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Le groupe de travail "Archives des bureaux d'architectures" a conduit à la publication du document à télécharger ci-dessous : L’Association des archivistes francophones de Belgique (AAFB) et l’Union Wallonne des Architectes (UWA) ont constitué un groupe de travail en 2022 afin de rédiger un premier outil à destination des architectes. Il s’agit d’un tableau de tri, outil indispensable pour une gestion raisonnée des documents. L’objectif de ce guide est de sensibiliser les architectes à...

Travailler dans le cloud n'a pas mis fin à l'usage du document papier. La question de l'archivage doit donc être abordée tant sous l'angle hybride (papier et électronique) que purement électronique. Ce guide pratique se situe dans cette double problématique, parfois dans le contexte nouveau d’une organisation distribuée, avec des collaborateurs sur site et d’autres en situation de mobilité ou de télétravail. Une analyse de risque peut permettre de mettre en évidence l’impératif de...

Le milieu de la santé et des services sociaux au Québec a connu de nombreux bouleversements depuis la fin des années 1980. Cette série de changements a affecté la gestion des documents et a eu pour effet de creuser encore davantage l’écart entre la gestion des documents de l’administration et celle des archives médicales et sociales proprement dites. À l’heure des fusions d’établissements et des ajustements structurels qui en résultent, il est pourtant impératif d’intégrer les deux...

Atelier : Gérer le cycle de vie des documents et les repérer dans SharePoint online

La GID est une appellation encore novatrice dans une bonne partie des pays francophones et est souvent confondue, voire comprise dans l’expression GED et l’ECM. Les professionnels de l’information sont ainsi invités à prendre conscience de cette différence et à établir une distinction terminologique entre ces trois réalités interreliées.

Emmanuel FAURE, Directeur Stratégie Marketing chez LOCARCHIVES, décrypte 5 tendances phares pour booster sa gestion documentaire en 2018.

Papiers, photographies, CDs, DVDs ou fichiers électroniques s’amassent dans votre cave ou dans votre grenier, sur vos étagères ou dans votre ordinateur. Vous souhaitez les trier, les organiser ou les conserver ? Mais comment faire ? Quels sont les bons réflexes à avoir ? En quelques pages, cette brochure répond à ces questions.

C’est le temps de mettre de l’ordre dans vos affaires, et vous aimeriez en profiter – si le courage est au rendez-vous – pour faire disparaître ne serait-ce qu’une partie de la montagne de document de toutes sortes que vous avez laissés s’entasser depuis bien trop longtemps? Bravo, bonne idée!

Les documents d'art documentaire comprennent les dessins, les peintures, les gravures et estampes, les médailles, les sceaux, les signes héraldiques, les affiches, les reproductions ou les caricatures qui illustrent l'histoire du Canada ainsi que l'évolution de l'administration fédérale et de la société canadienne. Ils incluent aussi les objets considérés comme éphémères tels que les cartes de collection, les cartes postales, les cartes de souhaits, les dépliants publicitaires, les macarons et les épinglettes.

Les outils génériques d’évaluation (OGE) donnent aux institutions du gouvernement du Canada un point de départ pour satisfaire à deux exigences clés de la Directive sur la tenue de documents de 2009 du Secrétariat du Conseil du Trésor, notamment la détermination des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et l’établissement de délais de conservation. Voir la page web pour consulter les 19 différents OGE.

Le Comité sur les archives gouvernementales de la Direction générale des archives nationales de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a révisé, de façon partielle, le Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux élaboré entre 2010 et 2013. Ce recueil est un outil utilisé par tous les ministères et organismes gouvernementaux pour l'élaboration et à la mise à jour de leur calendrier de conservation. Il permet d'uniformiser les règles de conservation pour les séries de gestion.

La section A – Présentation générale de ce guide constitue une référence sur laquelle les gestionnaires des établissements de santé et de services sociaux peuvent s'appuyer pour élaborer et tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire. Ils pourront ainsi se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver leurs calendriers de conservation. La section A de guide propose, notamment, une structure classificatoire pour les documents.

La section B- Séries de gestion constitue une référence sur laquelle les gestionnaires des établissements de santé et de services sociaux peuvent s'appuyer pour élaborer et tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire. Ils pourront ainsi se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver leurs calendriers de conservation. Cette version partielle comprend toutes les règles de gestion, auparavant les séries G du recueil de 2009 qui, par le fait...

