Modélisation de la gestion de l'information dans une perspective ouverte: le cas d'une université québécoise en transformation numérique - Alaoui, Siham (Université de Laval, 2024)
Avec les développements engendrés par le numérique et l’avènement de la gouvernanceouverte, les universités doivent faire preuve d’une meilleure ouverture envers les membresde leur communauté. Par ouverture, on entend l’ouverture opérationnelle qui dicte un usagedes technologies de l’information (TI) dans une perspective transactionnelle misant surl’amélioration de la qualité des services ainsi que la mise en ligne de l’information documentaire sur l’université et ses activités, l’ouverture politique, qui prône une meilleuretransparence universitaire et encourage l’exercice de la collégialité, et l’ouverturetechnologique qui renvoie à la libération des données sur les activités dans des formats technologiques interopérables. Pour atteindre les finalités de l’ouverture, la disponibilité dela bonne information documentaire au bon moment pour le bon acteur s’avère nécessaire. Cela ne s’opère que par la mise en œuvre des stratégies permettant aux universitésd’optimiser la gestion de leur information dans une perspective ouverte. Cette gestion,traduisant l’approche de l’archivistique ouverte, implique trois catégories d’acteurs, à savoirles dirigeants, les concepteurs et les usagers de l’information. Les dirigeants, soit lesmembres de l’équipe de direction, les responsables des unités académiques etadministratives, de même que les professeurs, établissent les règles en lien avec lacréation, le traitement, la diffusion et la préservation à long terme de l’informationdocumentaire. Les concepteurs, à savoir les archivistes, les communicateurs, les expertsen TI, les analystes des données et les bibliothécaires, sont des spécialistes qui agissentsur le fond et la forme de l’information pour la rendre exploitable par des usagers. Cesderniers, étant à la fois des acteurs internes (ex. agents administratifs, étudiants) et externes(ex. journalistes, partenaires, etc.), consomment l’information documentaire en fonction deleurs préoccupations. Tous ces acteurs possèdent des attentes variées à l’égard del’information, ce qui laisse entendre que leurs actions doivent être régulées par desmécanismes de gouvernance qui confèrent à chacun sa légitimité dans ce contexted’ouverture.La recherche présentée est interdisciplinaire et de nature exploratoire-descriptive. Elleentend modéliser la gestion de l’information documentaire dans une perspective ouverte, etce, en prenant l’information documentaire générée dans le cadre des activités decommunication comme objet de modélisation. Ce modèle, développé dans une perspectivede médiation culturelle, se focalise sur le balisage des interactions par des règles et lacaractérisation des interdépendances entre les dirigeants, les concepteurs ainsi que lesusagers. Il s’agit d’étudier les règles qui encadrent les actions de ces acteurs, à savoir cellesrégissant la conformité, la performance et l’identité. Ces règles rejoignent l’identité del’université en tant qu’institution, organisation et communauté, et renvoient à la mise en lignede l’information qui reflète la transparence de la gouvernance et l’exercice du pouvoir, laperformance organisationnelle et l’implication communautaire. La modélisation de la gestion de l’information documentaire dans une perspective ouverteest réalisée au moyen d’une étude de cas simple, dont le terrain d’étude est l’UniversitéLaval qui a élaboré sa stratégie de transformation numérique dans le but de soutenir sesactivités. La collecte des données vise à identifier, par le biais d’entrevues semi-dirigées(individuelles et de groupe) et de la sélection de la documentation pertinente accessible surles sites web de l’Université et ses unités, les acteurs impliqués dans la gestion del’information, leurs règles et les contextes influençant leur mise en application. La collecte aaussi pour but de cartographier les moyens de médiation culturelle à mobiliser pour favoriserune meilleure mise en application de ces règles. Les données empiriques sont complétées par des données obtenues par le biais d’un sondage en ligne, dont le but est de cerner lesperceptions des acteurs à l’égard de la gestion de cette information, des règles et descontraintes de leur mise en application et de l’importance qu’ils accordent à la médiationculturelle.Les résultats de cette recherche contribuent à l’avancement des connaissances sur l’étudede la gestion de l’information documentaire dans le contexte actuel de transformationnumérique, en décrivant les interactions entre les acteurs impliqués. En termes pratiques,le modèle développé à l’issue de cette recherche servira de dispositif de pilotage des projetsd’ouverture pour les universités en guidant leur démarche de transformation numérique. Lebalisage des interactions des différents acteurs aidera ces établissements à trouver le justeéquilibre entre les ambitions de l’ouverture et les contraintes qui l’entourent, tout enstimulant d’une façon rationnelle la valeur d’usage de l’information documentaire.
