Dématique et SAE (30): La Fonction gestion des données descriptives - Belin, Antony (Convergence AAQ, 2021)
Par Antony Belin, Archiviste expert chez API Cette fonction assure la conservation, la mise à disposition et la mise à jour des informations descriptives, associées aux contenus d’informations conservés par la fonction conservation sécurisée (F2), ces informations servant aux utilisateurs comme point d’entrée au système d’archivage électronique (SAE) et permettant de retrouver les données recherchées, assurant le lien avec leur identification de localisation sur les volumes de conservation sécurisée (VCS).
Keywords: Cycle de vie; Métadonnées; SAE; Système d'information

Indexer le Fichier central de la Sûreté nationale (1) - Bourdic, Maiwenn (Archives nationales, carnet de recherche, 2021)
Le Fichier central de la Sûreté nationale, l’un des « fonds de Moscou », saisi par les Allemands en 1940, puis par l’Armée rouge avant d’être restitué entre 1994 et 2001, est l’un des fonds emblématiques des Archives nationales. Il est constitué de plus de 600 000 dossiers nominatifs de police couvrant les années 1880 à 1940, et qui concernent aussi bien la surveillance politique, le contrôle des étrangers, que les demandes de passeports et cartes d’identité, les interdits de séjour ou encore la police des jeux. Le principal outil d’accès est une série de 182 répertoires semi-alphabétiques (sur les trois premières lettres du nom) établie par les archivistes soviétiques et joints aux fonds restitués. D’abord microfilmés, ces registres sont numérisés et mis en ligne depuis 2013 sur le portail documentaire des Archives nationales. Ces répertoires listent les dossiers par ordre numérique, avec indication des noms, prénoms et dates extrêmes des pièces.
Keywords: Archives nationales; Format; Indexation; Logiciel; Manuscrit

2/7. Qu’est-ce que RiC ? - Clavaud, Florence (Archives nationales, carnet de recherche, 2021)
Dans sa version 0.2, RiC est constitué d’un modèle conceptuel abstrait de type entités-relations (RiC-CM) et d’une ontologie (RiC-O), écrite dans les langages OWL, RDFS et RDF, transposition technique de RiC-CM directement utilisable pour produire des jeux de métadonnées archivistiques en RDF. Bientôt, à ces deux parties viendra s’ajouter une introduction générale (RiC-IAD). Enfin, à une date qu’il est difficile de préciser pour l’instant, le groupe EGAD ajoutera à ces trois composants un guide de mise en œuvre (RiC-AG), qui sera probablement composé de divers documents. Comme les quatre normes précédentes, RiC s’applique à n’importe quel type de ressources archivistiques, analogiques, nativement numériques ou hybrides, quelles que soient leur provenance, leur nature et leur date. RiC est comme les précédentes normes du CIA une norme générique et internationale ; on n’y trouvera donc pas toujours directement, clé en main, de quoi satisfaire des besoins de description très spécifiques, liés à des documents ou à un contexte particulier. Le périmètre de RiC, ce sont les métadonnées de description des archives. Le périmètre ne change donc pas par rapport aux précédentes normes. Mais il est tout de même aujourd’hui utile de préciser qu’il ne faut pas confondre les métadonnées de description des archives avec les quantités massives de données nativement numériques, hétérogènes, aux structures et formats sans cesse en évolution, qui entrent dans les SAE, ni avec les métadonnées très diverses qui accompagnent les items constituant les données ou documents nativement numériques, ou qui sont embarquées dans ces archives.
Keywords: Archives; Métadonnées

3/7. Qu’est-ce que RiC change ? - Clavaud, Florence (Archives nationales, carnet de recherche, 2021)
D’un certain point de vue, cela ne change rien, car RiC se situe dans le prolongement des normes qui l’ont précédé, et ne remet pas en cause les fondements de la description archivistique, que des décennies de pratique ont éprouvés. … Continuer la lecture →
Keywords: Description; Informatique; Métadonnées

