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Les documents publics ne peuvent être éliminés librement. Certains documents ayant une valeur historique doivent, en effet, être transférés aux Archives de l’État lorsque leur délai de conservation est expiré. Afin d’assurer l’efficacité du tri des archives, les Archives de l’État rédigent des tableaux de tri. Un tableau de tri des archives offre un aperçu systématique de toutes les séries d’archives sur support papier ou digital d’une administration. Il mentionne, pour chaque série, le...

Le tableau de tri est une liste qui recense les documents produits ou reçus par chaque organisme dans le cadre de son activité et de la conduite de ses affaires. Ce tableau mentionne notamment la durée d’utilité administrative (DUA) des documents, leur sort final - conservation ou destruction - et les références légales le cas échéant. Tableaux de tri réalisés à ce jour Ministères : Tableau de tri du Ministère de la Culture Tableau de tri du Ministère de l'Énergie et de l'Aménagement du...

Les organismes publics doivent se soumettre aux obligations de la Loi sur les archives. Parmi ceux-ci, notons ceux du secteur municipal énumérés au paragraphe 4° de l’annexe, qui comprennent : • les communautés urbaines de Montréal et de Québec; • les municipalités régionales de comté (MRC); • les villes et municipalités; • les offices d’habitation; • les régies intermunicipales; • les services de police; • les centres locaux de développement (CLD). Notons aussi les organismes visés par le...

Alors que les normes de gestion documentaire insistent sur l'authenticité et la valeur probatoire comme caractéristiques des documents d'archives, il est bon de se souvenir que l’histoire ne s’écrit pas uniquement avec des documents originaux et que d'authentiques faux peuvent être très révélateurs d'une époque. Illustration avec deux exemples neuchâtelois.

L’histoire neuchâteloise connait, à plusieurs siècles de distance, deux faussaires particulièrement ingénieux et déterminés. Leur production de faux documents a profondément marqué l’historiographie régionale. À l’heure des «fake news» et de la désinformation de masse, il n’est peut-être pas inutile de s’arrêter un instant sur ces deux personnages et de s’interroger sur l’opportunité de conserver ou non de faux documents en archives.

Documentation et resources relatives à la réponse du CCA aux nouvelles lignes directrices de la CCEEBC Mémoire du CCA : L’Évaluation monétaire de fonds d’archives (6 avril 2021) Lettre du CCA au ministre du Patrimoine canadien (17 février 2021) Lettre d’accusé de réception du CNÉA à la CCEEBC concernant la “Communication aux intervenants du milieu archivistique” et la mise à jour du guide (11 janvier 2021) Communication aux Intervenants du milieu archivistique et mise à jour du Guide...

Parce qu’elle est un instrument adopté par l’UNESCO et un document fondateur du Conseil International des Archives, la Déclaration Universelle sur les Archives (DUA) est le texte qui a la plus grande portée et qui fait le plus autorité dans le domaine des archives et de la gestion de documents. Les institutions et les individus qui doivent évaluer la performance, la qualité et l'impact de leurs programmes de gestion des archives et des documents ont tout intérêt à prendre en compte la DUA...

L’outil d’évaluation sur la Déclaration universelle sur les archives (DUA) a été développé comme faisant partie du cours en ligne de l’ICA « Comprendre et utiliser la Déclaration universelle sur les archives ». La Déclaration est devenue un instrument de l'UNESCO et constitue aussi l'un des documents de référence du Conseil international des archives. 1 Il n’existe aucun autre document dans le domaine des archives et de la gestion des documents qui porte cette distinction et cette autorité....

Par Jonathan David, analyste en gestion de l’information au CSSMB et responsable du blogue Convergence. Ceci a été affirmé et réaffirmé à de nombreuses reprises, nous vivons dans une société de l’information dans laquelle nous sommes bombardés de flux informationnels en tous lieux et en tout temps 24/7. C’est dans ce contexte qu’on a déclaré que l’attention était le nouvel or noir du siècle à venir. Les conséquences sont perceptibles pour toute personne qui manipule de l’information...

