L'apport de François Beaudin : la mise en place du rapport Deschênes (2017)
Ce texte présente les années charnières du Service des archives de l’Université de Montréal, débutant lorsque François Beaudin arrive à la direction du service en avril 1972. Il hérite alors d’une situation décriée par son prédécesseur, Luc-André Biron, dans un mémoire déposé à la Commission conjointe du Conseil de l’Université et de l’Assemblée universitaire. Le rapport de la Commission, préparé par le juge Deschênes, en accepte les principales recommandations donnant un nouveau souffle au Service. S’appuyant sur ces recommandations, François Beaudin transformera le Service des archives en profondeur durant son court mandat de quatre ans : création de la Commission des archives, embauche de personnel qualifié qui feront leur marque sur la scène archivistique, approbation des premières règles de conservation, mise en place de dépôt de documents semi-actifs, etc.

Les archives définitives à la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal: accroissement, traitement, diffusion - Champagne, Michel (Archives, 2017)
Le texte présente la gestion des archives définitives à la Division de la gestion de document et des archives de l’Université de Montréal, l’un des éléments essentiels du mandat de cette unité. Après avoir situé les interventions de la Division de la gestion de documents et des archives dans le cadre de la Politique sur la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal , le texte aborde la question de l’accroissement des archives. Sont présentés tour à tour, l’impact du calendrier de conservation sur la conservation des archives institutionnelles et le processus d’acquisition des archives de sources privées. Par la suite, le texte décrit le traitement des archives définitives, tant le traitement préliminaire que le traitement définitif. Enfin, l’article brosse un tableau des différentes actions de la Division en ce qui concerne la diffusion des archives soit la référence, les expositions, les réseaux sociaux et d’autres projets de diffusion. This text discusses the management of historical archives by the Division of Records Management and Archives of the University of Montreal. This is an essential dimension of its mandate. The text situates the Division’s interventions in the framework of the University’s Policy on Records Management and Archives and then looks at the question of the growth of its archives. One after the other, it discusses the impact of the retention schedule on the institutional archives and the process of acquiring private archives. Then, the processing of historical archives is described, as well as the preliminary stage of definitive processing. Finally, the article gives an overview of the various activities of the Division concerning the communication of archives, namely, reference services, exhibitions, social networks and other communication projects.

L’influence du Service des archives de l’Université de Montréal sur la pratique archivistique au Québec : une affaire de fierté (Témoignage) - Chouinard, Denys (Archives, 2017)

De la théorie à la pratique : l’exemple des stages de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal - Dion, Isabelle (Archives, 2017)

La mémoire du monde à travers les archives du séminaire de Québec - Laplante, Anne (Cap-aux-Diamants : La revue d'histoire du Québec, 2017)
Un article de la revue Cap-aux-Diamants, diffusée par la plateforme Érudit.

Bref historique des grandes réalisations de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal (1966-2016) - Lespérance, Michel (Archives, 2017)
L’auteur résume les réalisations du Service des Archives de l’Université de Montréal depuis sa création en 1966 jusqu’à nos jours en faisant ressortir le rôle marquant des personnes qui se sont succédées à la direction dans le développement de l’archivistique au Québec, de l’appui apporté à cette évolution par les secrétaires généraux au fil des ans et surtout la qualité du travail accompli par tous les membres du personnel qui y ont œuvré. The author summarizes the achievements of the Archives Service of the University of Montreal, from its creation in 1966 to the present time, emphasizing the significant role of its directors in the development of archival science in Quebec, as well as the support through the years of that development by the general secretaries, and especially the quality of work accomplished by everyone who has worked there.

Bref historique des grandes réalisations de la Division de la gestion de documents et des archives de l'Université de Montréal (1966-2016) - Lespérance, Michel (Archives, 2017)
L’auteur résume les réalisations du Service des Archives de l’Université de Montréal depuis sa création en 1966 jusqu’à nos jours en faisant ressortir le rôle marquant des personnes qui se sont succédées à la direction dans le développement de l’archivistique au Québec, de l’appui apporté à cette évolution par les secrétaires généraux au fil des ans et surtout la qualité du travail accompli par tous les membres du personnel qui y ont oeuvré.

La Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal : un regard d’outre-Atlantique - Servais, Paul (Archives, 2017)

Les archives universitaires sont-elles solubles dans le Web 2.0 ? - Baillargeon, Diane (Archives, 2013)
Dans cet article, Diane Baillargeon présente l’analyse produite en amont de la décision d’investir le Web 2.0 par la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal (DGDA). L’auteure souligne que le Web 2.0 exerce un pouvoir à la fois attractif et intimidant; attractif par la profusion des possibilités de diffusion, intimidant pour les services d’archives habitués à des méthodes de diffusion plus traditionnelles, où l’on contrôle totalement les contenus rendus disponibles. D’où, selon elle, la nécessité d’user d’une certaine circonspection dans les choix qui seront faits. Ainsi, le choix des plateformes à privilégier, les ressources à consentir pour les alimenter, la politique éditoriale des interventions sur ces réseaux sont des aspects qui requièrent une réflexion approfondie. L’article présente les processus qui ont conduit la DGDA à faire son entrée sur le Web collaboratif et dresse un premier bilan de cette expérience nouvelle dans le monde des services d’archives universitaires québécois

La conservation des archives du rectorat de la Martinique dans le contexte d’une île soumise à de nombreux risques majeurs - Burgo, Maryse; Jeanne, Gilles (La Gazette des archives, 2013)

Web 2.0 et milieux documentaires : qu’en retenir ? - Dufour, Christine; Cadieux, Stéphanie (Archives, 2013)
L’évolution du Web vers une forme participative et collaborative, initiée par les outils du Web 2.0, a de nombreux impacts sur les milieux documentaires. Ces outils collaboratifs leur offrent de nouvelles possibilités pour mener à bien leur mission tout en provoquant une mutation de l’objet au coeur de leur préoccupation : l’information. Ils apportent également un changement de culture informationnelle chez les différents acteurs (usagers, personnel). Certains milieux documentaires, dont les bibliothèques universitaires, ont rapidement adopté les technologies du Web 2.0 sans nécessairement avoir eu le temps d’évaluer comment ces dernières viennent s’articuler au sein de l’environnement informationnel existant. Les résultats d’une étude de cas sur l’implantation du Web 2.0 au sein de bibliothèques de deux universités québécoises sont présentés dans cet article. Certaines pistes de réflexion s’en dégagent et pourront aider d’autres milieux documentaires, dont celui des archives, à investir le Web social.

Diffuser les archives numériques : faire plus avec moins - Gareau, André; Zwarich, Natasha (Archives, 2013)
Dans cet article, André Gareau et Natasha Zwarich veulent nous montrer comment la numérisation des documents facilite leur diffusion. En effet, une fois numérisés, les documents peuvent être utilisés de multiples façons à des fins de diffusion. Ils nous démontrent ce fait à travers des exemples concrets de diffusion par le Service des archives et de gestion des documents de l’Université du Québec à Montréal (UQAM). Les auteurs nous font d’abord un rappel de la définition du concept de diffusion et nous exposent brièvement l’évolution des moyens et outils de diffusion, ainsi que quelques enjeux légaux, organisationnels et archivistiques liés au numérique. Ils esquissent ensuite le contexte général dans lequel se situent les activités de diffusion du Service des archives à l’UQAM et nous présentent finalement cinq catégories d’outils de diffusion utilisés par le Service : les instruments de recherche, les expositions virtuelles, les expositions physiques, une borne interactive et un nouveau site Internet. Chaque catégorie est illustrée par un ou des exemples. À travers ces exemples, les auteurs nous montrent de façon concrète comment les mêmes documents, une fois numérisés, peuvent être réutilisés pour de multiples activités de diffusion. Ce fait est particulièrement bien illustré à travers la réutilisation des documents numériques ayant servis à l’exposition virtuelle Pierre Dansereau, écologiste : rencontre de l’Homme avec la Nature. Les auteurs concluent leur texte en formulant quelques recommandations pour favoriser une diffusion plus efficace des archives à l’ère du numérique.

Cité des mémoires étudiantes : collecter les archives militantes étudiantes. Quelle utilité ? Quelle complémentarité ? - Legois, Jean-Philippe; Marchal, Marina (La Gazette des archives, 2013)

Des archives méconnues pour le patrimoine visuel canadien : les films fixes d’enseignement - Nourrisson, Didier (Sociétés et représentations, 2013)
Les films fixes d’enseignement (filmstrips) ne constituent pas un patrimoine exclusivement français. Le Canada, par l’entreprise de son Office national du film, se lance dans une fabrication assez intensive après la Seconde Guerre mondiale. Il s’agit de faire connaître le Canada au reste du monde et de consolider la toujours fragile unité canadienne. Plusieurs milliers de vues (frames), réalisées dans des montages très didactiques, déterminent une vision originale et datée des paysages, des populations et des institutions de la Confédération.

