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Au sein d’une entreprise, la gestion des documents audiovisuels répond d’abord à un enjeu patrimonial. Mais leur production peut aussi constituer un véritable actif stratégique, s’inscrivant au cœur même de sa mission. Ainsi, dans le cadre du contrôle, de la maintenance et de l’exploitation de son appareil industriel, majoritairement constitué de centrales nucléaires, EDF utilise couramment des supports de type sonore ou audiovisuel. Différents procédés spécifiques contribuent ainsi à...

L’unité de service AgroClim étudie l’impact du climat passé, présent et futur sur les agroécosystèmes. Depuis plus de 20 ans, l’unité a développé un savoir-faire technique dans la mise en place, gestion et diffusion des données de divers types. Dans le cadre des travaux sur la phénologie, l’unité a commencé à compiler depuis 2002 des données d’observation des unités expérimentales d’INRAE. Les données anciennes constituent des ressources à part entière, car il s’agit de données existantes...

Cet article analyse la gestion et la conservation des documents administratifs de l’Université Cheikh Anta Diop de Dakar à l’épreuve de la dématérialisation des procédures. L’étude s’est fondée sur une méthodologie mixte reposant sur une enquête quantitative (questionnaire) et qualitative (entretien semi-directif). Sur la base d’un échantillon de 40 employés travaillant dans les services d’archives, de scolarité, des ressources humaines et d’informatique et de 4 directeurs centraux impliqués...

Par Antony Belin Note au lecteur : Les article de lois cités ici font référence au contexte juridique français. « II.-La gestion des documents d’archives publiques procédant de l’activi…

Les cyberattaques touchent les systèmes d’information et peuvent bloquer l’accès aux archives et à l’information. Pourtant, l’archiviste est encore aujourd’hui très éloigné du domaine de la cybersécurité, alors que la sécurité des archives est une des priorités pour leur conservation à long terme.

Ces dernières années, l’intérêt pour l’automatisation des pratiques de gestion des documents a augmenté, grâce à l’utilisation d’outils d’intelligence artificielle (IA), en particulier la gestion documentaire augmentée. Cependant, l’intégration efficace et efficiente de l’IA dans les processus d’archivage nécessite un ensemble d’exigences informationnelles, technologiques, managériales et normatives. Cela garantirait que les organisations puissent saisir le potentiel de l’automatisation pour...

La transformation numérique gouvernementale octroie à la diffusion de l’information une place centrale tant au sein de l’administration publique qu’auprès des citoyen·ne·s. Cette transformation et, plus largement, l’environnement numérique, modifient en profondeur la façon dont l’information est créée, diffusée et gérée. On assiste notamment à un changement d’échelle de la circulation de l’information au sein de l’administration publique qui engendre la nécessité de considérer la...

La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information exprime une volonté de régir l’intégration passée, présente et future des technologies de l’information et de la communication, tout en préservant la règle de droit. Cette loi valorise les principes de neutralité technologique et d’équivalence fonctionnelle établis dans les travaux de la Commission des Nations Unies pour le droit commercial international, notamment ceux sur le commerce électronique. Les moyens...

Si la gestion documentaire peut paraître un sujet rébarbatif, elle n’en est pas moins le témoin important de l’évolution d’une organisation. Lorsqu’elle est opérée de façon saine et efficace, elle permet de structurer l’information et d’en gérer la durée de conservation en respectant les lois et les règlements en vigueur. À l’occasion des 40 ans de l’adoption de la Loi sur les archives, cet article présente l’histoire de la gestion documentaire à l’Assemblée nationale, de ses débuts jusqu’à...

Le procureur de la République a décidé de traquer l’auteur de la divulgation de la lettre de la Direction de l’administration pénitentiaire au ministre de la Justice sur l’état de santé de Ousmane Sonko. Le parquet parle de violation des données personnelles notamment et de note interne. Le professeur Mbaye Thiam explique, sur les ondes de iradio, l’usage et la valeur des documents administratifs. «La loi considère que les documents qui sont dans les bureaux, sur lesquels les agents...

La gestion des documents administratifs dans les organisations est une fonction de l’archiviste qui a évolué dans les dernières années, particulièrement depuis la pandémie et avec le télétravail et l’adoption généralisée des outils de collaboration numérique en infonuagique. Qu’en est-il des bonnes vieilles bases théoriques en archivistique? S’appliquent-elles encore dans les organisations ayant fait le virage numérique? Quels rôles et défis attendent les professionnels de l’information de demain?

