Contrôler / collecter

Le contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives publiques est exercé par le service interministériel des Archives de France du ministère de la culture et de la communication pour toutes les autres administrations et services d'archives (code du patrimoine, art. R. 212-2)., à l'exception de ceux des ministères des armées et de l'Europe et des affaires étrangères (code du patrimoine, art. R. 212-6 et R. 212-5). Ce contrôle est le moyen juridique dont l’État dispose pour garantir, au nom de l'intérêt général, la constitution d'un patrimoine informationnel national de qualité. Il couvre toute la chaîne archivistique comme l'indique l'article R. 212-3 du code du patrimoine : il « porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives ». Il prend de multiples formes (la liste suivante n'est pas exhaustive) : au niveau du pilotage interministériel ou ministériel avec la rédaction d'instructions interministérielles ou ministérielles de tri et de conservation des archives publiques, le contrôle des déplacements d'archives publiques à l'étranger, la validation de politiques nationales d'archivage. ou au niveau opérationnel avec la vérification des conditions de gestion des archives et l'établissement de règles les encadrant, la validation de procédures de gestion de l'information (tenue des dossiers, plans de classement, organisation des dossiers des serveurs d'une administration...), la validation d'un cahier des charges de dématérialisation ou de conception d'un système d'information ou d'un système d'archivage électronique, la validation des tableaux de gestion des archives...