Referentiel de gestion des archives de la recherche – DoRANum - Inist-CNRS (DoRANum - Données de la Recherche : Apprentissage numérique, 2019)
La section Aurore de l’Association des archivistes français (AAF) a pour objectif d’améliorer la collecte des archives de la recherche en France, en élaborant un référentiel de tri et de conservation à destination des laboratoires. Cet outil doit permettre une gestion efficace des documents par les entités et les personnels qui les produisent et une bonne conservation des archives historiques par les services d’archives compétents. Ce tutoriel résultant d'une collaboration entre le section Aurore de l'Association des archivistes français et l'Inist, CNRS a été réalisé à partir du Référentiel de conservation des archives de la recherche réalisé en 2012 par la section Aurore. Il s'adresse à tous les professionnels de l'information scientifique et technique (archivistes, documentalistes, bibliothécaires, ingénieurs de laboratoires etc. ) ainsi qu'aux producteurs d'archives (chercheurs, personnels administratifs, etc.). Composé d'un outil de recherche dynamique et d'une vidéo explicative il aide à : comprendre l’intérêt d’une gestion efficace des documents de la recherche ; comprendre ce qu’est la durée d’utilité administrative et gérer le cycle de vie des données; utiliser le référentiel pour connaître les modalités de conservation des documents ; trouver l’archiviste à contacter ; trouver des modèles de documents pour la gestion des archives (bordereaux)

La numérisation des documents administratifs. Méthodes et recommandations. - Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) (2019)

Archivage et transmission des films de famille dans l’environnement numérique - Brochu, Sébastien (Université de Montréal, 2019)

Catalogue des formats de données d'archivage : Autres catégories - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Bases de données - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : CAO/FAO - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Catalogue des critères - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Codage des caractères - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Compression des données - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Données audio - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Données graphiques - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Données textuelles - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Données vidéo - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Glossaire - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Hypertexte - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Matrice d'évaluation - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Recommandation - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : SIG - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Tableurs - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

Catalogue des formats de données d'archivage : Introduction - CECO; Kaiser, Martin; Kansy, Lambert; Lüthi, Martin; Ryter, Stefan (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2019)
Le Catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 52 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte, image, audio, vidéo, tableurs, bases de données, hypertexte, SIG et CAO/FAO

L’expertise Archivage managérial/Records Management : un atout pour la mise en œuvre du RGPD - Chabin, Marie-Anne (I2D – Information, données & documents, 2019)
Comment définir et mettre en œuvre les durées de conservation des données exigées par le RGPD ? Les bonnes pratiques d'archivage au service de l'entreprise, fondées sur des concepts archivistiques adaptés à l'environnement numérique, apportent des réponses.

« Mes archives sont-elles queer ? » : des demandes d’archivage et de communication spécifiques aux militantes et militants féministes et queer - Grailles, Bénédicte (La Gazette des archives, 2019)
Entre les activistes féministes et queer et les archivistes de métier existent de nombreux malentendus, à commencer par des définitions différentes du périmètre des archives – pour les premiers, fonds documentaires, fonds d’archives et collections muséales tout à la fois, là où pour les seconds prévaut une conception résolument organique –, une appréhension contrastée de la fonction archivistique – pour les premiers, un instrument de pouvoir et d’exposition qui amène à constater, dans la lignée de Derrida, l’existence d’une violence institutionnelle exercée sur les traces que les seconds ne perçoivent pas dans la mise en œuvre de leurs pratiques professionnelles. Pour mieux appréhender les enjeux, il faut s’intéresser aux logiques d’usage des activistes : des logiques de construction identitaire personnelle et de réassurance de soi (« je suis »), des logiques de constructions identitaires collectives (« nous sommes »), des logiques d’affiliation (« nous sommes ensemble »), des logiques de visibilisation dans l’espace public (« nous existons »). C’est pourquoi la question de la maîtrise de la chaîne de sélection, de conservation et de diffusion des archives féministes et queer est centrale. L’objet de cet article, tout en insistant sur la valeur performative des archives, est de proposer de ré-examiner certains principes théoriques et pratiques des archivistes de métier. Que peuvent-ils apporter qui puisse être reçu ? Les modalités et les critères de production de l’évaluation archivistique, le mandat que l’institution archivistique affirme pour elle-même, la prise en compte de la mixité entre le personnel et le public, l’ouverture à des pratiques non expertes, la mise en œuvre de lieux ou d’événements co-construits, mais aussi la réalisation de collectes nouvelles – dépôt de capsules temporelles et enregistrement de documents « performés » – sont autant d’éléments susceptibles de réenchanter la pratique archivistique.

Digital act : la loi sur l’archivage électronique Retour sur l’emploi des normes internationales pour l’archivage électronique qualifié - Maroye, Laurence (Cahiers de la Documentation, 2019)
Le 29 mars 2019, est publié l’arrêté d’exécution de la loi du 21 juillet 2016, ou Digital Act, mettant en œuvre et complétant le règlement eIDAS sur les services de confiance dont la signature et l’horodatage électroniques et qui concrétise une volonté ministérielle d’encourager l’économie digitale. L’arrêté en question fait la part belle aux normes et aux standards afin d’aiguiller les organisations sur la voie de la conformité en matière d’archivage électronique. Le présent article présente les opportunités et les risques encourus par le recours aux textes normatifs du records management de l’ISO notamment. Pour ce faire, il revient sur le processus de normalisation en tant qu’élément impactant sur de telles pratiques.

L’archivage des jeux vidéo, de la fin des années 1990 à aujourd’hui - Brochier, Fanny (Enssib, Université de Lyon, 2018)
Ce mémoire s’attache à étudier, analyser et décrypter les pratiques d’archivage dans le jeu vidéo (surtout français) dans le but de proposer des pistes d’amélioration pour l’avenir, notamment par une approche de type Records Management.

Les outils informatiques au travail - Commission nationale informatique et libertés (CNIL) (2018)

Le kit RM - Debled, Émilie; Claverie, Anthony (La Gazette des archives, 2018)

L’archivage de la littérature numérique en ligne - Henry, Clara (Enssib, Université de Lyon, 2018)
La littérature numérique en ligne se manifeste sous de nombreuses formes sur le web, du générateur de textes, en passant par la poésie cinétique ou le récit hypertexte par exemple. Elle occasionne un renouvellement, ou tout du moins un questionnement des notions d’auteur, de lecteur, de texte, mais aussi d’œuvre. Son inscription et son épanouissement sur le web, espace instable, fragile, éminemment périssable, nous pousse à nous concentrer sur l’archivage de cet objet. Quelles traces de la littérature numérique d’y il a quelques années reste-t-il sur le web ? Comment l’archivage de cette littérature est-il envisagé par ses différents acteurs (chercheurs et auteurs) ?

Créer, préserver, communiquer : une étude comparative du records management et des plans de gestion des données - Jacques, Stéphanie (Enssib, Université de Lyon, 2018)
Le records management et les plans de gestion des données sont tous deux des outils servant à identifier et gérer les informations à caractère probant parmi celles qui sont créées dans le cadre de l’activité d’une entreprise ou d’un projet de recherche. Par conséquent, ceux-ci partagent des concepts qui sont leur sont similaires. Ce texte s’interroge donc à reconnaître comment ces outils se ressemblent, et comment leurs différences peuvent possiblement se complémenter.

Les débuts de la prise en charge de la gestion des documents administratifs au Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Saguenay–Lac-Saint-Jean - Ouellet, Dany (Archives, 2018)

L'archivage du code source sur les plateformes de développement - Vigne, Maxime (Enssib, 2018)

Guide d’archivage pour les hôpitaux et établissements de santé - Association des archivistes français (Association des archivistes français, 2017)
Ce guide théorique et pratique, s’adressant tout particulièrement aux entités qui ne possèdent pas de service d’archives constitué, présente sur une trentaine de pages, de façon claire et synthétique, les grands principes, depuis la définition des archives jusqu'à la communication et la mise en valeur en passant par le récolement réglementaire, des conseils de base en cas de sinistre, etc. Sommaire - Qu’est-ce que les archives ? Les trois âges des archives Les archives hospitalières Le respect des fonds Des archives papier aux archives numériques - Les archives des établissements de santé Statut juridique des établissements Responsabilités Que faire en cas de fermeture d’un établissement ? Obligations de l’établissement de santé - Le rôle des services d’archives publiques Conseil et contrôle Dépôt des archives Externalisation des archives - La conservation des documents Les salles d’archives Rangement et conditionnement Quelques conseils de base en cas de sinistre (incendie, inondation…) - Le traitement des documents administratifs Créer et gérer les dossiers au quotidien : les bons réflexes Plans de classement Maîtriser l’archivage intermédiaire Le transfert aux archives publiques Éliminations et tri Principaux documents éliminables Principaux documents à conserver sans limitation de durée - Une typologie particulière : le dossier patient Qu’appelle-t-on dossier patient ? Contenu du dossier patient Délais de conservation et sort final Référencer et indexer le dossier patient Le dossier patient unique Le dossier patient informatisé (DPI) Pratiques émergentes (imagerie médicale, télémédecine…) - Communication Confidentialité, secret professionnel, secret médical Communicabilité et droit d’accès Modalités de communication du dossier patient Transfert des dossiers Valorisation

L’apport de François Beaudin: la mise en place du rapport Deschênes - Baillargeon, Diane (Archives, 2017)
Ce texte présente les années charnières du Service des archives de l’Université de Montréal, débutant lorsque François Beaudin arrive à la direction du service en avril 1972. Il hérite alors d’une situation décriée par son prédécesseur, Luc-André Biron, dans un mémoire déposé à la Commission conjointe du Conseil de l’Université et de l’Assemblée universitaire. Le rapport de la Commission, préparé par le juge Deschênes, en accepte les principales recommandations donnant un nouveau souffle au Service. S’appuyant sur ces recommandations, François Beaudin transformera le Service des archives en profondeur durant son court mandat de quatre ans : création de la Commission des archives, embauche de personnel qualifié qui feront leur marque sur la scène archivistique, approbation des premières règles de conservation, mise en place de dépôt de documents semi-actifs, etc. The text discusses a key period for the Archives Service of the University of Montreal, beginning when François Beaudin became director in April 1972. He inherited a situation that had been described as problematic by his predecessor, Luc-André Biron, in a brief to the Joint Council of the University and the University Assembly. The Commission’s report, prepared by Judge Deschênes, accepted the main recommendations, thereby giving fresh life to the Service. Based on these recommendations, François Beaudin transformed the Service in depth during his short four-year period in office.He created the Archives Commission, hired qualified staff who would make a mark on the archival scene, approved the first conservation calendars, and put in place a system for depositing semi-active documents, among other measures.

