Optimisation de la traçabilité documentaire dans les activités de fabrication de lots cliniques: un exemple d’amélioration continue - Uchendu Ndukwe, Oyediya (Université de Limoges, 2023)
Dans l’industrie pharmaceutique, la documentation est le pilier de l’entreprise, ce qui nécessite la mise en place d’un système documentaire efficace pour la gestion des documents qualité. Cette documentation est souvent confrontée à des problèmes de lourdeur et de complexité, rendant donc son utilisation difficile pour le personnel. Afin d’établir un système documentaire performant, l’entreprise doit fournir des moyens adaptés permettant de pérenniser et protéger son savoir-faire. L’ objectif de cette thèse est d’optimiser et de simplifier le système documentaire ainsi que la gestion de la traçabilité documentaire dans les activités de fabrication de lots cliniques. La première partie de la thèse est axée sur la maîtrise du système documentaire. La deuxième partie présente les exigences réglementaires et l’analyse des écarts entre le système existant et les exigences règlementaire. La dernière partie est un exemple concret du projet d’amélioration continue en qualité. Ce projet a permis la mise en place d’un nouveau système de gestion des documents qualifiants et non qualifiants ainsi que la traçabilité documentaire dans les activités de fabrication de lots cliniques. Afin de faciliter l’utilisation du nouveau système documentaire, un guide a été créé. Cela a été possible grâce à l’une des méthodes de Lean Management qui est le PDCA et à la maîtrise des différents outils de management de la qualité. In the pharmaceutical industry, documentation is the backbone of the company, which requires the implementation of an efficient documentation system for the management of quality documents. This documentation is often faced with problems of heaviness and complexity, making it difficult for staff to use. In order to establish an efficient documentation system, the company must provide adapted means to perpetuate and protect its know-how. The objective of this thesis is to optimize and simplify the documentary system as well as the management of the documentary traceability in the activities of manufacturing of clinical batches. The first part of the thesis focuses on the control of the documentary system. Then, the second one part presents the regulatory requirements and the gap analysis between the existing system and the regulatory requirements. Finally, the last part deals with a concrete example of the continuous improvement project in quality. This project allowed the implementation of a new management system for qualifying and nonqualifying documents and document traceability in clinical batch manufacturing activities. In order to facilitate the use of the new document system, a guide was created. This was possible thanks to one of the Lean Management methods, which is PDCA, and to the mastery of the different quality management tools.
Keywords: Gestion des documents; Médecine; Traçabilité

La création d’une archive web pour faciliter la recherche future sur la COVID-19 au Canada - Smyth, Tom J. (Revue COSSI, 2022)
Cet article traitera de l’autorité législative du Programme de préservation du web et des médias sociaux à Bibliothèque et Archives Canada et présentera les stratégies d’acquisition et de projet pour la préservation des sites web documentant les événements historiques nationaux, en accordant une attention particulière à la création d’une archive web sur la COVID-19 et son impact sur le Canada. Il expliquera comment et pourquoi l’archivage web est devenu une méthode importante et essentielle pour les organisations pour documenter les événements historiques nationaux, et discutera brièvement de la façon dont nous avons tenté de répondre aux attentes et aux exigences des principaux intervenants du programme. Cet article traitera ensuite de l’importance de méthodologies rigoureuses pour établir un ensemble de données de recherche, y compris le rôle potentiel du biais de sélection dans la continuité informationnelle et la préservation numérique, et comment cela peut être amélioré en définissant les objectifs et la portée des archives web thématiques au moyen de méthodes de développement des collections de bibliothèques. L’article discutera ensuite de la façon dont notre expérience à ce jour nous a préparés à documenter la COVID-19 et fera état de nos progrès à ce jour. Enfin, l’article abordera la façon dont un programme d’archivage web peut aider les chercheurs à utiliser les archives web pour répondre à leurs questions de recherche.
Keywords: Loi; Pandémie; Préservation; Recherche

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux, 2021, v4 - Bibliothèque et archives nationales du Québec (BAnQ, 2021)
Le milieu de la santé et des services sociaux au Québec a connu de nombreux bouleversements depuis la fin des années 1980. Cette série de changements a affecté la gestion des documents et a eu pour effet de creuser encore davantage l’écart entre la gestion des documents de l’administration et celle des archives médicales et sociales proprement dites. À l’heure des fusions d’établissements et des ajustements structurels qui en résultent, il est pourtant impératif d’intégrer les deux composantes de cette gestion afin que gestionnaires de documents et archivistes médicaux puissent harmoniser leurs pratiques.
Keywords: Archivage; Québec; Règle de conservation

