Dématique et SAE (36): du tiers-hébergement versus le tiers-archivage - Belin, Anthony (Convergence AAQ, 2024)
Par Antony Belin Note au lecteur : Les article de lois cités ici font référence au contexte juridique français. « II.-La gestion des documents d’archives publiques procédant de l’activi…
Keywords: Archivage électronique; Gestion de l'information; Gestion des documents; données

Gestion et préservation de l’information: entretien avec Florian Delabie - David, Jonathan; Delabie, Florian (Convergence AAQ, 2023)
La gestion des documents administratifs dans les organisations est une fonction de l’archiviste qui a évolué dans les dernières années, particulièrement depuis la pandémie et avec le télétravail et l’adoption généralisée des outils de collaboration numérique en infonuagique. Qu’en est-il des bonnes vieilles bases théoriques en archivistique? S’appliquent-elles encore dans les organisations ayant fait le virage numérique? Quels rôles et défis attendent les professionnels de l’information de demain?
Keywords: Gestion; Profession; Préservation

Optimisation de la traçabilité documentaire dans les activités de fabrication de lots cliniques: un exemple d’amélioration continue - Uchendu Ndukwe, Oyediya (Université de Limoges, 2023)
Dans l’industrie pharmaceutique, la documentation est le pilier de l’entreprise, ce qui nécessite la mise en place d’un système documentaire efficace pour la gestion des documents qualité. Cette documentation est souvent confrontée à des problèmes de lourdeur et de complexité, rendant donc son utilisation difficile pour le personnel. Afin d’établir un système documentaire performant, l’entreprise doit fournir des moyens adaptés permettant de pérenniser et protéger son savoir-faire. L’ objectif de cette thèse est d’optimiser et de simplifier le système documentaire ainsi que la gestion de la traçabilité documentaire dans les activités de fabrication de lots cliniques. La première partie de la thèse est axée sur la maîtrise du système documentaire. La deuxième partie présente les exigences réglementaires et l’analyse des écarts entre le système existant et les exigences règlementaire. La dernière partie est un exemple concret du projet d’amélioration continue en qualité. Ce projet a permis la mise en place d’un nouveau système de gestion des documents qualifiants et non qualifiants ainsi que la traçabilité documentaire dans les activités de fabrication de lots cliniques. Afin de faciliter l’utilisation du nouveau système documentaire, un guide a été créé. Cela a été possible grâce à l’une des méthodes de Lean Management qui est le PDCA et à la maîtrise des différents outils de management de la qualité. In the pharmaceutical industry, documentation is the backbone of the company, which requires the implementation of an efficient documentation system for the management of quality documents. This documentation is often faced with problems of heaviness and complexity, making it difficult for staff to use. In order to establish an efficient documentation system, the company must provide adapted means to perpetuate and protect its know-how. The objective of this thesis is to optimize and simplify the documentary system as well as the management of the documentary traceability in the activities of manufacturing of clinical batches. The first part of the thesis focuses on the control of the documentary system. Then, the second one part presents the regulatory requirements and the gap analysis between the existing system and the regulatory requirements. Finally, the last part deals with a concrete example of the continuous improvement project in quality. This project allowed the implementation of a new management system for qualifying and nonqualifying documents and document traceability in clinical batch manufacturing activities. In order to facilitate the use of the new document system, a guide was created. This was possible thanks to one of the Lean Management methods, which is PDCA, and to the mastery of the different quality management tools.
Keywords: Gestion des documents; Médecine; Traçabilité

Questions d'archivage. Approche pratique et professionnelle - Delplancq, Thierry; Vastesaeger, Anne-Marie; Peuch, Benjamin; Wuyts, Aurore (2022)
La nouvelle édition 2022 du manuel Questions d’archivage a spécialement été conçue pour vous accompagner dans la pratique quotidienne des archives. À destination des archivistes et gestionnaires d'archives, il conviendra à toute personne en quête d’actualités décryptées dans cette matière. Les changements de législation et les nouvelles pratiques y sont intégrés, sans oublier les bases indispensables au bon fonctionnement d’un service d’archives.

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux, 2021, v4 - Bibliothèque et archives nationales du Québec (BAnQ, 2021)
Le milieu de la santé et des services sociaux au Québec a connu de nombreux bouleversements depuis la fin des années 1980. Cette série de changements a affecté la gestion des documents et a eu pour effet de creuser encore davantage l’écart entre la gestion des documents de l’administration et celle des archives médicales et sociales proprement dites. À l’heure des fusions d’établissements et des ajustements structurels qui en résultent, il est pourtant impératif d’intégrer les deux composantes de cette gestion afin que gestionnaires de documents et archivistes médicaux puissent harmoniser leurs pratiques.
Keywords: Archivage; Québec; Règle de conservation

