Votre recherche

Elaboré depuis 2013 par le Groupe d’experts sur la description archivistique (EGAD) du Conseil international des Archives (ICA), Records in Contexts (RiC) est un nouveau standard pour les archives, destiné à remplacer les quatre normes actuelles : ISAD-G, ISAAR (CPF), ISDF et ISDIAH publiées entre 1994 et 2008. Il s’agit d’un modèle unique orienté entités-relations, destiné à augmenter la cohérence entre les différents éléments de la description archivistique. Il permet ainsi une description plus fine et détaillée des archives. Qu'est-ce que Records in Contexts ?

Depuis le milieu des années 1990, la numérisation a pris un essor rapide dans les services d'archives, car elle permet de faciliter l'accès aux documents tout en évitant la dégradation des originaux. État civil, registres paroissiaux, registres de délibérations, plans cadastraux, photographies et cartes postales, affiches, journaux anciens, enregistrements sonores ou vidéo... Voici quelques-uns des types de documents les mieux représentés parmi les opérations de numérisation. Et de plus en...

Christine Ollendorff est directrice de la documentation et de la prospective à l’École nationale supérieure d’arts et métiers (Arts et Métiers ParisTech), animatrice du Groupe de travail sur la science ouverte (GTSO) ainsi que membre élue du Bureau professionnel de Couperin. Claire Nguyen est directrice adjointe et responsable du service de la politique documentaire du SCD de Paris Dauphine-PSL. Elle est également responsable du pôle de négociation SEG (sciences économiques et de gestion) et...

La gouvernance de l'information prend une place de plus en plus importante dans les organisations. Cependant, son évaluation est très peu abordée dans la recherche. Cet article examine ce sujet sous un angle plus global en y intégrant une vue archivistique et documentaire. Il propose une approche d'évaluation holistique et inclusive avec des critères issus de la théorie des systèmes et des principes généraux de gestion des documents. Cet article avance que l'évaluation de la politique de...

Alors que l’on attend une norme Iso sur la gouvernance de l’information, comment cette dernière est-elle vécue dans les organisations ? Une nouvelle fois, SerdaArchimag lance son enquête auprès des secteurs publics et privés. Types de gouvernance, niveaux de maîtrise des risques, accès à l’information, partage de la connaissance, signature électronique et autres outils, télétravail, numérique responsable : ce sont autant de thèmes passés au crible. Où l’on analyse des tendances de fond et les effets de la crise sanitaire.

Ce document spécifie une interface de versement vers une archive pour les dossiers et documents issus de systèmes de gestion des affaires, d’applications spécialisées/bases de données et de collections de fichiers. Il vient préciser le Submission Information Package SIP, l’un des concepts clés de l’Open Archival Information System OAIS (ISO 14721:2003), le modèle de référence central pour l’archivage des documents numériques.

« La présente norme fournit des consignes pour l'élaboration de politiques, de procédures, de processus et de documentation qui permettront de préserver la fiabilité, l'exactitude et l'authenticité des enregistrements électroniques afin de : a) veiller à ce que les enregistrements électroniques puissent appuyer de manière fiable des décisions d'affaires et des échanges d'engagement; b) appuyer l'admissibilité et la valeur probante des enregistrements électroniques dans des procédures...

Plusieurs normes encadrent la réalisation des copies numériques fidèles et fiables des documents papier. Leur respect permet, in fine, de se débarrasser des originaux papier. L'accélération de la numérisation des documents des entreprises du fait de la pandémie de Covid-19 n'induit pas forcément la fin du papier. Disposer d'une copie numérique ne suffit en effet pas toujours à supprimer l'original. Plusieurs normes s'imposent, en particulier pour les documents à valeur probatoire, comme les...

