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La transformation numérique gouvernementale octroie à la diffusion de l’information une place centrale tant au sein de l’administration publique qu’auprès des citoyen·ne·s. Cette transformation et, plus largement, l’environnement numérique, modifient en profondeur la façon dont l’information est créée, diffusée et gérée. On assiste notamment à un changement d’échelle de la circulation de l’information au sein de l’administration publique qui engendre la nécessité de considérer la...

Si la gestion documentaire peut paraître un sujet rébarbatif, elle n’en est pas moins le témoin important de l’évolution d’une organisation. Lorsqu’elle est opérée de façon saine et efficace, elle permet de structurer l’information et d’en gérer la durée de conservation en respectant les lois et les règlements en vigueur. À l’occasion des 40 ans de l’adoption de la Loi sur les archives, cet article présente l’histoire de la gestion documentaire à l’Assemblée nationale, de ses débuts jusqu’à...

Le procureur de la République a décidé de traquer l’auteur de la divulgation de la lettre de la Direction de l’administration pénitentiaire au ministre de la Justice sur l’état de santé de Ousmane Sonko. Le parquet parle de violation des données personnelles notamment et de note interne. Le professeur Mbaye Thiam explique, sur les ondes de iradio, l’usage et la valeur des documents administratifs. «La loi considère que les documents qui sont dans les bureaux, sur lesquels les agents...

Se distinguant de la documentation et du dépôt légal, les archives publiques sont soumises à des règles relevant du livre II du Code du patrimoine (CdP), destinées à garantir leur protection, leur authenticité et leur qualité. La définition légale des archives (art. L211-1), très large, englobe toutes les données numériques et ne distingue pas un âge à partir duquel les documents et données deviendraient des archives : tous les documents et données sont archives dès leur création. Comme le...

En ce début de XXIᵉ siècle, avec la multiplication des conflits interétatiques et de la menace terroriste, l’engagement militaire français à l’étranger est de plus en plus présent. Les unités de la gendarmerie prévôtale, instituées en temps de paix auprès des forces armées françaises, hors du territoire national, sont parties intégrantes de tous les théâtres d’opération et aux côtés des forces stationnées ou permanentes réparties sur l’ensemble du globe. Véritables unités opérationnelles,...

À partir des années 1990 et dans le contexte de la fin de la guerre froide, l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN) a commencé à jouer un rôle actif dans des opérations. Soutenus par les pays membres de l’Alliance atlantique à travers le Comité des archives, les archivistes de l’OTAN ont mis en place – ou tout au moins aidé à mettre en place dans certains cas – des processus, des procédures et des outils inhérents à la gestion des archives opérationnelles. En cette année 2024...

La gestion documentaire joue un rôle central dans le fonctionnement des administrations publiques. Que ce soit pour des raisons de fonctionnement interne, de prestation de services ou encore d’exercice de la démocratie à travers l’accès aux documents, les données et la documentation sont des éléments cruciaux en appui direct à ce fonctionnement. Largement documentée, cette contribution a été mise à mal par le développement de supports technologiques sophistiqués et très puissants en termes...

La Commission nationale Informatique et Libertés (CNIL) a publié un guide pratique qui a vocation à apporter les réponses aux questions les plus fréquentes des professionnels sur le principe de limitation de la conservation des données. Il détaille les éléments clés de cette obligation et apporte des conseils pratiques pour l’implémenter de manière concrète au sein des organismes publics ou privées. Élaboré en partenariat avec le Service interministériel des archives de France (SIAF), le...

Ce travail de recherche porte sur l’état civil en tant qu’outil de bonne gouvernance et de respect des droits humains au Sénégal, de l’enregistrement à l’archivage. Le Sénégal est un pays qui connaît beaucoup de difficultés dans sa gestion de l’état civil. Ainsi ce mémoire a vocation à étudier entre autres le circuit des actes dressés, leurs modalités de conservation et leur importance, les problèmes auxquels est confronté l’état civil et sa modernisation grâce à l’informatique. Cette étude...

L’archivage est indispensable même dans le numérique. L’archivage public est un élément clé de la continuité de l’État. Sans archivage numérique public, nous risquons un « Alzheimer d’Etat ». Faire de l’archivage numérique nécessite de réconcilier la nanoseconde avec le siècle, le flux et la preuve. Le programme interministériel d’archivage numérique VITAM a été lancé en 2015 pour apporter une réponse aux grands acteurs de l’archivage. Au cœur du programme, se trouve le développement d’un...

Depuis son accession à l’indépendance le 1er Août 1960, la République du Bénin s’est résolument engagée sur la voie du développement. De nombreux chantiers ont vu le jour, et d’énormes champs ont constitué les priorités des différents gouvernements qui se sont succédés à la tête de l’Etat. Malgré l’engouement suscité par les indépendances et la volonté inébranlable des autorités béninoises d’alors de bien faire afin d’assurer un avenir meilleur aux populations, de nombreux secteurs n’ont pas...