Keywords: Collecte; Données; Gestion de l'information; Numérique

Le dossier d’œuvre et les musées : un dossier pour grammatiser les œuvres - Pineau, Karl (Compiègne, 2022)
Le dossier d'œuvre est un outil documentaire apparu dans les années 1930 au musée du Louvre rassemblant la documentation sur une œuvre spécifique. Malgré l’absence d’obligation, son usage s’est progressivement diffusé dans l’ensemble des musées français entre les années 1980 et 2010. D’un outil de documentation de l’approche critique et historique des œuvres, il est aujourd'hui devenu un outil de documentation de la gestion de l'œuvre dans le musée. Son développement s’est fait en parallèle et dans les mêmes années que celui des Systèmes Intégrés de Gestion des Collections (SIGC). Pour les musées, nous qualifions de SIGC les logiciels permettant de gérer les collections à travers la gestion numérique de l’inventaire, de la régie, des expositions, de la documentation, etc. Ces SIGC perçoivent le web de données, c’est-à-dire un web où un volume important de données à fine granularité est disponible, comme un horizon documentaire. Les fonctions qu’ils offrent viennent ainsi le plus souvent en doublon de celle du dossier d'oeuvre. À partir de ce constat, nous pouvons donc faire l’hypothèse que le dossier ne répond pas aux mêmes fonctions que le SIGC, sans quoi ce dernier l’aurait absorbé ou remplacé. La question posée au cours de cette thèse est donc : que fait le dossier à l'œuvre ? Plus spécifiquement, dans le contexte de la numérisation tant des données culturelles que des pratiques de gestion des musées (à travers les SIGC), qu’induit la numérisation du dossier au plan de l’information sur l'œuvre ? Et au plan industriel de cette thèse CIFRE, comment le SIGC peut-il récupérer les fonctions du dossier ? Les résultats de ce mémoire démontrent que le dossier participe à la grammatisation de l'œuvre d’art, en permettant notamment de la décrire, de la formaliser et de la discrétiser. Par cette grammatisation, le dossier met en place les conditions d’une manipulation analytique de l'œuvre, que nous qualifions de manipulabilité. Nous démontrons alors que la mise en données introduite par les SIGC et le web de données - ayant pour but d’augmenter l’analycité du dossier - ne permet pas d’augmenter la manipulation analytique de l'œuvre. En effet, la mise en données produit la perte de l’unité synthétique de l'œuvre. Elle agit en dispersion, quand le dossier agit en synthèse manipulable et permet une réduction phénoménologique de l'œuvre. Afin d’accompagner le gain analytique de la mise en données par un renfort synthétique, nous proposons une nouvelle forme de grammatisation de l'œuvre, e à travers un cycle de vie des biens culturels, que nous modélisons à travers un système de strate afin d’y restituer les différentes problématiques et histoires de l'œuvre. Ce cycle permet alors d'instrumenter l'organicité de l'œuvre, comme devenir historique entre le jeu de ses composants d'une part et son inscription dans les histoires de ce qui l'englobe d'autre part.
Keywords: Art; Gestion de l’information; Patrimoine culturel; Web sémantique

Accompagner et former l’administration cantonale vaudoise dans la mise en place d’une gouvernance de l’information: quelles stratégies et recommandations de formation ? - Hart, Manon (Haute école de gestion de Genève, 2021)
Quelles stratégies de formation pourraient être mises en œuvre pour former et accompagner l’administration cantonale vaudoise dans l’acquisition de compétences en gouvernance de l’information dans le cadre de la transition numérique initiée par le Conseil d’État? Il s’agit d’un enjeu important pour les Archives cantonales vaudoises (ACV), puisqu’il fait partie intégrante de leurs missions. Dans ce contexte, elles ont souhaité avoir des recommandations de stratégies de formation sur le court, moyen et long terme pour :(1) augmenter leur offre de formation continue et (2) diversifier leurs approches de formation et d’accompagnement auprès des entités versantes. Afin de les concevoir, 4 étapes ont été effectuées. Premièrement, un état de la littérature a été réalisé autour de la thématique : former les entités versantes au Records management. Nous avons pu voir que la relation de collaboration qui se construit entre les archivistes et les collaborateurs est primordiale, car elle donnera plus de poids aux futures actions de formation. Deuxièmement, en nous aidant de la technique des personas, nous avons défini 4 profils : le collaborateur, le responsable, le préposé et l’informaticien. Puis, nous avons analysé ces profils et avons défini des objectifs pédagogiques pour chacun d’entre eux. Ceux-ci déclinent les connaissances à acquérir idéalement dans le domaine et sur le long terme. Nous les avons regroupés en 7 modules thématiques, dans le but de mettre en lumière une base de connaissances commune à assimiler par tous les collaborateurs. En parallèle, ils ont ensuite été déclinés en 26 sous modules pour permettre aux ACV d’individualiser et d’approfondir les contenus des formations pour les profils qui en ont le besoin. Ces derniers pourront servir —sur le long terme —de squelette pour la proposition de formation sur mesure. Troisièmement, nous avons mené une enquête sur les pratiques de professionnels en gouvernance de l’information. L’enquête s’est organisée autour de 2modalités : la passation d’entretiens et la diffusion d’un questionnaire. Cela nous a permis de révéler des éléments indispensables pour la réussite de tels projets: communiquer sans jargon archivistique, écouter et comprendre les réalités du terrain, et mettre à disposition des outils de communication illustrés, accessibles et sous des formes variées. L’enquête a enfin été l’occasion de mettre à l’épreuve les différentes parties de ce travail. Quatrièmement, nous avons mis au point un panorama des outils et activités pédagogiques qui pourront être utilisés lors de formations pour mettre en valeur les contenus et les rendre plus interactives et pratiques. Une sélection de ces méthodes pédagogiques a été présentée dans un livrable organisé en fonction du temps à accorder pour leur conception. Les éléments récoltés tout au long de ces étapes nous ont permis de constituer des stratégies de formation adaptées aux ACV et à chacun des profils de collaborateurs. Il s’agissait ainsi de conceptualiser des stratégies qui permettent à la fois de distinguer les différentes temporalités et les étapes pour leur réalisation. Le livrable expose donc, sous la forme d’un document illustré et synthétique, un concept de formation en 2 axes : la mise en place d’une Foire Aux Questions (FAQ) et d’un dispositif de formation hybride.
