Retour d’expérience sur la stratégie de préservation des Archives nationales - Naud, Dominique (Modernisation et archives, 2022)
Article rédigé pour la Cellule nationale de veille sur les formats par Emeline Levasseur et Martine Sin Blima-Barru (AN). Les Archives nationales collectent des archives numériques depuis 1983, grâce à la mise en œuvre du programme Constance (CONServation et Traitement des Archives Nouvelles Constituées par l’Électronique). Pionnier dans ce domaine, il a défini la politique, le processus et la méthode de traitement et de conservation des données numériques et de leurs métadonnées jusqu’à l’ouverture des modules numériques du système d’information archivistique (SIA) des Archives nationales en novembre 2018. Avec la mise en service de ces modules, les Archives nationales s’engagent dans un renouvellement de leur stratégie de pérennisation, afin de l’adapter aux enjeux actuels de l’archivage numérique. La méthode Constance, qui a permis de collecter et de pérenniser les données issues d’enquêtes statistiques, a été utilisée pendant plus de 30 ans, en appliquant les mêmes processus : les fichiers, avec leurs métadonnées, sont gérés dans une base documentaire, puis archivés sur des bandes LTO ; les migrations de support sont planifiées régulièrement, etc. Elle s’adapte aussi dans une certaine mesure à la conservation des documents bureautiques, par exemple en convertissant les fichiers Word en fichiers PDF, format réputé plus pérenne à ce moment-là. Cependant ces ajustements sont insuffisants pour relever les nouveaux défis de la pérennisation et un renouvellement en profondeur est nécessaire.
Keywords: Archives nationales; Numérique; Préservation

La gestion documentaire : un défi de taille pour les organismes fransaskois - Bernatchez, Marie-Lou (L'Eau vive - Actualité fransaskoise, 2021)
À l’ère du numérique, les modes de préservation des archives sont bouleversés. C’est dans ce contexte d’urgence et dans le souci d’informer les communautés que le Centre des archives fransaskoises a offert deux demi-journées de formation aux organismes fransaskois les 8 et 10 juin. Une vingtaine d’organismes ont pris part à l’événement organisé à l’occasion de la Semaine internationale des archives. « L’enjeu est important », souligne le directeur général de la Société historique de la Saskatchewan (SHS), Alexandre Chartier. « Il faut comprendre que chaque document a une certaine valeur, donc une trace de notre présence. Quand on parle d’archives, il s’agit d’un document qui n’a plus de valeur administrative ou qui ne sert plus dans le présent, mais qui est une trace d’histoire », ajoute le responsable. Avant d’offrir la formation, la SHS avait sondé les organismes fransaskois, ce qui a permis de noter des lacunes dans la gestion des documents. « Il y a effectivement un besoin au niveau de la gestion des archives : comment les organiser, les nommer et facilement les retrouver. Il y a beaucoup de défis de ce côté. La pandémie a également accentué un retard déjà présent dans l’archivage », précise le directeur.
Keywords: Archivage; Archiviste; Canada; Formation

Indexer le Fichier central de la Sûreté nationale (1) - Bourdic, Maiwenn (Archives nationales, carnet de recherche, 2021)
Le Fichier central de la Sûreté nationale, l’un des « fonds de Moscou », saisi par les Allemands en 1940, puis par l’Armée rouge avant d’être restitué entre 1994 et 2001, est l’un des fonds emblématiques des Archives nationales. Il est constitué de plus de 600 000 dossiers nominatifs de police couvrant les années 1880 à 1940, et qui concernent aussi bien la surveillance politique, le contrôle des étrangers, que les demandes de passeports et cartes d’identité, les interdits de séjour ou encore la police des jeux. Le principal outil d’accès est une série de 182 répertoires semi-alphabétiques (sur les trois premières lettres du nom) établie par les archivistes soviétiques et joints aux fonds restitués. D’abord microfilmés, ces registres sont numérisés et mis en ligne depuis 2013 sur le portail documentaire des Archives nationales. Ces répertoires listent les dossiers par ordre numérique, avec indication des noms, prénoms et dates extrêmes des pièces.
Keywords: Archives nationales; Format; Indexation; Logiciel; Manuscrit

La numérisation des documents - Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) (2012)
La numérisation des documents a pour principal objectif de fournir des balises pour la réalisation de projets de gestion documentaire ayant recours à la numérisation, principalement lorsqu’est envisagée la destruction des documents sources, papiers, après l’opération. La première section présente les exigences archivistiques et juridiques, la seconde traite de la gestion d’un projet de numérisation, la troisième définit les différents aspects techniques liés à la numérisation, tandis que la dernière section présente les recommandations techniques spécifiques à certains types de documents. Ce guide est une nouvelle version de La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations et il remplace à la fois le Guide d’imagerie numérique et le questionnaire Numérisation de documents inscrits au calendrier de conservation. Bien qu’il soit destiné en priorité au personnel des organismes publics assujettis à la Loi sur les archives, ce guide est très intéressant pour, notamment, les choix de traitement, les résolutions et les formats de conservation recommandés.