Pour une mémoire ordinaire de l’extraordinaire - Piguet, Myriam; Montebello, Caroline (Arbido, 2020)
Si la pandémie de la Covid-19 et ses conséquences présentent un caractère « global », la manière dont les individus l’ont vécue, voire subie, est quant à elle plurielle : elle diffère, par exemple, suivant les lieux, les genres ou encore les positions sociales. Cette diversité d’expériences empêche la constitution d’une mémoire unique et doit être prise en compte dans l’élaboration des politiques d’archivage.

Les débuts de la prise en charge de la gestion des documents administratifs au Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Saguenay–Lac-Saint-Jean - Ouellet, Dany (Archives, 2018)

Guide d’archivage pour les hôpitaux et établissements de santé - Association des archivistes français (Association des archivistes français, 2017)
Ce guide théorique et pratique, s’adressant tout particulièrement aux entités qui ne possèdent pas de service d’archives constitué, présente sur une trentaine de pages, de façon claire et synthétique, les grands principes, depuis la définition des archives jusqu'à la communication et la mise en valeur en passant par le récolement réglementaire, des conseils de base en cas de sinistre, etc. Sommaire - Qu’est-ce que les archives ? Les trois âges des archives Les archives hospitalières Le respect des fonds Des archives papier aux archives numériques - Les archives des établissements de santé Statut juridique des établissements Responsabilités Que faire en cas de fermeture d’un établissement ? Obligations de l’établissement de santé - Le rôle des services d’archives publiques Conseil et contrôle Dépôt des archives Externalisation des archives - La conservation des documents Les salles d’archives Rangement et conditionnement Quelques conseils de base en cas de sinistre (incendie, inondation…) - Le traitement des documents administratifs Créer et gérer les dossiers au quotidien : les bons réflexes Plans de classement Maîtriser l’archivage intermédiaire Le transfert aux archives publiques Éliminations et tri Principaux documents éliminables Principaux documents à conserver sans limitation de durée - Une typologie particulière : le dossier patient Qu’appelle-t-on dossier patient ? Contenu du dossier patient Délais de conservation et sort final Référencer et indexer le dossier patient Le dossier patient unique Le dossier patient informatisé (DPI) Pratiques émergentes (imagerie médicale, télémédecine…) - Communication Confidentialité, secret professionnel, secret médical Communicabilité et droit d’accès Modalités de communication du dossier patient Transfert des dossiers Valorisation

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, Section A – Présentation générale - Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) (2016)
La section A – Présentation générale de ce guide constitue une référence sur laquelle les gestionnaires des établissements de santé et de services sociaux peuvent s'appuyer pour élaborer et tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire. Ils pourront ainsi se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver leurs calendriers de conservation. La section A de guide propose, notamment, une structure classificatoire pour les documents.

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, Section B – Séries de gestion - Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) (2016)
La section B- Séries de gestion constitue une référence sur laquelle les gestionnaires des établissements de santé et de services sociaux peuvent s'appuyer pour élaborer et tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire. Ils pourront ainsi se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver leurs calendriers de conservation. Cette version partielle comprend toutes les règles de gestion, auparavant les séries G du recueil de 2009 qui, par le fait même, sont devenues obsolètes. Rappelons que les règles de gestion sont en grande partie communes aux « installations » rattachées aux établissements. Les règles de mission ou d’exploitation (séries X1, X2 et X3) du recueil de 2009 continuent d’être valides jusqu’à leur remplacement par de nouvelles versions. Les règles de mission du nouveau recueil seront publiées par étape, et diffusées sur le portail de BAnQ, au cours de l’année 2016.

