Comment la numérisation et la gestion documentaire peuvent se mettre au service de l’optimisation de la relation client - Archimag (Archimag, 2021)
À une époque où les clients multiplient les canaux de contact, exigent disponibilité et rapidité de la part des services clients et sont prêts à se tourner vers la concurrence à la moindre anicroche dans leur parcours, comment fluidifier et surtout optimiser cette relation client et en faire un avantage concurrentiel ? C’est à cet enjeu majeur que répond Vivetic Group. Les clients interagissent aujourd’hui quotidiennement avec les marques et les entreprises, que ce soit sur site, sur le web, sur les réseaux sociaux, par téléphone ou via une plateforme e-commerce. Avec la concurrence et la prolifération des offres, ils ont tendance à comparer et attendent des marques un service irréprochable.
Keywords: Gestion documentaire

Maîtriser son archivage hybride ou électronique + les durées de conservation - Guide pratique Archnimag numéros 69 et 70 - Archimag (2021)
Travailler dans le cloud n'a pas mis fin à l'usage du document papier. La question de l'archivage doit donc être abordée tant sous l'angle hybride (papier et électronique) que purement électronique. Ce guide pratique se situe dans cette double problématique, parfois dans le contexte nouveau d’une organisation distribuée, avec des collaborateurs sur site et d’autres en situation de mobilité ou de télétravail. Une analyse de risque peut permettre de mettre en évidence l’impératif de l’archivage en bonne et due forme. Tout en pointant la nécessité de viser un archivage le plus neutre possible en matière d’émission de carbone, il convient de rappeler le cadre légal, réglementaire et normatif. Mais pour gérer un archivage hybride, peut-on faire avec un seul référentiel pour le papier et pour l’électronique ? Différentes plateformes à caractère institutionnel donnent aussi un cadre, notamment Adamant. Des méthodologies sont déroulées : étapes essentielles de l’archivage hybride ou électronique, plan de préservation, archivage d’une signature électronique, plans de reprise ou continuité d’activité, mutualisation du système d’archivage électronique, dématérialisation des autorisations d’urbanisme, nettoyage des archives. La question de l’e-discovery est également abordée. Les prestations et outils de l’archivage hybride ou électronique sont présentées, jusqu’aux coffres-forts numériques, logiciels d’anonymisation et matériels de destruction.
Keywords: Archivage; Durée de conservation; Traitement archivistique

Boîte à outils pour la gestion des données territoriales - Banque des Territoires (Banque des Territoires, 2021)
Avec l’accélération de la numérisation de l’économie et de la société, de plus en plus de données sont créées dans les territoires. Elle proviennent de sources diverses (système d’information de la collectivités ou d’un délégataires, objets connectés, relevés GPS…) et sont produites par une multitude d’acteurs (les collectivités, les acteurs privés, les citoyens…). Tous les secteurs de l’économie et toutes les compétences des collectivités sont concernés : de l’éclairage public à l’arrosage automatique, des services scolaires à l’eau potable, de la vidéoprotection au transport… De plus en plus abondantes, ces données représentent ainsi une source d’information essentielle et incontournable pour la connaissance des territoires et le pilotage des politiques publiques.
Keywords: Collectivités; France; Gestion des données; Gouvernance; Guide

Dématique et SAE (29) : Archivage versus stockage: de (l’état de) l’art ou du (travail de) cochon - Belin, Antony (Convergence AAQ, 2021)
Par Antony Belin, archiviste expert chez API La transformation numérique de la société à marche forcée, pourquoi pas, mais à quel prix ? Que devient l’archivistique dans le contexte de dématique ? De ce que je constate, via ma propre expérience d’Autorité de tiers-archivage (ATA), m’amenant à voir bien des pratiques par nos clients allant du simple village à l’établissement national, sans compter nos clients du secteur privé, la démarche semble présentement de déstocker les données sur un système d’archivage électronique (SAE), certes avec un souci de conservation à valeur probatoire, afin de désengorger les autres systèmes d’information (SI) en amont (outils de production donc), sans se soucier un seul instant de la qualité des données déposées au sens archivistique, soit leur caractère pérenne et intelligible à plus ou moins long terme. Le présent constat n’est de toute évidence pas spécifique au tiers-archivage et devrait alarmer au plus haut…
Keywords: SAE; Stockage; Système d'information

Dématique et SAE (30): La Fonction gestion des données descriptives - Belin, Antony (Convergence AAQ, 2021)
Par Antony Belin, Archiviste expert chez API Cette fonction assure la conservation, la mise à disposition et la mise à jour des informations descriptives, associées aux contenus d’informations conservés par la fonction conservation sécurisée (F2), ces informations servant aux utilisateurs comme point d’entrée au système d’archivage électronique (SAE) et permettant de retrouver les données recherchées, assurant le lien avec leur identification de localisation sur les volumes de conservation sécurisée (VCS).
Keywords: Cycle de vie; Métadonnées; SAE; Système d'information