La gestion des archives courantes et intermédiaires: la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal au rythme de sa clientèle - Bourhis, Taïk; Denis, Nathalie (Archives, 2017)
Offrir des services de qualité à ses différentes clientèles a toujours été au cœur des priorités de la Division de la gestion de documents et des archives. Au fil des années et avec les nombreux développements technologiques qui sont venus transformer les façons de faire, les besoins et les attentes des membres du personnel de l’Université de Montréal pour la gestion de leurs documents n’ont cessé d’évoluer. Dans ce contexte, la division a entrepris de relever le défi et de mettre en place des solutions adaptées aux réalités de ses usagers. C’est en perfectionnant ses outils, en améliorant ses méthodes de travail, en donnant de la formation et en apportant une aide directe dans les unités académiques et administratives que l’équipe de la Division de la gestion de documents et des archives travaille tous les jours à assurer une saine et efficace gestion des archives courantes et intermédiaires de l’Université. The Records Management and Archives Division has always made it a priority to give high quality service to its various client groups. Through the years, with various technological developments that have transformed work methods, the needs and expectations of the personnel of the University of Montreal with respect to the management of their documents have continued to evolve. In this context, the Division has undertaken to meet the challenge and to put in place solutions that are adapted to the needs of its users. In developing tools, improving work methods, and engaging in training and direct help for the academic and administrative units, the Division team members work to ensure healthy and effective management of the active and semi-active archives of the University.

De la théorie à la pratique: l’exemple des stages de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal - Dion, Isabelle (Archives, 2017)
Le stage est une composante majeure de la formation pratique dans un programme d’études qui permet à l’étudiant d’acquérir, entre autres, de nouvelles connaissances, de développer ses compétences et de réfléchir sur son comportement en situation réelle. Depuis leur création, les programmes d’enseignement en archivistique offrent des stages pratiques dans des services de gestion de documents et des archives. L’auteure met en lumière l’expérience des stages à la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal qui reçoit depuis ses débuts des stagiaires en archivistique de tous les niveaux d’enseignement, d’ici et d’ailleurs. L’article reflète le point de vue de la coordonnatrice de stages et explique les nombreux apports de ces stages pour les étudiants en archivistique. The internship is a major element in practical training in a program of study, allowing the student to gain, among other things, new knowledge, to develop abilities, and to reflect on her behaviour in a real situation. From the beginning, the archival science programs have offered internships in records management and archival services. The author highlights the experience of internships in the Archives of the University of Montreal; from the beginning of the program it has welcomed archival science interns at all levels, from the EBSI and elsewhere. The article reflects the point of view of the coordinator of internships and explains how these experiences are supported for students of archival science.

Bref historique des grandes réalisations de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal (1966-2016) - Lespérance, Michel (Archives, 2017)
L’auteur résume les réalisations du Service des Archives de l’Université de Montréal depuis sa création en 1966 jusqu’à nos jours en faisant ressortir le rôle marquant des personnes qui se sont succédées à la direction dans le développement de l’archivistique au Québec, de l’appui apporté à cette évolution par les secrétaires généraux au fil des ans et surtout la qualité du travail accompli par tous les membres du personnel qui y ont œuvré. The author summarizes the achievements of the Archives Service of the University of Montreal, from its creation in 1966 to the present time, emphasizing the significant role of its directors in the development of archival science in Quebec, as well as the support through the years of that development by the general secretaries, and especially the quality of work accomplished by everyone who has worked there.

La mémoire utile, fond et forme au menu des années 2000 - Minotto, Claude (Archives, 2017)
À l’occasion du 50e anniversaire de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal, Claude Minotto, son ancien directeur nous livre ses réflexions. Il nous présente d’abord un bref plaidoyer en faveur de la diversité, car à ses yeux, une fois les conditions de préservation assurées, l’important est l’utilité de ce qui est conservé. Il utilise l’expression qui sert d’entête au site Internet de la DGDA comme préambule à la présentation de divers défis qu’ont amené les changements technologiques de la première décennie des années 2000 à la discipline archivistique. Monsieur Minotto partage ensuite quelques anecdotes issues de ses années en tant que directeur de la DGDA afin d’illustrer l’importance des relations de cette dernière avec les autres entités de l’Université de Montréal. Il termine en soulignant différentes réalisations de l’équipe de la DGDA au cours de sa direction et confirme, en conclusion, la nécessité de préserver « la mémoire utile » et ce, peu importe le support et les évolutions technologiques. On the occasion of the 50th anniversary of the Division of Records Management and Archives of the University of Montreal, former director Claude Minotto shares his reflections. First he presents a plea on behalf of diversity, because in his eyes, once the conditions for preservation are in place, the important thing is to use what has been conserved. He uses the expression that is on the home page of the Division’s website as a preamble to the presentation on various challenges that technological change brought about in the discipline of archival science during the first decade of the new century. Mr. Minotto then shares several anecdotes from his years as director, with the goal of illustrating the importance of relations between the Division and the other units of the University of Montreal. He ends by highlighting various accomplishments of the Division’s team and affirms, in conclusion, the importance of preserving the useful memory regardless of material medium or technological evolution.

Le records management révise ses data : méthodes et bonnes pratiques - Remize, Michel (Archimag, 2017)
Sommaire du dossier : Le records management révise ses data : méthodes et bonnes pratiques Gouvernance de l’information : un fragile équilibre Records management : comment construire une politique de gouvernance de l’information ? Une records manager chez EDF : "pour la donnée, la question archivistique se repose" L’Iso 15489-1:2016, nouvelle version de la norme sur le records management, intègre désormais les data. C’est en soi une petite révolution conceptuelle et pour le métier de records manager. Dans les faits, la gouvernance de l’information exigeait de plus en plus que cela soit pris en compte, comme le révèle le nouveau baromètre de Serda Conseil. Au-delà de la norme, considérer les métadonnées et autres data va devoir entrer en réalité dans l’entreprise, à moins que ce ne soit fait, au moins partiellement, mais pas forcément avec les meilleurs processus et pratiques. Une experte livre ses conseils de méthode. Chez EDF, on avance pas à pas sur cette question.

Délocalisé, acheté, externalisé (Arbido, 2016)
Délocalisé, acheté, externalisé – nous sommes partis dans ceprésent numéro d’arbidode nos questions autour de l’« out-sourcing ». Cependant, il est vite devenu évident que ce do-maine va bien au-delà de l’« outsourcing » au sens strict et que derrière les termes, on peut retrouver une surprenante variété dans le monde I+D de possibilités intéressantes. Les auteurs de ce numéro d’arbido traitent de façon variée le sujet. La pression induite par le fait de ne plus pouvoir, ou vouloir, faire tout tout seul peut conduire à des solutions créatives et signifier que des institutions se réunissent dansde nouvelles constellations. Se procurer des services de tiers peut dégager de l’espace pour des activités nouvelles et innovantes. Tout ce qui a été acquis à l’extérieur de l’organisationne reste pas étranger pour toujours, mais devient partie inté-grante du service institutionnel. Nous donnons la parole dansce numéro aux deux parties prenantes, aux fournisseurs deservices comme aux représentants des archives et des biblio-thèques, qui font appel à différentes prestations des premiers. Cette section est complétée par des articles dans les-quels l’« outsourcing » devient du « crowdsourcing ».

Comment classer et conserver vos documents importants - Alibert, Nafi (Les affaires, 2016)
Classement Gestion des documents d’activité

Guide de gestion des archives à l'intention des établissements d'enseignement privés du Québec - Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ); Fédération des établissements d'enseignement privés (2016)

Quelle politique de valorisation des fonds dans un service d’archives intermédiaires en soutien à un organisme de recherche ? - Chambefort, Hélène; Margot, Georges (Gazette des archives, 2016)

Principes de base relatifs au rôle des archivistes et des gestionnaires de documents pour la défense des droits de l'homme - Conseil international des archives (ICA); Groupe de travail sur les droits de l'homme (Conseil international des archives, 2016)

Étude du marché du management de l’information Évolution sur 10 ans et projection sur 2018 - Fuzeau, Pierre; Ni, Haosen (SerdaLab, 2016)

Interopérabilité des systèmes de management et automatisation - Maroye, Laurence (I2D – Information, données & documents, 2016)
[méthode] Dans un contexte de systèmes interopérables, les possibilités d’automatisation des tâches et des processus sont multiples. Les étudier et les évaluer sur le plan des coûts/bénéfices, dans un objectif de simplification mais aussi – et surtout – d’optimisation de la gestion documentaire, peut s’avérer judicieux.

Métiers et compétences liées - Nesme, Marie-Françoise; Cottin, Michel (I2D – Information, données & documents, 2016)
[observation] La qualité, c’est aussi les compétences métier que l’on peut avoir... ou acquérir pour apporter de la valeur à son employeur et préserver son employabilité.

