La gestion des projets d’implantation des systèmes de gestion intégrée des documents (SGID) : quelle approche favoriser ? Quels acteurs ? - Alaoui, Siham (Documentation et bibliothèques, 2018)
Face à la production documentaire hybride en constante croissance, les organisations publiques québécoises tendent à mettre en place des systèmes de gestion documentaire pour contrôler et améliorer la traçabilité de leurs documents d’activité. Figurent parmi ces systèmes, les systèmes de gestion intégrée des documents (SGID). Ils permettent de gérer l’ensemble des documents, peu importe leur support et tout au long de leur cycle de vie. Le caractère complexe de ces systèmes rend leur mise en place laborieuse. Par conséquent, une gestion de projet efficace est cruciale afin de pallier les risques liés à l’implantation de SGID en milieu organisationnel. Dans le présent article, la gestion des projets de GID est discutée : deux approches de cette gestion sont suggérées, soit l’approche traditionnelle et l’approche agile. Les acteurs de la gestion de projet sont également identifiés et leurs rôles respectifs dans la réussite des projets de GID sont nuancés., With the constantly growing production of hybrid documents, Quebec public organisations are implementing document management systems to control and improve the traceability of their operations documents. These systems include integrated document management systems (IDMS) that enable the management of all documents, regardless of their medium and over the course of their lifespan. The complexity of these systems makes their implementation difficult. Therefore, efficient project management is critical in order to alleviate the risks associated with the implementation IDMS in an organisation. In this article, the integrated management of documents (IMD) is discussed, highlighting two approaches: the traditional approach and the agile approach. The project management stakeholders are identified and their roles in the successful implement of document management systems projects are outlined.

La normalisation et la gestion intégrée des documents (GID) : quelle relation ? Réflexion sur les normes ISO 30300, ISO 30301, ISO 14641 et leur apport à l'implantation des systèmes de GID - Alaoui, Siham (2017)
Les organisations se servent des documents produits et reçus quotidiennement pour la réalisation effective de leurs activités. Avec la production documentaire en croissance exponentielle, ces organisations tendent à implanter des systèmes de gestion documentaire dans l’objectif de pallier les différents problèmes liés à la gestion, au repérage et à la conservation des documents. Au Québec, les organisations ont commencé à implanter des systèmes de gestion intégrée des documents (GID), visant à gérer les documents dans la diversité de leurs supports et tout au long de leur cycle de vie. La nature complexe de ces systèmes remet en question leur implantation réussie, d’où la nécessité de se doter de lignes directrices ou d’un cadre normatif servant à piloter ces projets. Les normes de l’Organisation internationale de normalisation (ISO), soit ISO 30300 et ISO 30301 pour les systèmes de gestion des documents d’activité, ainsi que l’ISO 14641 pour l’archivage légal et probatoire des documents constituent un cadre normatif pertinent pour l’implantation réussie et l’utilisation effective des systèmes de GID dans les organisations. Cet article présente une réflexion sur l’apport de ces normes à l’implantation de ces systèmes, en partant de la perspective québécoise en archivistique., Organizations use documents produced and received on a daily basis to carry out their activities. With the continuous growing of documentary production, these organizations tend to implement document management systems in order to overcome the various problems associated with the management, retrieval and preservation of their documents. In Quebec, organizations have begun to implement Integrated Document Management (IDM) systems to manage documents, regardless of their media, and throughout their lifecycle. The complex nature of these systems calls into question their successful implementation, hence the need for guidelines or a normative framework to manage and control these projects. The standards of the International Organization for Standardization (ISO): ISO 30300 and ISO 30301 (management systems for records), as well as ISO 14641 (electronic archiving), represent a relevant normative framework for the successful implementation and the effective use of IDM systems in organizations. This article presents a reflection on the contribution of these standards to the implementation of those systems, in the light of Quebec experience in records and archives management.

Le programme de formation en gestion de documents des employés de l’Université de Montréal - Denis, Nathalie (Archives, 2012)
En 2003, la Division de la gestion de documents et des archives (DGDA) de l’Université de Montréal a mis en place un programme de formation à l’intention des employés de l’institution afin de les former à ses outils archivistiques, aux procédures afférentes et à de meilleures pratiques en matière de gestion intégrée des documents (GID). L’article présente les objectifs visés par la mise en place du programme de formation, l’élaboration des cours et le fonctionnement du programme, avant de décrire le contenu des six cours offerts. L’auteure fait ensuite le bilan de l’expérience de la DGDA une décennie après l’implantation du programme de formation, en chiffrant les résultats, puis en faisant un retour sur quelques constats ayant permis d’améliorer le programme ou ayant contribué à son succès. Elle conclut que le modèle de formation développé est tout à fait applicable dans un autre milieu où l’on doit former des employés à la gestion de documents.

