Evaluation des documents du service Données et Archives de la RTS pour une meilleure gestion de leur cycle de vie - Chevieux, Caroline (Haute école de gestion de Genève, 2019)
Suite aux réflexions menées au sein de son Cercle Patrimoine, le service Données et Archives (D+A) de la Radio Télévision Suisse (RTS) a pris conscience de l’importance de garder une trace de son histoire et de son évolution. Ne disposant pas des outils lui permettant d’assurer une gestion efficace de ses archives courantes et intermédiaires et, par là même, de constituer de façon réfléchie son patrimoine documentaire, D+A a souhaité mettre en place un calendrier de conservation pour ses documents d’activité. Le présent mémoire rend compte du cheminement effectué entre l’analyse initiale de la situation et la finalisation d’un outil archivistique. Il s’agit d’un travail pratique, complété par une réflexion théorique, mettant en avant la fonction archivistique de l’évaluation. Le mandat s’est déroulé en trois étapes distinctes. La première a consisté en une analyse approfondie de la situation, permettant, d’une part, d’évaluer le service en tant que producteur d’archives, les processus mis en place et la valeur même des documents et, d’autre part, de pointer les principaux manques et besoins en termes de gestion documentaire. En parallèle, une revue de la littérature professionnelle a été effectuée, afin de faire le tour des différentes notions liées à l’évaluation archivistique et de mettre en lumière les grandes stratégies de la seconde moitié du XXe siècle. Enfin, la troisième étape du mandat a permis l’élaboration du calendrier de conservation du service D+A. L’état des lieux a percé à jour une situation peu satisfaisante et quelque peu laissée à l’abandon. Il a ainsi posé les bases d’un travail d’analyse et de réflexion visant à construire un outil adapté au service D+A. Les principaux jalons de ce projet ont été la production d’un inventaire sommaire, d’une typologie et finalement du calendrier de conservation et de ses annexes. Ce dernier met en avant l’importance des fonctions d’exploitation à D+A. Les observations effectuées ont également contribué à la production de recommandations concernant l’utilisation du calendrier mais aussi visant à mettre en place des principes de base pour une gestion efficace du cycle de vie des documents. Le service doit maintenant prendre son envol et continuer sa réflexion par l’élaboration d’un plan de classement cohérent, le respect d’une charte de nommage et la nomination de responsables pour l’application du calendrier

La valorisation dans les archives cantonales et communales de Suisse: pratiques actuelles, enjeux et bénéfices - Torello, Laure (Haute école de gestion de Genève, 2019)
La première partie de ce travail dresse un panorama des nombreuses pratiques de valorisation en oeuvre actuellement dans les archives et les outils utilisés pour soutenir ces pratiques. Il en ressort tout d’abord que les pratiques traditionnelles sont toujours d’actualité, mais que les archives ont également investi les possibilités offertes par les nouvelles technologies et le Web. De plus, si les enjeux liés à ces pratiques de valorisation sont nombreux, les bénéfices à en retirer pour les services d’archives le sont tout autant, puisqu’elles permettent, en plus de mettre en valeur les fonds d’archives, de se rapprocher des usagers et d’apporter de la visibilité au rôle des archives et des archivistes. La deuxième partie se focalise sur les archives cantonales et communales de Suisse. Les données présentées ont été recueillies d’une part lors d’entretiens avec neuf professionnels travaillant dans différentes archives cantonales et communales. D’autre part, une analyse de type quantitative sur un panel composé de 38 archives a également été menée. Les entretiens ont d’abord permis de déterminer un axe fort de valorisation pour chacune des archives étudiées : projets novateurs, établissements de partenariats, création d’un poste de médiateur et responsable de la communication ou encore développement d’un pôle de valorisation particulier. De plus, ces entretiens ont mis à jour un certain nombre d’obstacles et de craintes qui constituent un frein à la valorisation des documents. À côté des classiques manques de temps et de moyens, ressortent notamment le manque d’intérêt, l’appréhension que la valorisation des documents n’entraîne un retard dans le traitement des fonds ou un nombre trop important de sollicitations de la part des usagers. L’analyse des sites internet institutionnels, des rapports annuels et de la présence des archives sur les réseaux sociaux a ensuite permis de déterminer les types de pratiques de valorisation mis oeuvre dans les archives cantonales et communales de Suisse, mais aussi d’évaluer le degré d’investissement des outils de valorisation offerts par le Web. Cette analyse quantitative met tout d’abord en évidence que pour l’heure, la valorisation des documents ne constitue de loin pas un ensemble de pratiques institutionnalisées et que ces archives peinent à s’approprier les potentialités du Web

