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Les organismes sociaux sont traditionnellement de très gros producteurs de documents en tous genres. La dématérialisation leur permet de traiter plus rapidement et plus efficacement des volumes qui se mesurent en plusieurs centaines de millions de pièces.
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Le juridique, le technique et l'économique constituent le triptyque gagnant de tout projet de dématérialisation et d'archivage électronique. Revue de détail par trois experts de la question qui se sont exprimés lors de la première journée Lexing Tendances.
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BOILLET, Virginie. Décollage annoncé : de l’archivage électronique. Archimag. 2011, no 248, p. 24‑25
L'archivage électronique n'attend plus après la législation ou la réglementation. Ce frein n'existe plus, il devrait même se transformer en accélérateur, ayant posé des impératifs en matière de services dématérialisés. Reste à franchir les aléas économiques.
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Les archives sont l'une des composantes de la mémoire et du "système d'information" d'une entreprise. Or le fait que les archives "papier" soient de plus en plus remplacées par des archives électroniques nécessite des méthodes et des procédures complexes et détaillées pour répondre aux problèmes juridiques, organisationnels (qui archive quoi ?) et logistiques (archiver où, comment, combien de temps?). Cet ouvrage donne les clefs pour mettre en place les différentes étapes qui aboutiront à...
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La révolution numérique en cours est aussi importante que celle qui a conduit, au milieu du xiie siècle (bien avant l’invention de l’imprimerie donc), à l’avènement de la culture livresque à travers l’apprentissage des technologies alphabétiques. Elle impacte avec force une profession (celle des archivistes) basée depuis le Moyen Âge sur la consignation d’écrits certifiés dont on mesurait la fiabilité et l’authenticité, en passant d’un mode de production stabilisé et durable à des traces...
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La collecte renvoie directement à la collecte de données (data collection), le processus de rassemblement et de mesure d’informations sur des variables d’intérêt, d’une manière systématique établie qui permet de répondre aux questions de recherche énoncées, de tester des hypothèses et d’évaluer les résultats (ORI, 2005). Celle-ci peut être réalisée soit par l’extraction de données (data mining) ayant pour objectif d’extraire des informations utiles et cachées au sein de grands volumes de...
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THOMAS, Michel. Comment gérer son système d’archivage électronique. Archimag. 2013, no 262, p. 34‑37
Après avoir mis en place un système d'archivage électronique (SAE) (1), il reste à bien définir comment gérer le système dans le temps.
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Établir la fiabilité du document numérique, l'archiver de façon sécurisée, pouvoir le consulter et le restituer simplement. Autant de fonctionnalités demandées au coffre-fort électronique. Pourtant, les organisations ne présentent pas toutes les mêmes besoins. Nous dressons un comparatif des offres du marché afin de vous permettre de choisir la solution la plus appropriée.
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Avec la gestion des documents électroniques, la pertinence de la notion des trois âges des archives est régulièrement remise en question. À travers plus de cinquante définitions, théories et représentations originales, nous avons voulu dresser un panorama de la diversité des modèles utilisés depuis une centaine d’années pour comprendre les étapes de la vie des documents. En effet, peu de concepts dans le monde documentaire ont été représentés d’autant de façons différentes. La publication...
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Si la tendance est à la dématérialisation, on choisit encore d'abord un tiers archiveur pour ses prestations en matière d'archivage de documents papier. De la prise en charge à la destruction, différents postes de coûts interviennent. À considérer de près, d'autant que la relation avec un archiveur est destinée à durer.
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Les courriels présentent un caractère de plus en plus souvent contractuel pour les entreprises. Une bonne solution de gestion de l'e-mail permet d'exploiter ce patrimoine informationnel qu'il est indispensable de gérer et d'archiver selon des règles judicieuses.
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Pour tenter de répondre à la question de la pérennité des supports d’archives que sont les CD et les DVD enregistrables (CD-R et DVD-R), ce livre propose dans un premier temps un état de l’art sur la préservation à long terme de ces Disques Optiques Numériques (DON). Sont présentés des résultats d’études sur le vieillissement naturel de collections de disques ainsi que la méthode normalisée utilisée par les fabricants pour déterminer la durée de vie des CD-R et DVD-R. Pour appréhender...