ISO 15489-1:2016 : Information et documentation -- Gestion des documents d'activité -- Partie 1: Concepts et principes - Organisation internationale de normalisation (ISO) (2016)
ISO 15489-1:2016 détermine les concepts et les principes à partir desquels sont élaborées les méthodes de création, de capture et de gestion des documents d'activité. La présente partie de l'ISO 15489 décrit les concepts et les principes relatifs: a) aux documents d'activité, à leurs métadonnées et aux systèmes documentaires; b) aux politiques, à la répartition des responsabilités, à la surveillance et la formation nécessaires à la gestion efficace des documents d'activité; c) à l'analyse récurrente du contexte opérationnel et de la définition des exigences en matière de documents d'activité; d) au contrôle des documents d'activité; e) aux processus de création, de capture et de gestion des documents d'activité. ISO 15489-1:2016 s'applique à la création, à la capture et à la gestion des documents d'activité, indépendamment de leur structure ou de leur forme, dans tous les types d'environnements opérationnels et technologiques, et dans le temps.

L'acculturation du records management dans la pratique archivistique française - Pasquier, Mathieu (Enssib, 2016)

La Ged s'habille en collaboratif - Archimag (Serda, 2015)
SOMMAIRE DOSSIER La Ged s'habille en collaboratif Tandis que se multiplient les services web de communication et de partage de contenus, les éditeurs embarquent de plus en plus de fonctionnalités de partage et de travail collaboratif dans les solutions de Ged. Certains font aussi le choix de jeter de nouveaux ponts avec les systèmes extérieurs, notamment les réseaux sociaux et les services cloud ou multiplient les ports avec d'autres solutions. ​ ACTUALITÉS Retrouvez toute l'actualité et les tendances des technologies de l'information ! OUTILS - Big data, big ECM ? - Logiciels pour bibliothèques : un marché morose - Par delà la multiplicité des solutions de stockage - Le logiciel documentaire pour tous - APF Entreprises, l'autre prestataire en numérisation - Feuilletez tout Archimag en ligne - La numérisation en bibliothèque : quels droits pour quelles oeuvres ? - 2/2 - Favoris : créer des questionnaires en ligne - Portrait : Lourdes Fuentes Hashimoto, bâtisseuse de passerelles PESPECTIVES - Ali Laïdi : "l'intelligence économique est une vision et une grille d'analyse politique du monde" - Permettre aux jeunes d'être entrepreneurs de leur vie - Archimagstore : applis, cadeaux, beaux livres, expos... - Archi... kitsch : dans les archives d’Archimag, mars 1995

Le contrôle scientifique et technique en questions : Actes des Rencontres annuelles de la section Archives départementales (RASAD) de l’Association des archivistes français, 15 et 16 mai 2014 - Association des archivistes français (AAF) (La Gazette des archives, 2015)
Les 12e Rencontres annuelles de la section Archives départementales de l’Association des archivistes français se sont tenues à Reims en mai 2014 sur le thème « Le contrôle scientifique et technique en questions ». Ce thème s’inscrivait dans un contexte particulier, entre une complexité administrative croissante face au développement de l’externalisation et de la dématérialisation et une actualité brûlante avec le projet de réorganisation territoriale. Au cours d’échanges nourris, les différents intervenants ont confronté la norme et la pratique et se sont interrogés sur les modalités des actions de contrôle, leur efficacité et leurs formes possibles. Les actes de ces rencontres s’organisent dans ce numéro en trois temps : tout d’abord une description du contrôle scientifique et technique dans les différents secteurs du patrimoine culturel, suivie de retours d’expérience variés sur sa pratique et, enfin, de témoignages de producteurs et d’archivistes du secteur public.

Les archives des administrations centrales et des opérateurs de l’État : bilan et perspectives (2001-2014) : Actes des ateliers de la section des archivistes des administrations centrales - Association des archivistes français (AAF) (La Gazette des archives, 2015)
Les services d’archives des administrations centrales ont connu, au cours des dernières années, de profondes mutations. La circulaire du 2 novembre 2001, visant à rappeler aux producteurs d’archives publiques leurs responsabilités vis-à-vis de la sauvegarde de leur production documentaire, a permis une certaine prise de conscience parmi les décideurs. La fonction « archives » s’est constituée, structurée ou même restructurée dans la plupart des organismes. Toutefois, le fossé reste grand entre les structures qui ont mis en place une organisation de leur fonction « archives » et celles qui ne disposent encore d’aucun dispositif en la matière. Par ailleurs, les décisions prises en matière de réforme de l’État au cours des années 2000-2010, et les évolutions importantes du patrimoine immobilier de l’État et de ses opérateurs, ont eu des conséquences lourdes sur le travail quotidien des archivistes, même s’ils ont pu, dans certains cas, favoriser la reconnaissance de leur rôle et même consolider l’existence d’une fonction « archives » stable. Pour animer la réflexion dans ce vaste domaine, la section des archivistes des administrations centrales a organisé entre 2013 et 2014 cinq ateliers sur des thèmes variés : l’impact de la circulaire du 2 novembre 2001, le développement de l’externalisation dans les services d’archives, la situation des services d’archives des opérateurs de l’État, le système d’information des services d’archives et les déménagements dans les administrations. La publication des actes de ces ateliers est donc l’occasion de dresser le bilan des quinze dernières années d’action publique en matière d’archives des administrations centrales.

Guide d’archivage pour les communes et les groupements de communes - Association des archivistes français (AAF) section des archivistes départementaux (2015)
Ce guide s’adresse tout particulièrement aux entités qui ne possèdent pas de service d’archives constitué.

Gestion de fonds d'archives d'association mise en place d'une méthodologie archivistique adaptée pour une meilleure valorisation - Biagui, Nathanaël Mathieu (Université Toulouse-Jean Jaurès., 2015)

Le service des archives de France Télévisions : entre logique d’entreprise et vocation patrimoniale - Cohen, Évelyne; Goetschel (Sociétés et représentations, 2015)
L’entretien qu’Évelyne Cohen et Pascale Goetschel ont réalisé en janvier 2015 avec Paul Desfontaines, responsable du service des archives de France Télévisions, permet à la fois d’observer le fonctionnement d’un service d’archives d’une entreprise publique et de réfléchir à ses fonctions et ses usages, entre caractère utilitaire et vocation patrimoniale.

L’archivage en mouvement : une réflexion sur la conservation des documents comptables dans les communes et les CPAS - Delplancq, Thierry (Mouvement Communal, 2015)

Les archivistes comme spécialistes de la gestion de l'information: conseil et soutien des Archives de l'Etat du Valais auprès de l'Administration cantonale et des communes valaisannes - Dubois, Alain; Vionnet, Florian (Revue électronique suisse de science de l'information (RESSI), 2015)
Dans l’imaginaire populaire, le métier d’archiviste renvoie encore très souvent à l’archétype de l’érudit travaillant, un peu hors du monde et hors du temps, sur d’anciens (et souvent poussiéreux) documents. Pourtant, depuis plusieurs années, le monde des archives est en mutation, voire en pleine révolution. L’augmentation exponentielle de la production documentaire ces trente dernières années et le développement rapide des outils de gestion de l’information sous forme électronique poussent en effet les archivistes à repenser complètement leur manière de travailler, notamment en se positionnant toujours davantage aux côtés des producteurs des documents. La mise en place de politiques de conseil et de soutien à ces producteurs, qu’il s’agisse d’administrations publiques ou d’organisations privées, est aujourd’hui une thématique essentielle que cet article propose d’aborder. A travers l’exemple de ce qui a été réalisé ces dernières années dans le canton du Valais, il essaiera de montrer que les archivistes, loin d’être confinés dans des tours d’ivoire ou des caves obscures, sont aujourd’hui devenus des acteurs essentiels, au cœur des administrations, et qu’un service d’archives doit devenir un véritable centre de compétences en matière de gestion de l’information, quels qu’en soient la date, le type et le support.

De la préservation au projet : trois façons d’aborder l’archivage électronique - Faivre d'Arcier, Louis (La Gazette des archives, 2015)

Les genres de documents dans les organisations: analyse théorique et pratique - Gagnon-Arguin, Louise; Mas, Sabine; Maurel, Dominique (Gestion de l'information, 2015)
Pourquoi s’intéresser à la notion des genres de documents dans le contexte actuel des sciences de l’information ? Parce qu’elle recèle un grand potentiel en matière d’identification et de traitement de l’infor-mation écrite produite dans les organisations. Au-delà de la forme et du contenu généralement reconnus aux fins d’organisation et de conservation, la notion des genres de documents intègre les aspects particuliers des documents. Reflétant les modes de création et de diffusion de l’information du milieu organisationnel, les genres de documents représentent en quelque sorte des actions de communication. Faisant appel à des auteurs de différents horizons, cet ouvrage comporte des éléments théoriques entourant la notion de genre, des grilles d’analyse en vue de son utilisation et différents exemples de son application qui permettent d’en révéler les possibilités. Il s’adresse tant aux professionnels de l’information qu’aux étudiants en sciences de l’information, et plus particulièrement en archivistique, qui y trouveront des outils pour parfaire leurs connaissances de l’information des organisations. Il constitue à ce jour le seul ouvrage en langue française sur le sujet.

Mes archives et moi - Grippon, Aliceet; Moser, Chloé; Commission formation emploi métiers de l'Association des archivistes français (2015)
Ce livret est destiné à la sensibilisation et à la formation des fonctionnaires aux archives.

