L’archiviste, outil de médiation entre les archives et l’usager - Bédard, Sylvie; Morel, Sophie (Archives, 2013)
Sophie Morel et Sylvie Bédard s’intéressent aux nouvelles réalités auxquelles doivent faire face les archivistes lors de la référence et du traitement des archives numériques. Elles mettent l’accent sur le rôle de médiateur que les archivistes doivent continuer de jouer en cette ère numérique. Elles réalisent un état de situation et indiquent les diverses problématiques rencontrées par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) à cet égard. Les auteures rendent d’abord compte des pratiques en vigueur dans leur institution en matière de traitement des archives nées numériques et des archives analogiques numérisées. Elles font par la suite état des liens qui unissent l’archiviste de traitement et l’archiviste de référence, tous deux s’adaptant pour prioriser de façon concertée le traitement de fonds d’archives possédant le plus d’intérêt pour les usagers. Elles présentent aussi les différents outils de diffusion utilisés par BAnQ afin de permettre à l’ensemble des usagers de consulter le patrimoine documentaire québécois sans contrainte de lieu ni de temps. Dans le contexte de la démocratisation du savoir, les archivistes travaillent de concert pour mettre en valeur les documents conservés par l’institution à l’aide du Web et des médias sociaux et se positionnent plus que jamais en médiateurs entre les archives et les usagers.

Pratiques archivistiques aux XIIe et XIIIe siècles -- Abbaye cistercienne des Vaux-de-Cernay - Geley, Mathilde (Archives, 2013)
En se basant sur l’exemple du travail fait aux XIIe et XIIIe siècle par les moines cisterciens de l’abbaye des Vaux-de- Cernay, l’auteure veut mettre en lumière dans cet article les origines médiévales de certaines pratiques utilisées encore de nos jours en archivistique. Ce sont plus particulièrement les moines en charge du chartier -- lieu de conservation des actes écrits témoignant d’une concession de biens, de droits ou encore d’une décision judiciaire -- qui peuvent être désignés comme les premiers« archivistes », bien que le terme n’existait pas encore à l’époque. Par une analyse faite sur les chartes conservées jusqu’à aujourd’hui, Mathilde Geley identifie des pratiques témoignant d’un réel souci archivistique aussi bien au niveau du rangement et du classement que de l’inventaire et de la cotation des documents. Des pratiques telles que le pli des actes, l’établissement d’un cadre de classement basé sur la topographie, ainsi que l’existence d’inventaires concordant avec des systèmes de cotation sont ainsi présentées en détail. Il s’agit là d’autant de façons de faire montrant un soin particulier des moines envers la conservation de leurs archives et permettant ainsi, selon l’auteure, de les considérer comme de lointains prédécesseurs des archivistes contemporains.

Comment préparer une évaluation monétaire d’archives privées ? - Lebeau, Mireille (Archives, 2013)
Depuis plusieurs années, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et les services d’archives d’universités et de municipalités, notamment, offrent la possibilité d’émettre un reçu aux fins d’impôt pour un don d’archives privées. Toutefois pour bon nombre d’institutions -- surtout des centres d’archives agréés et sociétés d’histoire et de généalogie --, les normes régissant l’émission de tel reçu ne leur permettent pas de réaliser elles-mêmes tous les types d’évaluation monétaire. En effet, au-delà d’une valeur de 1 000 $, une institution ne peut réaliser une évaluation monétaire et doit incidemment se tourner vers un évaluateur indépendant ou un comité d’évaluateurs experts. Des questions évidentes se posent : comment savoir qu’un fonds vaut plus ou moins 1 000 $ et comment préparer l’évaluation monétaire ? Estimer, juger, évaluer la juste valeur marchande des archives ne relève pas d’une recette établie. Plusieurs critères doivent être pris en compte par l’évaluateur. Dans le cadre de cet article, l’auteure présente notamment les critères sur lesquels s’appuyer pour établir la juste valeur marchande des documents et les particularités qui influent, à la hausse ou à la baisse, sur cette valeur marchande. Il est aussi question de la préparation de l’évaluation monétaire, ce qui implique le traitement et la description des archives, puis de la rédaction du rapport d’évaluation.

Des métadonnées pour le records management : une gageure ? - Maday, Charlotte; Taillefer, Marion (Archimag, 2013)
La production d'information se double d'une production de métadonnées techniques et descriptives. Elles revêtent une importance particulière dans un contexte de records management, mais leur application est délicate.

Les archives ont besoin de vous - Texier, Bruno (Archimag, 2013)
Les services d'archives sont de plus en plus nombreux à faire appel aux internautes pour indexer leurs fonds. Cette indexation collaborative obéit à des règles différentes selon les départements et est en passe de devenir un mode de coproduction entre archivistes et citoyens.