Valorisation des photographies contenues dans les archives de la justice et de la police fribourgeoises - Lefort, Lise (Haute école de gestion de Genève, 2018)
Aux Archives de l’État de Fribourg (AEF), les fonds de la police et ceux de la justice recèlent nombre de photographies, souvent solidaires des dossiers, qui ne font, pour l’heure, l’objet que d’un traitement limité et d’aucune mise en valeur. Les professionnels chargés de ces fonds photographiques souhaitent trouver un moyen de les valoriser en tant que tels, et non en tant que pièces d’une procédure civile ou pénale. Dans cette perspective, le présent Travail de Master visait à proposer une procédure de sélection, de description et de diffusion de ces images, par le biais des « nouveaux médias » (sites web, réseaux sociaux, médias sociaux, réalité virtuelle, etc.), en tenant compte des aspects légaux, réglementaires et éthiques qui entourent ces documents d’archives. La particularité du projet tenait surtout à la nature très diverse des photographies contenues dans ces archives – anodines, choquantes, voire illicites – et à l’enchevêtrement des règles de droit qui s’y rapportent : droits d’auteur, droits de la personnalité des personnes représentées, protection du public contre des images inappropriées. L’examen de ces différents points a permis de formaliser une série d’interrogations nécessaires pour juger de la communicabilité de ces photographies. Le critère de communicabilité apparaît ainsi comme le premier des critères de sélection, hiérarchisés, par ordre d’importance accordée, dans une nomenclature comprenant 14 éléments. La confrontation de cette nomenclature à l’outil de gestion d’archives des AEF a ouvert quelques perspectives en termes d’automatisation de la sélection des photographies valorisables. Ensuite, l’étude de la théorie, comme de la pratique, relatives à la gestion des archives photographiques a donné lieu à une proposition de classement des images numérisées dans une collection créée à cet effet. Des propositions quant à la description des photographies (au niveau pièce) et à leur indexation (matières et lieux) ont également été formulées, dans l’optique de leur valorisation. Sur ce dernier point, une stratégie de valorisation a été esquissée et de nombreuses pistes explorées, tant au niveau du web 1.0 que du web 2.0, et même au-delà. Tenant compte du contexte institutionnel et des exigences techniques et temporelles liées aux différents modes de valorisation, des recommandations générales ont pu être formulées. Elles préconisent la publication de la collection sur une plate-forme de partage d’images telle que Flickr : The Commons et l’investissement des réseaux sociaux, via Twitter. Une communication de fond autour des photographies pourrait également prendre appui sur un blog, relayé par les réseaux sociaux. Pour finir, des modalités spécifiques de mise en valeur individuelle des images ont été proposées.
Keywords: Classement; Description; Diffusion; Données personnelles; Indexation; Réseaux sociaux; Tri; Valorisation

La gouvernance des documents électroniques dans l’administration cantonale genevoise : genèse et mise en œuvre - Dunant Gonzenbach, Anouk (Revue électronique suisse de science de l'information (RESSI), 2013)
Les ressources documentaires d’une institution permettent sa bonne gouvernance. Les documents papier sont adéquatement gérés et conservés dans l’administration cantonale genevoise, mais les processus de travail changent profondément : les projets de cyberadministration se multiplient et les documents électroniques sont de plus en plus utilisés dans les transactions. Il était donc nécessaire de poser le cadre général d’une bonne gestion des documents électroniques au sein de l’Etat. Première synthèse de ce projet que nous poursuivons, cet article en expose la genèse et les principales étapes. Il présente le document Politique de gouvernance des documents électroniques dans l'administration genevoise, fruit de la collaboration entre les Archives d’Etat de Genève et la Direction générale des systèmes informatiques de l'Etat ainsi que les grands axes de la gestion des documents électroniques définis par cette Politique. Il fait également le point sur les questions relatives à la valeur probante du document électronique.