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Devoir gérer des archives à la fois en formats papier et numérique est bien la situation la plus courante dans les organisations privées ou publiques. Selon les volumes et la complexité, l’opération peut reposer sur des processus et un système internes ou doit faire appel à des ressources extérieures. Sécurité, hébergement et réversibilité sont les points clés à considérer en priorité. Avoir une vision globale de ses archives est facteur d'efficacité et de confort pour l'entreprise.

Ce guide a été conçu pour offrir aux professionnels des archives et à toute personne engagée dans des projets d’archivage électronique une approche méthodologique, étape par étape : de l’identification des données à archiver à la conception des systèmes d’archivage électronique en passant par l’accompagnement de projets informatiques du point de vue de la gestion du cycle de vie des données et de leur archivage. lundi 3 novembre 2014 Une publication de l’Association des archivistes...

Le présent travail porte sur l'avenir et la continuité d'un outil d'acquisition d'archives privées pour les organismes au Canada : l'évaluation monétaire. Conduite par les remarques appuyées d'un évaluateur professionnel, ancien archiviste, Marcel Caya, cette étude tend à démontrer la durabilité d'un tel dispositif. Non obligatoire pour les dons d'archives, l'évaluation monétaire consiste à déterminer la juste valeur marchande des objets culturels. Si dans le domaine du papier, cette...

Au Havre, l'hôpital privé de l'Estuaire fait désormais appel à Iron Mountain et à IDS pour archiver tous ses dossiers patients au format papier et dans des versions électroniques.

Cet ouvrage, écrit par deux fins connaisseurs de l'archivistique française, européenne et internationale, se présente en deux parties. La première retrace l'histoire de l'archivistique, de sa genèse il y a quelques siècles à sa période faste dans les années quatre-vingt, pour déboucher sur sa remise en question dans le contexte numérique. C'est d'abord l'occasion d'un rappel de la spécificité des archives dans un monde où le terme est utilisé très largement dans le domaine du patrimoine ou...

Les bibliothécaires, les documentalistes ne disparaîtront pas avec l’avènement du document numérique : leurs métiers vont changer, et sans doute s’enrichir. Olivier Le Deuff se propose, après une partie introductive et historique, de préciser ce qu’est une culture de l’information, ce qu’elle implique de la part des professionnels qui ont à la traiter, et des usagers qui doivent la repérer et s’y retrouver. Il développe longuement les rôles et missions des bibliothécaires et documentalistes...

Le projet de loi sur le patrimoine annoncé par le chef de l’État devrait contenir un volet consacré aux archives publiques numériques. Il était temps car, faute de mieux, c’est le régime juridique applicable aux archives publiques sur support « papier » qui est mis en œuvre, ce qui place les personnes publiques dans une position délicate. La réforme à venir est donc l’occasion de saisir les enjeux juridiques de l’archivage numérique dans la sphère publique. Entre système sécurisé,...

L’objectif de ce vade-mecum est de donner une liste de critères à examiner avant d’autoriser ou non la destruction de documents sur support papier ayant été numérisés dans le cadre du cadre réglementaire régissant notamment l'écrit numérique (voir annexe 2)

L'ère du zéro papier n'est pas encore arrivée. Nous vivons une période transitoire où le papier coexiste avec les fichiers numériques. Cette cohabitation entraîne des opérations de rematérialisation en particulier lorsqu'il faut prouver l'authenticité d'un document devant la justice.

Ces travaux de recherche ont pour ambition de contribuer à la problématique de la classification d’images de documents. Plus précisément, ces travaux tendent à répondre aux problèmes rencontrés par des sociétés de numérisation dont l’objectif est de mettre à disposition de leurs clients une version numérique des documents papiers accompagnés d’informations qui leurs sont relatives. Face à la diversité des documents à numériser, l’extraction d’informations peut s’avérer parfois complexe....

Les ressources documentaires d’une institution permettent sa bonne gouvernance. Les documents papier sont adéquatement gérés et conservés dans l’administration cantonale genevoise, mais les processus de travail changent profondément : les projets de cyberadministration se multiplient et les documents électroniques sont de plus en plus utilisés dans les transactions. Il était donc nécessaire de poser le cadre général d’une bonne gestion des documents électroniques au sein de l’Etat. Première...

Les archives dématérialisées ou nativement numériques côtoient de plus en plus les archives papier. Dans les départements, le passage de la théorie à la pratique de l'archivage électronique ne se fait pas sans heurt, affaire de compétence, de technique et technologie, mais aussi de volonté.

La présente Norme internationale spécifie les caractéristiques des magasins de stockage à long terme des documents d'archives et de bibliothèques. Elle concerne l'implantation et la construction du bâtiment, ainsi que les installations et les équipements à utiliser. Elle est applicable à tous les documents d'archives et de bibliothèques rangés dans les magasins, susceptibles d'accueillir des documents sur supports variés. Elle n'exclut pas la possibilité de créer des aires séparées ou...

