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Cherchant à toujours mieux répondre aux besoins des activités privées et publiques, la dématérialisation ne cesse d’évoluer. Selon le contexte, telle approche conviendra mieux qu’une autre… Affaire d’état du système d’information, de gouvernance et de stratégie. Mais derrière l’engouement pour le cloud (Saas), le marché doit être décrypté. De la Ged au réseau social d’entreprise, de multiples briques et assemblages peuvent servir la dématérialisation, tandis que l’intelligence artificielle...

Aujourd’hui, pour sécuriser son information, il faut certes raisonner en cycle de vie de l’information, document vital et preuve, mais aussi en métadonnées ou journal transactionnel. Records management et archives ont pris acte de l’entrée de l’information dans l’ère de la trace. Il s’agit d’appréhender de nouveaux développements (blockchain, cryptographie) et défis (lutte contre la fraude documentaire, anonymisation des données personnelles, archivage dans le cloud). L’archivage...

En France, la dématérialisation est aujourd’hui une réalité dans le secteur public et notamment dans les collectivités locales. Le numérique reconfigure les activités traditionnelles de collecte, de conservation, de description et de communication. La dématérialisation des processus métiers et l’usage de la signature électronique questionnent nécessairement nos principes et les modes de gouvernance des documents et des données, dans un environnement résolument numérique. Une simple...

L'optimisation de la consommation de papier, d'une part, et les processus de dématérialisation des documents, d'autre part, représentent des chantiers importants pour des directions des achats, à la fois en termes de coûts mais aussi de démarche RSE.

Images et vidéos envahissent en permanence nos écrans. Les sources et les flux se multiplient tandis que les organisations sont confrontées à la valorisation de leurs propres fonds. Pour mener leurs projets, qu’ils soient à visée patrimoniale ou de diffusion, elles doivent imaginer de nouvelles pratiques et de nouveaux usages. Se posent alors des questions d’accès à ces contenus aux formats variés, d’identification, de conservation des supports et des appareils, de gestion des droits,...

Le développement du numérique sur fond de développement des réseaux internet, des échanges entre partenaires et de dématérialisation des processus métier a de profonds impacts sur le métier des archivistes. Leur positionnement connaît une profonde évolution.

Depuis quinze ans et grâce aux possibilités offertes par le développement du numérique, des institutions culturelles, des établissements et organismes de l’Enseignement supérieur et de la recherche ou des associations numérisent le patrimoine écrit et graphique. Le catalogue « Patrimoine numérique »1 et NUMES2 répertorient et décrivent ces très nombreux programmes de numérisation qui touchent tous les types d’établissements et tous les types de supports. Par exemple, 2 006 collections sont...

Le numérique modifie la nature physique des documents. Bouleverse la production, la conservation, la description et la communication des informations. Crée de nouvelles demandes à l'endroit des archives et en favorise de nouveaux usages. Et appelle une nouvelle organisation des services d'archives et un nouveau métier. Comment veiller à la conservation de l'information et en garantir la qualité dans l'environnement numérique ? Comment débroussailler le maquis des technologies et des termes qui le flanquent ? Que disent le droit et les normes ? Qu'apportent les nouveaux outils ?

Le juridique, le technique et l'économique constituent le triptyque gagnant de tout projet de dématérialisation et d'archivage électronique. Revue de détail par trois experts de la question qui se sont exprimés lors de la première journée Lexing Tendances.

Avec le standard d'échange de données pour l'archivage (Seda), à l'image de la dématérialisation des processus dans différents métiers, les Archives de France ont jeté les fondements d'une dématérialisation pour les processus d'archivage. La version1.0vient d'être publiée.

Actualité du records management. Une expérience d’approche par la classification à facettes Sabine MAS, Dominique MAUREL et Inge ALBERTS Introduction 1. Problématique du records management et de la classification dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles 2. Pour une évaluation empirique du paradigme classificatoire à facettes 3. Méthodologie 3.1. Création d’un modèle classificatoire à facettes ISIS 3.2. Méthode de collecte des données 3.3....

À l'aune d'une dématérialisation qui a investi chacune des étapes du cycle de vie du document et l'ensemble des processus métier, gérer de concert archives papier et archives électroniques est devenu une réalité. Autant le faire avec le même outil, au moins avec le même prestataire, qu'il soit tiers archiveur ou éditeur de logiciel.