En février 2016, la Fédération des établissements d’enseignement privés et Bibliothèque et Archives nationales du Québec ont procédé à la mise à jour du Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privé du Québec, dont l’ancienne version datait de septembre 2011. Cet outil constitue un point d'appui pour les gestionnaires qui souhaitent élaborer et appliquer une politique de gestion des archives dans leurs établissements.

Fruit d'un intense travail de la Mission des archives privées au service interministériel des Archives de France (SIAF), en étroite coordination avec les ministères des Affaires étrangères et de la Défense ainsi qu'avec le Conseil des ventes volontaires, cet ouvrage publié par le Comité interministériel aux Archives de France (CIAF) en octobre 2016 vous propose : - une synthèse des textes de loi définissant la domanialité publique ; - une description des bonnes pratiques entre services...

Démonstration d’un parallèle entre «l’ouverture» des données et le rôle d’un «record manager» tant d’un point de vue conformité, juridique, préservation de la propriété intellectuelle que de la gestion de l’information dite « propriétaire » ou fermée.

Le Guide propose un plan de classification et un calendrier de conservation adaptés aux organismes de danse. Il contient également un chapitre sur la conservation des archives et sur la gestion des locaux d’entreposage. De plus, il inclut un chapitre sur la donation des organismes de danse auprès des institutions patrimoniales. Enfin, on retrouve différentes annexes telles que des modèles de convention de donation ainsi que des compléments sur la boîte chorégraphique et sur le dépôt légal.

En 2010 et mise à jour en 2015, Bibliothèque et Archives nationales du Québec en collaboration avec la Sûreté du Québec, le ministère de la Sécurité publique, des représentants des services de police de la Ville de Laval, de la Ville de Lévis et de la Ville de Québec ont élaboré un recueil de délais de conservation consacré exclusivement aux séries documentaires des services de police. Le recueil réalisé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec, en collaboration avec ses...

Automatiser la gestion de son courrier entrant : comment doivent procéder les entreprises face aux nouveautés du marché et notamment à l'arrivée de solutions en open source ? Éléments de réponses.

L'optimisation de la consommation de papier, d'une part, et les processus de dématérialisation des documents, d'autre part, représentent des chantiers importants pour des directions des achats, à la fois en termes de coûts mais aussi de démarche RSE.

Le concept de la GID (gestion intégrée des documents) repose sur l’enregistrement organisationnel des documents d’activité qui composent les dossiers de mission et de gestion interne (en soutien à la mission) d’une organisation et ce quel que soit le support sur lequel est consignée l’information : Courriels avec ou sans fichiers joints, fichiers de bureautique, fichiers images de documents numérisés, fichiers images (photos, vidéos), dossiers physiques, documentation technique…

La Loi sur les archives s’applique-t-elle aux dossiers d’avocats ou de notaires travaillant pour un organisme public ? La question est suscitée, à tort, par le caractère confidentiel de ces dossiers. On rencontre deux cas de figure, comportant les mêmes règles de confidentialité.

Ce guide présente les bonnes pratiques de la gestion des archives personnelles numériques (fichiers textes, images, vidéos) et des activités sur le Web (courriels, blogues, présence sur les médias sociaux). Il est également question des raisons qui motivent l'archivage, ainsi que des risques et des défis associés à l'ère numérique.

Ce travail tente une présentation des avantages que peut apporter la gestion des connaissances dans le cadre de projets institutionnels de gestion des archives. Il y est fait état de plusieurs projets archivistiques actuels, de la description des outils et méthodes mobilisés dans les transferts de savoirs et de la forme de la documentation qui en résulte. Il est question de comprendre dans quelle mesure le champ d'études de la gestion des connaissances sert et nourrit la discipline archivistique.

Ce document se veut un aide-mémoire concernant divers sujets notamment, le plan de classification, le calendrier de conservation, la préservation, la gestion des courriels et la numérisation. Il s'adresse principalement aux organismes du secteur municipal.

