offre la possibilité d’influencer et de diriger les bonnes pratiques internationales en interagissant avec des professionnels et des idées du monde entier.

ISO 15489-1:2016 : Information et documentation -- Gestion des documents d'activité -- Partie 1: Concepts et principes - Organisation internationale de normalisation (ISO) (2016)
ISO 15489-1:2016 détermine les concepts et les principes à partir desquels sont élaborées les méthodes de création, de capture et de gestion des documents d'activité. La présente partie de l'ISO 15489 décrit les concepts et les principes relatifs: a) aux documents d'activité, à leurs métadonnées et aux systèmes documentaires; b) aux politiques, à la répartition des responsabilités, à la surveillance et la formation nécessaires à la gestion efficace des documents d'activité; c) à l'analyse récurrente du contexte opérationnel et de la définition des exigences en matière de documents d'activité; d) au contrôle des documents d'activité; e) aux processus de création, de capture et de gestion des documents d'activité. ISO 15489-1:2016 s'applique à la création, à la capture et à la gestion des documents d'activité, indépendamment de leur structure ou de leur forme, dans tous les types d'environnements opérationnels et technologiques, et dans le temps.

ISO 30302:2015 : Information et documentation -- Système de gestion des documents d'activité -- Lignes directrices de mise en oeuvre - Organisation internationale de normalisation (ISO) (2015)
L'ISO 30302:2015 fournit des lignes directrices pour la mise en oeuvre d'un Système de Gestion des Documents d'Activité (SGDA) conforme à l'ISO 30301. La présente Norme internationale est destinée à être utilisée conjointement avec l'ISO 30300 et l'ISO 30301. La présente Norme internationale ne modifie pas et/ou ne restreint pas les exigences spécifiées dans l'ISO 30301. Elle décrit les activités à entreprendre pour concevoir et mettre en oeuvre un SGDA. L'ISO 30302:2015 est destinée à être utilisée par tout organisme mettant en oeuvre un SGDA. Elle est applicable à tous les types d'organismes (par exemple: entreprises commerciales, organismes publics, organismes à but non lucratif) de toutes tailles.

Définitions et standardisation : le travail de l’ICA - Tanferri, Mylène (Écrire l'histoire. Histoire, Littérature, Esthétique, 2014)
À partir d’une analyse des documents conservés par le Conseil international des archives (ICA), ce texte montre que le Conseil a contribué au façonnement d’une définition des archives par les archivistes, c’est-à-dire une définition située, pratique et d’usage, orientée par des problématiques concrètes, constituée à partir des expériences et guidée par des intérêts professionnels. Les processus d’unification des définitions et de normalisation des pratiques ont été reconstitués afin de montrer quelques étapes et éléments qui indiquent, sous l’acronyme de l’ICA, un travail continu de réflexion sur la notion d’archive(s). Suivre ces processus laisse voir la part pratique des définitions : ce à quoi elles peuvent servir en termes d’action ou d’intérêts et ce qui les façonne.

Information et documentation Prescriptions pour le stockage des documents d'archives et de bibliothèques - Association française de normalisation (AFNOR) (AFNOR, 2012)
La présente Norme internationale spécifie les caractéristiques des magasins de stockage à long terme des documents d'archives et de bibliothèques. Elle concerne l'implantation et la construction du bâtiment, ainsi que les installations et les équipements à utiliser. Elle est applicable à tous les documents d'archives et de bibliothèques rangés dans les magasins, susceptibles d'accueillir des documents sur supports variés. Elle n'exclut pas la possibilité de créer des aires séparées ou compartimentées dans des magasins individualisés, où l'environnement peut être contrôlé pour créer des conditions adaptées aux besoins liés aux documents d'archives spécifiques. Elle ne concerne pas les prescriptions particulières relatives au stockage à long terme des documents qui ne sont pas, ou pas complètement, sur support papier, tels que parchemin ou vélin, documents photographiques ou documents électroniques. Elle ne concerne pas non plus les procédures de gestion des fonds. Sur un certain nombre de points, des réglementations en matière de bâtiment, nationales ou régionales, peuvent couvrir de façon détaillée des sujets tels que la construction, la sûreté et la sécurité des bâtiments publics et des bâtiments abritant des objets de valeur (précautions contre l'incendie, issues de secours, sécurité face aux risques sismiques, vol, cambriolage, actes terroristes, etc.), ainsi que les services et équipements à usage professionnel. Pour cette raison, la présente Norme internationale évite de donner des directives et des règlements détaillés sur ces aspects, excepté pour recommander ce qui peut être complémentaire à ces exigences.

