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Cet article analyse les transformations du travail et des identités professionnelles dans les services d’archives publiques, transformations largement induites par les mutations de l’objet archives (des archives « papiers » aux archives numérisées et archives électroniques – aussi appelées « nativement numériques »), qui découlent des politiques de « dématérialisation » de l’Etat. A partir d’une enquête par observations et entretiens (n =45) dans plusieurs services d’archives...

Dans un monde où la préoccupation environnementale est devenue incontournable, la gestion des archives n’échappe pas à cet enjeu crucial. De la méthodologie structurée aux outils open source dédiés, les organisations peuvent conjuguer efficacité opérationnelle et engagement environnemental dans leur système d’archivage électronique.

Les métadonnées sont des données qui décrivent d’autres données. Elles répondent aux questions fondamentales concernant les données de l’entreprise, telles que «quoi, qui, où, quand et pourquoi», et fournissent le contexte nécessaire pour les comprendre et les utiliser efficacement. Leur création et leur gestion s’avèrent essentielles à la stratégie data de toutes organisations. Voici comment.

Alors que bon nombre d’organisations migraient à pas cadencés vers le cloud, nous vous dévoilions il y a quelques années les 14 coûts cachés du cloud et partagions quelques conseils pour les éviter (1). Aujourd’hui, les choses ont évolué. Voici comment optimiser les coûts du cloud en 2024.

Les cyberattaques touchent les systèmes d’information et peuvent bloquer l’accès aux archives et à l’information. Pourtant, l’archiviste est encore aujourd’hui très éloigné du domaine de la cybersécurité, alors que la sécurité des archives est une des priorités pour leur conservation à long terme.

Annoncée en juillet 2017, la disparition programmée du logiciel Adobe Flash Player, devenue effective le 1er janvier 2021, a compromis l’accessibilité en ligne d’un large panel de webdocumentaires historiques mis en ligne dans les années 2000. Ces derniers avaient en effet été créés au moyen de programmes ou de formats Flash et ne peuvent ainsi plus être consultés sur les principaux navigateurs actuels. Cette annonce n’est évidemment pas passée inaperçue au sein des équipes de l’Institut...

Serda Conseil et Archimag publient leur 13e Rapport annuel de la gouvernance de l’information numérique, des documents et des données. Data, intelligence artificielle, digitalisation responsable, archivage électronique, ECM/Ged, accompagnement du changement, gestion des risques… Autant de sujets que l’on retrouve dans cette édition 2024.

L’identité numérique fait sa révolution, portée par l’accélération de la digitalisation des secteurs privé et public ainsi que par la nécessité de garantir la protection des données des utilisateurs. À l’échelle européenne, un portefeuille numérique permettant de s’authentifier et de signer électroniquement des documents se dessine dans le cadre du règlement eIDAS 2.0. En France, la carte d’identité numérique est déjà une réalité. Quelles technologies sous-tendent la vérification de...

La souveraineté des données est devenue une question critique pour de nombreuses organisations qui souhaitent sanctuariser leur patrimoine informationnel sur le territoire français ou européen et ne pas s’exposer aux lois extraterritoriales. Parmi les critères à prendre en considération, le référentiel SecNumCloud fait figure de sésame incontournable.

À quoi ressembleront les archives dans cinq ou dix ans ? À quoi, par exemple, les relevés de notes numérisés ressembleront-ils une fois versés aux archives historiques ? Ces archives seront-elles différentes des archives analogiques ? Mais, avant tout, comment les archivistes gèreront-ils ces documents et garantiront-ils qu’il n’y ait aucun « trou de mémoire » ou black-out numérique ? La technologie offre aux archivistes et à l’archivistique tout un monde de nouvelles possibilités allant de...

Au cours des dernières années, on assiste à la montée en puissance d’un discours en faveur de l’intégration des fonctionnalités de l’intelligence artificielle aux pratiques de gestion des documents et des archives. Cela s’inscrit dans une optique d’automatisation de ces pratiques afin d’améliorer la qualité de l’information documentaire et multiplier les opportunités de son exploitation par les usagers, et ce, suivant leurs préoccupations. Cela nous amène à nous interroger sur la possibilité...

Le dossier thématique du sixième numéro de Balisages vise à interroger l’évolution des institutions de savoirs au regard des mutations de l’industrie de l’information dans le monde post-web. Née dans les années 50 et structurée dans les années 70-80, la société de l'inforrmation a été profondément restructurée par l’arrivée du web entrainant dans son sillage une remise en cause profonde du positionnement des institutions dans leur rapport aux savoirs et leur vocation de transmission. En...