Cycle de vie des documents issus des marchés publics : appliquez le référentiel ! - Citia (Site du cabinet Citia, 2021)
Le gouvernement, par la voix du délégué interministériel aux archives de France, a publié un référentiel de conservation des documents issus des marchés publics. En effet, le plan de transformation numérique de la commande du ministère de l’économie et des finances pour la période 2017-2022 définit 5 axes sur lesquels déployer les actions qui permettront d’accélérer et de sécuriser la dématérialisation des marchés publics. L’archivage constitue un des axes majeurs d’application de ce plan. L’objectif du référentiel est la mise en place et la promotion d’un archivage sûr. Il a été élaboré à destination de chaque ministère en charge du contrôle scientifique et technique sur les archives. Il incombe aux ministères de l’adapter à leur propre contexte pour une application effective et adaptée. Ce référentiel donne des préconisations de sélection et de conservation des documents des marchés publics, tout en prenant en compte les récentes évolutions réglementaires et contextuelles sur le sujet. Le référentiel est divisé en 4 parties.
Keywords: Archivage; Conservation; Cycle de vie; Durée d'utilité administrative; France; Économie

Archivage des données numériques massives : contribution de l'intelligence artificielle et de la blockchain - Marone, Reine Marie Ndèla; Mbengue, Moustapha; Diakhaté, Djibril (Djiboul, 2021)
Le volume d’informations produits dans les entreprises ne cesse de croître à une vitesse très rapide du fait de la mutation de leur système de production induites par l’utilisation des technologies de l’information et de la communication. Dans les structures publiques et privées, la difficulté d’accéder en temps réel à la documentation administrative est une réalité. Dans ce contexte, deux questions se posent. D’abord comment extraire de ce masse documentaire les informations utiles à l’activité. L’autre interrogation se rapporte à la question de l’authenticité, mais aussi de la conservation sur le long terme des documents au format numérique, sachant que les technologies évoluent rapidement. Dans cet article, nous tentons de voir dans quelle mesure l’intelligence artificielle (IA) et la blockchain peuvent apporter des éléments de réponse à ces problématiques. Notre travail s’inscrit dans le cadre théorique de l’intelligence artificielle et de la blockchain dans l’archivage des Big data et utilise la méthodologie de l’analyse qualitative. Les résultats de l’étude montrent que l’IA permet d’exploiter les données archivées de manière plus efficace et de redonner vie à un patrimoine informationnel sous-exploité tandis que la blockchain peut aider à valider ou certifier les documents afin de garantir leur immuabilité et leur non-altération
Keywords: Archives; Big Data; Blockchain; Intelligence Artificielle

Publication par la CNIL d'un guide pratique sur les durées de conservation et de référentiels - Commission nationale Informatique et Libertés (FranceArchives, 2020)
La Commission nationale Informatique et Libertés (CNIL) a publié un guide pratique qui a vocation à apporter les réponses aux questions les plus fréquentes des professionnels sur le principe de limitation de la conservation des données. Il détaille les éléments clés de cette obligation et apporte des conseils pratiques pour l’implémenter de manière concrète au sein des organismes publics ou privées. Élaboré en partenariat avec le Service interministériel des archives de France (SIAF), le guide met en relation les obligations du règlement genéral pour la protection des données (RGPD) et celles du Code du patrimoine pour les données relevant du régime des archives publiques.
Keywords: Calendrier de conservation; Guide

Évaluation d’une politique de records management. Fondements théoriques et approche pratique aux Archives de l’État du Valais - Vionnet, Florian (Sciences de l'information : théorie, méthode et pratique, 2020)
Ce travail s’intéresse à la définition et à l’évaluation d’une politique de records management. Une première partie théorique permet de définir, à travers la littérature classique du domaine et différents exemples internationaux, les éléments constitutifs d’une politique idéale. Cette grille d’analyse synthétise l’ensemble des points qu’un programme de records management devrait être à même de satisfaire afin de répondre aux exigences et d’assurer son succès et sa pérennité.Dans la seconde partie, la politique de conseil et de soutien en matière de gestion des documents mise en oeuvre par les Archives de l’Etat du Valais est analysée et évaluée. Une revue historique des projets mis en place, ainsi qu’une enquête réalisée sur la base d’un questionnaire auprès des unités de l’administration cantonale valaisanne permettent de rassembler les informations nécessaires et de les comparer au modèle théorique préalablement établi.La comparaison montre que la politique actuel des Archives de l’Etat du Valais répond en large partie aux exigences du modèle théorique, mais certains points d’attention sont soulevés. Il s’agit en particulier du besoin de préciser certaines orientations stratégiques, d’assurer la désignation et la formation de personnes responsables au sein des unités administratives, d’adapter mieux les outils aux attentes de l’administration et de standardiser l’évaluation a posteriori des projets et systèmes mise en place.De manière plus générale, l’analyse théorique comme l’enquête de terrain montrent les tendances actuelles dans le domaine du records management imposées par l’utilisation croissante du numérique et la nécessité, tout comme la difficulté, d’adapter les politiques et outils à ce contexte.