Rapport d’étape pour la révision et l’harmonisation des normes de description de l’ICA - Conseil international des archives (ICA); Comité des normes et des bonnes pratiques / Sous-comité des normes de description (2012)
Les objectifs de ce recueil devaient être : - d’expliquer à la communauté professionnelle comment les quatre normes de l’ICA sont reliées les unes aux autres comme un seul corpus de normes qui, conjointement, produisent des descriptions destinées à rendre accessibles les archives ; - de permettre la création de descriptions cohérentes, pertinentes et compréhensibles, et donc de fournir des éléments pour décrire les différents types d’entités archivistiques et leurs relations à des moment particuliers ou dans la durée ; - de permettre l’intégration dans un système unifié de descriptions provenant de différentes institutions et de faciliter la récupération et l’échange d'informations sur les archives ; - de créer et de partager une compréhension commune de la structure, du contenu et des utilisations prévues des normes, afin d’en favoriser une utilisation cohérente ; - de permettre aux archivistes de mieux comprendre leurs domaines de connaissances et de favoriser un dialogue avec d’autres professionnels.

La famille des normes ISO sur le records management - Cottin, Michel; Dessolin-Baumann, Sylvie (La Gazette des archives, 2012)

Les normes internationales de description archivistique : origines, développements, perspectives - Sibille-de Grimoüard, Claire (La Gazette des archives, 2012)

ISO 30300:2011 Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité -- Principes essentiels et vocabulaire - Organisation internationale de normalisation (ISO) (2011)
L'ISO 30300:2011 définit les termes et définitions qui s'appliquent aux normes relatives aux systèmes de gestion des documents d'activité (SGDA) préparées par l'ISO/TC 46/SC 11. L'ISO 30300:2011 établit également les objectifs associés à l'utilisation d'un SGDA, fournit les principes, décrit une approche par processus et spécifie les rôles de la direction. L'ISO 30300:2011 s'applique à tout type d'organisme souhaitant: 1. créer, mettre en oeuvre, maintenir et améliorer un SGDA venant à l'appui de ses activités; 2. s'assurer lui-même de la conformité à sa politique déclarée en matière de documents d'activité; et 3. démontrer sa conformité à la présente Norme internationale en: a. réalisant une auto-évaluation et auto-déclaration, ou b. demandant une confirmation de son auto-déclaration par un tiers externe à l'organisme, ou c. demandant une certification de son SGDA par un organisme externe.

ISO 30301:2011 : Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité -- Exigences - Organisation internationale de normalisation (ISO) (2011)
L'ISO 30301:2011 spécifie les exigences relatives à un système de gestion des documents d'activité (SGDA) visant à soutenir un organisme dans la réalisation de son mandat, de sa mission, de sa stratégie et de ses objectifs par le développement et la mise en oeuvre d'une politique et d'objectifs relatifs aux documents des activités et donne des informations sur le mesurage et la surveillance des performances. L'ISO 30301:2011 peut être mise en oeuvre avec d'autres normes de systèmes de management (MSS). Il est particulièrement utile de démontrer la conformité aux exigences relatives aux documents des activités des autres MSS.

Contexte archivistique encodé : Collectivités, personnes et familles (EAC-CPF) - Dictionnaire des balises - Groupe de travail sur le Contexte archivistique encodé (EACWG) de la Society of American Archivists (2010)
La traduction française du dictionnaire des balises de l’EAC-CPF a été réalisée par un groupe de travail spécifique, composé de membres du groupe AFNOR CG46/CN357/GE4. Au même titre que l’original, la traduction du dictionnaire des balises ne doit pas être considérée comme figée. Son contenu comme son format de présentation sont susceptibles d’évoluer prochainement. Les objectifs de la présente édition sont de mettre rapidement à la disposition des utilisateurs un outil de travail permettant d’appliquer plus facilement le schéma, de fournir un document utilisable pour des formations et, plus largement, d’aider à répandre l’utilisation du schéma dans la communauté francophone des archivistes, des bibliothécaires ou d’autres métiers qui en auraient besoin. Les exemples figurant dans la version d’origine ont été conservés tels quels. Des exemples complets de notices d’autorité encodées en EAC-CPF sont fournis en annexe de la présente édition et également sous forme de fichiers xml téléchargeables. La traduction ne se substitue pas à d’éventuelles règles de bonnes pratiques d’utilisation de l’EACCPF en France qui pourront être établies ultérieurement.

Normalisation et évaluation de l’archivage : perspectives internationales - Chabin, Marie-Anne (La Gazette des archives, 2009)

ISO 23081-2:2009 : Information et documentation -- Gestion des métadonnées pour l'information et les documents -- Partie 2: Concepts et mise en oeuvre - Organisation internationale de normalisation (ISO) (2009)

MoReq2 : Exigences-types pour la maîtrise de l’archivage électronique - Annexes - Communautés européennes (2008)
MoReq2 est une somme de recommandations pour le records management appliqué aux archives électroniques. Il s’agit de la deuxième version de ce texte. Une troisième version devait paraître en 2010, sous le nom de MoReq 2010, mais elle verra plus probablement le jour dans le courant de l’année 2011. Un projet de certification est actuellement porté par la Commission européenne, à la demande de laquelle le texte est élaboré et révisé.