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Dans un environnement économique hautement concurrentiel, l'entreprise qui veut rester compétitive doit sans cesse repenser son organisation, mobiliser ses compétences et revoir sa stratégie. Cela nécessite une plus grande coopération entre les acteurs, un renforcement de la communication ainsi qu'une capitalisation des connaissances et des processus d'action. Cette évolution suppose également la mise en place d'un dispositif de recherche d'information dans une mémoire d'entreprise...
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Les bibliothèques numériques de la société de l'information et de la connaissance résultent du déploiement continu de technologies de l'information et de la communication (TIC) aujourd'hui devenues matures. Le robuste appareillage technologique disponible permet d'envisager l'instrumentation d'une diversité de pratiques info-documentaires et communicationnelles des acteurs de la société, la scalabilité des connaissances. Cet ouvrage questionne l'environnement info-documentaire et...
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La première partie de la présentation portera sur la relation que les centres d’archives entretiennent avec le monde des médias, et plus particulièrement avec la télévision et le cinéma. Les demandes en provenance des divers médias – télévision, cinéma et médias sociaux – ont connu une augmentation importante au cours des dernières années. Les centres conservant des archives du réseau de BAnQ possèdent des millions de photographies et des centaines d’heures d’entrevues sur rubans...
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Ce travail porte sur la convergence des professions en sciences de l'information, plus précisément sur la relation entre l'archivistique et la gestion électronique des documents (GED) telle que perçue par les théoriciens et par les praticiens. Des offres d'emploi sont également examinées.
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Avec le records management, les documents sont pris en main de plus en plus tôt dans leur cycle de vie, souvent dès leur création au format électronique. Les tiers archiveurs se sont adaptés, en proposant de nouvelles offres intégrées, associant les documents papier et les records électroniques.
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Disposer d’archives numériques est une opportunité pour valoriser ses fonds. Une démarche qui vaut autant pour les organismes publics que pour ceux du privé. Valorisation en ligne, via les réseaux sociaux, réalisation d’une exposition virtuelle, etc. : cela est une affaire de stratégie, de ciblage et de réflexion sur les usages. Vient alors la mise en oeuvre.
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Publiques ou privées, courantes ou définitives, en format papier ou numérique, les archives sont omniprésentes. Leur intérêt et leur utilité dépassent amplement la sphère des historiens et autres chercheurs en sciences humaines. Car, contrairement à une idée reçue, les archives n’ont pas seulement une valeur historique ou patrimoniale. Elles constituent autant de traces susceptibles de servir de preuve, de témoignage, de caution, de justification. Ainsi, une archive peut être cruciale pour...
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Depuis trois ans, la BDIC mène une réflexion sur l’archivage de ses collections numérisées et nativement numériques et a lancé le projet Archives citoyennes du futur. Cette expression fait référence aux caractéristiques d’une large partie des archives, qui émanent souvent des milieux associatifs. Plusieurs types de documents entrent dans le périmètre du projet : la suite des dépôts papier des archives privées, comme par exemple les ressources désormais numériques de la Ligue des Droits de...
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La certification, ciment du records management et de l'archivage -- La vérité sur le records management -- Une norme pour changer ses pratiques, une certification pour l'afficher -- Les archives publiques : constance et évolutions -- Gouvernance et politique d'archivage -- Plan de secours pour l'information -- Mise en place d'un système d'archivage électronique -- Comment gérer son système d'archivage électronique -- Cloud computing et archivage électronique : ami ou ennemi ? -- Le...
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Malgré son expertise, l'archiviste est de plus en plus souvent tenu à l'écart des projets d'archivage numérique. Le stockage sécurisé, piloté presque exclusivement par les pros de l'informatique, prend le pas sur une politique d'archivage raisonnée. Comment expliquer cette tendance ? Michel Thomas et Jacques Leret, deux spécialistes de la dématérialisation et de l'archivage numérique, nous livrent leurs diagnostics.
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L'échange et la gestion de données dématérialisées posent avec force la question du support, dans un contexte d'archivage électronique et d'explosion du cloud computing. Il s'agit d'identifier les supports les mieux à même de garantir la valeur probante du document numérique, mais aussi de répondre aux exigences de volumétrie, de disponibilité et de pérennité.
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