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux, 2021, v4 - Bibliothèque et archives nationales du Québec (BAnQ, 2021)
Le milieu de la santé et des services sociaux au Québec a connu de nombreux bouleversements depuis la fin des années 1980. Cette série de changements a affecté la gestion des documents et a eu pour effet de creuser encore davantage l’écart entre la gestion des documents de l’administration et celle des archives médicales et sociales proprement dites. À l’heure des fusions d’établissements et des ajustements structurels qui en résultent, il est pourtant impératif d’intégrer les deux composantes de cette gestion afin que gestionnaires de documents et archivistes médicaux puissent harmoniser leurs pratiques.
Keywords: Archivage; Québec; Règle de conservation

Gérer le cycle de vie des documents et les repérer dans SharePoint online - Bissonnette, Nathalie (2021)
Atelier : Gérer le cycle de vie des documents et les repérer dans SharePoint online
Keywords: Archives numériques; Classification; Cycle de vie des documents; Internet; Logiciel; Métadonnées

Transformation de l'administration publique vers le numerique et gestion documentaire : Revue de littérature et réflexion sur l'avenir - Caron, Daniel J. (ENA, 2021)
La gestion documentaire joue un rôle central dans le fonctionnement des administrations publiques. Que ce soit pour des raisons de fonctionnement interne, de prestation de services ou encore d’exercice de la démocratie à travers l’accès aux documents, les données et la documentation sont des éléments cruciaux en appui direct à ce fonctionnement. Largement documentée, cette contribution a été mise à mal par le développement de supports technologiques sophistiqués et très puissants en termes de capacité de connectivité et de calculabilité. Le développement de la bureautique et aujourd’hui de supports dits intelligents rend le travail de documentation plus ardu et moins prévisible même si les attentes et les besoins sont souvent les mêmes. C’est l’aspect de la raréfaction de cette documentation qui pose assurément un des plus grands problèmes lequel avait été résolu, du moins en grande partie, par les pratiques documentaires d’avant la révolution technologique. Avec les nouvelles technologies et la création d’un environnement de travail numérique, plusieurs enjeux sont réapparus. Qu’il s’agisse de la qualité ou de l’authenticité de l’information, de son partage ou de son accessibilité, de sa protection, sa destruction ou son archivage durable; de nouvelles approches et solutions sont requises pour assurer que la documentation continue à servir les organisations publiques et les citoyens qui en dépendent. Le présent rapport s’interroge sur les progrès accomplis du côté de la gestion documentaire en lien avec les avancées de l’organisation numérique. On constate que si des progrès ont été accomplis et particulièrement en ce qui a trait au passage à une documentation électronique, il reste beaucoup à faire pour passer en mode numérique. Le rapport fait des propositions pour faire progresser cette contribution. Ces propositions touchent les compétences numériques, la reconnaissance de pratiques numériques et la nécessité de revoir l’instrumentation et l’encadrement qui gouvernent la manière dont l’information et les données sont créées, utilisées et gérées.

Humains et données : création, médiation, décision, narration - Chartron, Ghislaine; Broudoux, Évelyne; Simonnot, Brigitte (De Boeck supérieur, 2021)
Ce livre, destiné aux professionnels de l’ingénierie documentaire, synthétise les dernières avancées de la recherche sur la gestion des données dans les métiers de l'INFOCOM. Depuis 2006, la conférence « Document numérique et société » se donne pour mission d’apporter des éclairages sur les transformations des dispositifs d’information à l’ère numérique, en privilégiant la dimension sociale. La 7e édition s’est tenue à l’Université de Lorraine (site de Nancy) en septembre 2020 et a été co-organisée par le laboratoire Dicen-Idf du Cnam et le Centre de recherche sur les médiations (Crem, UR 3476). Dans un contexte d’inflation grandissante des données, la conférence s’est donné pour objectif d’étudier les relations entre humains et données. Les actes se structurent selon trois dimensions abordées par les intervenants : les services numériques innovants, les différentes médiations en jeu et l’émergence de créations narratives. Pour les professionnels de l’information ; pour les chercheurs, enseignants et étudiants en information, communication, documentation et humanités numériques.
Keywords: Données; Humanités numériques; Information; Numérique