Inspirée des exemples états-uniens, anglais et canadiens, la description archivistique internationale telle que nous la connaissons à travers ISAD/G, ISAAR/CPF, ISDF et ISDIAH a connu de nombreuses évolutions. Aujourd’hui, elle est sur le point d’être bouleversée avec l’arrivée de la nouvelle norme de l’ICA : Records in Contexts (RiC). Par le biais d’entretiens auprès des personnes clés dans la création de RiC, nous avons analysé le contexte historique et technologique dans lequel il...

NER4Archives (named entity recognition for archives) : méthodes et outils semi-automatiques pour reconnaître les entités nommées dans les instruments de recherche archivistiques encodés en XML/EAD

Dans sa version 0.2, RiC est constitué d’un modèle conceptuel abstrait de type entités-relations (RiC-CM) et d’une ontologie (RiC-O), écrite dans les langages OWL, RDFS et RDF, transposition technique de RiC-CM directement utilisable pour produire des jeux de métadonnées archivistiques en RDF. Bientôt, à ces deux parties viendra s’ajouter une introduction générale (RiC-IAD). Enfin, à une date qu’il est difficile de préciser pour l’instant, le groupe EGAD ajoutera à ces trois composants un...

D’un certain point de vue, cela ne change rien, car RiC se situe dans le prolongement des normes qui l’ont précédé, et ne remet pas en cause les fondements de la description archivistique, que des décennies de pratique ont éprouvés. … Continuer la lecture →

RiC-CM est un modèle conceptuel abstrait, donc oui en ce sens c’est de la théorie, mais élaborée par un groupe de praticiens experts du domaine[1], pour les besoins du métier et avec les communautés concernées de professionnels. Rappelons qu’il s’agit … Continuer la lecture →

Il est bien sûr plus que légitime de se poser cette question. Nous avons apporté des éléments de réponse lorsque nous avons évoqué l’intérêt du passage à RiC. Pour être un peu plus concret maintenant, revenons au cas des AN, … Continuer la lecture →

Près d’un an et demi après notre premier billet dans ce carnet sur le thème de la transition des métadonnées archivistiques vers des graphes d’entités liées (https://labarchiv.hypotheses.org/1495), il nous a paru nécessaire de faire un point d’actualité sur Records in Contexts (RiC). Sur cette nouvelle norme du CIA qui à ce stade reste peu connue, et sur le contexte technologique dans lequel elle s’inscrit, beaucoup de choses ont été dites ou écrites depuis février 2020, notamment en...

Récemment, j’ai été amené à participer à un débat organisé par l’Association des Archivistes Francophones de Belgique qui posait la question de savoir comment convaincre les dirigeants des organisations d’investir dans la gestion & préservation de l’information (GPI). Je profite de cette tribune pour revenir sur ce débat et sur les grands points mis en avant lors de celle-ci. Définir la gouvernance de l’information La gouvernance de l’information est un terme assez « trendy » mais qui ne...

Records in Contexts-Conceptual Model (RiC-CM) est un modèle conceptuel de haut niveau qui a pour principal objet l’identification et la description intellectuelles des archives, des agents qui ont créé ou qui utilisent ces archives ou que ces archives concernent, et des fonctions de ces agents, que ces archives facilitent et documentent. RiC-CM est la deuxième partie de la norme Records in Contexts, qui inclut actuellement également une introduction (Records in Contexts-Introduction to Archival Description, RiC-IAD) et une ontologie (Records in Contexts-Ontology, RiC-O).

L’objet de cet arti­cle est d’exa­mi­ner, à tra­vers six revues, Comma – la revue du Conseil inter­na­tio­nal des archi­ves –, Archivaria et Archives – revues cana­dienne et qué­bé­coise –, The American Archivist , Archival Science et International Journal on Recorded Information – revues amé­ri­cai­nes – et La Gazette des archi­ves, les usages en termes de ter­mi­no­lo­gie archi­vis­ti­que pour dési­gner les notions sui­van­tes : « records mana­ge­ment », « res­pect des fonds » et «...