Le rôle du référent archives dans la structuration des données - Noulet, Christèle; Chastagner, Bastien; Novak, Sandra (Rencontre annuelle des correspondants archives des opérateurs et grands corps de l'État, 2015)

Le projet de l'ANAP autour de l'archivage du dossier patient - Billebot, Marie-Noëlle (Journée SIAF - APHP, 2014)

Législation de l'information médicale - Meissonnier, Antoine (Journée SIAF - APHP, 2014)

L'encadrement juridique de la gestion électronique des données médicales - Etien-Gnoan, N'Da Brigitte (Lille 2, 2014)
La gestion électronique des données médicales consiste autant dans le simple traitement automatisé des données personnelles que dans le partage et l'échange de données relatives à la santé. Son encadrement juridique est assuré, à la fois, par les règles communes au traitement automatisé de toutes les données personnelles et par celles spécifiques au traitement des données médicales. Cette gestion, même si elle constitue une source d'économie, engendre des problèmes de protection de la vie privée auxquels le gouvernement français tente de faire face en créant l'un des meilleurs cadres juridiques au monde, en la matière. Mais, de grands chantiers comme celui du dossier médical personnel attendent toujours d'être réalisés et le droit de la santé se voit devancer et entraîner par les progrès technologiques. Le développement de la télésanté bouleverse les relations au sein du colloque singulier entre le soignant et le soigné. L'extension des droits des patients, le partage de responsabilité, l'augmentation du nombre d'intervenants, le secret médical partagé constituent de nouveaux enjeux avec lesquels il faut, désormais compter. Une autre question cruciale est celle posée par le manque d'harmonisation des législations augmentant les risques en cas de partage transfrontalier de données médicales

Présentation du cadre technique de mise en œuvre d’un Service d’Archivage Electronique - Gibaud, Isabelle (Journée SIAF - APHP, 2014)

La gestion des archives et la démarche d’accréditation des services vétérinaires et phytosanitaires - Montaut, Laurent (La Gazette des archives, 2009)

La fonction « archives » à l'hôpital - Kervegant, Marie-Laure (La Gazette des archives, 2007)

Suivi documentaire du médicament - Buscal, Caroline (Archimag, 2004)

Etude préalable à la maîtrise de l'archivage électronique: le cas de l'Agence nationale d'accréditation et d'évaluation en santé (Anaes) - Fleisch, Frédérique (Institut national des techniques de la documentation (INTD), 2004)

Imagerie médicale : production et diffusion - Vialle, Delphine (Institut national des techniques de la documentation (INTD), 1999)

La gestion électronique des documents - Matrat, Audrey (Université de Clermont Ferrand 1, 1998)

Elaboration d'un projet de GED sous Taurus : cahier des charges, rôle et place des documentalistes : le cas du Groupe de recherche Servier - Montels, Anne (Institut national des techniques de la documentation (INTD), 1998)

Gestion et exploitation du dossier médical : cas du service de pneumologie-chirurgie thoracique de l'hôpital Universitaire Ibn Sina - Mejjouji, Ahmed (1996)

La gestion de l'information médicale - Briot, Laurence (Archimag, 1995)

Le processus administratif lié au transfert de compétence : l'expérience de la Régie régionale de Montréal - Léonard, Sylvie (Archives, 1995)

Gestion d'archives aux laboratoires UPSA - Lubkov, Michel (Archimag, 1994)

La gestion de l'archive médicale dans le cadre de la profession de directeur d'hôpital - Roman, Nathalie (La Gazette des archives, 1994)

La gestion du dossier médical : le point de vue d'un directeur d'hôpital - Roman, Nathalie (La Gazette des archives, 1994)

Dossier : l'information médicale (Archimag, 1993)

Gestion des documents dans l'industrie pharmaceutique dans le cadre de la qualité totale - Alaurent, Etienne (1993)

La gestion des documents administratifs et des archives au Centre Préfontaine - Chevalier, Jocelyn (Le magazine Archi-med, 1993)

Méthodologie du traitement informatique des documents d'archives publiques et privées d'un pharmacien d'officine au XIXéme siécle - Decobert, Jean-Christophe (1993)

Les archives des laboratoires - Lubkov, Michel (Archimag, 1993)

La gestion du dossier de l'usager à l'Hôtel-Dieu de Montmagny : le contrôle et la rationnalisation de la création de l'information administrative consignée - Mercier, Hélène (Archives, 1993)

Sur l'archivage hospitalier : travaux récents - Delsalle, Paul (Revue d'archivistique de l'Université de Haute-Alsace, 1992)

La gestion des documents à Urgences-Santé - Gougeon, Joanne (La Chronique, 1991)

La gestion des dossiers médicaux dans un centre hospitalier - Belanger-Goulet, Hélène (Archives, 1983)

Les archives hospitalières de l'hôpital Notre-Dame - Marion, Céline (Archives, 1981)

Organisation et gestion des dossiers médicaux - Kossanyi, P. (Revue du SCOM)