Cycle de vie des documents issus des marchés publics : appliquez le référentiel ! - Citia (Site du cabinet Citia, 2021)
Le gouvernement, par la voix du délégué interministériel aux archives de France, a publié un référentiel de conservation des documents issus des marchés publics. En effet, le plan de transformation numérique de la commande du ministère de l’économie et des finances pour la période 2017-2022 définit 5 axes sur lesquels déployer les actions qui permettront d’accélérer et de sécuriser la dématérialisation des marchés publics. L’archivage constitue un des axes majeurs d’application de ce plan. L’objectif du référentiel est la mise en place et la promotion d’un archivage sûr. Il a été élaboré à destination de chaque ministère en charge du contrôle scientifique et technique sur les archives. Il incombe aux ministères de l’adapter à leur propre contexte pour une application effective et adaptée. Ce référentiel donne des préconisations de sélection et de conservation des documents des marchés publics, tout en prenant en compte les récentes évolutions réglementaires et contextuelles sur le sujet. Le référentiel est divisé en 4 parties.
Keywords: Archivage; Conservation; Cycle de vie; Durée d'utilité administrative; France; Économie

Archiver le temps présent : les fabriques alternatives d'archives - Fillieux, Véronique; François, Aurore; Hiraux, Françoise (Capsae, 2021)
Quelles méthodes, quel sens engagent les uns et les autres dans la construction d'archives ? On la verra ici à l’œuvre dans les projets de grandes institutions comme du monde associatif, autour d’archives des territoires et des populations, des arts vivants, des émotions, des souffrances et des réconciliations, du vécu tout simplement. Si le collectionneur est généralement solitaire, les archivistes spontanés ou de métier sont, pour l'essentiel, poussés par un vif souci du collectif ; attentifs, dans les trois dimensions du temps, à ce qui témoigne des vies vécues, aux besoins des contemporains et aux savoirs sur lesquels celles et ceux qui viendront pourront s’appuyer. Les archives, produits de la pratique et objets d’étude, témoins de leurs temps, gardiennes de droits, mais aussi creusets d’émotions, évoluent avec la société dont elles constituent un des reflets. Un peu partout s’ouvrent désormais les chantiers, vivants et créatifs, de la fabrique alternative d’archives. Les « archives de… » se déclinent alors en « archives pour… », comme autant de réponses à de nouveaux besoins et au désir d’investir de nouvelles responsabilités. Quelles méthodes, quel sens engagent les uns et les autres dans la construction d’archives ? On la verra ici à l’œuvre dans les projets de grandes institutions comme du monde associatif, autour d’archives des territoires et des populations, des arts vivants, des émotions, des souffrances et des réconciliations, du vécu tout simplement.
Keywords: Archiviste; Patrimoine; Processus

Archivage numérique pérenne : OpenEdition collabore avec Huma-Num et le CINES - Huma-Num (Le blog d'Huma-Num et de ses consortiums, 2021)
L’archivage pérenne des contenus d’OpenEdition est lancé ! Fruit d’une collaboration entre OpenEdition, Huma-Num et le CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement supérieur qui a notamment pour mission la conservation à long terme des données scientifiques), l’archivage pérenne des publications...
Keywords: Archivage; Conservation; Numérique; Pérennité

Archiver le spectacle vivant. Au sujet d' "Isadora Duncan" de Jérôme Bel - Jubelin, Alexandre (Entre-Temps, 2021)
Comment conserver, archiver et transmettre la danse comme spectacle vivant, performance par principe éphémère et périssable, qui s’évanouit dès le tomber de rideau ? Le spectacle "Isadora Duncan" de Jérôme Bel tourne et retourne cette question sous plusieurs angles, en travaillant l'œuvre de la danseuse et chorégraphe américaine (1877-1927), égérie de la Belle époque, dont l'œuvre fit événement — mais qui refusa toujours de se faire filmer en raison des insuffisances techniques du cinéma de son époque, qui eût échoué à capter la fluidité de ses mouvements.
Keywords: Archivage; Art; Sauvegarde

Archivage des données numériques massives : contribution de l'intelligence artificielle et de la blockchain - Marone, Reine Marie Ndèla; Mbengue, Moustapha; Diakhaté, Djibril (Djiboul, 2021)
Le volume d’informations produits dans les entreprises ne cesse de croître à une vitesse très rapide du fait de la mutation de leur système de production induites par l’utilisation des technologies de l’information et de la communication. Dans les structures publiques et privées, la difficulté d’accéder en temps réel à la documentation administrative est une réalité. Dans ce contexte, deux questions se posent. D’abord comment extraire de ce masse documentaire les informations utiles à l’activité. L’autre interrogation se rapporte à la question de l’authenticité, mais aussi de la conservation sur le long terme des documents au format numérique, sachant que les technologies évoluent rapidement. Dans cet article, nous tentons de voir dans quelle mesure l’intelligence artificielle (IA) et la blockchain peuvent apporter des éléments de réponse à ces problématiques. Notre travail s’inscrit dans le cadre théorique de l’intelligence artificielle et de la blockchain dans l’archivage des Big data et utilise la méthodologie de l’analyse qualitative. Les résultats de l’étude montrent que l’IA permet d’exploiter les données archivées de manière plus efficace et de redonner vie à un patrimoine informationnel sous-exploité tandis que la blockchain peut aider à valider ou certifier les documents afin de garantir leur immuabilité et leur non-altération
Keywords: Archives; Big Data; Blockchain; Intelligence Artificielle