L’objet de cet arti­cle est d’exa­mi­ner, à tra­vers six revues, Comma – la revue du Conseil inter­na­tio­nal des archi­ves –, Archivaria et Archives – revues cana­dienne et qué­bé­coise –, The American Archivist , Archival Science et International Journal on Recorded Information – revues amé­ri­cai­nes – et La Gazette des archi­ves, les usages en termes de ter­mi­no­lo­gie archi­vis­ti­que pour dési­gner les notions sui­van­tes : « records mana­ge­ment », « res­pect des fonds » et «...

La norme a pour objec­tif d’har­mo­ni­ser des pra­ti­ques ou d’ali­gner des tech­ni­ques. Instrument d’influence porté par des réseaux, elle a envahi à divers degrés la pra­ti­que archi­vis­ti­que, son outillage intel­lec­tuel et tech­ni­que. Son objec­tif est d’har­mo­ni­ser donc d’uni­for­mi­ser. De quelle manière pro­vo­que-t-elle un recul des pra­ti­ques natio­na­les ? Plusieurs cons­tats peu­vent être dres­sés : d’abord une accé­lé­ra­tion et une den­si­fi­ca­tion non seu­le­ment des...

L’enga­ge­ment de l’Association des archi­vis­tes fran­çais (AAF) dans la cons­truc­tion de lignes direc­tri­ces pour le métier des archi­ves s’est, entre autres, maté­ria­lisé dans sa par­ti­ci­pa­tion aux comi­tés de nor­ma­li­sa­tion natio­naux pour la cons­truc­tion de normes volon­tai­res. Parmi ces comi­tés, la Commission natio­nale 46-11, dédiée aux archi­ves et docu­ments d’acti­vité, est pré­si­dée par l’AAF depuis 2014. Cette pré­si­dence assure l’asso­cia­tion d’être également...

La nor­ma­li­sa­tion, si elle a encore une dimen­sion hexa­go­nale, se cons­truit de plus en plus au niveau inter­na­tio­nal. Depuis la fin des années 1990, la com­mu­nauté archi­vis­ti­que fran­çaise s’est pro­gres­si­ve­ment impli­quée dans le pro­ces­sus de nor­ma­li­sa­tion à l’échelle inter­na­tio­nale, cons­ciente que la par­ti­ci­pa­tion à des grou­pes d’experts venant du monde entier est l’occa­sion de croi­ser les pra­ti­ques mais aussi de valo­ri­ser l’archi­vis­ti­que fran­çaise...

Une étude réalisée entre 1996 et 1999 à l’Université de Nantes, a révélé la disparition progressive du patrimoine dans les établissements d’enseignement supérieur et de recherche. Sous l’impulsion du Musée des arts et métiers en 2003, une mission nationale de sauvegarde du patrimoine scientifique et technique contemporain organisée en réseau, a vu le jour pour y remédier. Ce patrimoine, de par ses spécificités, a nécessité la mise en place par la mission d’un outil technique innovant et...

La surcharge du courriel constitue un défi de taille dans les organisations d’aujourd’hui. Cet article présente les résultats d’une étude qualitative visant un examen des difficultés associées à l’utilisation du courriel en milieu de travail. En vue de proposer des pistes de solution théorique et pratique au sentiment de surcharge qui découle de l’utilisation des systèmes de messagerie, une application des concepts empruntés à la sémiotique organisationnelle est proposée. De manière...

Les organisations se servent des documents produits et reçus quotidiennement pour la réalisation effective de leurs activités. Avec la production documentaire en croissance exponentielle, ces organisations tendent à implanter des systèmes de gestion documentaire dans l’objectif de pallier les différents problèmes liés à la gestion, au repérage et à la conservation des documents. Au Québec, les organisations ont commencé à implanter des systèmes de gestion intégrée des documents (GID), visant...