Cette thèse étudie la patrimonialisation de la collection du musée du quai Branly à travers l’analyse de la numérisation des fiches d’objets et des données documentaires. Les collections extra-européennes du musée de l’Homme ont été reconfigurées au sein de la nouvelle institution : autrefois objet de science, l’artefact est devenu objet « d’art et de civilisation », un objet patrimonial, enregistré au Service des Musées de France. Les données documentaires, naguère fixées sur des supports...

La gestion des archives est un défi d'autant plus grand pour les petites administrations et les municipalités qui ne disposent pas d'un archiviste professionnel en leur sein. En-deçà de la problématique d'archivage des documents anciens et historiques, généralement bien maîtrisée, c'est l'organisation des archives courantes et intermédiaires - sous forme à la fois papier et informatique - qui constitue le principal défi. La difficulté est encore accrue par l'usage de plus en plus fréquent...

La numérisation des documents a pour principal objectif de fournir des balises pour la réalisation de projets de gestion documentaire ayant recours à la numérisation, principalement lorsqu’est envisagée la destruction des documents sources, papiers, après l’opération. La première section présente les exigences archivistiques et juridiques, la seconde traite de la gestion d’un projet de numérisation, la troisième définit les différents aspects techniques liés à la numérisation, tandis que la...

La numérisation des documents : méthodes et recommandations a pour principal objectif de fournir des balises pour la réalisation de projets de gestion documentaire ayant recours à la numérisation, principalement lorsqu'est envisagée la destruction des documents sources, papiers, après l'opération. Une attention particulière a été portée à la mise en contexte du cadre législatif découlant de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information Lien externe.. De plus, y sont...

Cet ouvrage, coordonné par Ghislaine Chartron, professeur au conservatoire des Arts et métiers (CNAM), responsable de l'Institut national des techniques de la documentation (INTD), Annaïg Mahé, maître de conférences à l’Unité régionale de formation à l’information scientifique et technique (Urfist) de Paris et à l’école des Chartes, et Benoît Epron, maître de conférences à l’enssib, se propose d’explorer les pratiques documentaires dans l’enseignement supérieur et la recherche au moment clé...

La fragilité d’une feuille de papier aux textures anciennes, une note manuscrite, un objet découvert dans un cahier, un dessin à la marge, des signes du passage du temps, un contexte particulier sont autant d’éléments qui peuvent faire surgir l’émotion. Les archives n’ont pas uniquement le pouvoir de témoigner et d’informer mais elles ont aussi le pouvoir de susciter les émotions le plus variées. C’est cet aspect des archives qui a été exploré lors d’un atelier organisé par l’Association des...

À l'aune d'une dématérialisation qui a investi chacune des étapes du cycle de vie du document et l'ensemble des processus métier, gérer de concert archives papier et archives électroniques est devenu une réalité. Autant le faire avec le même outil, au moins avec le même prestataire, qu'il soit tiers archiveur ou éditeur de logiciel.

Sylvain Senécal s’intéresse aux informations véhiculées par les documents en les analysant en tant qu’objets documentaires. Il étudie donc le contenant qui, en complément du contenu, révèle des éléments significatifs sur le créateur d’un fonds d’archives. Il revient également sur la valeur accordée au support des documents lors de leur évaluation par un archiviste. L’auteur poursuit son article en mettant en perspective la lecture et l’analyse des documents réalisées par les archivistes...

Au Château de Versailles et à la Cour des comptes, les ouvrages aux dimensions hors normes font l'objet d'un traitement particulier. De la manipulation au rangement, ils doivent être maniés avec précaution.

Le présent travail porte sur ce qui détermine et garantit la valeur primaire des documents dans l’environnement numérique, notamment dans le contexte des organisations. L’écrit est-il demeuré la meilleure preuve à l’ère numérique? En quoi les conditions électroniques d’écriture, de relations entre supports et informations ont-elles changé la situation? Du « tout papier » qui fut la norme jusqu’aux années 80, les entreprises ont basculé dans une « économie mixte » où le papier et le numérique...

Peu d’employés utilisent le schéma de classification institutionnel pour organiser les documents numériques se trouvant sur leur poste de travail. La plupart privilégient des systèmes de classification plus « personnels » qui répondent davantage à leurs besoins quotidiens qu’à la vision de leur milieu de travail. La mémoire institutionnelle est-elle mise en péril par cette autogestion ? Aucune recherche n’avait été menée à ce jour afin de vérifier dans quelle mesure les schémas de...

Introduction Le « moment archives » – nous empruntons cette qualification à la contribution de Vincent Duclert – témoigne d’une conjoncture historiographique marquée par une plus grande interrogation des historiens sur leur pratique[1]. Les liens intrinsèques qui unissent archivistique et historiographie ont toujours été reconnus. Toutefois ces rapports se sont construits le plus souvent autour d’une opposition schématique : d’un côté la collecte et l’inventaire, de l’autre l’analyse et la...

Si la tendance est à la dématérialisation, on choisit encore d'abord un tiers archiveur pour ses prestations en matière d'archivage de documents papier. De la prise en charge à la destruction, différents postes de coûts interviennent. À considérer de près, d'autant que la relation avec un archiveur est destinée à durer.