Système de gestion d’archives, gouvernance de l’information : une relation renforcée au fil du temps - Husson, Lionel (La Gazette des archives, 2015)

Archives et conduite du changement : l’exemple du projet ADAMANT - Marcotte, Pierre (La Gazette des archives, 2015)

Archivage et RM - Observatoire des métiers de la fonction Information; Crastes, Matthieu (ADBS, 2015)
Après un premier opus consacré au cœur historique de nos métiers, matérialisé sur la cartographie ADBS par l'appellation « Gestion de ressources informationnelles », l'ADBS poursuit son exploration du marché du travail de la fonction Information. Dans ce second volet, notre regard se focalise sur les offres relatives aux métiers de l'archivage et du records management (gestion des documents d'activité). Vous trouverez dans ce focus : une analyse des offres d'emploi parues en ces premiers mois de l'année 2015 relatives à cette famille de métiers le témoignage d'une consultante Records, Information and Document Management un article sur le records management, une activité en plein essor une synthèse de l'enquête « Besoin en main d'œuvre 2015 » menée par Pôle emploi, comparant région par région les projets de recrutement dans la fonction Information.

ISO 30302:2015 : Information et documentation -- Système de gestion des documents d'activité -- Lignes directrices de mise en oeuvre - Organisation internationale de normalisation (ISO) (2015)
L'ISO 30302:2015 fournit des lignes directrices pour la mise en oeuvre d'un Système de Gestion des Documents d'Activité (SGDA) conforme à l'ISO 30301. La présente Norme internationale est destinée à être utilisée conjointement avec l'ISO 30300 et l'ISO 30301. La présente Norme internationale ne modifie pas et/ou ne restreint pas les exigences spécifiées dans l'ISO 30301. Elle décrit les activités à entreprendre pour concevoir et mettre en oeuvre un SGDA. L'ISO 30302:2015 est destinée à être utilisée par tout organisme mettant en oeuvre un SGDA. Elle est applicable à tous les types d'organismes (par exemple: entreprises commerciales, organismes publics, organismes à but non lucratif) de toutes tailles.

Apport de la gestion documentaire à la gouvernance de l'information - Ott, Florence (Hermès Lavoisier, 2015)

Du document papier à la donnée électronique, des solutions hybrides pour une gestion des archives unifiée - Yon, Cécile (La Gazette des archives, 2015)

MEDONA - Modélisation des échanges de données pour l'archivage NF Z44-022 - Association française de normalisation (AFNOR) (2014)
Le présent document apporte un cadre normatif pour les différents échanges d'informations (données comme métadonnées) entre le Service d'archives et ses partenaires. Les échanges entre plusieurs services en charge des archives (services intégrés dans les organisations, services publics d'archives, prestataires d'archivage) sont également concernés. La présente norme définit des diagrammes d'activités et des modèles de données selon le formalisme UML. Les échanges se traduisent par des messages formalisés par des schémas XML. La norme apporte des éléments utiles pour la construction d'applications ou de modules complémentaires aux applications existantes en amont et en aval des messages. Elle indique en particulier les informations nécessaires que ces applications doivent gérer. Ces informations seront utilisées pour générer ou recevoir les messages, par mise en correspondance entre le modèle de données des applications et les schémas XML.

Faut-il garder le terme archives ? Des « archives » aux « données » - Banat-Berger, Françoise; Nougaret, Christine (La Gazette des archives, 2014)

La documentation technique : un enjeu stratégique pour l'entreprise - 1. Les fondamentaux - Boulogne, Arlette; Bardez, Jean-Paul; Bricogne, Matthieu; Le Duigou, Julien; Eynard, Benoît; Ganier, Franck; Flacke, Marie-Louise (Documentaliste-Sciences de l'Information, 2014)
Le document technique, une vieille histoire Les termes « document » et « technique » apparaissent tard… …mais recouvrent une diversité déjà ancienne Des nouveaux documents… … et de nouveaux traitements documentaires Communication et rédaction technique : test et oralité Un rôle central dans la circulation des informations Mettre en place un processus centré sur le test Valoriser les compétences orales Des SGDT au Product Lifecycle Management : évolution de la place des documents techniques De l’échange de données techniques au PLM Le référencement, l’organisation et la gestion des données et documents La collaboration, la diffusion et le partage des documents Typologie des documents et mode de visualisation ou d’utilisation Prochain défi Lecture et ergonomie des documents procéduraux Un document particulier destiné à un usage particulier Une utilisation au service de l’action Les pratiques d’utilisation La lecture des instructions : une activité complexe Des pistes pour améliorer l’ergonomie des documents procéduraux Pour conclure… Quand le document technique devient preuve Des exemples de contentieux éclairants Une documentation à quatre dimensions Intégrité et authentification L’analyse diplomatique en renfort de la GED Rédaction structurée et minimalisme Les origines : Information Mapping® Autres méthodes de rédaction structurée Norme 26514 Minimalismev

Le point de vue de Bibliothèque et Archives nationales du Québec: La gestion des documents et des archives: un système intégré visant à satisfaire les besoins des usagers, des citoyens et des organisations - Charbonneau, Normand; Ducharme, Daniel (Sommet sur les archives au Canada : « Vers un nouveau modèle de gestion de la mémoire consignée au Canada », Toronto, 17 janvier 2014, 2014)

Les bonnes pratiques de gestion des archives personnelles à l’ère numérique - Dimitri, Judith (Papyrus, Université de Montréal, 2014)
Ce guide présente les bonnes pratiques de la gestion des archives personnelles numériques (fichiers textes, images, vidéos) et des activités sur le Web (courriels, blogues, présence sur les médias sociaux). Il est également question des raisons qui motivent l'archivage, ainsi que des risques et des défis associés à l'ère numérique.

Le Records Management : outil indispensable à l'ère de la surinformation - Dorthe, Lionel (Sciences de l'information: théorie, méthode et pratique, 2014)
Dans une société où l'information est devenue pléthorique et où la masse documentaire produite a crû de façon exponentielle, il est illusoire de prétendre maîtriser l'ensemble de l'information sans se doter d'une solide organisation. A l'heure de la "dématérialisation" des supports, les lois sur l'information, l'accès aux documents, les archives, la protection des données et la transparence ont commencé à être promulguées un peu partout en Suisse. Si l'on y ajoute les nombreux programmes de formation et manuels consacrés au Records Management, force est de constater que cette discipline a le vent en poupe. Or, malgré ce succès, la réalité du terrain demeure encore souvent éloignée des sphères théoriques. Les usagers et collaborateurs, qu'ils relèvent du secteur privé ou public, ont des besoins concrets, que les spécialistes semblent avoir oublié. Le but de mon travail a été de dresser un état des lieux des concepts existants et les confronter à la pratique. Si mon approche est, avant tout, une conceptualisation intellectuelle, j'ai eu pour ambition de la réaliser en tenant compte des contraintes pragmatiques imposées par le facteur humain, mais aussi politique et financier. Sur la base de la mission que j'ai accomplie au Service de l'Environnement du canton de Fribourg (SEn), d'août à décembre 2011, j'ai accroché mes réflexions aux réalités quotidiennes des collaborateurs de ce service, dans le cadre de la mise sur pied d'un programme de Records Management. L'aspect idéologique et les éventuels préjugés qui aident ou, au contraire, freinent toute intervention au sein d'un organisme, m'ont servi de point de départ à une réflexion sur l'image socioprofessionnelle des archivistes et records managers, image trop souvent négligée. Si la jeunesse relative de cette discipline peut expliquer certaines erreurs, il serait dommage que toute une profession rate une occasion en or de montrer à quel point elle est susceptible d'apporter une plus-value à la société. L'accroissement des documents allant de paire avec les restrictions budgétaires, il appartient aux spécialistes de démontrer et prouver leur savoir-faire et de convaincre les politiques du caractère indispensable d'un système de Records Management et d'archivage pensé et réfléchi. Finalement, j'ai étendu la problématique au rôle des Archives de l'Etat, en tant qu'institution publique, dont la survie fait en partie écho à celle des administrations. Dans cette optique, c'est bien le principe de "good governance" et de garantie de la transparence des activités de l'Etat qui ont guidé mes préoccupations. Souffrant d'une image souvent peu flatteuse, comment les Archives peuvent-elles aider les administrations à assurer et garantir le processus démocratique, et quel est, plus généralement, le rôle que l'Etat peut et doit jouer à ce niveau ?

Archivage, records management et conformité - Fuzeau, Pierre (Serda édition-IDP, 2014)

Durées de conservation et tableaux de gestion archivage, records management et conformité - Fuzeau, Pierre (Serda édition-IDP, 2014)

La place de la gestion des connaissances dans les projets archivistiques - Gaiffe, Cécile (Papyrus, Université de Montréal, 2014)
Ce travail tente une présentation des avantages que peut apporter la gestion des connaissances dans le cadre de projets institutionnels de gestion des archives. Il y est fait état de plusieurs projets archivistiques actuels, de la description des outils et méthodes mobilisés dans les transferts de savoirs et de la forme de la documentation qui en résulte. Il est question de comprendre dans quelle mesure le champ d'études de la gestion des connaissances sert et nourrit la discipline archivistique.

