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Ce travail portant sur la possibilité d'intégrer la gestion des connaissances et la gestion documentaire d'un organisme fédéral a été l'occasion de réfléchir aux différentes approches en matière d'évaluation dans le domaine des sciences de l'information. Un cas pratique appliqué à un organisme fédéral nous a permis d'expérimenter l'adaptation d'outils archivistiques traditionnels, notamment les notions de valeurs des archives et de cycle de vie, à la gestion d'une base de connaissances. Nous...

Fondée en 1634, Trois-Rivières fusionne avec cinq municipalités en juillet 2001. L’auteure dresse un portrait succinct des différents gardiens des archives, depuis le premier conseil municipal de juillet 1845, avant de s’attarder au développement du service des archives en abordant notamment l’analyse des besoins en 1995 qui, par ses conclusions, a jeté les bases du système de gestion documentaire. Doté d’un logiciel de gestion de documents commercial, le service des archives implante la...

Suite au 25e anniversaire des Archives gaies du Québec, l’auteur relate les diverses étapes du développement de l’organisme, au fil des années écoulées. Les plus importantes acquisitions sont mentionnées, tout comme les activités relatives à l’acquisition et au traitement des collections, à leur conservation et surtout à la diffusion des contenus liés à la mission des AGQ. Les questions relatives à la gestion d’un organisme, dans un contexte d’autofinancement et de bénévolat, sont aussi abordées.

Qui dit informatisation, ou réinformatisation, d'une bibliothèque, par exemple, dit logiciel, développement et paramétrage. Bien qu'il soit souvent négligé, ce type de projet implique aussi une réelle conduite de projet incluant la gestion des risques. Voici une proposition de méthode en cinq étapes.

Dans cet article, les auteurs présentent la Division de la gestion des documents, des archives et de l’accès à l’information de la Ville de Montréal et son contexte organisationnel. Cette présentation se base sur le modèle d’analyse d’une firme-organisation élaboré par Yvan Allaire et Mihaela Firsirotu (École des sciences de la gestion de l’UQAM) et adapté par Renée Bédard, professeure à HEC Montréal. À partir de ce modèle, les auteurs présentent les produits et services offerts par la...

Lors des fusions municipales, le suivi du transfert des documents tant actifs, semi-actifs qu’historiques ainsi que la préparation du personnel « fusionné » ont engendré leur lot de défis pour les archivistes. Dans cet article, Bernard Savoie rappelle les étapes, les contraintes ainsi que les aspects bénéfiques de la fusion en 2002 de la Communauté urbaine de l’Outaouais avec cinq villes pour créer la Ville de Gatineau. Parmi les actions qui se sont avérées efficaces notons la création d’un...

Actes des rencontres annuelles de la section Archives départementales de l’AAF : 5 et 6 février 2009 Pendant long­temps, la conduite d’une poli­ti­que cultu­relle et patri­mo­niale était jugée anti­no­mi­que avec les concepts de chif­frage et d’évaluation des actions, appro­ches mana­gé­ria­les res­tées jusqu’à peu l’apa­nage du sec­teur privé. Dans le domaine spé­ci­fi­que des archi­ves, où les actions de cœur de métier s’ins­cri­vent sou­vent dans le moyen et le long terme, le souci de...

Pendant longtemps, la conduite d’une politique culturelle et patrimoniale était jugée antinomique avec les concepts de chiffrage et d’évaluation des actions, approches managériales restées jusqu’à peu l’apanage du secteur privé. Dans le domaine spécifique des archives, où les actions de cœur de métier s’inscrivent souvent dans le moyen et le long terme, le souci de planifier et donc d’évaluer les tâches en cours de réalisation revêt une acuité croissante, depuis une décennie, en liaison avec...

Le présent document a pour objet de spécifier les caractéristiques minimales qualitatives et quantitatives requises pour exercer les prestations d'archivage et de gestion externalisée des documents. De plus, il spécifie les recommandations concernant le système qualité du prestataire. Il a également pour objet de préciser les dispositions spécifiques des contrats et des cahiers des charges se rapportant à ces prestations dans le cadre des lois et des règlements en vigueur.

À la suite de l'assujettissement des centres locaux de développement (CLD) à la Loi sur les archives, l'Association des centres locaux de développement du Québec et Bibliothèque et Archives nationales du Québec ont pris l'initiative de constituer un groupe de travail afin de concevoir et de réaliser un guide pour aider les CLD à organiser et à gérer leurs archives. En effet, les avantages d'une saine gestion documentaire sont nombreux : accès plus facile et plus rapide à l'information,...