Le programme de formation en gestion de documents des employés de l’Université de Montréal - Denis, Nathalie (Archives, 2012)
En 2003, la Division de la gestion de documents et des archives (DGDA) de l’Université de Montréal a mis en place un programme de formation à l’intention des employés de l’institution afin de les former à ses outils archivistiques, aux procédures afférentes et à de meilleures pratiques en matière de gestion intégrée des documents (GID). L’article présente les objectifs visés par la mise en place du programme de formation, l’élaboration des cours et le fonctionnement du programme, avant de décrire le contenu des six cours offerts. L’auteure fait ensuite le bilan de l’expérience de la DGDA une décennie après l’implantation du programme de formation, en chiffrant les résultats, puis en faisant un retour sur quelques constats ayant permis d’améliorer le programme ou ayant contribué à son succès. Elle conclut que le modèle de formation développé est tout à fait applicable dans un autre milieu où l’on doit former des employés à la gestion de documents.

Célébrations institutionnelles : événement catalyseur pour la conservation du patrimoine numérique - Forget, Patricia (Archives, 2012)
Comment profiter d’une occasion et d’un budget de célébrations, projet rassembleur, pour implanter un programme de conservation du patrimoine numérique, et ce, malgré les intérêts divergents entre les créateurs et les conservateurs ? L’auteure explique les avantages et les défis de participer à de tels événements qui permettent aux responsables de la conservation de mettre de l’avant les projets d’acquisition et de traitement du patrimoine numérique. L’auteure décrit sa démarche pour trouver et implanter une solution technologique qui répond à une multitude de défis, dans le but ultime de mettre en valeur ce patrimoine et de le conserver. L’auteure prend position pour la nécessité du regard humain sur la validation de tout patrimoine numérique.

Un artiste en résidence dans un service d’archives : entretien avec Denis Lessard - Lemay, Yvon (Archives, 2011)
En 2011, la Division de la gestion de documents et archives (DGDA) de l’Université de Montréal a accueilli en résidence l’artiste montréalais Denis Lessard. L’oeuvre de l’artiste, une installation d’écrans plats diffusant des contenus textuels et iconographiques tirés des fonds d’archives de la DGDA, fut placée dans le hall du pavillon abritant le service des archives de l’Université. L’article rend compte de cette première expérience de résidence d’artiste dans un service d’archives québécois. Après une présentation de l’artiste et de sa démarche créatrice, qui l’a souvent amené à exploiter le matériel d’archives, les auteurs décrivent son projet de résidence et le processus de création de l’oeuvre. À la lumière d’échanges avec l’artiste, les auteurs soulignent quatre aspects importants à la réalisation du projet : la bonne relation entre l’artiste et l’archiviste, la signature d’une lettre d’entente détaillée entre l’artiste et le service d’archives, une bonne entente sur la diffusion des produits réalisés et enfin, des conditions financières adéquates. Ce dernier aspect, dans le contexte actuel, est problématique car les ressources financières sont à toutes fins pratiques inexistantes. Le potentiel créatif que représentent les archives est encore loin d’être pleinement exploité. Les auteurs concluent à la nécessité pour les services d’archives de faire preuve d’initiative dans la recherche de financement pour une collaboration accrue avec les artistes.

Quels sont les types d'entraînements et de formations en archivistique disponibles? Quels en sont les lacunes? - Bermudez Munoz, Maria (Comma, 2010)
Dans le but visé, il est nécessaire d'analyser les traditions et pratiques enseignées et appliquées dans leur contexte de transition actuel. Les programmes d'études sont très variés. Il est nécessaire de disposer d'un profil bien élaboré de l'archiviste actuel, qui puisse répondre à son contexte national et régional et à son environnement économique, politique, culturel et social pour répondre aux défis que posent les transformations de la gestion de l'information. Plusieurs études de l'ICA sur les programmes universitaires d'archivistique ont mis en évidence leurs nombreuses différences. Ils devront être réunis en une approche intégrale. L'Archivistique universitaire au Costa Rica, créée en 1978, s'est caractérisée par une formation empirique et l'analyse d'archives historiques, et est restée presque sans modifications jusqu'en 1999, sans appliquer dans les faits le profil théorique correct de l'archiviste. Le personnel de la section d'archivistique de l'Université de Costa Rica devra donc faire de ce profil une réalité en réalisant une réingénierie complète du programme d'études.