La problématique des tris et éliminations dans la gestion des archives : le cas du Bénin - Kpadonou, Abdel Kader B. (Centenaire des archives nationales du Bénin (1914-2014), 2014)

Le traitement des archives numériques d’architectes - SIAF; Cité de l’architecture et du patrimoine; PASS Technologie (2014)
La présente synthèse comprend donc des préconisations sur les formats, la structure interne et le traitement des fichiers Arc+, la gestion et la description des dossiers, ainsi qu’une évaluation du temps de traitement. Une première conclusion de l’étude est qu’on ne peut se contenter de conserver les fichiers d’origine. Une triple conservation est donc proposée : dans le format originel, dans un format de consultation et dans un format de réutilisation du contenu. Les formats préconisés ici, respectivement PDF/A-2 et DXF 2013 (et/ou DWG), peuvent être considérés comme des solutions qui devraient être valables pour la majorité de la production architecturale des années 1980 et 1990. Les fichiers convertis doivent ensuite faire l’objet d’une validation de la conformité du format par rapport à sa spécification. Les tests menés ont enfin permis d’évaluer un temps de traitement complet (sélection, conversion et description des fichiers) de dix mois à temps plein, sachant que le traitement n’a porté que sur les fichiers considérés comme indispensables (10%), les autres fichiers étant des doublons ou des éléments repris dans des présentations.

PR NF Z40-350 - Archivage - Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents - Service et mise en oeuvre des prestations - Association française de normalisation (AFNOR) (2013)

ISO 30300 – 30301: Métadonnées pour les documents d’activité, principes directeurs, vue conceptuelle et modalités - Livre blanc n°4 - Comité du TC46/SC11; Commission Nationale de normalisation 11 de l’AFNOR; ILNAS Luxembourg; Conseil Canadien des Normes (2013)
Le présent Livre blanc n°4 , bilingue a pour ambition d’aborder la question des métadonnées et de leur normalisation afin de préparer la réunion du TC46/SC11 qui se tiendra à Paris en juin 2013. Il s’agit d’un domaine particulièrement sensible puisque les « données sur les données » permettent d’identifier, de retrouver et d’échanger de l’information entre les systèmes. De plus, certaines métadonnées peuvent contribuer à donner une valeur de pre uve. De fait et avec l’arrivée du Big Data et de l’activité économique autour du Cloud Computing , la gestion et préalablement la définition des métadonnées ont de fait un caractère stratégique. La norme ISO 23081 : Métadonnées pour les records de janvier 2006 définit les principes qui régissent les métadonnées liées aux documents d’activité et à leur gestion. Dans son introduction la norme précise : «L’ISO 23081 établit un cadre permettant de créer, gérer et utiliser les métadonnées associées à la gestion des documents d'activité et explique les principes qui les régissent ». Le processus de révision systématique de l’ISO 23081 intervenant en 201 4 , comme celui de la révision de l’ISO 15489 commencé en 2012 , constitue nt une opportunité exceptionnelle pour conduire de nouvelles réflexions.

Analyse d'un dossier d'exploitation: le dossier d'exposition de la Cinémathèque québécoise - Côté-Lapointe, Simon; Les, Simona (Papyrus, Université de Montréal, 2013)

Métadonnées et processus pour l'archivage de données médiatiques - Amar, Mama (Université du Québec à Montréal, 2012)
De nos jours, les données multimédia sont de plus en plus utilisées dans de nombreux secteurs de l'informatique. Cela a provoqué l'expansion de grandes quantités de données multimédia. Ainsi, vu le volume de données et le manque de structure d'OM, il devient de plus en plus difficile de les organiser et de les stocker. En effet, l'exploitation de ressources multimédia nécessite des méthodes et des outils informatiques efficaces pour faciliter leur accès, leur utilisation, leur organisation et leur partage. Les métadonnées multimédia peuvent jouer un rôle essentiel à l'élaboration de ces outils. En effet, les métadonnées peuvent rendre les objets multimédia plus explicites et plus faciles à manipuler par les applications informatiques. Ainsi, un bon nombre d'universitaires et de professionnels s'investissent dans l'élaboration de standards et d'outils pour la gestion et l'archivage d'objets multimédia. Cependant, vu la diversité des standards, il existe souvent une problématique d’interopérabilité entre les standards. De plus, les standards sont définis en général pour des domaines spécifiques. Dans ce mémoire, nous définissons une approche basée sur les métadonnées et les processus pour une gestion optimale et l'archivage des objets multimédia. Aussi, nous définissons un prototype basé sur cette approche. Les résultats de notre expérimentation ont montré l'importance d'un processus pour la gestion d'OM et de métadonnées pour faciliter la recherche, l'exploitation et l'archivage d'OM. Nos résultats ont aussi montré la flexibilité du modèle de données proposé. Ce dernier est extensible et est adaptable au contexte d'utilisation. À chaque étape du processus de gestion d'un OM, les résultats font ressortir l'importance des métadonnées. ______________________________________________________________________________ MOTS-CLÉS DE L’AUTEUR : MultiMedia, Métadonnées, Annotations, Processus, Archivage, Modèle de données

Normalisation et gestion des documents d’activité (records management) : enjeux et nouvelles pratiques pour notre profession - Association des archivistes français (AAF) (La Gazette des archives, 2012)
La définition même des archives, telle qu’elle figure au Code du patrimoine, impose aux archivistes français de prendre en compte dans l’exercice de leur métier deux exigences fondamentales majeures : le document est « archives » dès sa création, le document est « archives » quels que soient sa forme et son support. Ainsi se trouve posé le défi auquel ils sont confrontés : si tout document est « archives », comment maîtriser ce « tout », dont on ne peut, bien sûr, borner le périmètre ? C’est à cette question que répond ce très exceptionnel numéro consacré pour la première fois dans l’histoire de La Gazette des archives au développement de deux lames de fond de l’archivistique contemporaine, la normalisation d’une part, la gestion des documents d’activité autrement dite records management, de l’autre. Lames de fond qui, dans le contexte de cet océan qu’est la production documentaire de nos sociétés développées, se croisent, se complètent, interfèrent et interagissent en permanence. Ce numéro s’organise ainsi autour de trois thématiques : la première propose un panorama de normes relatives à la gestion des documents d’activité et des archives, la deuxième expose les enjeux et les principes de la gestion des documents d’activité, la troisième réunit enfin un ensemble de retour d’expériences.

Nouveaux usages, nouveaux usagers : quels contenus, quels services allons-nous offrir ? - Association des archivistes français (AAF) (La Gazette des archives, 2012)
Les XIe Rencontres annuelles de la section Archives départementales de l’Association des archivistes français se sont tenues à Bordeaux en février 2012 sur le thème « Nouveaux usages, nouveaux usagers : quels contenus, quels services allons-nous offrir ? ». Au cours d’échanges nourris ont été abordés les usages émergents des archives (nouvelle demande scientifique, demande sociale – avec notamment le développement de la psycho-généalogie – et demande culturelle – avec des passionnés, professionnels ou non, à la recherche d’informations très variées, pour restaurer un voilier ou documenter une voiture de collection, ou pour reconstituer un registre de l’Amirauté de Guyenne perdu depuis le XVIIIe siècle...), mais aussi l’impact de ceux-ci sur les fondements mêmes de la profession (collecte, classement et description, diffusion – y compris à l’écran). Enfin, des services riches de leur expérience d’interactions avec les usagers, notamment via le Web, ont pu partager leurs réflexions.

Information et documentation Prescriptions pour le stockage des documents d'archives et de bibliothèques - Association française de normalisation (AFNOR) (AFNOR, 2012)
La présente Norme internationale spécifie les caractéristiques des magasins de stockage à long terme des documents d'archives et de bibliothèques. Elle concerne l'implantation et la construction du bâtiment, ainsi que les installations et les équipements à utiliser. Elle est applicable à tous les documents d'archives et de bibliothèques rangés dans les magasins, susceptibles d'accueillir des documents sur supports variés. Elle n'exclut pas la possibilité de créer des aires séparées ou compartimentées dans des magasins individualisés, où l'environnement peut être contrôlé pour créer des conditions adaptées aux besoins liés aux documents d'archives spécifiques. Elle ne concerne pas les prescriptions particulières relatives au stockage à long terme des documents qui ne sont pas, ou pas complètement, sur support papier, tels que parchemin ou vélin, documents photographiques ou documents électroniques. Elle ne concerne pas non plus les procédures de gestion des fonds. Sur un certain nombre de points, des réglementations en matière de bâtiment, nationales ou régionales, peuvent couvrir de façon détaillée des sujets tels que la construction, la sûreté et la sécurité des bâtiments publics et des bâtiments abritant des objets de valeur (précautions contre l'incendie, issues de secours, sécurité face aux risques sismiques, vol, cambriolage, actes terroristes, etc.), ainsi que les services et équipements à usage professionnel. Pour cette raison, la présente Norme internationale évite de donner des directives et des règlements détaillés sur ces aspects, excepté pour recommander ce qui peut être complémentaire à ces exigences.

ISO 30300 – 30301 : Système de gestion des documents d’activité. Définition, modélisations, intégration aux autres normes de système de management - Livre blanc n°4 - Association française de normalisation (AFNOR); Comité du TC46/SC11; Commission Nationale de normalisation 11 de l’AFNOR; ILNAS Luxembourg; Conseil Canadien des Normes (2012)
Une plus grande pluralité,des comptes rendus d’expérience et des modes dereprésentation de la gouvernance a été volontairement favorisée dans ce Livre blanc.L’implémentation des normes IOS 30300 et 30301 étant encore à un stade expérimental. Ce Livre blanc se caractérise par le travailréaliséen commun avec les Canadiensfrancophones et les Luxembourgeois dès les premières étapes de sa conception. C’estégalementl’opportunité d’uneouverture à des contributeursreprésentant d’autresdomaines d’expertise commela gestion des risques, la qualité, l’archivage électroniquemais égalementàde jeunes professionnels en activité.