La numérisation va-t-elle réellement dans le sens du développement durable ? Répondre conduit à peser les dimensions à la fois écologiques, économiques et sociales de la dématérialisation. Archimag mène l'enquête.

Si la tendance est à la dématérialisation, on choisit encore d'abord un tiers archiveur pour ses prestations en matière d'archivage de documents papier. De la prise en charge à la destruction, différents postes de coûts interviennent. À considérer de près, d'autant que la relation avec un archiveur est destinée à durer.

Les grandes entreprises ne sont pas les seules à avoir des besoins en gestion documentaire. Les PME sont de plus en plus nombreuses à s'engager sur la voie de la dématérialisation et de la gestion électronique des documents grâce aux offres ad hoc de certains éditeurs.

A l’heure de la dématérialisation généralisée, tout devient accessible ou réalisable en ligne. Internet s’est imposé comme un outil indispensable, plus particulièrement apprécié par la première génération des digital natives, les jeunes, nés au début des années 1990, qui ont grandi avec Internet et pour lesquels le numérique a façonné les usages et les modes de consommation culturels. A fortiori pour les générations à venir, celles qui s’informeront, étudieront, se cultiveront et se...

Il fut un temps où archivage physique et numérique désignaient deux métiers différents. Avec l'explosion de la dématérialisation et de la production de documents nativement électroniques, la quasi-totalité des tiers archiveurs du marché proposent les deux types de prestations. La question du choix d'un prestataire polyvalent se pose donc plus que jamais.

Les organismes sociaux sont traditionnellement de très gros producteurs de documents en tous genres. La dématérialisation leur permet de traiter plus rapidement et plus efficacement des volumes qui se mesurent en plusieurs centaines de millions de pièces.

Malgré son expertise, l'archiviste est de plus en plus souvent tenu à l'écart des projets d'archivage numérique. Le stockage sécurisé, piloté presque exclusivement par les pros de l'informatique, prend le pas sur une politique d'archivage raisonnée. Comment expliquer cette tendance ? Michel Thomas et Jacques Leret, deux spécialistes de la dématérialisation et de l'archivage numérique, nous livrent leurs diagnostics.

Avec la dématérialisation croissante des flux dans les entreprises, le recours au format PDF/A se généralise. Normalisé, fidèle et durable, il a pourtant des inconvénients. Est-il vraiment incontournable ? Comment optimiser son utilisation ? Jacques Leret, consultant, nous livre un diagnostic sur deux cas.

Éditeurs, intégrateurs et cabinets de conseil se partagent le marché en pleine croissance de la dématérialisation du courrier entrant non structuré. Lequel de ces trois grands types d'acteurs choisir pour accompagner votre projet? Éléments de réponse.

Afin de faire face à la complexité des projets de dématérialisation et proposer leurs produits à moindre coût, éditeurs de solutions de Ged et constructeurs de scanners multiplient les partenariats. Ces associations, d'une portée stratégique manifeste, sont établies selon des modalités différentes au gré des éditeurs.

Réussir un projet de dématérialisation suppose de prendre en compte des facteurs très divers, de l'existant documentaire au réseau informatique, en passant par la réglementation. Voilà six points repère pour partir sur de bonnes bases.

Le visage de la dématerialisation n'est pas figé. Pour éviter d'adopter aujourd'hui dans son projet des lignes directrices ou des spécificités qui seraient rapidement obsolètes, mieux vaut avoir en vue les tendances lourdes qui se dessinent. En voici sept.

SerdaLab présente l'insolente croissance du marché de la dématérialisation au travers de ses enquêtes réalisées auprès des acteurs du secteur.

La faculté de changer un document de support, du papier au numérique, ne date pas d'aujourd'hui, Mais si la gestion électronique des documents semblait réservée à quelques types d'entreprise ou d'administration dont l'activité reposait d'abord sur la réception de courriers postaux, la dématérialisation quant à elle aurait vocation à être généralisée. La preuve par les faits. La faculté de changer un document de support, du papier au numérique, ne date pas d'aujourd'hui. Mais si la gestion...

Un projet de dématérialisation des flux entrants apportera d'autant plus d'efficacité qu'il prendra en compte les processus concernés. Cette approche, qui est un projet en elle-même, est nécessairement réfléchie en amont.

Une stratégie de dématérialisation est définie. Reste maintenant à mettre en œuvre l'opération. La réussite du projet dépend, en grande partie, de la prise en compte, le plus tôt possible. de l'ensemble des éléments à considérer.