Keywords: Archives cantonales; Formation; Gouvernance

La gestion des données d'autorité archivistiques dans le cadre du Web de données - Chardonnens, Anne (Université libre de Bruxelles, 2020)
Dans un contexte archivistique en transition, marqué par l'évolution des normes internationales de description archivistique et le passage vers une logique de graphes d'entités, cette thèse se concentre plus spécifiquement sur la gestion des données d'autorité relatives à des personnes physiques. Elle vise à explorer comment le secteur des archives peut bénéficier du développement du Web de données pour favoriser une gestion soutenable de ses données d'autorité : de leur création à leur mise à disposition, en passant par leur maintenance et leur interconnexion avec d'autres ressources.La première partie de la thèse est dédiée à un état de l'art englobant tant les récentes évolutions des normes internationales de description archivistique que le développement de l'écosystème Wikibase. La seconde partie vise à analyser les possibilités et les limites d'une approche faisant appel au logiciel libre Wikibase. Cette seconde partie s'appuie sur une étude empirique menée dans le contexte du Centre d'Études et de Documentation Guerre et Sociétés Contemporaines (CegeSoma). Elle permet de tester les perspectives dont disposent des institutions possédant des ressources limitées et n'ayant pas encore adopté la logique du Web de données. Par le biais de jeux de données relatifs à des personnes liées à la Seconde Guerre mondiale, elle dissèque les différentes étapes conduisant à leur publication sous forme de données ouvertes et liées. L'expérience menée en seconde partie de thèse montre comment une base de connaissance mue par un logiciel tel que Wikibase rationalise la création de données d'autorité structurées multilingues. Des exemples illustrent la façon dont ces entités peuvent ensuite être réutilisées et enrichies à l'aide de données externes dans le cadre d'interfaces destinées au grand public. Tout en soulignant les limites propres à l'utilisation de Wikibase, cette thèse met en lumière ses possibilités, en particulier dans le cadre de la maintenance des données. Grâce à son caractère empirique et aux recommandations qu'elle formule, cette recherche contribue ainsi aux efforts et réflexions menés dans le cadre de la transition des métadonnées archivistiques.
Keywords: Archivistique; Données; Métadonnées; Web sémantique

Mise en place d'une gestion électronique des documents (GED), appliquée à la maitrise des modifications, dans le cadre de l'amélioration continue du système qualité d'un établissement pharmaceutique - Biren, Adrien (Université Paris Descartes. Faculté de pharmacie de Paris, 2019)
Dans l’industrie pharmaceutique, l’informatisation des documents et des données est devenue fondamentale pour conserver un niveau technologique de confiance et de compétitivité constante. Cette évolution demande d’investir des ressources et des moyens pour mener ce type de projet a bien et garantir le maintien de l’activité avec une qualité au moins équivalente au papier. Dans ce contexte, les systèmes de type Gestion Electronique des Documents (GED) sont les principaux logiciels informatiques utilisés pour la prise en charge des documents importants des industrielles. Ces logiciels possèdent l’avantage de mettre en réseau les documents, de les stocker de manière sécurisée et de les mettre à disposition à tout moment et depuis des interfaces autorisées. Un des challenges lors de la mise en place de ces systèmes est la conduite de projet. En effet l’organisation et la prise en charge du projet doit être fait par des équipes compétentes, concernant le logiciel, mais aussi concernant l’activité prise en charge. La mise en place de tel système doit se faire en partenariat de l’ensemble des parties impliquées et impactées par l’utilisation, le maintien et la surveillance de ce logiciel. Cette thèse s’intéresse à l’organisation adoptée pour la mise en place d’une GED dans le cadre d’une activité réglementaire qui est la gestion des modifications. Elle met en évidence les contraintes, les enjeux et les étapes d’un projet informatique qui ont permis d’aboutir à l’intégration d’un système informatique dans in établissement pharmaceutique. (4eme de couverture.)
Keywords: GED; Gestion électronique de documents