Un nouvel outil précieux pour les entreprises et les centres d’archives Le Réseau des services d’archives du Québec (RAQ) et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) sont fiers de vous annoncer la parution de la nouvelle édition du Guide de gestion des archives d’entreprises. Cet ouvrage de 120 pages, conçu avant tout à l’intention des gestionnaires d’entreprises, s’adresse aussi à tout centre d’archives. Il comprend toute l’information requise pour gérer efficacement les...

Ce guide pratique richement illustré a pour objectif d’aider les entreprises à préserver et à mettre en valeur leurs documents de façon à protéger le patrimoine industriel et commercial du Québec. Les entreprises qui souhaitent mettre en œuvre le programme de gestion des documents et des archives suggéré dans ce guide en tireront de nombreux avantages.

Les Orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouvernement du Québec présentent les différentes valeurs des courriels et proposent des façons de gérer ceux-ci avec ou sans système de GID. Elles recommandent aussi un partage des responsabilités entre les différents intervenants. Enfin, en annexe, des méthodes transitoires de gestion des courriels sont proposées pour réduire l’espace qu’ils occupent sur les supports de stockage et le cadre juridique et réglementaire est présenté brièvement.

Panorama. Saviez-vous que l’on pouvait déjà parler de gestion des documents et de l’information dans la Haute Antiquité ? Catherine Dhérent relate la longue évolution du « records management » et commente ses étapes fondatrices jusqu’au bouleversement numérique et aux travaux de normalisation qui dessinent les contours actuels de la discipline. Une réflexion sur l’émergence d’un nouveau métier complète ce tour d’horizon des pratiques et des acteurs du RM.

Décryptage. Gérer et conserver intelligemment et dans la légalité les données de l’entreprise, exploiter et faire fructifier son capital informationnel, maîtriser les coûts de gestion implique de définir des règles de stockage et d’archivage pour tout le référentiel documentaire. Chantal Faure souligne les apports d’un projet de records management pour les décideurs.

L’auteur analyse l’information dans sa substance. Ainsi, bien que les attentes et les besoins de la société demeurent fondamentalement les mêmes qu’autrefois, il constate que l’information prolifère à une vitesse inouïe, qu’elle se présente maintenant sous plusieurs formes et sur des supports variés et qu’elle est aussi plus complexe et plus difficile d’accès. Tous ces éléments représentent des défis professionnels de taille pour l’archiviste qui doit procéder à l’acquisition, au traitement...

Les employés d'un organisme utilisent souvent un schéma de classification personnel pour organiser les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct, ce qui suggère la difficulté pour d'autres employés de repérer ces documents et la perte possible de documentation pour l'organisme. Le premier objectif de notre recherche doctorale était de décrire les caractéristiques de 21 schémas de classification utilisés par des employés de l'Université de Montréal pour organiser et classer...

Cet article reprend le texte d’une conférence présentée au 38e Congrès annuel 2009 (Gatineau, 3-5 juin 2009) de l’Association des archivistes du Québec. Se basant sur une étude empirique en milieu municipal québécois, les auteures présentent la perception qu’ont les cadres intermédiaires de leurs rôles de gestion (interpersonnels, informationnels, décisionnels et individuels notamment), les types d’information utilisés pour soutenir ces rôles et le traitement cognitif caractérisant...

Analyse. Comment prendre en compte les exigences et les besoins métier tout en gagnant le défi de la conservation exhaustive, raisonnée et efficace ? Comment mettre en place les procédures qui permettront de prouver les bonnes règles dans la conduite des activités de l’organisme ? Nathalie Morand-Khalifa passe en revue et commente les étapes spécifiques d’un projet de records management.

Les entreprises françaises ne sont encore que 20 % à externaliser la gestion de leurs archives. Cette activité en plein essor repose sur des pratiques rigoureuses de confidentialité et de sécurité.

Réussir un projet de dématérialisation suppose de prendre en compte des facteurs très divers, de l'existant documentaire au réseau informatique, en passant par la réglementation. Voilà six points repère pour partir sur de bonnes bases.

MoReq2 est une somme de recommandations pour le records management appliqué aux archives électroniques. Il s’agit de la deuxième version de ce texte. Une troisième version devait paraître en 2010, sous le nom de MoReq 2010, mais elle verra plus probablement le jour dans le courant de l’année 2011. Un projet de certification est actuellement porté par la Commission européenne, à la demande de laquelle le texte est élaboré et révisé.