Le système et la législation archivistiques en Russie: 20 ans après la fin de l’Union Soviétique - Barreau, Ivan (Université de Montréal, 2012)
Pour gérer les complexes documentaires générés au cours de son histoire, chaque pays crée un système archivistique constitué d’organes directeurs, de centres de conservation ainsi que d’institutions auxiliaires. Ce système interagit avec les gouvernements pour la gestion des documents des organismes d’État ainsi que des archives historiques. Il se développe différemment suivant les aléas de l’évolution politique, sociale et économique nationale. Au XXe siècle, l’Union Soviétique possédait un système archivistique original, basé sur des principes maximalistes de centralisation totale des archives. Au début des années 1990, la transition politique et économique a provoqué une série de changements pour le système archivistique russe : introduction d’une législation archivistique, apparition d’un secteur privé, etc. Plus largement, le cas russe a posé la question de l’adaptation des systèmes archivistiques face au changement historique. Ce mémoire veut donner un aperçu des changements survenus dans le système archivistique russe de 1991 à 2011, à travers une étude du contexte historique, une analyse quantitative et qualitative de l’évolution de la législation archivistique, une analyse de contenu des principaux actes de cette législation, ainsi qu’un aperçu de la situation des services d’archives non-étatiques, pour illustrer l’ampleur des changements apportés au système. Grâce à ces différentes étapes, ce mémoire rendra plus compréhensibles les processus d’adaptation du système archivistique russe, en illustrant notamment l’apparition et le contenu de la législation archivistique, ses effets et les problèmes rencontrés. Il montrera finalement la dynamique particulière établie entre l’ancien et le nouveau.

Les enjeux de la numérisation et de l’ouverture d’archives : le point de vue des professionnels. L’exemple de la production et la diffusion d’un patrimoine local - Boutet, Annabelle; Roudaut (Terminal, 2012)
Les nouvelles situations de travail, engendrées par les TIC sont porteuses de mutations socio-organisationnelles comme des formes nouvelles de gestion des connaissances au sein des entreprises et dans les communautés de pratiques.

Archives d'Afrique et communication pour le développement plaidoyer pour une gestion responsable des archives en Afrique subsaharienne - Gansore, Boubakari (Études africaines, 2012)

Le patrimoine numérique, le Web et la mort - Touchette, Jacynthe (Papyrus, Université de Montréal, 2012)
Étude de la littérature accessible à l'Université de Montréal sur le thème du patrimoine numérique et des archives numériques personnelles dans la perspective de la mort. Gestion documentaire, inventaire et testament numérique. Aspect des proches, de l'accès au patrimoine numérique, à son traitement ainsi que du rôle du Web dans le processus de deuil et de commémoration. Pistes d'avenir.

Les archives des syndicats et des mouvements sociaux - Association des archivistes français (AAF) (La Gazette des archives, 2011)
Les archives des syndicats de salariés et des mouvements sociaux se professionnalisent. Ce numéro vise notamment à montrer les coopérations possibles entre ces pôles thématiques spécifiques et le réseau des services d’archives publics et des archives d’entreprises. Ces spécificités et ces pistes de coopération sont présentées selon trois cas de figure : les syndicats de salariés, ayant peu à peu créé de véritables services d’archives (CFDT, CGT, FO, FEN et SNES) ; les militants syndicaux, et autres, dont les archives ont été sauvegardées par des centres spécialisés (IFHS, CHS du XXe siècle, CHT) ; les archives des mouvements sociaux, mobilisations ponctuelles et/ou mouvements spécifiques (mouvement de mai-juin 1968, immigration, mouvements étudiants, féminisme). Des contributions plus courtes présentent des projets et démarches en cours (projet limougeaud, CODHOS, HOPE). Autant de configurations où archivistes, militants, et bien souvent chercheurs, ont à trouver des voies communes pour la préservation et la valorisation de ce patrimoine collectif.

De nouveaux documents à archiver à l'ère électronique : le cas des courriels - Auclair, Valérie (Papyrus, Université de Montréal, 2011)
Ce travail porte sur la problématique des courriels comme nouveaux types de documents à archiver : existe-t-il déjà des solutions ou des ébauches de solutions aux défis concrets que posent l'évaluation des courriels, leur conservation à long terme et le traitement approprié à la nature particulière des courriels comme éléments d'une conversation? Une revue de littérature a été effectuée, ainsi qu'une analyse de politiques organisationnelles déjà en place.

Exigences de base pour les Records Management Systems du point de vue archivistique - CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques, 2011)

Archives et gestion de documents - Conseil International des Archives (ICA, 2011)
La gestion des documents couvre tous les aspects de la gestion des documents d’activité jusqu'à leur destruction - elle ne couvre pas la gestion des archives au sein d'une organisation dédiée aux archives. Elle englobe la gestion des documents courants et non courants et inclut la spécification des systèmes informatiques. Elle couvre la création etl'enregistrement des documents et des métadonnées, y compris le choix du format, la gestion de l'authenticité et de l'intégrité et l'utilisation de signatures numériques. L'organisation, la maintenance et la documentation des systèmes d'archivage actuels et non actuels font également partie de cette catégorie, tout comme leur migration. Elle comprend l'évaluation de la valeur juridique, réglementaire et opérationnelle des documents et la fixation des périodes de conservation. Elle couvre également la gestion du stockage, le récolement des documents, la production et le suivi des documents, la destruction des documents ou le transfert des documents à conservation permanente aux archives et la documentation de l'histoire administrative et des changements administratifs. On y trouve également la gouvernance de l'information, la sécurité et la gestion des documents vitaux. Les ressources soutenant la préservation des documents numériques (et des archives) ont été attribuées à la catégorie préservation numérique du centre de ressources en ligne de l'ICA.
Keywords: Archives; Gestion des documents

Boîte à outils "Bon archivage, clé d'une bonne gouvernance" par PARBICA | International Council on Archives - Conseil International des Archives (ICA, 2011)
La boîte à outils « L’archivage, clé d’une bonne gouvernance » a été conçue en 2009 par PARBICA (Branche Pacifique du Conseil International des Archives), avec le soutien financier de l’Agence Australienne pour le Développement International. La version française a été réalisée en 2012 pour le Conseil International des Archives par l’Association des Archivistes Français, avec le soutien et les conseils des experts de PARBICA. La version originale de ces recommandations ayant été conçue par PARBICA pour les besoins des pays du Pacifique, il se peut qu’elle fasse référence à des éléments ou situations qui n’ont pas cours dans tous les pays. Le groupe de travail qui a traduit la boîte à outils s’est efforcé de l’adapter dans la mesure du possible pour qu’elle puisse être utilisée dans des contextes francophones. Cependant, les exemples originaux jugés pertinents ont été conservés, ainsi qu’un certain nombre de références qui avaient servi de base au propos. Dans la plupart des modules figurent des conseils permettant d’adapter les modèles et processus proposés à tout cas de figure. Le groupe de travail a par ailleurs introduit deux modules originaux (module 1bis et module 20) qui ont paru nécessaires à la suite d’ateliers tests organisés dans des pays d’Afrique francophone dans le cadre de la diffusion de la boîte à outils. Enfin, le module 11 de la version originale de la boîte à outils (Training Pacific Island Government Officers in Using PARBICA's Toolkit - Train the Trainer) n’a pas été traduit. Il peut en effet être remplacé, si le besoin s’en faisait sentir, par la boîte à outils « Formation des formateurs » élaborée par la section pour l’enseignement de l’archivistique et la formation du Conseil international des Archives (ICA/SAE). La version française de cet outil, également fournie par l’Association des Archivistes Français, est disponible sur le site de l’ICA. Après la mise en œuvre de cet outil lors d'ateliers-test aux Archives nationales du Bénin, au Centre national des Archives du Burkina Faso avec le groupe de pilotage du projet « Un bon archivage pour une bonne gouvernance » au Burkina Faso, et après sa présentation aux Archives nationales d'Haïti dans le cadre de la semaine internationale des archives francophones 2013, la version finalisée de l'outil est aujourd'hui publiée.
Keywords: Archivage; Gouvernance

La gestion des archives audiovisuelles en Afrique de l’Ouest : spécificités et perspectives - Conseil international des archives (ICA) (WARBICA, 2011)

Typologie des dossiers des organisations: analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique - Gagnon-Arguin, Louise; Mas, Sabine (Gestion de l'information, 2011)
Les documents produits ou reçus par les organisations, qu’ils soient sous forme analogique ou numérique, sont placés dans des dossiers. Ce premier niveau de classement sert généralement de base à la classification, d’où l’importance de le gérer avec soin. C’est dans cet esprit que le présent ouvrage, faisant suite à la Typologie des documents des organisations, propose une analyse détaillée des principaux dossiers de gestion d'une organisation, soit : • les dossiers constitutifs • les dossiers de réunion • les dossiers de direction • les dossiers des relations de travail • les dossiers des ressources humaines • les dossiers des communications • les dossiers des ressources financières • les dossiers juridiques • les dossiers des ressources mobilières et immobilières Les auteures définissent le contexte de création de ceux-ci, justifie leur rôle, analyse leur contenu, propose des métadonnées et indique le temps à allouer à leur conservation. L'étudiant en archivistique, l'archiviste et le gestionnaire de documents y trouveront un outil indispensable de traitement de l'information.

Archivage électronique et records management état de l'art et présentation de sept solutions - Lenepveu, Philippe (Sciences et techniques de l'information, 2011)

ISO 30300:2011 Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité -- Principes essentiels et vocabulaire - Organisation internationale de normalisation (ISO) (2011)
L'ISO 30300:2011 définit les termes et définitions qui s'appliquent aux normes relatives aux systèmes de gestion des documents d'activité (SGDA) préparées par l'ISO/TC 46/SC 11. L'ISO 30300:2011 établit également les objectifs associés à l'utilisation d'un SGDA, fournit les principes, décrit une approche par processus et spécifie les rôles de la direction. L'ISO 30300:2011 s'applique à tout type d'organisme souhaitant: 1. créer, mettre en oeuvre, maintenir et améliorer un SGDA venant à l'appui de ses activités; 2. s'assurer lui-même de la conformité à sa politique déclarée en matière de documents d'activité; et 3. démontrer sa conformité à la présente Norme internationale en: a. réalisant une auto-évaluation et auto-déclaration, ou b. demandant une confirmation de son auto-déclaration par un tiers externe à l'organisme, ou c. demandant une certification de son SGDA par un organisme externe.