Le projet Hippocampe : mise en place d’un système de gestion électronique de documents à l’Université de Montréal - Bourhis, Taïk (Archives, 2009)
Cet article présente le projet Hippocampe mis en oeuvre par l’équipe du Service de la gestion de documents et des archives (SGDA) de l’Université de Montréal et dont l’objectif est de mettre graduellement en place un système de gestion électronique de documents (GED) dans les différentes unités académiques et administratives de l’établissement. Le projet inclut également l’introduction de la numérisation sérielle de masse au SGDA dans le but de traiter différentes séries documentaires ciblées (dont les documents essentiels) à des fins de préservation, de sécurité, de substitution, de repérage et de diffusion. Cet article présente les origines du projet Hippocampe, ses principales composantes, la démarche suivie, les différentes étapes du déploiement de la solution, les défis que représente une telle entreprise ainsi que les résultats obtenus jusqu’à présent.

Nouveaux outils: De la CREPUQ, un modèle de calendrier de conservation de documents des universités - Minotto, Claude (Comma, 2007)

Les archives privées des universités québécoises : état de la question et pistes de réflexion - Baillargeon, Diane (Archives, 2006)

Les archives universitaires du Québec : état des lieux - Brochu, Frédéric (Archives, 2006)

Les sites Web des services d'archives universitaires au Canada et la diffusion - Lemay, Yvon (Archives, 1998)

Cultures organisationnelles et gestion des archives à l'Université Laval - Nahuet, Robert (Archives, 1998)

Analyse documentaire III : thésaurus et fichier d'autorité à l'Université Concordia - Hodgson, Nathalie (Archives, 1996)

Les programmes d'enseignement en archivistique à l'EBSI (1983-1993): dix ans déjà - Couture, Carol (La Chronique, 1994)

La conservation des documents iconographiques de grand format : le cas des mosaïques photographiques d'étudiants. Quelques conseils pratiques - Hébert, Robert (Archives, 1994)

La gestion des archives informatiques : bilan des travaux de la CREPUQ - Huot, Christiane (Archives, 1994)
Les auteurs tracent un bilan des travaux entrepris par les membres du sous-comité des archivistes, réunis au sein de la Conférence des recteurs et principaux des universités du Québec (CREPUQ), en matière de gestion des archives informatiques. Après avoir situé l'ensemble de la problématique des archives informatiques, le rapport produit par les archivistes universitaires traite de la classification, du repérage, des paramètres de conservation et des normes physiques de conservation de ces documents. Il comprend également un calendrier de conservation de même qu'une étude sur la problématique de la relecture des documents sur microfiches. Ce texte ne constitue qu'un résumé succinct des travaux des archivistes universitaires, la synthèse de ces travaux devant faire l'objet d'une publication qui devrait paraître d'ici la fin de 1994.

Le système de repérage des dossiers étudiants inactifs à l'Université du Québec à Montréal - Huot, Christiane (Archives, 1994)

La promotion d'un service d'archives universitaire: les archives de l'Université d'Ottawa - Prévost, Michel (Archives, 1994)

Les archives universitaires : une composante fondamentale du système archivistique québécois - Dinel, Guy (Archives, 1992)

La gestion documentaire dans les commissions scolaires du Québec : une enquête pratique en vigueur - Pilote, Francine (Archives, 1992)

La gestion des procès-verbaux à l'UQAM : un traitement essentiel - Trepanier, Lynne (La Chronique, 1992)

Les structures universitaires et les fonds d'archives : les visions maximaliste et minimalistes - Nahuet, Robert (Archives, 1991)

Dossier image : à la Commission scolaire Saint-Jérôme, 126 ans d'histoire à mettre en ordre - Vallerand, Nathalie (Info-Log Magazine, 1991)

La Loi sur les archives à l'Université Laval : l'expérience d'un organisme public - Goyer, Gérard (Archives, 1990)

Vers une politique de la référence à la Division des archives de l'Université Laval : justification et projet de politique - Lambert, James H. (Archives, 1990)

Le traitement du fonds de l'Association générale des étudiants de l'Université de Montréal - Barriault, Jeannine (Archives, 1985)

Les archives universitaires au Québec - Chouinard, Denys (Archives, 1983)

Le marketing des archives à l'Université de Montréal - Rousseau, Jean-Yves (Archives, 1982)

Le groupe de travail des responsables d'archives universitaires du Québec (CREPUQ) - Dinel, Guy (Archives, 1981)