4/7. Comment réaliser la transition vers RiC, notamment à partir d’instruments de recherche en XML/EAD ? - Clavaud, Florence (Archives nationales, carnet de recherche, 2021)
Il serait totalement irréaliste d’affirmer que cette transition ne prendra pas de temps. La cible est très différente de ce dont nous disposons aujourd’hui, et la route sera longue. Les professionnels des bibliothèques ont souvent entrepris un peu avant les archivistes le même type de transformation ; à la BnF ce processus prendra plusieurs années[1]. Nous l’avons déjà dit, cela ne peut se faire que par étapes ; mais chacune des étapes conduira à des changements significatifs et les futurs systèmes d’information devraient être très différents. Faut-il renoncer aux instruments de recherche en XML/EAD ? Ils sont là, c’est un fait. Il est tout aussi impensable de les ignorer que de ne pas réfléchir à l’avenir. Les programmes systématiques, ambitieux et coûteux d’informatisation et de normalisation dont ils sont le résultat sont même une condition indispensable pour la réussite du processus. Pour préciser un peu les choses, il faut rappeler que nos métadonnées ont une histoire. Au tournant des années 2000, pour rester sur le territoire français, les services publics d’archives utilisaient quotidiennement une masse significative d’inventaires papier, imprimés, dactylographiés ou manuscrits (certains microfilmés ou microfichés), de fichiers papier, et des bases de données dites textuelles[2]. Ils avaient hérité cette production scientifique de générations d’archivistes, souvent des archivistes-historiens[3]. Ces inventaires manuscrits ou imprimés consistaient en bonne part en discours composé de sections et de chapitres, de phrases et de mots parfois mis en forme, de notes et de références, associés à des éléments non rédigés (des données), dont le type de contenu et les règles d’organisation ont été fixés par ISAD(G)[4]. Le travail de mise en conformité avec ISAD(G) a permis d’organiser, de structurer plus précisément ce discours (en parties tels que l’historique de la conservation, les informations sur le classement, la présentation du contenu, ce pour chaque niveau de description dès lors que c’était pertinent). Alors que les premiers sites web culturels voyaient le jour, pour informatiser de telles informations, rien n’était plus naturel que le métalangage XML, qui est spécialement approprié pour structurer tout type de discours textuel, considéré comme une hiérarchie ordonnée d’objets de contenus, en utilisant des balises autodescriptives.
Keywords: Format; Instrument de recherche; Métadonnées

5/7. Est-ce que RiC reste pure théorie aujourd’hui, ou bien y a-t-il déjà des réalisations concrètes, utilisant RiC-O et RDF ? - Clavaud, Florence (Archives nationales, carnet de recherche, 2021)
RiC-CM est un modèle conceptuel abstrait, donc oui en ce sens c’est de la théorie, mais élaborée par un groupe de praticiens experts du domaine[1], pour les besoins du métier et avec les communautés concernées de professionnels. Rappelons qu’il s’agit … Continuer la lecture →
Keywords: Informatique; Métadonnées; Web

6/7. Mais finalement à quoi RDF/RiC-O peut-il très concrètement être utile pour un service d’archives ? - Clavaud, Florence (Archives nationales, carnet de recherche, 2021)
Il est bien sûr plus que légitime de se poser cette question. Nous avons apporté des éléments de réponse lorsque nous avons évoqué l’intérêt du passage à RiC. Pour être un peu plus concret maintenant, revenons au cas des AN, … Continuer la lecture →
Keywords: Centre d'archives; Informatique; Métadonnées

Les métadonnées archivistiques en transition vers des graphes de données : 2 – point d’actualité et précisions sur Records in Contexts - Clavaud, Florence (Le labo des archives, 2021)
Près d’un an et demi après notre premier billet dans ce carnet sur le thème de la transition des métadonnées archivistiques vers des graphes d’entités liées (https://labarchiv.hypotheses.org/1495), il nous a paru nécessaire de faire un point d’actualité sur Records in Contexts (RiC). Sur cette nouvelle norme du CIA qui à ce stade reste peu connue, et sur le contexte technologique dans lequel elle s’inscrit, beaucoup de choses ont été dites ou écrites depuis février 2020, notamment en France, qui ont pu soulever diverses interrogations voire créer de la confusion. Notre objectif sera donc ici aussi d’apporter quelques éléments de clarification afin de nourrir les réflexions de chacun et de favoriser des discussions constructives. Nous parlons ici à la fois en tant que membre exécutif, depuis sa création en 2012, du groupe de travail EGAD du CIA qui est l’auteur de RiC, en tant que responsable de l’équipe de développement de l’ontologie RiC-O au sein de ce groupe, et en tant que responsable de la Mission référentiels des Archives nationales (AN), avec une expérience multiforme de plus de 25 ans en terme de modélisation, de production, de gestion de la qualité, de publication et de retraitement des métadonnées archivistiques, ou de conduite de projets numériques innovants.
Keywords: Archivistique; Métadonnées