Ce guide sur l’ouverture (ou Open Data) des données de recherche a pour vocation d’accompagner les agents des établissements concernés (établissements d’enseignement et organismes de recherche) dans une démarche d’ouverture raisonnée des données de recherche en tentant de répondre aux questions les plus courantes auxquelles ils pourront être confrontés, que cette démarche soit volontaire et réponde aux objectifs de l’établissement ou qu’elle soit imposée par la réglementation. Il est précisé...

Les documents d'art documentaire comprennent les dessins, les peintures, les gravures et estampes, les médailles, les sceaux, les signes héraldiques, les affiches, les reproductions ou les caricatures qui illustrent l'histoire du Canada ainsi que l'évolution de l'administration fédérale et de la société canadienne. Ils incluent aussi les objets considérés comme éphémères tels que les cartes de collection, les cartes postales, les cartes de souhaits, les dépliants publicitaires, les macarons et les épinglettes.

Les outils génériques d’évaluation (OGE) donnent aux institutions du gouvernement du Canada un point de départ pour satisfaire à deux exigences clés de la Directive sur la tenue de documents de 2009 du Secrétariat du Conseil du Trésor, notamment la détermination des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et l’établissement de délais de conservation. Voir la page web pour consulter les 19 différents OGE.

Le Comité sur les archives gouvernementales de la Direction générale des archives nationales de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a révisé, de façon partielle, le Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux élaboré entre 2010 et 2013. Ce recueil est un outil utilisé par tous les ministères et organismes gouvernementaux pour l'élaboration et à la mise à jour de leur calendrier de conservation. Il permet d'uniformiser les règles de conservation pour les séries de gestion.

Fruit d'un intense travail de la Mission des archives privées au service interministériel des Archives de France (SIAF), en étroite coordination avec les ministères des Affaires étrangères et de la Défense ainsi qu'avec le Conseil des ventes volontaires, cet ouvrage publié par le Comité interministériel aux Archives de France (CIAF) en octobre 2016 vous propose : - une synthèse des textes de loi définissant la domanialité publique ; - une description des bonnes pratiques entre services...

Le nouvel outil, qui renferme l’information la plus récente sur la tenue de documents, vise à conseiller les ministres et les membres de leur personnel pour les aider à gérer les documents qu’ils créent et conservent.

L’entretien qu’Évelyne Cohen et Pascale Goetschel ont réalisé en janvier 2015 avec Paul Desfontaines, responsable du service des archives de France Télévisions, permet à la fois d’observer le fonctionnement d’un service d’archives d’une entreprise publique et de réfléchir à ses fonctions et ses usages, entre caractère utilitaire et vocation patrimoniale.

La certification, ciment du records management et de l'archivage -- La vérité sur le records management -- Une norme pour changer ses pratiques, une certification pour l'afficher -- Les archives publiques : constance et évolutions -- Gouvernance et politique d'archivage -- Plan de secours pour l'information -- Mise en place d'un système d'archivage électronique -- Comment gérer son système d'archivage électronique -- Cloud computing et archivage électronique : ami ou ennemi ? -- Le...

La Loi sur les archives s’applique-t-elle aux dossiers d’avocats ou de notaires travaillant pour un organisme public ? La question est suscitée, à tort, par le caractère confidentiel de ces dossiers. On rencontre deux cas de figure, comportant les mêmes règles de confidentialité.

Alors que l'information connaît une mutation sans précédent, sous l'effet de la révolution numérique, le délégué interministériel des Archives de France et son comité ont souhaité la publication d'un référentiel rappelant aux administrations les règles et les recommandations pour assurer la gestion de leurs archives.

Le projet de loi sur le patrimoine annoncé par le chef de l’État devrait contenir un volet consacré aux archives publiques numériques. Il était temps car, faute de mieux, c’est le régime juridique applicable aux archives publiques sur support « papier » qui est mis en œuvre, ce qui place les personnes publiques dans une position délicate. La réforme à venir est donc l’occasion de saisir les enjeux juridiques de l’archivage numérique dans la sphère publique. Entre système sécurisé,...

La numérisation des documents a pour principal objectif de fournir des balises pour la réalisation de projets de gestion documentaire ayant recours à la numérisation, principalement lorsqu’est envisagée la destruction des documents sources, papiers, après l’opération. La première section présente les exigences archivistiques et juridiques, la seconde traite de la gestion d’un projet de numérisation, la troisième définit les différents aspects techniques liés à la numérisation, tandis que la...

Cette présentation, préparée par Sonia Lachance, archiviste à BAnQ, dans le cadre de deux journées d’information et d’échanges sur la gestion documentaire avec les ministères et organismes de Québec et de Montréal, porte sur la gestion des données issues des banques de données. On y trouve, entre autres des renseignements sur l’épuration des banques de données et sur la gestion des extrants par le calendrier de conservation.

Le Sénégal a adopté un programme national de bonne gouvernance en 2001. Le ministère de l'Economie et des Finances (MEF) est chargé de prendre en charge le volet économique de ce programme. En juin 2003, dans ce cadre, le Gouvernement du Sénégal, en collaboration avec la Banque mondiale et les autres partenaires au développement, a réalisé une évaluation du système de gestion des finances publiques. Cette étude a permis d'identifier les principales déficiences du système à tous les niveaux...