Dans cet article l’auteure introduit son sujet par un rapide historique suivi d’une présentation des plus récentes réalisations de la Division gestion documentaire de la Ville de Laval relativement à la gestion des documents et des archives dont elle a la garde. Soutenue par une politique culturelle adoptée par la Ville en 2006 et consciente des besoins grandissant en terme de gestion des documents, la Division a notamment élaboré une Politique de gestion intégrée des documents (GID) en...

Rechercher de l’information dans les bases de données, dans le Web ou même à l’intérieur d’un document, est devenu une activité extrêmement commune dans la « société de l’information ». Autrefois mise en œuvre par des spécialistes, par des professionnels ayant suivi une formation (les documentalistes, les bibliothécaires), elle est aujourd’hui à la portée de tous : de la jeune élève, de l’adolescent, de l’étudiante, de l’adulte ou de la personne âgée, que ce soit dans le cadre académique,...

La rénovation en novembre 2004 de la statue équestre de Henri IV située sur le Pont-Neuf à Paris a permis d’en retirer sept boîtes constituées de bois de cèdre, de buis et de plomb ou d’étain qui renfermaient divers documents. Près de deux siècles séparent la pose des boîtes dans la statue des découvertes réalisées en 2004. Ce long séjour dans des conditions inadaptées n’a pas été sans conséquence pour la conservation des documents. Le Département de la conservation des Archives nationales a...

Avec l'évolution des nouvelles technologies de l'information et de la communication, les documents papier ont laissé la place aux documents numériques. On considère de plus que le document n'est plus vu comme un tout, ni comme un bloc monolithique, mais comme un ensemble organisé d'entités. Exploiter ces documents revient à identifier et retrouver ces entités. Ces dernières sont reliées par des relations permettant de donner une " forme " au document. Plusieurs types de relations peuvent...

Avec le records management, les documents sont pris en main de plus en plus tôt dans leur cycle de vie, souvent dès leur création au format électronique. Les tiers archiveurs se sont adaptés, en proposant de nouvelles offres intégrées, associant les documents papier et les records électroniques.

Fondée en 1634, Trois-Rivières fusionne avec cinq municipalités en juillet 2001. L’auteure dresse un portrait succinct des différents gardiens des archives, depuis le premier conseil municipal de juillet 1845, avant de s’attarder au développement du service des archives en abordant notamment l’analyse des besoins en 1995 qui, par ses conclusions, a jeté les bases du système de gestion documentaire. Doté d’un logiciel de gestion de documents commercial, le service des archives implante la...

Les archives sont l'une des composantes de la mémoire et du "système d'information" d'une entreprise. Or le fait que les archives "papier" soient de plus en plus remplacées par des archives électroniques nécessite des méthodes et des procédures complexes et détaillées pour répondre aux problèmes juridiques, organisationnels (qui archive quoi ?) et logistiques (archiver où, comment, combien de temps?). Cet ouvrage donne les clefs pour mettre en place les différentes étapes qui aboutiront à...

Une contribution de l’Association des archivistes français au festival des Correspondances de Manosque our l’une de ses réu­nions bi-annuel­les, le groupe régio­nal PACA de l’Association des archi­vis­tes fran­çais a décidé de pro­fi­ter du fes­ti­val Les Correspondances de Manosque, dans le dépar­te­ment des Alpes-de-Haute-Provence, pour pro­po­ser une jour­née d’étude sur le thème de la cor­res­pon­dance. C’est dans cet espace dédié à la lit­té­ra­ture et à la cor­res­pon­dance qu’il a...

Le présent document fournit un ensemble de spécifications techniques et de mesures organisationnelles à mettre en oeuvre pour l'enregistrement, l'archivage et la communication de documents numériques afin d'assurer la lisibilité, l'intégrité et la traçabilité de ces documents pendant la durée de leur conservation et de leur utilisation. Il concerne les documents figés et donc ne s'applique pas aux systèmes qui donnent aux utilisateurs la possibilité de substituer ou de modifier des documents...

Le coût de l'archivage numérique est difficile à définir. Seule certitude, il est nettement plus élevé que pour le papier. Pourtant, l'archivage numérique progresse. Raison principale, la numérisation des archives remet l'archive vivante ou intermédiaire au coeur du système d'information.

Conserver les documents, dont l’état physique se dégrade inexorablement avec le temps et les manipulations, tel est le défi lancé aux archivistes. Au cours des temps, la restauration et la reliure se sont développées, leurs techniques se sont transmises et enseignées. Pourtant le manuel, qui paraît aujourd’hui, répond à une attente. Il fallait actualiser les Règles pour la reliure et la restauration des documents ...

Avec l’avènement des documents numériques, un service de documents et d’archives doit dorénavant développer un outil convivial permettant de les classer avec efficacité. Après une présentation de l’historique du Service de gestion des documents et des archives de la Ville de Brossard et des répercussions de l’épisode « fusion-défusion » municipale des dernières années, Cynthia Couture explique l’élaboration et l’implantation du cadre de classification des documents numériques et papiers de...