Dès le tournant des années 1990, la promesse du numérique apparaît clairement aux professionnels des bibliothèques : une reproductibilité infinie sans perte de qualité, une capacité de mise à disposition très large, la possibilité de toucher de nombreuses audiences différentes… de quoi alimenter l’utopie de la reproduction qui voudrait que l’on puisse, de manière transparente, transférer tous les documents vers ce nouveau support. Un projet pharaonique voit le jour : celui d’une bibliothèque...

L’article présente les résultats d’une étude menée dans le cadre du projet HAL/LO, sur un échantillon de 1 246 laboratoires (=1 035 612 dépôts) rattachés aux dix grandes universités de recherche et membres de l’association Udice. L’objectif est une description plus détaillée des pratiques sur HAL. 99 % des laboratoires sont présents sur HAL, avec une distribution du type « longue traîne ». 52 % des publications sont des articles, 23 % des communications. Le degré d’ouverture moyen est 32 %...

Est-ce la fin annoncée des « ouvreurs d’enveloppes » ou en tout cas une formidable opportunité d’évolution pour les services courrier ? Indispensable à tout projet de digitalisation, la gestion électronique du courrier (Gec) est annonciatrice de changements. Désormais, les entités métier pilotent la circulation des flux courrier entrant et sortant. Et de nouvelles briques optimisent toujours plus ces circuits, depuis la capture jusqu’à l’archivage, comme les imprimantes virtuelles, la LRE ou...

On parle de data management, d'intelligence artificielle, d'automatisation, de knowledge graph, etc. : autant de techniques ou de technologies qui ont majoritairement pour matière première l'information non structurée des organisations. Or, celle-ci se trouve d'abord entre les mains des solutions de gestion de contenu (Enterprise Content Management, ECM), propriétaires ou open source. Sont-elles en voie de se faire dépasser ? Ou opèrent-elles des évolutions fonctionnelles, techniques, éventuellement par le biais de partenariats ou d'acquisitions ?

Omniprésence de l’information, surabondance d’applications et d’outils, avalanche de données… Pris dans ces flux numériques ininterrompus, sommes-nous toutes et tous devenus infobèses? Les symptômes de cette maladie contemporaine permettent de poser un premier diagnostic : […] l’infobésité pose de sérieux défis aux organisations, aux individus, comme à la planète.

Depuis les années 1980, les Archives nationales conservent les archives audiovisuelles produites et collectées par les administrations publiques de l’État français et des fonds privés d’intérêt national. À ces deux catégories s’ajoutent les archives orales constituées par l’institution, complémentaires aux archives papier de même sujet. À l’heure de la production exponentielle d’archives audiovisuelles nativement numériques, les fonds qui parviennent aux Archives nationales de France...

Disposer d’archives numériques est une opportunité pour valoriser ses fonds. Une démarche qui vaut autant pour les organismes publics que pour ceux du privé. Valorisation en ligne, via les réseaux sociaux, réalisation d’une exposition virtuelle, etc. : cela est une affaire de stratégie, de ciblage et de réflexion sur les usages. Vient alors la mise en oeuvre.

Avec l’automatisation, les applications de gestion électronique des documents (Ged) peuvent franchir un pas de plus en faveur des organisations dématérialisées. Les enjeux sont multiples : gain d’efficacité, bien sûr, mais aussi meilleures fiabilité et traçabilité. Pour automatiser davantage, il faudra identifier les flux, chasser les tâches sans valeur ajoutée, modéliser, tester, mettre en oeuvre…

Les métiers du Droit, loin de l’image parfois traditionnelle qu’on leur prête, sont aux avant-postes de nombreuses innovations technologiques. Le monde du droit investit en effet de plus en plus dans les solutions d’aide à la décision reposant fortement sur l’intelligence artificielle. Ainsi LexisNexis, leader de l’information juridique numérique, avec sa plateforme d’information et d’Analytics juridiques Lexis 360®Intelligence, a placé l’IA au cœur de ses développements : non pas pour...

Les auteurs rappellent les grands chantiers qui ont monopolisé les Archives nationales (AN) du Québec depuis 1983. Au cours des 38 dernières années, l'histoire de l'institution est étroitement liée à une transformation majeure du contexte entourant la gestion documentaire. L'application de la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1), l'utilisation accrue des technologies de l'information pour la production et la diffusion de l'information gouvernementale et la prédominance des documents...

Les préoccupations liées à la dématérialisation des sources et à la gestion informatique des données vont s’imposer depuis le début des années 2000. L'AAS et son groupe de travail «Archivage des documents électroniques», avec le soutien déterminant de la CDA, ont dû réagir rapidement et solidairement. L’originalité de leur démarche est la création, en 2004, du Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO-KOST): une entreprise commune des Archives suisses.