Depuis les années 1950 au Québec, les associations étudiantes et leurs membres se mobilisent et forment des mouvements étudiants qui ne peuvent être ignorés dans le panorama politique et historique de la province. En 2012, les étudiants ont déclenché la plus longue et la plus importante grève étudiante afin de contrer une augmentation des droits de scolarité et de défendre leurs principes face à un gouvernement qui a été considéré par certains comme intransigeant. Cette grève étudiante est...

Présentation d'une expérience de sauvegarde et de gestion d'archives sonores avec la plate-forme Telemeta : 20 ans d'observations des pratiques sur les données de recherche en musiques traditionnelles au CNRS.

Quel futur pour les archivistes travaillant en gestion des documents administratifs? Quelle sera notre rôle au sein des organisations de demain? Ces questions ont été largement posées depuis des années, devant le constat de l’évolution technologique et de la multiplication des outils et plateformes de création, de stockage, de conservation et de diffusion de l’information. Le contexte actuel est propice au changement. Nos organisations ne peuvent pas se permettre de continuer d’appliquer...

Le présent travail a été réalisé auprès de l’équipe opérationnelle du Festival Histoire et Cité. Dans le cadre de cet événement organisé par la Maison de l’histoire (un centre interfacultaire de l’Université de Genève), neuf ans de production documentaire numérique se sont accumulés, mêlant documents de travail, administratifs et audiovisuels. Le présent travail a pour objectif de fournir des outils pour gérer ces documents tout au long de leur cycle de vie, de manière à assurer leur...

Les bonnes pratiques documentaires au sein des organisations

Archiver les messageries électroniques: enjeux, méthodes et limites à partir de l’étude de cas des données issues du Centre de crise sanitaire collectées par la Mission archives placée auprès des ministères sociaux

Le groupe de travail "Archives des bureaux d'architectures" a conduit à la publication du document à télécharger ci-dessous : L’Association des archivistes francophones de Belgique (AAFB) et l’Union Wallonne des Architectes (UWA) ont constitué un groupe de travail en 2022 afin de rédiger un premier outil à destination des architectes. Il s’agit d’un tableau de tri, outil indispensable pour une gestion raisonnée des documents. L’objectif de ce guide est de sensibiliser les architectes à...

Au bout de 20 ans d’exercice de la profession, j’avais stocké plus de deux tonnes d’archives dans une cave. Dans une première partie, je vous raconterai, de façon “romancée”, les difficultés concrètes que cela a posé pour vous éviter, si cela est encore possible, de vous retrouver dans une situation similaire. Je vous proposerai une méthode d’archivage (...)

Au service du Dépôt légal numérique à la Bibliothèque nationale de France (BnF), cela fait vingt ans qu’on archive le Web français : des premiers forums à nos souvenirs de confinement en passant par l’âge d’or des Skyblogs

Contraint durant la crise sanitaire, le travail à distance s’est pérennisé, voire accéléré : 60 % des organisations ont adopté un mode de travail hybride en 2022. Mais si le cloud a fait changer de dimension le télétravail, offrant une flexibilité inédite aux utilisateurs, les enjeux sont nombreux.

Credit Suisse et UBS doivent payer chacune une amende de 125 millions de dollars à l'autorité de surveillance financière américaine. En cause, des communications via des apps de messagerie qui n'ont pas été archivées conformément à la réglementation.

DALGOCOL (« Fouille de Données et ALGOrithmes de prédiction de l’état des COLlections ») a été lancé en 2018 par Alaa Zreik dans le cadre de sa thèse de doctorat. L’objectif n’est pas d’aboutir à un outil opérationnel, mais de tester la possibilité d’utiliser des méthodes d’intelligence artificielle sur les données informatiques produites par la Bibliothèque nationale de France (BnF) dans le cadre de ses activités de conservation. Pourquoi recourir à l’IA ? L’un des enjeux est notamment de...

Se distinguant de la documentation et du dépôt légal, les archives publiques sont soumises à des règles relevant du livre II du Code du patrimoine (CdP), destinées à garantir leur protection, leur authenticité et leur qualité. La définition légale des archives (art. L211-1), très large, englobe toutes les données numériques et ne distingue pas un âge à partir duquel les documents et données deviendraient des archives : tous les documents et données sont archives dès leur création. Comme le...

Cet article traitera de l’autorité législative du Programme de préservation du web et des médias sociaux à Bibliothèque et Archives Canada et présentera les stratégies d’acquisition et de projet pour la préservation des sites web documentant les événements historiques nationaux, en accordant une attention particulière à la création d’une archive web sur la COVID-19 et son impact sur le Canada. Il expliquera comment et pourquoi l’archivage web est devenu une méthode importante et essentielle...