À l'automne 2008, la Fédération des commissions scolaires du Québec et Bibliothèque et Archives nationales du Québec se sont associées dans le but de revoir en profondeur le Recueil des règles de conservation des commissions scolaires publié en 2002. Avec le présent recueil, les commissions scolaires du Québec seront mieux outillées pour répondre adéquatement aux exigences de la gestion des documents.

Page web archivée présentant divers rapports de vérification et d'évaluation réalisés par/pour Bibliothèque et Archives Canada entre 2004 et 2012. Les rapports présentent des cadres de gestion ou des activités importantes menées par BAC. Le Comité ministériel de vérification (CMV) a pour mandat de veiller à ce que l'administrateur général obtienne des conseils indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance de...

La numérisation des documents a pour principal objectif de fournir des balises pour la réalisation de projets de gestion documentaire ayant recours à la numérisation, principalement lorsqu’est envisagée la destruction des documents sources, papiers, après l’opération. La première section présente les exigences archivistiques et juridiques, la seconde traite de la gestion d’un projet de numérisation, la troisième définit les différents aspects techniques liés à la numérisation, tandis que la...

Étude de la littérature accessible à l'Université de Montréal sur le thème du patrimoine numérique et des archives numériques personnelles dans la perspective de la mort. Gestion documentaire, inventaire et testament numérique. Aspect des proches, de l'accès au patrimoine numérique, à son traitement ainsi que du rôle du Web dans le processus de deuil et de commémoration. Pistes d'avenir.

Ce travail porte sur la problématique des courriels comme nouveaux types de documents à archiver : existe-t-il déjà des solutions ou des ébauches de solutions aux défis concrets que posent l'évaluation des courriels, leur conservation à long terme et le traitement approprié à la nature particulière des courriels comme éléments d'une conversation? Une revue de littérature a été effectuée, ainsi qu'une analyse de politiques organisationnelles déjà en place.

Ce guide de gestion des archives constitue un pas important en ce qui concerne le respect des exigences archivistiques. Il a essentiellement pour but, d'une part, d'accroître la fiabilité de la gestion des dossiers dans les collèges et, d'autre part, de rendre cette gestion conforme aux lois et règlements auxquels ceux-ci sont soumis.

Cette présentation, préparée par Sonia Lachance, archiviste à BAnQ, dans le cadre de deux journées d’information et d’échanges sur la gestion documentaire avec les ministères et organismes de Québec et de Montréal, porte sur la gestion des données issues des banques de données. On y trouve, entre autres des renseignements sur l’épuration des banques de données et sur la gestion des extrants par le calendrier de conservation.

Ce travail portant sur la possibilité d'intégrer la gestion des connaissances et la gestion documentaire d'un organisme fédéral a été l'occasion de réfléchir aux différentes approches en matière d'évaluation dans le domaine des sciences de l'information. Un cas pratique appliqué à un organisme fédéral nous a permis d'expérimenter l'adaptation d'outils archivistiques traditionnels, notamment les notions de valeurs des archives et de cycle de vie, à la gestion d'une base de connaissances. Nous...

À la suite de l'assujettissement des centres locaux de développement (CLD) à la Loi sur les archives, l'Association des centres locaux de développement du Québec et Bibliothèque et Archives nationales du Québec ont pris l'initiative de constituer un groupe de travail afin de concevoir et de réaliser un guide pour aider les CLD à organiser et à gérer leurs archives. En effet, les avantages d'une saine gestion documentaire sont nombreux : accès plus facile et plus rapide à l'information,...

Un nouvel outil précieux pour les entreprises et les centres d’archives Le Réseau des services d’archives du Québec (RAQ) et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) sont fiers de vous annoncer la parution de la nouvelle édition du Guide de gestion des archives d’entreprises. Cet ouvrage de 120 pages, conçu avant tout à l’intention des gestionnaires d’entreprises, s’adresse aussi à tout centre d’archives. Il comprend toute l’information requise pour gérer efficacement les...

Les Orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouvernement du Québec présentent les différentes valeurs des courriels et proposent des façons de gérer ceux-ci avec ou sans système de GID. Elles recommandent aussi un partage des responsabilités entre les différents intervenants. Enfin, en annexe, des méthodes transitoires de gestion des courriels sont proposées pour réduire l’espace qu’ils occupent sur les supports de stockage et le cadre juridique et réglementaire est présenté brièvement.