ISO 30301:2011 : Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité -- Exigences - Organisation internationale de normalisation (ISO) (2011)
L'ISO 30301:2011 spécifie les exigences relatives à un système de gestion des documents d'activité (SGDA) visant à soutenir un organisme dans la réalisation de son mandat, de sa mission, de sa stratégie et de ses objectifs par le développement et la mise en oeuvre d'une politique et d'objectifs relatifs aux documents des activités et donne des informations sur le mesurage et la surveillance des performances. L'ISO 30301:2011 peut être mise en oeuvre avec d'autres normes de systèmes de management (MSS). Il est particulièrement utile de démontrer la conformité aux exigences relatives aux documents des activités des autres MSS.

Un modèle intégrateur en gestion des contenus, communications et connaissances - Senécal, Sylvain (Archives, 2011)
Transmettre les connaissances en milieu de travail et assurer une relève dans un contexte de restrictions, tant humaines que budgétaires, tels sont les enjeux de nombreuses organisations québécoises. La gestion documentaire est intrinsèquement liée aux activités collaboratives et de gestion des connaissances. Se basant sur une expérience d’Hydro-Québec, l’auteur révèle d’abord la transformation de la fonction de formation ainsi que l’implication de la gestion documentaire dans l’implantation d’initiatives collaboratives internes. Il compare ensuite les solutions de gestion des documents numériques (GDN) aux solutions de type web 2.0. Au final, l’auteur démontre comment la gestion documentaire agit comme acteur central dans l’établissement des tâches dans la transmission des contenus et des connaissances au sein des organisations.

L'hapax de l'archivage scientifique. Illusion, réalité temporaire ou système organisé? - Welfelé, Odile (Cent ans de préhistoire. L'institut de paléontologie humaine, 2011)

Gérer les archives, maîtriser l'espace au Moyen Âge. Le cas de la cathédrale Saint-Lambert de Liège - Wilkin, Alexis (Revue belge de philologie et d'histoire, 2011)

Le Records Management dans l’administration et l’économie privée. Un nouveau territoire? (Arbido, 2010)
Le monde change. Il change vite. Les organisations sont entrées de plain pied dansla cyberadministration, disposant d’une architecture informatique virtualisée et d’outils logiciels partagés sur le réseau et multimédias. Les outils collaboratifs au sein des organisations deviennent des objets préconisés par les gestionnaires des systèmes d’information, qui misent parallèlement sur les facultés nouvelles desmoteurs de recherche pour contourner les lourdeurs des vieux modèles d’organisation de l’information.Ce n’est donc pas par hasard qu’arbido printoffre une tribune à la problématique du records management (RM) dans ses interactions avec le monde des ar-chives. Une tribune dont l’importance sera sans aucun doute croissante dans lemonde de l’information documentaire, que l’on soit convaincu ou non par lesappels de Steve Bailey à revoir nos schémas (on lira à ce titre le compte rendu signé par Andreas Kellerhals dans ce dossier). Ce regard vigilant sur la questiondes records est une nécessité, car les archivistes savent déjà qu’ils ne peuventrefuser l’entrée en matière sur l’archivage numérique «à long terme», devenuobjet fondamental de leurs missions. Un long terme qui n’a plus rien à voir avecles horizons temporels d’un archivage historique sur support analogique puisqu’ilse pense comme un intervalle de temps incertain entre plusieurs obsolescencescroisées (formats, supports). Ils savent aussi que les conditions de réussite d’untel archivage passe par un traitement des «records» qui ne soit pas (a minima)contradictoire avec le modèle OAIS.

Archiviste en entreprise : un métier en évolution - Association des archivistes français (AAF) (La Gazette des archives, 2010)
Actes de la journée d’études de la section Archives économiques et d’entreprise de l’Association des archivistes français : 28 novembre 2008 L’environnement des entreprises et de leurs organisations se modifie en permanence. Les métiers liés aux archives ont désormais l’obligation d’anticiper et de promouvoir ces changements, notamment par le records management, pour répondre aux nouveaux besoins. Les technologies, et particulièrement les archives électroniques, modifient profondément les conditions d’exercice de nos professions. Il apparaît donc important de débattre avec l’ensemble des décideurs, des archivistes et des professionnels travaillant en entreprise sur la place et les missions d’un métier aujourd’hui en constante évolution. La journée d’études de la section Archives économiques et d’entreprises, organisée à l’automne 2008, a abordé quatre thèmes majeurs : les métiers et les fonctions d’archiviste d’entreprise du point de vue des ressources humaines, les archivistes d’entreprise par secteurs d’activité, les nouveaux besoins et la mise en place de nouvelles organisations dans les grandes entreprises, l’adaptation des formations - initiales ou continues - aux besoins des entreprises.

Les instruments de recherche : évolutions, publics et stratégies - Association des archivistes français (AAF) (La Gazette des archives, 2010)
Actes des Rencontres annuelles de la section Archives départementales (RASAD) de l’Association des archivistes français 4 et 5 février 2010 Depuis l’adoption de la norme ISAD(G) et de l’EAD, les instruments de recherche dans les fonds d’archives ont subi de fortes évolutions qui amènent les professionnels à s’interroger sur leur politique de classement et sur le mode de publication du résultat de ce travail. Le répertoire numérique détaillé demeure-t-il l’idéal intangible à atteindre ? Quels enjeux représente l’impression d’un instrument de recherche ? L’objectif est-il atteint auprès du public ? Ce volume rassemble les contributions de près de vingt professionnels des archives et de secteurs patrimoniaux proches, intervenus lors des Rencontres annuelles de la section Archives départementales de l’Association des Archivistes français tenues à La Rochelle les 4 et 5 février 2010. Des modes de présentation du travail de classement des fonds traditionnels et atypiques aux instruments de recherche adaptés à la diversité du public, de nombreuses questions y sont étudiées. Partageant leur expérience, les auteurs décrivent les stratégies de traitement, de production, de publication et de diffusion mises en œuvre pour répondre aux attentes du public et aux besoins des archivistes.

Introduction à l’histoire de la gestion des archives à Londres (Royaume-Uni) : le développement du London Metropolitan Archives - Avery, Nicola; Jenkins, Deborah (Archives, 2010)
Les auteurs relatent la longue tradition qui caractérise la gestion des archives produites par les différents organismes ayant gouverné et administré la capitale britannique depuis 1430. Aujourd’hui dépositaire de ces archives, le London Metropolitan Archives (LMA) a le mandat de gérer les archives du plus ancien district (la Cité) et la documentation se rapportant à l’ensemble de la région du Grand Londres. Les défis à relever sont immenses et complexes à plusieurs niveaux. Par exemple, le LMA s’est donné le mandat d’uniformiser les différents systèmes de catalogage, de référence et de classification hérités de ses prédécesseurs de manière à faciliter le repérage de l’information parmi les 83 kilomètres de documents répartis parmi les 6000 fonds et collections. La délégation de nombreux pouvoirs en 1986 aux 32 districts (boroughs), composant la région du Grand Londres, puis la fusion du LMA en 2004 avec le Corporation of London Records Office ont largement modifié les mandats du LMA quant à la gestion des archives départementales, intermédiaires et historiques. Les auteurs présentent par la suite le cadre légal auquel le LMA est soumis à savoir la législation régissant les types de documents recueillis et la législation relative à l’accès à l’information. En guise de conclusion, les auteurs font état des défis auxquels le LMA, comme beaucoup d’autres services d’archives, est confronté, par exemple : les changements technologiques, les nouvelles structures administratives, les coupures budgétaires et les services à prioriser.

Terminologie française du Records Management - Beuchat-Petrova, Anna (Sciences de l'information: théorie, méthode et pratique, 2010)
Créée par la Confédération en 2002, l'association eCH est une organisation de standardisation qui développe, adopte et publie des normes en matière de cyberadministration en collaboration avec les cantons, les communes, les entreprises et d'autres intéressés. Ces normes doivent rendre possible une exécution sûre des transactions entre les différentes parties et une meilleure efficacité des autorités à tous les niveaux de la cyberadministration. Par ailleurs, l'association adopte des "bonnes pratiques" ("best practices"), à savoir des solutions types recommandées par eCH. La cyberadministration nécessite une définition pertinente et uniforme de la qualité de l'information. Il s'agit donc de définir et de mettre en ouvre les processus administratifs et les mesures techniques permettant de garantir la qualité de l'information, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des unités administratives. Le groupe Records Management (RM) d'eCH s'appuie sur la norme ISO 15489 - Records Management pour normaliser les procédures, les fonctionnalités, les formats de données et les interfaces entre systèmes impliqués dans la gestion des documents administratifs sous forme électronique (Records Management). eCH a souhaité élaborer des terminologies uniformes en allemand et en français pour le RM et ensuite élaborer des standards de RM. Un travail pour chacune des deux langues à donc été effectué. Le présent travail sur la terminologie française du RM est le résultat de l'analyse des principes et des objectifs du Records Management et de l'application de la méthode de travail terminologique: descriptive et normative, thématique et bilingue. Comme le démontre l'analyse d'un nombre restreint de termes du RM, la tâche de normaliser ces termes, de proposer les termes à employer de préférence et de repérer les termes à éviter, n'est pas évidente, malgré l'existence des normes. L'influence de différentes cultures et traditions archivistiques, la créativité des traducteurs, la confusion des termes désignant des concepts semblables, le "chaos" accompagnant l'apparition de nouveaux domaines, - sont des facteurs qui doivent être pris en considération lors de l'élaboration d'une terminologie. Les textes normatifs ont un caractère particulier: ils doivent être rédigés en utilisant un vocabulaire normalisé, des termes précis et bien définis pour éviter toute interprétation subjective. Par opposition aux textes littéraires, les textes normatifs ne supportent pas la richesse en synonymes. Une fois employé, le terme doit être le même dans l'ensemble de tous les textes concernant le même sujet. Ce travail met en évidence le problème de la coexistence de plusieurs variantes de termes désignant le même concept, dans des textes normatifs produits par la même institution. En analysant les principes du RM, nous avons fait nos propositions pour les termes à utiliser de préférence ainsi que des propositions de définitions. Le produit final des deux travaux est un vocabulaire de termes principaux du RM groupés par grandes classes et indexés dans le but de pouvoir établir des correspondances entre les termes en allemand et en français.