MoReq2 : Exigences-types pour la maîtrise de l’archivage électronique - Chapitre 0. Moreq dans l'environnement français - Communautés européennes (2008)
MoReq2 est une somme de recommandations pour le records management appliqué aux archives électroniques. Il s’agit de la deuxième version de ce texte. Une troisième version devait paraître en 2010, sous le nom de MoReq 2010, mais elle verra plus probablement le jour dans le courant de l’année 2011. Un projet de certification est actuellement porté par la Commission européenne, à la demande de laquelle le texte est élaboré et révisé.

MoReq2 : Exigences-types pour la maîtrise de l’archivage électronique - Texte principal - Communautés européennes (2008)
MoReq2 est une somme de recommandations pour le records management appliqué aux archives électroniques. Il s’agit de la deuxième version de ce texte. Une troisième version devait paraître en 2010, sous le nom de MoReq 2010, mais elle verra plus probablement le jour dans le courant de l’année 2011. Un projet de certification est actuellement porté par la Commission européenne, à la demande de laquelle le texte est élaboré et révisé.

Contexte Archivistique Encodée (EAC) : Dictionnaire des balises - Archives de France (2006)
Le 2 août 2013, la Société des archivistes américains (SAA) a publié une nouvelle version du schéma EAD (version beta), avec un appel à commentaires de deux mois (la date limite de réception des commentaires a été fixée au 1er octobre 2013). La version définitive du schéma devrait être rendue disponible début 2014.

ISO 23081-1:2006 : Information et documentation -- Processus de gestion des enregistrements -- Métadonnées pour les enregistrements -- Partie 1: Principes - Organisation internationale de normalisation (ISO) (2006)
La présente Norme internationale est un guide destiné à comprendre, mettre en œuvre et utiliser les métadonnées dans le cadre de l’ISO 15489. Elle aborde la pertinence des métadonnées liées à la gestion des documents d'activité dans les processus métiers et les différents rôles et types de métadonnées à l’appui1. Elle établit aussi un cadre de gestion de ces métadonnées. Elle ne définit pas un jeu obligatoire de métadonnées pour mettre en œuvre un système de gestion des documents d'activité, puisque le choix des métadonnées varie en fonction des impératifs spécifiques d’ordre organisationnel ou juridique. Toutefois, elle évalue les principaux jeux existants de métadonnées pour répondre aux préconisations de l’ISO 15489. La présente partie de l’ISO 23081 établit un cadre permettant de créer, gérer et utiliser les métadonnées associées à la gestion des documents d'activité et explique les principes qui les régissent. Les Parties 2 et 3 seront plus explicatives et constitueront des lignes directrices pratiques sur les aspects de mise en œuvre et la façon d’évaluer les jeux de métadonnées par rapport aux principes de la présente partie de l’ISO 23081. Ces deux futures parties seront des Rapports techniques correspondant à des documents temporaires qui devront faire l’objet de mises à jour régulières.

Norme OAIS (ISO 14721) - Comité Consultatif pour les Systèmes de Données Spatiales (2005)
L’objet du présent document est de définir le Modèle de référence ISO (Organisation Internationale de Normalisation) pour un Système ouvert d'archivage d'information (OAIS). Un OAIS est une Archive constituée de personnes et de systèmes, dont la responsabilité est de conserver des informations et de les rendre accessibles à une Communauté d’utilisateurs cible. L’OAIS exerce un ensemble de responsabilités qui sont définies dans le présent document, et qui le différencient d’autres utilisations du terme « archive ». Le terme « ouvert » de l’OAIS signifie que la présente recommandation ainsi que les futures recommandations et normes associées seront développées au sein de forums ouverts, mais ne sous-entend pas que l’accès à l’Archive s’opère sans restrictions.

Description Archivistique Encodée (EAD) : Dictionnaire des balises - Archives de France (2004)
Le 2 août 2013, la Société des archivistes américains (SAA) a publié une nouvelle version du schéma EAD (version beta), avec un appel à commentaires de deux mois (la date limite de réception des commentaires a été fixée au 1er octobre 2013). La version définitive du schéma devrait être rendue disponible début 2014.