Introduction à l’Indicateur de sobriété numérique d’un SAE - Dubourg, Christian (Convergence AAQ, 2021)
Par Christian Dubourg, Directeur Lab Innovations et conformités Spark Archives / Klee Group Après plusieurs années de normalisation et de réglementation autour de l’archivage électronique, il est temps d’entamer des travaux autour du coût de l’archivage. Il ne s’agit pas uniquement d’évaluer le coût financier lié à la conservation de fichiers électroniques pendant plusieurs dizaines d’années. Les enjeux du XXIème siècle sont différents de ceux de la fin du siècle précèdent. La course à la technologie et à la puissance, la recherche de la performance à tout prix, l’amélioration permanente, la mise en place de systèmes de management sont des principes vertueux. Mais quelles sont les conséquences non mesurées mais tellement visibles de cette course d’un autre temps sur notre environnement. Faut-il toujours avoir un accès permanent et immédiat à des millions de documents numériques dont le besoin d’accès réel s’enregistre dans un espace temps plus proche de la vitesse des procédures judiciaires que du besoin d’accès de quelques secondes? Faut-il entreposer tous ces fichiers sur des supports en ligne à très haute performance pour permettre le respect d’indicateurs de performances bien souvent inutiles pour l’archivage électronique à vocation probatoire? Faut-il mettre en place des batteries de serveurs pour tenir une charge hypothétique parfois surestimée ou extrêmement saisonnière? Faut-il démultiplier l’indexation des contenus numériques, opération très gourmande en volume disque, en puissance machine et en nœuds de service clusterisés, alors que l’intérêt de définir des métadonnées associées aux contenus réside dans la définition de clefs d’accès performantes et plus sobres?
Keywords: Document numérique; Indexation; SAE; Stockage

Pour de meilleures notices : l’exemple des boîtes en écorce de bouleau - Kawenaa Montour, Elizabeth; Pendakur, Pendakur (Le blogue de Bibliothèque et Archives Canada, 2021)
Les boîtes en écorce de bouleau sont des artefacts extrêmement rares de la collection de Bibliothèque et Archives Canada. De forme tridimensionnelle, elles sont ornées de broderies réalisées à partir de poils d’orignaux insérés dans des trous percés dans l’écorce. Les Premières Nations utilisaient les poils d’orignaux pour décorer des objets avant l’arrivée des Européens. Les boîtes de cet ensemble s’apparentent à celles créées dans les couvents des Ursulines de Québec. Elles ont probablement été fabriquées pour être vendues aux touristes qui visitaient Québec au 18e siècle. Les boîtes de ce type étaient des souvenirs prisés, d’abord par l’élite française, puis par l’armée britannique. Ces boîtes en particulier appartenaient à un officier stationné à Niagara durant la guerre de l’Indépendance des États-Unis. Selon la notice, elles datent de 1780 à 1800 et ont été acquises par Henry Powell (décédé en 1815), du 53e Régiment de fantassins. Après avoir observé ces artefacts et lu leur description, nous avons découvert de l’information supplémentaire qui a permis d’en améliorer la description. Au moment de créer une notice pour décrire des archives, un agent du contrôle de la qualité saisit l’information dans le catalogue et vérifie son exactitude, souvent en collaboration avec l’archiviste responsable. Dans le cas présent, l’archiviste a validé la nature des matériaux utilisés pour fabriquer et décorer la boîte : l’écorce de bouleau et les poils d’orignaux.
Keywords: Archiviste; Collection; Description; Patrimoine; Premières nations

La création d’une notice objet dans une base de données archivistique - LB (Variations patrimoniales. Les carnets de l’Inp, 2021)
par Fabien LECLERC, élève conservateur du patrimoine, spécialité musées des collectivité territoriales.
Keywords: Base de données; Fonds; Indexation

Les femmes à la guerre : un défi Co-Lab - Murray, Rebecca (Le blogue de Bibliothèque et Archives Canada, 2021)
Les Canadiennes sont bien présentes dans les archives photographiques de la Deuxième Guerre mondiale, et notamment dans le fonds du ministère de la Défense nationale (RG 24/R112). Celui-ci comprend plus de deux millions de photos prises à divers endroits sur le globe, de Comox, en Colombie-Britannique, jusqu’à Naples, en Italie. On peut y voir nos arrière-grands-mères, nos grands-mères, nos mères, nos tantes, nos sœurs, nos cousines et nos amies en uniforme. Le défi Co-Lab Les femmes à la guerre vous invite à identifier sur des photos d’archives des femmes et des infirmières militaires qui ont servi au Canada et à l’étranger de 1942 à 1945. On y trouve autant des portraits individuels que des photos de groupe, prises dans diverses situations : au travail, dans les loisirs, sur des navires, dans des cuisines ou des bibliothèques, sur un terrain de sport ou une piste de danse. Les femmes y sont rarement identifiées, comme en témoigne la mention « unidentified » dans les titres. Or, connaître leurs noms est essentiel pour mieux comprendre le rôle qu’elles ont joué pendant la Deuxième Guerre mondiale. Jumelé à d’autres efforts pour identifier des femmes et des infirmières militaires dans les archives, ce défi Co-Lab nous aidera à raconter une histoire plus complète.
Keywords: Archives photographiques; Crowdsourcing; Participation; Usager