Comment parlons-nous du confinement ? Avec quels mots et quelles phrases ? Qui nommons nous comme responsables de la décision de confinement qui nous contraint à rester chez nous et à limiter le plus possible nos déplacements ? Quels documents garderons-nous pour témoigner de cette période dans le futur ? Cet article présente le projet de recherche et défi collaboratif « Nos vitrines parlent à l’heure du confinement » qui constituait lors des brèves sorties autorisées, à prendre de manière...

Les archives familiales reflètent des pratiques d'acquisition diverses qui sont rarement documentées. Elles comprennent autant des «archives» (produites ou collectées) que de la «documentation» (collectée), si bien qu'il n'est pas toujours facile de distinguer quelle est la «provenance» de ces archives. Le traitement de ce type d'archives dans un contexte personnel permet donc de s'interroger sur plusieurs fondamentaux de l’archivistique contemporaine, à commencer par les concepts de «documents d’archives» et de «fonds d’archives».

Même si les archivistes considèrent l’acquisition d’archives privées comme étant de première importance pour la constitution de la mémoire d’une population et des institutions, cela ne va pas de soi pour les Autorités. Soucieuses du bon usage des deniers publics et de la gestion de l’espace, elles se montrent parfois frileuses. L’article présente cinq outils pouvant apporter aux Autorités les garanties attendues tout en aidant les archivistes à acquérir ces archives de manière sereine.

La Grille d'évaluation rapide de la Digital Preservation Coalition (DPC RAM) a été conçue pour permettre à une organisation d'évaluer rapidement sa maturité et sa capacité à mettre en œuvre des actions dans le domaine de la préservation numérique, indépendamment des solutions et stratégies adoptées. La grille rassemble des critères organisationnels et de niveaux de service à évaluer selon un ensemble simple et cohérent de niveau de maturité. Elle permettra aux organisations de suivre leur...

Être confrontée à des archives familiales à côté de son travail d’archiviste, cela revient à s'interroger sur plusieurs fondamentaux de l’archivistique contemporaine, à commencer par les concepts de «documents d’archives» et de «fonds d’archives».

Par Catherine Laplante, finissante à la maîtrise en sciences de l’information à l’EBSI, Université de Montréal La production des données de recherche a connu une forte croissance au cours des dernières années, ce qui a rendu d’autant plus nécessaire d’assurer leur saine gestion. Associé à la problématique de justifier le stockage de cette quantité exponentielle se trouve le besoin de sélectionner quelles données doivent être conservées, dans l’optique de leur potentiel de réutilisation et,...

Par le Comité AAQ – région Montréal À Montréal le 27 octobre 2021, durant la table ronde, organisée par le comité de la région Montréal de l’Association, les trois conférenciers ont discuté de la conception, de l’application et de la diffusion du calendrier de conservation des documents ainsi que de la formation des employés.

Créée en septembre 1956, la direction de l’Équipement scolaire, universitaire et sportif (Desus), devenue direction des Équipements et des Constructions (DEC) en 1975, a centralisé au sein du ministère de l’Éducation nationale les dossiers liés aux constructions scolaires et universitaires en France jusqu’à sa disparition en janvier 1986. Son fonds d’archives, aujourd’hui conservé aux Archives nationales, représente près d’un kilomètre linéaire. Il reflète l’organisation de la direction,...

Les archives des pouvoirs publics sont très importantes. Les pouvoirs publics collectent, traitent et gèrent d’énormes quantités de documents et de données lors de l’exécution de leurs missions d’intérêt général. Ces archives – sur support papier ou au format numérique – ont non seulement une utilité administrative et juridique pour l’organisation mais également une valeur culturelle et historique potentielle. Cependant, il est impossible de conserver toutes les archives. C’est pourquoi les...