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Le tableau de tri est une liste qui recense les documents produits ou reçus par chaque organisme dans le cadre de son activité et de la conduite de ses affaires. Ce tableau mentionne notamment la durée d’utilité administrative (DUA) des documents, leur sort final - conservation ou destruction - et les références légales le cas échéant. Tableaux de tri réalisés à ce jour Ministères : Tableau de tri du Ministère de la Culture Tableau de tri du Ministère de l'Énergie et de l'Aménagement du...
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Les organismes publics doivent se soumettre aux obligations de la Loi sur les archives. Parmi ceux-ci, notons ceux du secteur municipal énumérés au paragraphe 4° de l’annexe, qui comprennent : • les communautés urbaines de Montréal et de Québec; • les municipalités régionales de comté (MRC); • les villes et municipalités; • les offices d’habitation; • les régies intermunicipales; • les services de police; • les centres locaux de développement (CLD). Notons aussi les organismes visés par le...
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Les archives des pouvoirs publics sont très importantes. Les pouvoirs publics collectent, traitent et gèrent d’énormes quantités de documents et de données lors de l’exécution de leurs missions d’intérêt général. Ces archives – sur support papier ou au format numérique – ont non seulement une utilité administrative et juridique pour l’organisation mais également une valeur culturelle et historique potentielle. Cependant, il est impossible de conserver toutes les archives. C’est pourquoi les...
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Suite aux réflexions menées au sein de son Cercle Patrimoine, le service Données et Archives (D+A) de la Radio Télévision Suisse (RTS) a pris conscience de l’importance de garder une trace de son histoire et de son évolution. Ne disposant pas des outils lui permettant d’assurer une gestion efficace de ses archives courantes et intermédiaires et, par là même, de constituer de façon réfléchie son patrimoine documentaire, D+A a souhaité mettre en place un calendrier de conservation pour ses...
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Que ce soit dans leurs ouvrages théoriques ou sur leurs sites Internet, les archivistes ne cessent de rappeler l’importance qu’il y a pour les organismes publics et privés d’établir une bonne gestion des documents qu’ils produisent et/ou reçoivent durant leurs activités quotidiennes. Une bonne gestion documentaire assure le bon fonctionnement d’une institution, mais permet également de préserver dans le temps une trace des activités de cette dernière. Dans le but de fournir une aide...
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Les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD) sont émises par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada aux institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada afin de disposer des documents communs gérés par toutes les institutions fédérales ou du moins un grand nombre d'entre elles.
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Les outils génériques d’évaluation (OGE) donnent aux institutions du gouvernement du Canada un point de départ pour satisfaire à deux exigences clés de la Directive sur la tenue de documents de 2009 du Secrétariat du Conseil du Trésor, notamment la détermination des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et l’établissement de délais de conservation. Voir la page web pour consulter les 19 différents OGE.
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Les lignes directrices à respecter par l'Archiviste lors de la réalisation de projets individuels d'évaluation, incluant les éléments d'un calendrier convenable de recherche d'évaluation et les étapes méthodologiques fondamentales qui peuvent être utilisés pour les aider à prendre des décisions afin de disposer des documents dans les limites du contexte de macro-évaluation de Bibliothèque et Archives Canada.
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Une vue d'ensemble du programme pour évaluer et disposer des documents gouvernementaux.
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Si une durée de conservation est la plupart du temps indiquée par un texte, son application peut souffrir de moins d'évidence. En particulier, elle peut être perturbée par les aléas de la prescription civile. Explications.
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Dans cet article l’auteure introduit son sujet par un rapide historique suivi d’une présentation des plus récentes réalisations de la Division gestion documentaire de la Ville de Laval relativement à la gestion des documents et des archives dont elle a la garde. Soutenue par une politique culturelle adoptée par la Ville en 2006 et consciente des besoins grandissant en terme de gestion des documents, la Division a notamment élaboré une Politique de gestion intégrée des documents (GID) en...
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L’évaluation est une procédure qui traverse le temps comme l’espace social et quiconcerne tous les individus, sans distinction, de la naissance à la mort. Elle prenddes formes différentes selon les objectifs qui lui sont assignés mais elle sert tou-jours à délimiter des espaces entre ce qui serait recevable et ce qui ne le serait pas.Une fois ces espaces dessinés, la sélection – l’évaluation en acte – peut se déployerpour le meilleur et parfois le pire.Au sein du monde de l’information...
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Un nouvel outil précieux pour les entreprises et les centres d’archives Le Réseau des services d’archives du Québec (RAQ) et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) sont fiers de vous annoncer la parution de la nouvelle édition du Guide de gestion des archives d’entreprises. Cet ouvrage de 120 pages, conçu avant tout à l’intention des gestionnaires d’entreprises, s’adresse aussi à tout centre d’archives. Il comprend toute l’information requise pour gérer efficacement les...
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Revue de la littérature en archivistique – incluant la gestion des documents – et la gestion de l’information sur l’évaluation de programme ou de projets. L’objectif de cet article est de cerner le « pourquoi », le « quoi » et le « comment » de l’évaluation. La revue couvre les ouvrages généraux, les guides d’évaluation et les articles de revues québécois, canadiens, américains, anglais et australiens. Elle est complétée par une recension des différentes données déjà recueillies par les...
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En évaluant les archives, l'archiviste en détermine précisément les périodes de conservation et en planifie le cheminement tout au long de leur cycle de vie. Il décide ainsi de celles qui doivent être éliminées et du moment pour ce faire et de celles qui doivent être conservées de façon permanente pour constituer la mémoire collective d'une organisation, voire d'une société. On le constate, tout cet édifice repose sur l'évaluation. C'est dans ce contexte de l'étude du fondement pour aller...
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Quel impact l'utilisation de l'informatique et de l'électronique a-t-elle sur l'élaboration et l'usage des calendriers de conservation des documents? Que bouleverse-t-elle, ou qui bouleverse-t-elle? Que deviennent, dans ce contexte, les notions de «documents principaux et secondaires», de «calendrier de conservation», de «transfert de support», de «détenteur principal», de «support de conservation », d'«échantillonnage», etc.? Telles sont les questions que soulèvent cet article et qu'il...
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Un guide pratique et utile pour gérer la vie des documents que les associations et autres organismes produisent. Le calendrier de conservation donne une assise à partir de laquelle ceux et celles qui ont à envisager le temps de conservation des documents. Les règles de conservation systématisent l’action qu’ils prendront face aux documents produits et reçus.
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Les durées de conservation légales de documents empoisonnent la vie de tous ceux qui doivent décider si oui ou non, l'on peut jeter telle série de documents. Car dans le doute, c'est bien connu, on préfère tout conserver.
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