La nouvelle édition 2022 du manuel Questions d’archivage a spécialement été conçue pour vous accompagner dans la pratique quotidienne des archives. À destination des archivistes et gestionnaires d'archives, il conviendra à toute personne en quête d’actualités décryptées dans cette matière. Les changements de législation et les nouvelles pratiques y sont intégrés, sans oublier les bases indispensables au bon fonctionnement d’un service d’archives.

Cet ouvrage a pour objectif d’explorer les enjeux liés à la collecte et à l’utilisation des données administratives. Ces données, accumulées par les ministères et les organismes gouvernementaux lors de leurs activités quotidiennes, deviennent de plus en plus intéressantes à mesure que les outils statistiques et technologiques se développent et permettent leur exploitation. Les données administratives sont celles qui sont recueillies systéma­tiquement lors de l’inscription de personnes ou la...

En ce début de XXIᵉ siècle, avec la multiplication des conflits interétatiques et de la menace terroriste, l’engagement militaire français à l’étranger est de plus en plus présent. Les unités de la gendarmerie prévôtale, instituées en temps de paix auprès des forces armées françaises, hors du territoire national, sont parties intégrantes de tous les théâtres d’opération et aux côtés des forces stationnées ou permanentes réparties sur l’ensemble du globe. Véritables unités opérationnelles,...

À partir des années 1990 et dans le contexte de la fin de la guerre froide, l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN) a commencé à jouer un rôle actif dans des opérations. Soutenus par les pays membres de l’Alliance atlantique à travers le Comité des archives, les archivistes de l’OTAN ont mis en place – ou tout au moins aidé à mettre en place dans certains cas – des processus, des procédures et des outils inhérents à la gestion des archives opérationnelles. En cette année 2024...

À une époque où les clients multiplient les canaux de contact, exigent disponibilité et rapidité de la part des services clients et sont prêts à se tourner vers la concurrence à la moindre anicroche dans leur parcours, comment fluidifier et surtout optimiser cette relation client et en faire un avantage concurrentiel ? C’est à cet enjeu majeur que répond Vivetic Group. Les clients interagissent aujourd’hui quotidiennement avec les marques et les entreprises, que ce soit sur site, sur le...

Travailler dans le cloud n'a pas mis fin à l'usage du document papier. La question de l'archivage doit donc être abordée tant sous l'angle hybride (papier et électronique) que purement électronique. Ce guide pratique se situe dans cette double problématique, parfois dans le contexte nouveau d’une organisation distribuée, avec des collaborateurs sur site et d’autres en situation de mobilité ou de télétravail. Une analyse de risque peut permettre de mettre en évidence l’impératif de...

Avec l’accélération de la numérisation de l’économie et de la société, de plus en plus de données sont créées dans les territoires. Elle proviennent de sources diverses (système d’information de la collectivités ou d’un délégataires, objets connectés, relevés GPS…) et sont produites par une multitude d’acteurs (les collectivités, les acteurs privés, les citoyens…). Tous les secteurs de l’économie et toutes les compétences des collectivités sont concernés : de l’éclairage public à l’arrosage...

Par Antony Belin, archiviste expert chez API La transformation numérique de la société à marche forcée, pourquoi pas, mais à quel prix ? Que devient l’archivistique dans le contexte de dématique ? De ce que je constate, via ma propre expérience d’Autorité de tiers-archivage (ATA), m’amenant à voir bien des pratiques par nos clients allant du simple village à l’établissement national, sans compter nos clients du secteur privé, la démarche semble présentement de déstocker les données sur un...

Par Antony Belin, Archiviste expert chez API Cette fonction assure la conservation, la mise à disposition et la mise à jour des informations descriptives, associées aux contenus d’informations conservés par la fonction conservation sécurisée (F2), ces informations servant aux utilisateurs comme point d’entrée au système d’archivage électronique (SAE) et permettant de retrouver les données recherchées, assurant le lien avec leur identification de localisation sur les volumes de conservation sécurisée (VCS).

Le milieu de la santé et des services sociaux au Québec a connu de nombreux bouleversements depuis la fin des années 1980. Cette série de changements a affecté la gestion des documents et a eu pour effet de creuser encore davantage l’écart entre la gestion des documents de l’administration et celle des archives médicales et sociales proprement dites. À l’heure des fusions d’établissements et des ajustements structurels qui en résultent, il est pourtant impératif d’intégrer les deux...

Atelier : Gérer le cycle de vie des documents et les repérer dans SharePoint online

La gestion documentaire joue un rôle central dans le fonctionnement des administrations publiques. Que ce soit pour des raisons de fonctionnement interne, de prestation de services ou encore d’exercice de la démocratie à travers l’accès aux documents, les données et la documentation sont des éléments cruciaux en appui direct à ce fonctionnement. Largement documentée, cette contribution a été mise à mal par le développement de supports technologiques sophistiqués et très puissants en termes...