ISAAR (CPF) : Norme Internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les Archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles (2e éd.) - Conseil international des archives (ICA); Conseil international des archives (ICA) (2004)
La présente norme fournit les lignes directrices pour lapréparation de notices d’autorité qui offrent ladescription d’entités (collectivités, personnes ou familles) associées à la production et à la gestion desarchives. Les notices d’autorité peuvent être utilisées : pour décrire une collectivité, une personne ou une famille, en tant qu’unité à l’intérieur d’unsystème d’information archivistique ; pour contrôler la création et l’utilisation de points d’accès dans les descriptions archivistiques ; pour apporter des informations sur les relations entre différents producteurs d’archives, entre cesentités et les archives ou d’autres ressources qu’elles produisent ou qui les concernent. La description des producteurs d’archives est uneactivité essentielle des archivistes, que ceux-citravaillent dans un environnement manuel ou informatisé. Cette activité requiert une documentation complète et régulièrement mise à jour, sur le contexte de production et d’utilisation des documents, en particulier sur leur provenance. La norme qui accompagne celle-ci, ISAD(G):Norme générale et internationale de description archivistique, prévoit l’intégration de cette information sur le contexte dans la description même desarchives (à quelque niveau que ce soit). L’ISAD(G) reconnaît aussi la possibilité de gérer cette information contextuelle hors de la description et de la relier aux autres éléments servant à ladescription.

Le codage informatique de l'écriture arabe : d'ASMO 449 à Unicode et ISO/CEI 10646 - Zghibi, Rachid (Document Numérique, 2002)
Le traitement de l'écriture arabe par le standard Unicode et la norme ISO/CEI 10646 constitue l'objet de cet article. Nous présentons d'abord les principaux problèmes liés au codage informatique de l'écriture arabe, puis nous montrons comment Unicode résout ces problèmes.

ISO/TR 15489-2:2001 : Information et documentation -- Gestion des documents d'activité -- Partie 2: Guide pratique - Organisation internationale de normalisation (ISO) (2001)
La présente partie de l'ISO 15489 est un guide de mise en oeuvre pour l'ISO 15489-1 à destination des professionnels du «Records management» et de ceux qui ont en charge la gestion des documents d'archives dans leurs organismes. Il fournit une méthodologie qui facilitera la mise en oeuvre de l'ISO 15489-1 dans tous les organismes qui ont besoin d'organiser et de gérer leurs documents d'archives. Il donne une vision générale des processus et des facteurs à prendre en considération dans les organismes qui souhaitent se conformer à l'ISO 15489-1.

ISAD(G): Norme générale et internationale de description archivistique (2e éd.) - Conseil international des archives (ICA) (2000)
La présente norme fournit les lignes directrices pour la description archivistique. Elle doit être utilisée soit en relation avec les normes nationales existantes, soit comme point de départ pour le développement de normes nationales. L'objet de la description archivistique est d’identifier et d’expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives, en vue de faciliter leur accès. Cet objectif est réalisé par la création de représentations précises et pertinentes, organisées en conformité avec des modèles pré-établis. Les procédures liées à la description peuvent commencer lors de la création des archives - ou même avant - et se poursuivre durant la vie de celles-ci. Ces procédures permettent de mettre en place les contrôles intellectuels nécessaires pour assurer la pérennité d'une description fidèle, intelligible et exploitable. Des éléments d'information spécifiques sont enregistrés à chaque étape de l'existence des documents d'archives (c'est-à-dire leur création, leur évaluation, leur collecte, leur conservation, leur classement) lorsque le document doit être, d'une part, conservé et contrôlé de manière sûre, d’autre part, communiqué au bon moment à tous ceux qui ont le droit de le consulter. La description archivistique, au sens large, recouvre chaque élément d’information quelle que soit l'étape au cours de laquelle cet élément est identifié ou établi. A chaque étape, l'information sur les documents reste dynamique et peut être sujette à modification à la lumière d'une connaissance plus précise de son contenu ou du contexte de sa création. L’informatique, en particulier, peut permettre d’intégrer ou de sélectionner des éléments d’information au fur et à mesure des besoins, et de les mettre à jour ou de les modifier. Même si les règles qui constituent la présente norme sont d’abord conçues pour la description d’archives destinées à la conservation définitive, elles peuvent être appliquées à des étapes antérieures. La présente norme comprend des règles générales pour la description archivistique qui peuvent être appliquées indépendamment de la forme ou du support matériel des documents. Les règles données dans cette norme ne fournissent pas d'instruction sur la description des documents particuliers tels que les sceaux, les enregistrements sonores, ou les plans. Des manuels précisant les règles de description pour ces documents existent déjà. La présente norme peut être utilisée en lien avec ces manuels, afin de permettre une description appropriée de ces document particuliers. Les présentes règles générales pour la description archivistique font partie d'un processus qui a pour objectif: a. d'assurer la rédaction de descriptions compatibles, pertinentes et explicites ; b. de faciliter la recherche et l'échange d'informations sur les archives ; c. de permettre l'utilisation de données d'autorités communes ; d. de rendre possible l'intégration de descriptions provenant de différents lieux de conservation dans un système d'information unifié.