Dématique et SAE (33): La fonction sortie des données déposées (3): Le processus de restitution des données déposées - Belin, Antony (Convergence AAQ, 2022)
La restitution des données déposées est le retour définitif des données déposées vers l’Autorité productrice ou, en cas de tiers-archivage, vers les Archives de l’Autorité juridique, lorsqu’elles existent. Cette restitution des données déposées s’effectue soit à la demande de l’Autorité productrice ou, en cas de tiers-archivage, à la demande des Archives de l’Autorité juridique correspondante, soit à la demande de l’Autorité de tiers-archivage (ATA) (fin de contrat…). La restitution des données déposées concerne également un autre cas de figure, à savoir la réactivation, à la demande de l’Autorité productrice, d’un dossier archivé, la restitution étant alors partielle et ne portant pas sur l’ensemble des données composant le versement originel. A contrario d’une simple communication des données déposées, l’Autorité d’archivage ou de tiers-archivage (AA/ATA), une fois la restitution des données déposées effectuée, détruit les données restituées.
Keywords: Gestion de l’information; Informatique; SAE

Retour d’expérience sur la stratégie de préservation des Archives nationales - Naud, Dominique (Modernisation et archives, 2022)
Article rédigé pour la Cellule nationale de veille sur les formats par Emeline Levasseur et Martine Sin Blima-Barru (AN). Les Archives nationales collectent des archives numériques depuis 1983, grâce à la mise en œuvre du programme Constance (CONServation et Traitement des Archives Nouvelles Constituées par l’Électronique). Pionnier dans ce domaine, il a défini la politique, le processus et la méthode de traitement et de conservation des données numériques et de leurs métadonnées jusqu’à l’ouverture des modules numériques du système d’information archivistique (SIA) des Archives nationales en novembre 2018. Avec la mise en service de ces modules, les Archives nationales s’engagent dans un renouvellement de leur stratégie de pérennisation, afin de l’adapter aux enjeux actuels de l’archivage numérique. La méthode Constance, qui a permis de collecter et de pérenniser les données issues d’enquêtes statistiques, a été utilisée pendant plus de 30 ans, en appliquant les mêmes processus : les fichiers, avec leurs métadonnées, sont gérés dans une base documentaire, puis archivés sur des bandes LTO ; les migrations de support sont planifiées régulièrement, etc. Elle s’adapte aussi dans une certaine mesure à la conservation des documents bureautiques, par exemple en convertissant les fichiers Word en fichiers PDF, format réputé plus pérenne à ce moment-là. Cependant ces ajustements sont insuffisants pour relever les nouveaux défis de la pérennisation et un renouvellement en profondeur est nécessaire.
Keywords: Archives nationales; Numérique; Préservation

Dématique et SAE (31): La fonction sortie des données déposées (1): Le processus de gestion des consultations des données déposées - Belin, Antony (Convergence AAQ, 2022)
Cette fonction prévoit l’ensemble des mécanismes permettant de consulter, de communiquer, de restituer et de verser sur un autre système d’archivage électronique (SAE) les données déposées et leurs métadonnées associées. Elle comprend la mise à disposition d’une interface de consultation, un système de recherche effectuée à partir des métadonnées, un principe de visualisation du résultat, la sélection de contenus à sortir et leur livraison effective, sous forme de paquets d’information diffusés (PID), pour les consultations et pour les communications des données déposées, sous forme de paquets d’information restitués (PIR), concernant les restitutions des données déposées, et sous forme de paquets d’information versés (PIV), concernant les versements sortants des données déposées. Dans la mesure où la communication du contenu soit différée, par rapport au moment de l’interrogation, cette fonction prévoit également un mécanisme de commandes à destination des utilisateurs, le suivi étant assuré par la fonction administration.
Keywords: Gestion de l’information; Informatique; Métadonnées; SAE

Gestion et gouvernance de l’information dans les organisations - Delabie, Florian (Convergence AAQ, 2021)
Par Florian Delabie, consultant en sécurité de l’information chez Sopra Steria et membre du Conseil d’administration de l’Association des archivistes francophones de Belgique La gouvernance de l’information est un terme assez « trendy » mais qui ne possède pas encore de définition univoque à l’heure actuelle, bien qu’il existe une initiative de normalisation au niveau de l’ISO. Notons toutefois, comme le précisait un des autres intervenants au webinaire que le terme de gouvernance en lui-même fait initialement référence à une approche optimisée dans la gestion de l’Etat. Le parallèle est ici aisé avec l’origine étymologique du terme archives, arkheion – archivum, qui fait référence à la gestion de la cité. Pour définir la gouvernance de l’information dans nos organisations du troisième millénaire, on a coutume d’énoncer les objectifs de cette approche ; à savoir maximiser la valorisation des assets informationnels tout en minimisant les risques et les coûts liés à la conservation de ceux-ci. Il s’agit d’une approche stratégique, holistique et qui considère l’information comme un asset, une ressource que l’organisation doit gérer au même titre que les assets informatiques, les ressources humaines ou financières. La gouvernance de l’information englobe donc une série de sujets et thématiques tel que la sécurité de l’information, la protection des données à caractère personnel, la business intelligence, le data management, … et donc également la gestion & préservation de l’information.
Keywords: GED; Gouvernance; Protection de l'information; SAE; Sécurité

Gouvernance de l’information et des données, pour la performance et la conformité de l’entreprise - Ménard, Chantal (Convergence AAQ, 2020)
Par Chantal Ménard, conférencière, conseillère en gestion de l’information, Hydro-Québec Une collaboration étroite est nécessaire entre les parties prenantes de la gouvernance de l’information pour atteindre le niveau souhaité de maturité de cette gouvernance. Les responsabilités et les dépendances entre les parties prenantes sont clairement définies dans le modèle de référence de gouvernance de l’information d’ARMA International (Information Governance Reference Model – IGRM) afin que chaque composante (rôle) puisse effectuer une gestion efficace et efficiente des informations. En résumé, voyons les rôles et responsabilités du juridique, de la sécurité de l’information, de la gestion de l’information et de l’informatique.
Keywords: Données; Gouvernance; Informatique; Législation et réglementation; Sécurité

Archivalise(s) | Archivistique et diplomatique des données et des documents
Ce carnet est l’œuvre d’un groupe d’universitaires et de professionnels des archives1. Il a pour ambition de favoriser la réflexion sur l’archivistique et la diplomatique, en tant que sciences et en tant que pratiques. Il publie, n’engageant que lui-même et ses créateurs, le fruit de veilles, de débats et de lectures, afin d’encourager la réflexion sur les données et les documents.

Les Nouveaux Paradigmes de l'Archive
Le séminaire public « Les nouveaux paradigmes de l’Archive » est coordonné par le Conservatoire National des Arts et Métiers (laboratoire Dicen-IDF) et les Archives Nationales en partenariat avec le LabEx hastec. Il est ouvert aux chercheurs, jeunes chercheurs, étudiants (niveau Master) en archivistique, documentation, et traitement des Data, et professionnels des archives et du Records Management. Il propose d’analyser les nouveaux paradigmes de l’Archive liés à la généralisation des documents numérisés ou nativement numériques et des données massives. L’enjeu est d’identifier les disruptions liées aux mutations numériques du document, aux flux de data, au rôle des algorithmes, et à l’intelligence artificielle, et d’envisager les conséquences des nouvelles productions issues de la société et des organisations publiques et privées, sur les pratiques archivistiques : Comment les missions traditionnelles de collecte, de conservation, de classement et de communication s’adaptent-elles déjà et s’adapteront-elles à ces nouveaux objets?