La mémoire locale d’une ville internationale : les Archives de la Ville de Genève - Burgy, François; Ciana, Zavier; Davier, Jacques; Grange, Didier (Archives, 2010)
Créée officiellement en 1842, ce n’est qu’en 1986 que la Ville de Genève se dote d’un service d’archives qui gère aujourd’hui plus de trois kilomètres de documents. Les quatre archivistes à l’emploi de la Ville de Genève résument ici l’historique et les fonctions qu’ils exercent, la législation encadrant la pratique archivistique municipale, les outils de gestion pour les archives courantes et intermédiaires ainsi que la description, le traitement, la diffusion et la numérisation des archives historiques. Les obstacles, passés et récents, qui ponctuent le travail des archivistes sont également abordés : personnel administratif réfractaire aux pratiques de gestion des archives courantes et intermédiaires, calendrier de conservation peu convivial, méthodes de travail individualistes et manque de ressources humaines et financières. Malgré ces contraintes, le bilan du service des archives depuis 1986 demeure positif à l’aube de son 25e anniversaire de fondation.

La gestion de documents à l’arrondissement de Saint-Laurent - Chevrier, Josée (Archives, 2010)
La paroisse de Saint-Laurent obtient son statut de ville en 1893 pour finalement devenir, le 1er janvier 2002, un arrondissement de Montréal suite aux fusions municipales. Après avoir relaté les origines et l’histoire de la Ville de Saint-Laurent, l’auteure dresse un portrait de l’évolution des activités du Service de la gestion des documents depuis sa fondation jusqu’à aujourd’hui. Les décennies 1980 et 1990 s’imposent comme celles de la création du calendrier de conservation, du développement d’un système informatique maison permettant une gestion multidisciplinaire (notamment gestion du calendrier et des délais de conservation, gestion du dépôt des documents semi-actifs, liste de déclassement, prêt des dossiers) et de la valorisation des archives historiques grâce à la conception d’un premier répertoire numérique et d’un album souvenir. Les années 2000 sonnent le glas du système informatique maison et annoncent de grands bouleversements pour l’équipe de gestion documentaire avec les fusions municipales. Cependant, leurs répercussions n’ont pas empêché le personnel d’aller de l’avant avec deux projets de gestion électronique des documents (l’un ayant achoppé, le second est en cours de réalisation), une plus large diffusion des archives historiques via Internet et la décentralisation de la gestion documentaire au moyen d’un logiciel d’une firme privée.

La gestion des archives de la Ville de Brossard - Couture, Cynthia (Archives, 2010)
Cynthia Couture présente les activités et défis de l’unité de la gestion de documents et des archives de la ville suite à l’épisode des fusions et défusions municipales, et ce, dans un contexte de changement de personnel au sein de l’équipe du service. Après un survol de l’historique de la jeune municipalité de Brossard et de son service d’archives, l’auteure décrit les ressources documentaires que gère ce dernier, les outils de traitement et de gestion utilisés (plan de classification, base de données, etc.), la clientèle qu’il dessert, puis elle accorde une attention particulière aux défis du service, soit le repérage des documents « avant, pendant et après les fusions », le transfert de connaissances et l’amorce du développement du projet de GID. On résume les différentes étapes de l’instauration du système, la planification à envisager et les nombreux défis à relever.

La notion d’évaluation et ses applications dans les différentes disciplines des sciences de l’information - Klein, Anne (Papyrus, Université de Montréal, 2010)
Ce travail portant sur la possibilité d'intégrer la gestion des connaissances et la gestion documentaire d'un organisme fédéral a été l'occasion de réfléchir aux différentes approches en matière d'évaluation dans le domaine des sciences de l'information. Un cas pratique appliqué à un organisme fédéral nous a permis d'expérimenter l'adaptation d'outils archivistiques traditionnels, notamment les notions de valeurs des archives et de cycle de vie, à la gestion d'une base de connaissances. Nous posons aussi la question des changements nécessaires qu'implique l'environnement numérique tant en terme de gestion des documents à leur phase semi-active qu'au niveau des pratiques professionnelles. Nous montrons que celles-ci gagneraient à une plus grande intégration de l'archivistique, de la bibliothéconomie et de la gestion de l'information et des connaissances.

Les activités du service des archives de la Ville de Trois-Rivières - Lamy, Céline (Archives, 2010)
Fondée en 1634, Trois-Rivières fusionne avec cinq municipalités en juillet 2001. L’auteure dresse un portrait succinct des différents gardiens des archives, depuis le premier conseil municipal de juillet 1845, avant de s’attarder au développement du service des archives en abordant notamment l’analyse des besoins en 1995 qui, par ses conclusions, a jeté les bases du système de gestion documentaire. Doté d’un logiciel de gestion de documents commercial, le service des archives implante la gestion documentaire auprès des unités administratives en organisant des sessions de formation et en rédigeant des normes et procédures. Si les fusions offrent l’avantage d’acquérir des espaces de rangement et de regrouper les archives historiques des six municipalités en un seul lieu, elles obligent également une mise à niveau du personnel des services administratifs de la nouvelle ville. Le service des archives de Trois-Rivières offre actuellement un système de gestion documentaire centralisé et bénéficie des avantages d’un conseil municipal sans papier. À l’image de nombreux services d’archives, celui de Trois-Rivières fait face à plusieurs défis : gestion électronique des documents, préservation des archives historiques et numérisation de séries de documents.

Bref portrait de la gestion des documents et des archives à la Ville de Montréal - Robert, Mario; Lebel, Marc (Archives, 2010)
Dans cet article, les auteurs présentent la Division de la gestion des documents, des archives et de l’accès à l’information de la Ville de Montréal et son contexte organisationnel. Cette présentation se base sur le modèle d’analyse d’une firme-organisation élaboré par Yvan Allaire et Mihaela Firsirotu (École des sciences de la gestion de l’UQAM) et adapté par Renée Bédard, professeure à HEC Montréal. À partir de ce modèle, les auteurs présentent les produits et services offerts par la Division ; les moyens utilisés pour répondre aux besoins des clientèles ; les compétences du personnel ; l’expertise et la réputation de la Division ; les technologies disponibles et le programme de gestion de la performance en pratique à la Ville de Montréal. Toujours selon le modèle Allaire et Firsirotu, les auteurs poursuivent leur présentation en énonçant les éléments externes (la société, l’histoire de l’entreprise et les contingences) et les éléments internes (le management, la culture de l’organisation et le personnel en place) influençant les activités de la Division. Pour conclure, les auteurs identifient les points forts de celle-ci (sa notoriété auprès des dirigeants de la Ville, ses liens avec les chercheurs et le milieu universitaire, la diversité de ses archives, son personnel qualifié et son utilisation des ressources technologiques) ainsi que ses faiblesses (désuétude de certaines infrastructures technologiques, délais de conservation trop longs, absence d’un programme d’acquisition des publications numériques, etc.). Le texte est complété d’annexes présentant, entre autres, le modèle d’analyse Allaire et Firsirotu, le plan général de classification, des organigrammes, quelques statistiques sur la gestion des documents et sur l’application de la Loi sur l’accès et la liste des expositions virtuelles développées par la Ville et des médias sociaux utilisés par la Division.

La gestion des documents et des archives à la Ville de Gatineau : de la fusion de 2002 à aujourd’hui, une expérience humaine et professionnelle enrichissante - Savoie, Bernard (Archives, 2010)
Lors des fusions municipales, le suivi du transfert des documents tant actifs, semi-actifs qu’historiques ainsi que la préparation du personnel « fusionné » ont engendré leur lot de défis pour les archivistes. Dans cet article, Bernard Savoie rappelle les étapes, les contraintes ainsi que les aspects bénéfiques de la fusion en 2002 de la Communauté urbaine de l’Outaouais avec cinq villes pour créer la Ville de Gatineau. Parmi les actions qui se sont avérées efficaces notons la création d’un comité de gestion documentaire un an avant la fusion, la collaboration du Service de l’informatique pour une mise en commun des connaissances et une meilleure planification des projets et la tenue de sessions de formation organisées par les archivistes auprès du personnel impliqué dans la gestion des documents. Depuis la fusion, la Ville de Gatineau utilise la version Web d’un logiciel de gestion documentaire et des archives historiques ; permettant ainsi de desservir tous les services quel que soit leur emplacement géographique. Si la fusion documentaire s’est relativement bien déroulée, il reste encore des défis à relever : gestion des fichiers numériques, application des règles du nouveau calendrier de conservation (incluant l’élimination des documents à détruire) ; création de règles de conservation pour les bases de données en usage ; et gestion des archives définitives.