Publiques ou privées, courantes ou définitives, en format papier ou numérique, les archives sont omniprésentes. Leur intérêt et leur utilité dépassent amplement la sphère des historiens et autres chercheurs en sciences humaines. Car, contrairement à une idée reçue, les archives n’ont pas seulement une valeur historique ou patrimoniale. Elles constituent autant de traces susceptibles de servir de preuve, de témoignage, de caution, de justification. Ainsi, une archive peut être cruciale pour...

En ce début de XXIᵉ siècle, avec la multiplication des conflits interétatiques et de la menace terroriste, l’engagement militaire français à l’étranger est de plus en plus présent. Les unités de la gendarmerie prévôtale, instituées en temps de paix auprès des forces armées françaises, hors du territoire national, sont parties intégrantes de tous les théâtres d’opération et aux côtés des forces stationnées ou permanentes réparties sur l’ensemble du globe. Véritables unités opérationnelles,...

Début 2018, dans un contexte de mutation des réseaux de bibliothèques en Suisse, le Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale (RERO)1 lance le développement d’un système innovant de gestion de bibliothèque : RERO ILS. Un an plus tard, l’Université catholique de Louvain (UCLouvain)2, en Belgique, se joint au projet. Ces deux réseaux, très proches des professionnel·le·s sur le terrain, utilisent en effet des solutions logicielles similaires. Après une mise en contexte du projet, cet...

Les missions de conservation et de restitution des traces de l’activité humaine sont assurées par de nombreux acteurs de la sphère privée et publique, et parmi elles se trouvent les institutions chargées du dépôt légal. Celles-ci ont pour mission de collecter, cataloguer, conserver et enrichir tous les champs de la connaissance ainsi que le patrimoine national. D’abord réservé au document papier, le dépôt légal s’est ouvert à d’autres supports au cours du XXème siècle (par exemple : le...

Le dépôt légal inscrit les bibliothèques nationales dans une triple mission : la collecte, la conservation et la diffusion. Or, le dépôt légal a été pensé et légalisé dans une période pré-numérique, de sorte que le dispositif législatif gagnerait à être repensé pour s’adapter à la nouvelle réalité. Nous avons voulu expliquer comment se fait le dépôt légal des publications numériques et proposer certains éléments de réflexion qui pourraient nourrir l’élaboration de nouveaux textes sur le...

La ressemblance entre la rumeur et ses termes voisins, ragots, fake news et légende urbaine, mérite une attention particulière, afin d’affiner la distinction. Nous présentons dans cet article une étude de cas sur une fausse information qui a circulé sur l’entreprise française Danone en Égypte, pour analyser ses caractéristiques concernant sa forme, ses dimensions sémiologiques et rhétoriques, ainsi que son mode de diffusion et sa durée de vie. Examiner la traçabilité de ce cas sur le Web et...

La collecte renvoie directement à la collecte de données (data collection), le processus de rassemblement et de mesure d’informations sur des variables d’intérêt, d’une manière systématique établie qui permet de répondre aux questions de recherche énoncées, de tester des hypothèses et d’évaluer les résultats (ORI, 2005). Celle-ci peut être réalisée soit par l’extraction de données (data mining) ayant pour objectif d’extraire des informations utiles et cachées au sein de grands volumes de...

À la Ged, les documents, et aux métiers, le collaboratif ? Un peu comme s’il y avait un partage entre back office et front office... Cependant, on demande souvent bien plus à une Ged que de s’en tenir à l’acquisition, au classement et l’exploitation des documents numériques, via des workflows. Inversement, on ne peut figurer un travail collaboratif se passant totalement d’un appui sur des documents. Dès lors, entre Ged et collaboration, à chacun de placer le curseur selon ses usages et ses...

Dans le privé comme dans le public, les besoins en numérisation sont encore nombreux. La tentation de vouloir tout numériser ne tient pas longtemps lorsque l’on se pose la question du coût, ou d’abord celle de l’utilité. Records managers et archivistes le savent, mais ne sont pas forcément aux manettes.

L’archivage est indispensable même dans le numérique. L’archivage public est un élément clé de la continuité de l’État. Sans archivage numérique public, nous risquons un « Alzheimer d’Etat ». Faire de l’archivage numérique nécessite de réconcilier la nanoseconde avec le siècle, le flux et la preuve. Le programme interministériel d’archivage numérique VITAM a été lancé en 2015 pour apporter une réponse aux grands acteurs de l’archivage. Au cœur du programme, se trouve le développement d’un...

La dématérialisation est-elle écologique ? Avec le numérique, est-on respectueux de l’environnement ? À l’heure où se multiplient les alertes sur la santé vacillante de la planète, ces questions méritent d’être approfondies. Rapidement, on constate que les paramètres sont multiples et les enjeux complexes.

Comment définir et mettre en œuvre les durées de conservation des données exigées par le RGPD ? Les bonnes pratiques d'archivage au service de l'entreprise, fondées sur des concepts archivistiques adaptés à l'environnement numérique, apportent des réponses.