La mémoire corporative de la Ville de Laval : d’hier à demain ! - Beaupré, Linda (Archives, 2010)
Dans cet article l’auteure introduit son sujet par un rapide historique suivi d’une présentation des plus récentes réalisations de la Division gestion documentaire de la Ville de Laval relativement à la gestion des documents et des archives dont elle a la garde. Soutenue par une politique culturelle adoptée par la Ville en 2006 et consciente des besoins grandissant en terme de gestion des documents, la Division a notamment élaboré une Politique de gestion intégrée des documents (GID) en 2008. Découlant de cette politique, plusieurs outils de traitement et de gestion des archives ont été développés ou sont en cours d’élaboration, notamment : un nouveau plan de classification corporatif constitué de rubriques génériques et spécifiques et un calendrier de conservation reflétant la réalité des unités administratives et couvrant plusieurs supports de conservation (papier, disque optique, microfilm, disque magnétique, film, etc.). À ces outils de travail s’ajoutent ceux spécifiquement adaptés aux besoins de gestion des documents actifs, par la préparation d’une arborescence des répertoires électroniques pour les documents technologiques ; ceux adaptés aux besoins des documents semi-actifs, par le développement d’un outil informatique permettant de maximiser et d’uniformiser la gestions des documents semi-actifs ; et, finalement, ceux adaptés aux besoins des archives historiques par la rédaction du Guide des archives municipales antérieures à la création de la Ville de Laval.

La gestion des archives de la Ville de Brossard - Couture, Cynthia (Archives, 2010)
Cynthia Couture présente les activités et défis de l’unité de la gestion de documents et des archives de la ville suite à l’épisode des fusions et défusions municipales, et ce, dans un contexte de changement de personnel au sein de l’équipe du service. Après un survol de l’historique de la jeune municipalité de Brossard et de son service d’archives, l’auteure décrit les ressources documentaires que gère ce dernier, les outils de traitement et de gestion utilisés (plan de classification, base de données, etc.), la clientèle qu’il dessert, puis elle accorde une attention particulière aux défis du service, soit le repérage des documents « avant, pendant et après les fusions », le transfert de connaissances et l’amorce du développement du projet de GID. On résume les différentes étapes de l’instauration du système, la planification à envisager et les nombreux défis à relever.

Le projet Hippocampe : mise en place d’un système de gestion électronique de documents à l’Université de Montréal - Bourhis, Taïk (Archives, 2009)
Cet article présente le projet Hippocampe mis en oeuvre par l’équipe du Service de la gestion de documents et des archives (SGDA) de l’Université de Montréal et dont l’objectif est de mettre graduellement en place un système de gestion électronique de documents (GED) dans les différentes unités académiques et administratives de l’établissement. Le projet inclut également l’introduction de la numérisation sérielle de masse au SGDA dans le but de traiter différentes séries documentaires ciblées (dont les documents essentiels) à des fins de préservation, de sécurité, de substitution, de repérage et de diffusion. Cet article présente les origines du projet Hippocampe, ses principales composantes, la démarche suivie, les différentes étapes du déploiement de la solution, les défis que représente une telle entreprise ainsi que les résultats obtenus jusqu’à présent.

L’élaboration et l’implantation d’un cadre de classification pour la gestion des documents numériques et sur support papier de la Ville de Brossard - Couture, Cynthia (Archives, 2009)
Avec l’avènement des documents numériques, un service de documents et d’archives doit dorénavant développer un outil convivial permettant de les classer avec efficacité. Après une présentation de l’historique du Service de gestion des documents et des archives de la Ville de Brossard et des répercussions de l’épisode « fusion-défusion » municipale des dernières années, Cynthia Couture explique l’élaboration et l’implantation du cadre de classification des documents numériques et papiers de la Ville de Brossard. De cette expérience, l’auteure évoque les étapes de création du cadre de classification, les outils d’implantation utilisés et les contraintes inhérentes au projet. Appuyé d’exemples et d’annexes, l’article offre des pistes au lecteur sur le « nommage » des fichiers, sur le vocabulaire à utiliser à cet effet et sur l’approche à adopter auprès des employés pour assurer le succès du projet d’implantation d’un cadre de classification adapté aux documents papiers et numériques.