Archiver le théâtre au XXIe siècle : les archives des compagnies de théâtre et des théâtres en Anjou - Oger, Rose-Marie (Université Angers, 2021)
Dans cette étude, on propose de faire un état de la conservation des archives du théâtre en France au XXIe siècle et d’étudier les facteurs qui jouent sur leur conservation. L’objectif est de définir si archiver le théâtre reste est toujours un enjeu encore aujourd’hui, en s’appuyant notamment sur les enquêtes réalisées en 1998 et en 2012 mais aussi sur des témoignages locaux. Une enquête par entretiens auprès de théâtres et de compagnies de théâtres angevines a permis de découvrir la place des archives dans au sein de ces structures, la façon dont elles sont conservées et les relations qu’entretiennent les structures avec les services d’archives.

La gestion documentaire au coeur des processus d’affaires - Ott, Florence (Systèmes d'information, web et société, 2021)
À l’heure du tout numérique et des multiples supports informatiques, les volumes d’information en circulation et dans nos appareils électroniques augmentent. La maîtrise de cette masse documentaire devient critique en raison de l’explosion des données numériques, de l’informatisation accélérée des processus d’entreprise et du foisonnement d’obligations légales et réglementaires.Après avoir étudié les différentes problématiques engendrées par la dématérialisation de l’information (accès, partage, protection, etc.), cet ouvrage s’intéresse aux documents d’activité et présente en détail les normes de gestion documentaire, notamment les ISO 15489 et 30300. Il étudie également les différentes écoles de pensées sur l’évaluation de la valeur des documents numériques, un aspect central du métier des archives, ainsi que l’importance des métadonnées pour identifier, classer et conserver l’information. Enfin, dans un univers mouvant, où l’obsolescence rapide des technologies oblige à développer des outils et des procédures pour conserver les archives sur une longue durée tout en garantissant leur sécurité, il traite le point capital de la pérennité du patrimoine informationnel.
Keywords: Métadonnées; Numérique; Pérennité; Sécurité

Ça fait 6000 ans qu’on archive pour se souvenir ou garder des preuves - Prod'homme, Jérôme (France Bleu, 2021)
Jérôme nous parle des archives aujourd’hui. Municipales, départementales ou même nationales, elles sont bien connues de celles et ceux d’entre vous qui pratiquent la généalogie.
Keywords: Archivage

Usages techniques et administratifs de la photographie au sein des archives des théâtres nationaux - Rotolo, Émeline (In Brigitte Joinnault (dir.), La photographie au théâtre, XIXe-XXIe siècles, PUS, collection Images et sons, 2021)
Usages techniques et administratifs de la photographie au sein des archives des théâtres nationaux
Keywords: Archives photographiques; Art; Théâtre

L'enquête pénale numérique à l'épreuve des nouvelles technologies - Vilon Guezo, Gerard Hervé (Cabinet Gerard Vilon Guezo avocats, 2021)
Si les nouvelles technologies ont totalement investi la procédure pénale, l’examen du cas de l’enquête numérique, corollaire de ce puissant mouvement de modernisation, met toutefois en lumière d’importantes défaillances pratiques et juridiques soulevées par la mise en oeuvre de ces outils technologiques et conduisant au constat de leur efficacité limitée, bien souvent au prix de lourdes intrusions dans l’intimité de la personne humaine. L’impératif de protection de l’ordre public et l’objectif d’optimalisation de l’appareil judiciaire axée sur une logique de performance ont conduit notre procédure pénale à franchir une nouvelle étape dans sa quête de modernisation. Nombreuses sont les réformes législatives qui ont progressivement introduit en procédure pénale le recours aux nouvelles technologies. L’expression « nouvelles technologies » recouvre les nouvelles techniques d'information et de communication, de stockage, de traitement rapide et de transport de l'information grâce au numérique et aux nouveaux moyens de télécommunication. Depuis lors, les organisations pénales mobilisent de façon croissante les outils technologiques à des fins multiples (simplification des échanges d’informations, de l’exécution des peines, facilitation des audiences, sécurisation de la garde à vue, etc.).
Keywords: Accès à l'information; Droit; Dématérialisation; Enquête; France; Informatique; Loi