La présente Norme européenne définit la gestion intégrée des nuisibles (IPM) et propose une méthode exhaustive de gestion des problèmes liés aux nuisibles pour la protection du patrimoine culturel. La présente Norme européenne s'applique aux biens et aux bâtiments abritant des collections, tels que les musées, les archives, les bibliothèques, les maisons et les bâtiments historiques, les lieux de culte, les marchands d'art et les salles des ventes, et les sociétés de transport d'oeuvres d'art et de stockage. La présente Norme européenne ne s'applique pas aux grottes, aux jardins et aux parcs.

[exposé] La mise en place de systèmes de management indépendants pouvant conduire à des décisions antagonistes, l’enjeu de l’interopérabilité sera de mettre en place un dispositif intégré de description, de surveillance et d’aide à la décision.

[analyse] La norme ISO 15489, emblématique du RM, a suscité beaucoup de changements chez les professionnels de la gestion documentaire, notamment en Europe. Beaucoup de projets, systèmes, formations, discussions sur les réseaux sociaux s’y référent. Qu’en sera-t-il avec sa révision, publiée au printemps 2016 ?

[expérience] La certification ISO 9001 à l’AFPA est devenue incontournable dans un contexte où son cœur de métier est positionné dans un environnement concurrentiel. Cet article propose un retour d’expérience du centre national d’archives de l’AFPA dans le cadre de la série d’audits de suivi ISO 9001 réalisés en 2015 et sur les liens entre une démarche qualité et les procédures mises en place dans la gestion des documents d’activité et archives à l’AFPA.

[concepts] Pour cette première partie du dossier consacré à la qualité, il nous semblait évident d’en présenter les principes fondamentaux. Ces principes régissent les interfaces entre qualité et stratégie, permettent de comprendre en quoi la prise en compte de l’ensemble des parties prenantes, qu’elles soient internes ou externes à l’organisme, est essentielle et, surtout, assurent la clarification des processus ou activités. Les articles de ce pôle mettront l’accent sur la réalité concrète...

ISO 15489-1:2016 détermine les concepts et les principes à partir desquels sont élaborées les méthodes de création, de capture et de gestion des documents d'activité. La présente partie de l'ISO 15489 décrit les concepts et les principes relatifs: a) aux documents d'activité, à leurs métadonnées et aux systèmes documentaires; b) aux politiques, à la répartition des responsabilités, à la surveillance et la formation nécessaires à la gestion efficace des documents d'activité; c) à l'analyse...

Le présent travail a pour objet la description des fonctions de la Direction générale de l'environnement du Canton de Vaud (DGE) à l'aide de la norme internationale de description archivistique ICA-ISDF et du logiciel de description archivistique AtoM. Deux questions sont au cœur de la réflexion : en quoi la description des fonctions enrichit-elle la description archivistique ? Et, en quoi permet-elle une meilleure intégration entre l'archivistique et le Records management ? Premièrement,...

Rédigé par les Archives de France (sous-direction de la politique archivistique, bureau de l'archivage numérique, des normes et référentiels ; sous-direction de la communication et de la valorisation des archives, bureau de l’accès aux archives et de la diffusion numérique), ce document a pour but de proposer aux services souhaitant s’engager dans la rétroconversion au format XML/EAD d’instruments de recherche, une assistance à la rédaction d’un cahier des charges pour l’encodage. Il s’agit...

[norme] Une nouvelle norme se traduit par de nouvelles bonnes pratiques à adopter et à enseigner. Et si, contrairement à ce que l’on a constaté après l’adoption de l’ISO 15489 en 2001, sa révision en 2016 était adoptée rapidement et largement enseignée hors du seul champ du records management ?

L'ISO 30302:2015 fournit des lignes directrices pour la mise en oeuvre d'un Système de Gestion des Documents d'Activité (SGDA) conforme à l'ISO 30301. La présente Norme internationale est destinée à être utilisée conjointement avec l'ISO 30300 et l'ISO 30301. La présente Norme internationale ne modifie pas et/ou ne restreint pas les exigences spécifiées dans l'ISO 30301. Elle décrit les activités à entreprendre pour concevoir et mettre en oeuvre un SGDA. L'ISO 30302:2015 est destinée à être...